第一章 總則
第一條 為促進(jìn)公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展,規(guī)范公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)行為,提高經(jīng)濟(jì)效益,防止不必要的經(jīng)濟(jì)損失,根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定,特制定本管理辦法。
第二條 凡以公司名義對(duì)外發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),均應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟(jì)合同。
第三條 訂立經(jīng)濟(jì)合同必須遵守國(guó)家的法律法規(guī),貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t。
第四條 本辦法所包括的合同有設(shè)計(jì)、銷售、采購(gòu)、借款、維修、保險(xiǎn)等方面的合同,不包括勞動(dòng)合同。
第五條 經(jīng)濟(jì)合同除即時(shí)清結(jié)者,一律采用書面格式,并必須采用統(tǒng)一的經(jīng)濟(jì)合同文本。有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
第六條 國(guó)家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本的必須采用標(biāo)準(zhǔn)文本。
第七條 公司由法律顧問(wèn)根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán),全面負(fù)責(zé)合同管理工作,指導(dǎo)、監(jiān)督有關(guān)部門的合同訂立、履行等工作。
第二章 合同的訂立
第八條 與外界達(dá)成經(jīng)濟(jì)往來(lái)意向,經(jīng)協(xié)商一致,應(yīng)訂立經(jīng)濟(jì)合同。
第九條 訂立合同前,必須了解、掌握對(duì)方的經(jīng)營(yíng)資格、資信等情況,無(wú)經(jīng)營(yíng)資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟(jì)合同。
第十條 除公司法定代表人外,其他任何人必須取得法定代表人的書面授權(quán)委托方能對(duì)外訂立書面經(jīng)濟(jì)合同。
第十一條 對(duì)外訂立經(jīng)濟(jì)合同的授權(quán)委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權(quán)方式,法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權(quán)方式,其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權(quán)方式。
第十二條 授權(quán)委托事宜由公司法律顧問(wèn)專門管理,需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù),領(lǐng)取、填寫授權(quán)委托書,經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權(quán)生效。
第十三條 經(jīng)濟(jì)合同必須具備標(biāo)的(指貨物、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等),數(shù)量和質(zhì)量,價(jià)款或者酬金,履行的期限、地點(diǎn)、和方式,違約責(zé)任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經(jīng)濟(jì)合同可訂立定金、抵押等擔(dān)保條款。
第十四條 對(duì)于合同標(biāo)的沒(méi)有國(guó)家通行標(biāo)準(zhǔn)又難以用書面確切描述的,應(yīng)當(dāng)封存樣品,有合同雙方共同封存,加蓋公章或合同章,分別保管。
第十五條 合同標(biāo)的額不滿一萬(wàn)元應(yīng)當(dāng)訂立而不能訂立書面合同的,必須事先填寫非書面合同代用單,注明本辦法所規(guī)定的合同主要條款,注明不能訂立書面合同的理由,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意,否則該業(yè)務(wù)不能成立。
第十六條 每一合同文本上保留我方的合同文本上必須注明合同對(duì)方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號(hào),如不能一一注明,須經(jīng)公司總經(jīng)理在我方所留的合同上簽字同意。
第十七條 合同文本擬定完畢,憑合同流轉(zhuǎn)單據(jù)按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務(wù)部門、法律顧問(wèn)、財(cái)務(wù)部門等職能部門負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過(guò)后加蓋公章或合同專用章方能生效。
第十八條 公司總經(jīng)理對(duì)合同的訂立具有最終決定權(quán)。
第十九條 流程中各審核意見(jiàn)簽署于合同流轉(zhuǎn)單據(jù)及一份合同正本上,合同流轉(zhuǎn)單據(jù)作為合同審核過(guò)程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時(shí)歸檔。
第二十條 對(duì)外訂立的經(jīng)濟(jì)合同,嚴(yán)禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對(duì)方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章,嚴(yán)禁我方簽字后以傳真、::信函的形式交對(duì)方簽字蓋章;如有例外需要,須總經(jīng)理特批。
第二十一條 單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。
