學校檔案工作崗位責任制度

　　1.要忠于職守，嚴格執(zhí)行《檔案法》。刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識，嚴格執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度，為教育、教學、科研等工作提供檔案利用服務(wù)。

　　2.及時收集各類材料，做好移交登記，并有雙方簽名。

　　3.材料整理要仔細，分類要正確，裝訂要保證質(zhì)量，在每年9月底以前做好上一年度的排列入庫，編制案卷目錄、編研工作。

　　4.學校增添設(shè)備，基建項目竣工，檔案人員必須及時收集有關(guān)資料。

　　5.指導、督促檔案網(wǎng)絡(luò)人員做好預(yù)立卷工作。

　　6.學習科學管理檔案工作，對前來閱檔、借用做好詳細記錄，定期檢查庫存案卷數(shù)量，發(fā)現(xiàn)遺失應(yīng)及時追回。

篇2：實驗小學檔案工作制度

　　實驗小學檔案工作制度

　　主管領(lǐng)導檔案工作職責

　　一、組織《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《四川省〈檔案法〉實施辦法》等檔案法律法規(guī)的學習宣傳教育活動，提高全局干部職工的檔案意識和法制觀念。

　　二、將本單位、本系統(tǒng)檔案工作納入議事日程和工作計劃，實行目標管理，定期主持召開工作會議，切實解決檔案工作中存在的人、財、物等實際問題。

　　三、布置檔案工作規(guī)范化管理任務(wù),提出“收、管、用”要求，并組織監(jiān)督、檢查。

　　四、協(xié)調(diào)檔案室與其他科室及本系統(tǒng)所屬單位的關(guān)系。

　　五、組織開展本單位、本系統(tǒng)檔案人員的培訓工作、業(yè)務(wù)考核，落實獎懲。

　　檔案人員崗位職責

　　一、學習宣傳貫徹落實《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《四川省〈檔案法〉實施辦法》等檔案法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行檔案工作有關(guān)標準、規(guī)范。

　　二、建立、完善并嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度，確保檔案的齊全完整、整理規(guī)范、有效利用。

　　三、對所屬單位和系統(tǒng)檔案工作進行監(jiān)督、指導，和本單位文件的整理、歸檔和統(tǒng)一編目，促進檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、編目、檢索、編研、保管以及提供利用等業(yè)務(wù)建設(shè)。

　　四、做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。

　　五、學習和掌握檔案業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技術(shù)，不斷更新觀念，積極應(yīng)用檔案管理新技術(shù)、新方法，不斷提升檔案管理水平。

　　檔案收集歸檔制度

　　一、收集歸檔范圍

　　凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的各種門類和載體的文件，均屬收集歸檔范圍。任何個人不得對其履行職責過程中形成的文件據(jù)為己有。

　　二、歸檔質(zhì)量要求

　　各門類檔案的歸檔文件和案卷質(zhì)量符合相應(yīng)標準。

　　三、收集歸檔時間

　　1、文書檔案于次年4月底以前整理歸檔；

　　2、科技文件在科技活動結(jié)束或告一段落后3個月內(nèi)整理歸檔；

　　3、會計文件由會計機構(gòu)整理立卷，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后可暫由會計機構(gòu)保管1年，次年3月底以前向檔案室歸檔；

　　4、音像文件在相關(guān)活動結(jié)束或告一段落后3個月內(nèi)整理歸檔；

　　5、電子文件實時進行邏輯歸檔，并對應(yīng)于紙質(zhì)文件的歸檔時間進行物理歸檔；

　　6、重大活動形成的文件在該項活動結(jié)束或告一段落后1個月內(nèi)整理歸檔；

　　檔案整理制度

　　一、檔案整理環(huán)節(jié)

　　檔案整理工作由辦公室組織實施，檔案人員負責對各種門類和載體的文件進行歸檔前的監(jiān)督、指導工作以及歸檔檢查驗收和歸檔后的統(tǒng)一編目工作。

　　文書檔案由辦公室整理歸檔；會計文件由會計科整理歸檔；科技文件、音像文件、電子文件、重大活動形成的文件由相關(guān)科室整理歸檔。

　　二、檔案分類排列

　　（一）文書檔案采用“保管期限—年度”的分類法；其他門類和載體的檔案按照相應(yīng)的辦法和標準進行分類。

　　（二）不同門類和載體的檔案分別排列。

　　三、檔案整理標準

　　文書、科技、會計、音像、電子以及專業(yè)等門類檔案，必須分別按照《歸檔文件整理規(guī)則》、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》、《照片檔案管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《四川省電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定整理歸檔。