第二十二條 合同蓋章生效后,應(yīng)交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)并登記。
第二十三條 合同文本原則上我方應(yīng)持單份,至少應(yīng)持二份,合同文本及復(fù)印件由財(cái)務(wù)部、辦公室、法律顧問(wèn)、具體業(yè)務(wù)部門等各部門分存,其中原件由財(cái)務(wù)部門和辦公室留存。
第二十四條 非書面合同代用單也視作書面合同,統(tǒng)一予以編號(hào)。
第二十五條簽訂經(jīng)濟(jì)合同,如涉及公司內(nèi)部其他單位的,應(yīng)事先在內(nèi)部進(jìn)行協(xié)商,統(tǒng)一平衡,然后簽約。
第二十六條簽訂經(jīng)濟(jì)合同,除合同履行地在我主所在地外,簽約時(shí)應(yīng)力爭(zhēng)協(xié)議合同由我方所在區(qū)、縣人民法院管轄。
第三章 合同的履行
第二十七條 合同依法訂立后,即具有法律效力,應(yīng)當(dāng)實(shí)際、全面地履行。
第二十八條 業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同編號(hào)各立合同臺(tái)帳,每一合同設(shè)一臺(tái)帳,分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收付款情況一事一記。
第二十九條 有關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時(shí)向公司總經(jīng)理匯報(bào)并通知法律顧問(wèn)。否則造成經(jīng)濟(jì)合同不能履行、不能完全履行的,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第三十條 財(cái)務(wù)部門依據(jù)合同履行收付款工作,對(duì)具有下列情形的業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)拒絕付款:
1. 應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立書面合同,且未采用非書面合同代用單的;
2. 收款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱不一致的。
第三十一條 付款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱不一致的,財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促付款單位出具代付款證明。
第三十二條 在合同履行
第三十三條 合同履行過(guò)程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料,對(duì)工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度,以保證合同的完整性。
第四章 合同的變更和解除
第三十三條在經(jīng)濟(jì)合同履行過(guò)程中碰到困難的,各企業(yè)首先應(yīng)盡一切努力克服困難盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或適當(dāng)履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時(shí),應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。
第三十四條變更、解除經(jīng)濟(jì)合同,必須符合《經(jīng)濟(jì)合同法》的規(guī)定,并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)手續(xù)。
第三十五條變更、解除經(jīng)濟(jì)合同,一律必需采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等),口頭形式一律作廢。
第三十六條變更、解除經(jīng)濟(jì)合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前,原合同仍有效,仍應(yīng)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。
第三十七條因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的,除法律允許免負(fù)責(zé)任的以外,均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任,并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。
第三十八條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法律顧問(wèn)等相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過(guò)方可。
第三十九條 我方變更或解除和同地通知或雙方的協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書面形式,并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。
第四十條 有關(guān)部門收到對(duì)方要求變更或解除合同的通知必須在三天內(nèi)向公司總經(jīng)理匯報(bào)并通知法律顧問(wèn)。
第四十一條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本辦法規(guī)定的管理范圍。
第四十二條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的,應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)單位,并將有關(guān)資料匯總、歸檔,以備查考。
第四十三條 合同變更后,合同編號(hào)不予改變。
第五章 其他
第五十一條 合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證,有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。
第五十二條 業(yè)務(wù)部門、::財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同臺(tái)帳,按公司的要求,定期或不定期匯總各自工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況,由法律顧問(wèn)據(jù)此統(tǒng)計(jì)合同訂立和履行的情況,并向總經(jīng)理匯報(bào)。
第五十三條 各有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料(包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等)按合同編號(hào)整理,由法律顧問(wèn)確認(rèn)后交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷毀、遺失。
第五十四條 公司定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)帳記錄等納入公司對(duì)員工和部門的工作成績(jī)考核范圍。
第六章 責(zé)任
第五十五條 凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時(shí)匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。
第五十六條 因故意或重大過(guò)失而給公司造成重大損失的,移送有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。
第七章 附則
第五十七條 本辦法適用于浙江思加(中國(guó))房產(chǎn)公司各部門。
第五十八條 本辦法解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理。
第五十九條 本辦法自下發(fā)之日起生效實(shí)施。
篇2：物業(yè)服務(wù)公司合同管理制度
物業(yè)服務(wù)公司合同管理制度
合同管理是物業(yè)管理企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，搞好合同管理，對(duì)于公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都有積極的意義。各級(jí)管理人員及其他有關(guān)人員，都必須嚴(yán)格遵守、切實(shí)執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以"重合同、守信譽(yù)"為核心的合同管理工作。
1.目的：為規(guī)范公司合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)《合同法》及其它有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本制度。
2.適用范圍：公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、約定、等合同類文書均適用本制度。補(bǔ)充協(xié)議、補(bǔ)充約定、合同附件等原合同的補(bǔ)充類文書是原合同的必要組成部分，從屬于原合同，同樣適用本制度。
3.職責(zé)
3.1董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)標(biāo)的3萬(wàn)以上合同的審批簽署；
3.2公司總經(jīng)理受董事長(zhǎng)委托負(fù)責(zé)標(biāo)的3萬(wàn)以下合同的審批簽署；
3.3公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司各類合同的管理工作，具體職責(zé)是：
3.3.1負(fù)責(zé)在有需要情況下介入各類合同的談判工作。
3.3.2負(fù)責(zé)制定銷售、采購(gòu)合同統(tǒng)一文本；
3.3.3負(fù)責(zé)對(duì)合同專用章、合同統(tǒng)一文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理；
3.3.4負(fù)責(zé)各職能部門/項(xiàng)目提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查；
3.3.5負(fù)責(zé)合同糾紛的處理；
3.3.6負(fù)責(zé)合同的檔案日常管理；
3.3.7負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。
3.4 職能部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)各類相關(guān)業(yè)務(wù)的合同談判。
4.合同的簽訂
4.1所有合同必須由公司簽訂，任何職能部門、項(xiàng)目、分公司等不得擅自簽訂合同。
4.2簽訂合同前須審查的資料：
4.2.1必須審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人機(jī)構(gòu)代碼證、身份證明文件等。
4.2.2資信能力、履約能力，如資產(chǎn)證明、信譽(yù)紀(jì)錄、企業(yè)規(guī)模和狀況、相關(guān)的資質(zhì)證明等。
4.3合同的審批
公司簽訂的合同，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。
4.3.1具體權(quán)限如下：
4.3.1.1一般情況下合同由董事長(zhǎng)授權(quán)總經(jīng)理審批。
4.3.1.2 標(biāo)的超過(guò)3萬(wàn)元的由董事長(zhǎng)審批。
4.3.1.3標(biāo)的超過(guò)公司資產(chǎn)1/3以上的合同由董事會(huì)審批。
4.3.2合同原則上由經(jīng)辦部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)相關(guān)職責(zé)部門、品質(zhì)督導(dǎo)部、總辦、總經(jīng)理(董事長(zhǎng))審閱后按合同審批權(quán)限簽署。
合同審查的要點(diǎn)是：
4.4.1.1合同的合法性。包括：當(dāng)事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、政策和本制度規(guī)定。
4.3.2.2合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無(wú)誤。
4.3.2.3合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對(duì)方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)；合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。
4.3.3根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同還應(yīng)當(dāng)視情況是否呈報(bào)上級(jí)主管機(jī)關(guān)鑒證、批準(zhǔn)，或報(bào)工商行政管理部門鑒證，或請(qǐng)公證處公證。
4.4不得與沒(méi)有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得簽訂與法人履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同。
4.5公司出具授權(quán)委托書委托員工簽訂合同的，該員工為公司委托人。公司委托人，可以在公司授權(quán)范圍內(nèi)代表公司簽約。公司委托人必須對(duì)本企業(yè)公司負(fù)責(zé)。若公司委托人超出委托權(quán)限簽約，造成公司損失的，公司將按照有關(guān)本制度有關(guān)規(guī)定處理。
4.6簽訂合同必須貫徹"平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償"的原則和"價(jià)廉物美、擇優(yōu)簽約"的原則。任何人對(duì)外簽訂合同，都必須以維護(hù)本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時(shí)假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利，違者依本制度有關(guān)規(guī)定嚴(yán)懲。
4.7合同的形式：除即時(shí)結(jié)算付清款項(xiàng)的合同外，一律采用書面合同，并必須采用統(tǒng)一合同文本。
4.8合同的內(nèi)容應(yīng)符合以下要求：
4.8.1當(dāng)事人的情況：記載清楚合同當(dāng)事人的名稱(個(gè)人的要寫姓名和身份證號(hào))、地址、聯(lián)系方式，合同抬頭、落款、公章以及對(duì)方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。
4.8.2合同標(biāo)的：合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，買賣合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號(hào)、商標(biāo)、產(chǎn)地、等級(jí)等內(nèi)容；服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求；對(duì)合同標(biāo)的無(wú)法以文字描述的應(yīng)將說(shuō)明材料如圖紙等作為合同的附件。
4.8.3數(shù)量：合同應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位，約定標(biāo)的物數(shù)量，無(wú)法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式(如電報(bào)、傳真、送貨單、發(fā)票等)。
4.8.4質(zhì)量：有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號(hào)；化工產(chǎn)品等可以用指標(biāo)描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標(biāo)要求(標(biāo)準(zhǔn)已涵蓋的除外)；憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點(diǎn)。
4.8.5價(jià)款或報(bào)酬：價(jià)款或者報(bào)酬應(yīng)在合同中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實(shí)際價(jià)款；價(jià)款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票(電匯、票匯、信匯)、托收、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確；價(jià)款或報(bào)酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。
4.8.6履行期限、地點(diǎn)和方式
履行期限應(yīng)具體明確定，無(wú)法約定具體時(shí)間的，應(yīng)在合同中約定履行期間的方式；
合同履行地點(diǎn)應(yīng)力爭(zhēng)作對(duì)本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點(diǎn)為本公司倉(cāng)庫(kù)或本公司的住所地；約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級(jí)；
買賣合同在合同中應(yīng)約定交付的手續(xù)，即合同履行的標(biāo)志，如托運(yùn)單、倉(cāng)庫(kù)保管員簽單等。
4.8.7合同的擔(dān)保
合同中對(duì)方事人要求提供擔(dān)保或本方要求對(duì)方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)《擔(dān)保法》的要求辦理相關(guān)手續(xù)。
4.8.8合同的解釋
合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋，對(duì)可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語(yǔ)應(yīng)在合同中進(jìn)行解釋。
4.8.9保密條款
對(duì)技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營(yíng)信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時(shí)的違約責(zé)任。
4.8.10違約責(zé)任
根據(jù)《合同法》作適當(dāng)約定，注意合同的公平性。
4.8.11合同糾紛解決的約定：為了方便公司控制訴訟成本，合同糾紛統(tǒng)一約定由公司所在地的法院、仲裁委員會(huì)處理。
4.9 簽訂合同的工作程序：
4.9.1簽訂合同前，經(jīng)辦人員或公司指定的其他談判人員應(yīng)按照本制度4.2條對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的有關(guān)情況進(jìn)行審查，并復(fù)印對(duì)方當(dāng)事人所有的相關(guān)資料如法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書等留存。
4.9.2銷售、采購(gòu)合同，由主辦業(yè)務(wù)人員與對(duì)方當(dāng)事人商談后擬好合同條款，附合同會(huì)簽表報(bào)審批，由總經(jīng)公編寫合同編號(hào)并加蓋合同專用章，必要時(shí)，由總經(jīng)理指定責(zé)任人員對(duì)合同進(jìn)行合法性審查。
4.10.3除銷售、采購(gòu)合同以外的合同由總經(jīng)理指定責(zé)任人員會(huì)同相關(guān)部門與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行商談，擬好合同條款，附合同會(huì)簽表報(bào)批，審批程序按照本制度4.3規(guī)定執(zhí)行，合同審批通過(guò)后再經(jīng)公司簽章生效。
4.10.4若合同要經(jīng)過(guò)政府有關(guān)部門登記才生效的，或者法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記手續(xù)的合同，合同成立后由總經(jīng)辦依法及時(shí)辦理。
4.10.5合同正式簽訂后，合同文本及有關(guān)材料復(fù)印件除經(jīng)辦人自行保管外，應(yīng)當(dāng)隨合同及相關(guān)資料的原件和會(huì)審表交存公司總經(jīng)辦備案。
5.合同的履行
5.1公司及所屬分公司應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時(shí)督促對(duì)方當(dāng)事人及時(shí)履行其義務(wù)。合同的經(jīng)辦員工應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)公司依約履行合同，因工作疏忽導(dǎo)致公司違約的，公司將按照本制度有關(guān)規(guī)定追究經(jīng)辦人的責(zé)任。
5.2在合同履行過(guò)程中，對(duì)本公司的履行情況應(yīng)及時(shí)做好記錄并經(jīng)必須做好對(duì)方確認(rèn)工作。
其中，履行銷售合同交付貨物時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人簽署一式二份的收貨單，一份留存對(duì)方，一份交銷售部門備查。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付增值稅發(fā)票時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收條。
履行采購(gòu)合同付款時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收款收據(jù)或收條，公司原則上只開(kāi)具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。
5.3在履行合同過(guò)程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對(duì)方當(dāng)事人有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行，同時(shí)及時(shí)書面上報(bào)總經(jīng)辦處理，并報(bào)總經(jīng)理。
5.3.1經(jīng)營(yíng)狀況嚴(yán)重惡化；
5.3.2轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；
5.3.3喪失商業(yè)信譽(yù)；
5.3.4有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形；
5.4債權(quán)債務(wù)的定期確認(rèn)和發(fā)生重大變動(dòng)時(shí)的確認(rèn)；
5.4.1在常年合同特別是常年銷售、采購(gòu)合同履行過(guò)程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期對(duì)帳，確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)；
5.4.2在對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生兼(合)并、分立、改制或其他重大事項(xiàng)以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)帳，確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。
6.合同糾紛的處理
6.1合同雙方在履行過(guò)程中發(fā)生糾紛時(shí)，應(yīng)首先根據(jù)法律和公司規(guī)定，按照實(shí)事求是的原則，由經(jīng)辦人、有關(guān)業(yè)務(wù)部門與法律顧問(wèn)，與對(duì)方當(dāng)事人平等協(xié)商解決；經(jīng)辦人對(duì)糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。
6.2合同雙方在一定期限(一般為一個(gè)月)內(nèi)無(wú)法就糾紛的處理達(dá)成一致意思或?qū)Ψ疆?dāng)事人無(wú)意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)書面報(bào)告總經(jīng)辦和總經(jīng)理，并擬定處理意見(jiàn)，報(bào)總經(jīng)理決定。
對(duì)方當(dāng)事人涉嫌合同詐騙的，應(yīng)立即報(bào)告總經(jīng)辦和總經(jīng)理。
6.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對(duì)方當(dāng)事人起訴的，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報(bào)總經(jīng)辦。
6.4處理合同糾紛的原則：
6.4.1堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩，法律沒(méi)規(guī)定的，以國(guó)家政策或合同條款為準(zhǔn)。
6.4.2以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人友好協(xié)商，在既維護(hù)本公司合法權(quán)益，又不侵犯對(duì)方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。
6.4.3因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅(jiān)持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對(duì)方的合法權(quán)益，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，并盡量采取補(bǔ)救措施，減少我方損失；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決。
6.4.4合同糾紛的提出，加上由我方與當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間，應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)進(jìn)行，并必須考慮有申請(qǐng)仲裁或起訴的足夠的時(shí)間。
6.5凡由總辦處理的合同糾紛，所有相關(guān)職能部門及項(xiàng)目必須主動(dòng)提供下列證據(jù)材料：
6.5.1合同的文本(包括變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議)，以及與合同有關(guān)的附件、文書、傳真、圖表等；
6.5.2送貨、提貨、托運(yùn)、驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)憑證；
6.5.3貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財(cái)務(wù)帳目；
6.5.4產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品或鑒定報(bào)告；
6.5.5有關(guān)方違約的證據(jù)材料；
6.5.6其他與處理糾紛有關(guān)的材料。
6.6對(duì)雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書、上級(jí)主管機(jī)關(guān)的處理意見(jiàn)、仲裁書、判決書、裁定書、調(diào)解書等，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，分別送與對(duì)該糾紛處理及履行有關(guān)的部門收?qǐng)?zhí)，各職能部門/項(xiàng)目應(yīng)由專人負(fù)責(zé)該文書執(zhí)行的了解或履行。
6.7對(duì)于當(dāng)事人在規(guī)定的期限屆滿時(shí)沒(méi)有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的，承辦人應(yīng)及時(shí)向主管負(fù)責(zé)人匯報(bào)。
6.8對(duì)方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，可向人民法院申請(qǐng)執(zhí)行。申請(qǐng)執(zhí)行統(tǒng)一由總經(jīng)辦處理。在向人民法院提交申請(qǐng)執(zhí)行書之前，有關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真檢查對(duì)方的執(zhí)行情況，防止差錯(cuò)，并把有關(guān)情況及時(shí)報(bào)告總經(jīng)辦。執(zhí)行中若達(dá)成和解協(xié)議的，應(yīng)制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。
6.9合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)職能部門/項(xiàng)目，并將有關(guān)資料匯總歸檔以備考。
7.合同的變更、解除
7.1 公司的合同變更、解除，按照合同簽訂程序報(bào)原審批人員批準(zhǔn)。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時(shí)辦理。
7.2變更、解除合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前，原合同仍有效，仍應(yīng)履行，經(jīng)雙方一致同意停止履行的除外。
7.3合同的變更、解除的有關(guān)規(guī)定：
7.3.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達(dá)成書面協(xié)議，新協(xié)議未達(dá)成前，原合同仍然有效，必須繼續(xù)履行。公司收到對(duì)方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。
7.3.2存在下列情形之一的，公司可以單方解除合同，經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司合同的審批程序原審批人員報(bào)告情況。
7.3.2.1因不可抗力致使不能履行合同的；
7.3.2.2在履行期限屆滿之前，對(duì)方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；
7.3.2.3對(duì)方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；
7.3.2.4對(duì)方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；
7.3.2.5法律規(guī)定的其他情形。
7.4變更或解除合同的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式(包括書信、電報(bào))。
8.合同檔案的日常管理
8.1本公司實(shí)行二級(jí)合同管理，公司總經(jīng)理辦公室全面負(fù)責(zé)公司的合同原件管理，相關(guān)職能部門/項(xiàng)目留存合同的復(fù)印件。總經(jīng)理辦公室會(huì)同有關(guān)職能部門/項(xiàng)目認(rèn)真做好合同管理的基礎(chǔ)工作。具體如下：
8.1.2.1建立合同檔案；
8.1.2.2建立合同管理臺(tái)帳；
8.1.2.3填寫"合同情況月報(bào)表"。
8.2公司的公章專人管理，公司的空白合同、授權(quán)委托書也由專人管理，公司所有合同、授權(quán)委托書均由總辦統(tǒng)一登記編號(hào)、經(jīng)辦人簽名，并記錄領(lǐng)取情況，業(yè)務(wù)人員不得隨身攜帶合同專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出外，特殊情況由總經(jīng)理批準(zhǔn)的除外。
合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、已簽訂的合同有遺失的，應(yīng)及時(shí)向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)案，并登報(bào)聲明。
8.3合同有關(guān)的送貨回單，增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務(wù)往來(lái)傳真、信函、對(duì)帳單等資料，職能部門/項(xiàng)目應(yīng)自行保管好；重要資料應(yīng)將原件交總經(jīng)辦隨合同保管。
8.4合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經(jīng)總經(jīng)辦和有關(guān)部門確認(rèn)后方可辦理有關(guān)手續(xù)。
合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的，總經(jīng)辦應(yīng)在情況發(fā)生當(dāng)日二周內(nèi)書面告知各有關(guān)單位。
9.考核與獎(jiǎng)懲
9.1公司、所屬各項(xiàng)目全體職員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實(shí)維護(hù)公司的整體利益。總經(jīng)辦負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。
9.2對(duì)在合同簽訂、履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題，積極采取補(bǔ)救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在經(jīng)濟(jì)糾紛處理過(guò)程中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，予以獎(jiǎng)勵(lì)。
9.3合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責(zé)任人員追償損失：
9.3.1未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同；
9.3.2擅自為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書；
9.3.3應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同；
9.3.4工作疏忽導(dǎo)致公司違約造成損失的。
9.4合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關(guān)人員追償損失：
9.4.1因工作過(guò)失致使公司被詐騙；
9.4.2公司履行合同未經(jīng)對(duì)方當(dāng)事人確認(rèn)；
9.4.3遺失重要證據(jù)；
9.4.4發(fā)生糾紛后隱瞞不報(bào)或私自了結(jié)或報(bào)告避重就輕，事發(fā)后沒(méi)有立即報(bào)告公司的按隱瞞不報(bào)處理；
9.4.5合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時(shí)報(bào)案和報(bào)告；
9.4.6其他違反公司相關(guān)制度的。
9.5公司職員在簽訂、履行合同過(guò)程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機(jī)關(guān)處理。
9. 6 以上未明晰獎(jiǎng)罰的行為均通過(guò)年度績(jī)效考核體現(xiàn)。
10、附則
10.1 本制度由廣州**物業(yè)管理有限公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。
10.2 本制度由總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。
篇3：裝飾工程公司合同管理制度
裝飾工程公司合同管理制度
為規(guī)范合同管理工作，避免和減少因合同管理不當(dāng)造成的損失，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。
公司合同包括：
公司與客戶簽訂的裝飾、施工工程合同。
公司與材料供應(yīng)商、物品供應(yīng)商、印刷制作商、廣告推廣商簽訂的合作、合伙合同。公司與員工簽訂的勞動(dòng)合同。
合同的起草
由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)起草，凡有國(guó)家印制的專業(yè)規(guī)范合同，應(yīng)優(yōu)先采用。語(yǔ)言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，意思表示清楚，不模棱兩可，令人產(chǎn)生歧義。
合同文本應(yīng)當(dāng)正式打印或印刷制成。合同文字除標(biāo)準(zhǔn)用二號(hào)黑體外，其余文字內(nèi)容統(tǒng)一用小二號(hào)宋體。
合同中的術(shù)語(yǔ)、特有詞匯、重要概念應(yīng)設(shè)專款解釋。同中涉及數(shù)字、日期時(shí)須注明是否包含本數(shù)。
所有合同的簽定，均應(yīng)具備以下內(nèi)容：合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、聯(lián)系電話、法定代表人姓名、職務(wù)、代理人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式；簽約的目的和依據(jù)；合同標(biāo)的；數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)和方式；價(jià)款或酬金，包括支付方式；
履行的地點(diǎn)、期限和方式；爭(zhēng)議解決方式；違約責(zé)任；變更或解除條件；
根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當(dāng)事人共同認(rèn)為必須明確的條款；
正副本份數(shù)、存放地點(diǎn)；生效的時(shí)間和條件；約定的聯(lián)系方式；簽約各方開(kāi)戶銀行及賬號(hào)；簽約各方公章或合同專用章；法定代表人或代理人簽章。
當(dāng)事人協(xié)商一致的修改、補(bǔ)充合同的文書、電報(bào)、電傳、圖表等是合同的組成部分。
合同的審查合同對(duì)方主體資格及資信的審查，由負(fù)責(zé)簽定合同的當(dāng)事人進(jìn)行了解和審查。
包括：
主體資格合法：具有經(jīng)年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容與實(shí)際相符；
欲簽合同標(biāo)的應(yīng)符合當(dāng)事人經(jīng)營(yíng)范圍，涉及專營(yíng)許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可、等級(jí)、資質(zhì)證書；
由代理人代簽合同的，應(yīng)出具真實(shí)、有效的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明；
具有相應(yīng)的履約能力：具有支付能力或生產(chǎn)能力或運(yùn)輸能力等。必要時(shí)應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證明、注冊(cè)會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件；具有履約信用：過(guò)去三年重合同、守信用，無(wú)違約事實(shí)，現(xiàn)時(shí)未涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。
2．合同對(duì)方當(dāng)事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應(yīng)與其簽訂合同；必須簽訂合同時(shí)，應(yīng)要求其提供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保。其中，以保證形式作出的擔(dān)保，其擔(dān)保人必須是具有代償能力的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體，并應(yīng)對(duì)擔(dān)保人適用前款規(guī)定進(jìn)行審查。
3．業(yè)務(wù)合同的審查，由市場(chǎng)部副總經(jīng)理與行政部經(jīng)理共同審核。涉及工程技術(shù)的，由工程部副總經(jīng)理與行政部經(jīng)理共同審核。
審查內(nèi)容包括：
無(wú)損本公司商譽(yù)、商業(yè)秘密及其他利益。市場(chǎng)需求情況屬實(shí)，預(yù)測(cè)可靠、合理，投入產(chǎn)出核算經(jīng)濟(jì)、準(zhǔn)確。
工程技術(shù)依據(jù)真實(shí)、可靠；技術(shù)措施完備、可行；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)科學(xué)、真實(shí)、可行。經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益具有真實(shí)性，具有可操作性。
價(jià)款、酬金的確定正確合理、合法；資金結(jié)算、酬金支付方式明確、具體、合法。內(nèi)容合法，簽約各方意思表示真實(shí)、有效，無(wú)悖法律、法規(guī)、政策及計(jì)劃，無(wú)規(guī)避法律行為，無(wú)顯失公平內(nèi)容。
條款齊備、完整；文字準(zhǔn)確，邏輯清楚，無(wú)語(yǔ)病，不使用模糊、易產(chǎn)生歧義的詞句。合同簽定的形式除即時(shí)清結(jié)者外，一律采用書面形式。
凡有國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先適用。合同一式兩份，公司與另一方各保存一份。重要的、或標(biāo)的額較大的合同談判，應(yīng)有法律顧問(wèn)和經(jīng)濟(jì)技術(shù)等專業(yè)人員參加。
合同的保管與客戶簽定的裝飾施工合同，合同當(dāng)事人簽定后，交行政部統(tǒng)一分類登記編號(hào)，行政部登記后，交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)統(tǒng)一保管。
與合作單位簽定的材料采購(gòu)、合作合同，合同當(dāng)事人簽定后，交行政部統(tǒng)一分類登記編號(hào)，行政部登記后，交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)統(tǒng)一保管。
公司與員工簽定的合同，行政部統(tǒng)一登記編號(hào)，并負(fù)責(zé)保管。合同的借閱合同當(dāng)事人或與履行合同相關(guān)的公司人員，需借閱合同者，在具體保管合同的部門簽字登記后方可借閱。
凡與合同無(wú)關(guān)，因工作需要借閱合同者，除在具體保管合同的部門履行簽字手續(xù)外，還須出具書面借條，寫明借閱原因，借閱期限，經(jīng)部門經(jīng)理和行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
本制度自二O**年一月一日起執(zhí)行。解釋權(quán)歸行政部。