　　四、檔案基本編目

　　（一）案卷封面、脊背項目填寫齊全。

　　（二）各門類檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定編制檔號。

　　（三）卷內(nèi)目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄填寫齊全完整、規(guī)范。

　　檔案保管制度

　　一、嚴格執(zhí)行“集中統(tǒng)一管理”的檔案工作基本原則。

　　二、檔案人員應(yīng)科學管理檔案，非檔案管理人員不得進入檔案庫房。

　　三、檔案庫房和檔案柜架適宜檔案的安全保管保護，配備“八防”設(shè)備并按照規(guī)定正確維護和使用。

　　四、按照規(guī)范對各種門類和載體的檔案排列入柜。檔案柜架排放整齊，編制《檔案資料存放示意圖》和其他指引標記。

　　五、節(jié)假日和重大事件發(fā)生等前后必須對檔案庫房進行防火、防盜和防有害生物等“八防”安全檢查并作好各項檢查記錄；堅持每周4次以上的庫房溫度、濕度測記，并對不在14℃—24℃溫度、45%—60%相對濕度范圍的庫房溫濕度進行調(diào)控；保持庫房清潔衛(wèi)生，努力做到一塵不染。

　　六、檔案庫房內(nèi)嚴禁堆放非檔案物品。

　　檔案鑒定銷毀制度

　　一、根據(jù)本機關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確地確定檔案的保存價值。

　　二、成立相關(guān)科室人員參加的檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導小組，全面負責本單位檔案鑒定銷毀工作。辦公室負責組織協(xié)調(diào)，檔案人員按照職責參加鑒定銷毀工作并對會計檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作進行業(yè)務(wù)指導。

　　三、鑒定檔案的價值要根據(jù)各種門類和載體檔案的《保管期限表》和《歸檔與不歸檔范圍表》等規(guī)定進行。

　　四、檔案鑒定工作采用由鑒定人員對案卷逐卷逐件分析、研究的方法進行，寫出鑒定銷毀工作

報告，提出存毀意見，交鑒定銷毀工作領(lǐng)導小組審查。

　　五、需要銷毀的檔案，必須編制銷毀清冊，填寫銷毀審批表、經(jīng)主管領(lǐng)導批準并報檔案局備案后方可銷毀。

　　六、銷毀檔案應(yīng)由市財政局、檔案館派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，注明銷毀時間、地點和方法。及時對檔案鑒定銷毀工作進行總結(jié)。

　　檔案統(tǒng)計移交制度

　　一、建立檔案、資料的各種統(tǒng)計臺帳，及時準確記載和統(tǒng)計室藏檔案、資料情況，做到統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確、真實，帳實相符。

　　二、檔案統(tǒng)計臺帳的類型：室藏檔案總量統(tǒng)計、檔案分類（門類、載體、保管期限）統(tǒng)計、基礎(chǔ)設(shè)施統(tǒng)計、檔案人員統(tǒng)計、室藏資料統(tǒng)計、提供利用檔案統(tǒng)計、檢索工具統(tǒng)計等。

　　三、按照要求及時向主管部門和檔案行政管理部門報送檔案工作報表。

　　四、根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，按照市檔案局、館的統(tǒng)一安排，向市檔案館移交規(guī)定范圍并符合案卷質(zhì)量標準的檔案及其他相關(guān)資料。

　　五、檔案人員調(diào)離工作崗位，必須辦理移交手續(xù)，交接雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點核對，并在交接清單上簽字蓋章。遇有“帳實不符”的情況，應(yīng)查明原因、分清責任、及時處理。

　　檔案利用制度

　　一、凡查閱檔案者，都應(yīng)當如實填寫包括查閱目的等項目在內(nèi)的《檔案利用登記表》。

　　二、本單位人員因工作需要查閱黨組會議記錄、行政領(lǐng)導辦公會議記錄等需要保密的檔案，必須經(jīng)分管檔案工作的領(lǐng)導或單位主要領(lǐng)導批準后方可查閱。

　　三、非本單位人員因工作需要查閱檔案，須持有單位介紹信并辦公室負責人或分管檔案工作的領(lǐng)導同意后方可查閱。

　　四、檔案的利用一般于工作時間內(nèi)在查閱室進行。如遇特殊情況需要借出利用檔案時，必須經(jīng)過分管領(lǐng)導同意。且借閱時間不得超過5天，確實需要繼續(xù)利用的，應(yīng)當重新辦理借閱手續(xù)。

　　五、查（借）閱檔案人員，不得擅自摘抄、復印、照相、翻拍檔案或借給他人；不得擅自公布檔案內(nèi)容；不得在檔案上圈點、勾劃、作記號，更不得撕毀檔案；不得有其他有可能造成檔案損毀的行為。違者將依法追究當事人責任。

　　六、檔案人員要主動熱情提供檔案利用服務(wù)，對歸還的檔案必須進行卷數(shù)、頁數(shù)等項目的安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時匯報解決。同時，如實填寫《檔案利用效果登記表》。

　　重大活動檔案登記收集制度

　　一、登記范圍：

　　凡在上級機關(guān)主要領(lǐng)導視察、檢查、指導本單位工作活動，本機關(guān)舉辦的重大的活動，新聞媒體有關(guān)本單位的重要報道，涉及本單位的重大災(zāi)情和事故，以及其它重要事件中形成的各種紙質(zhì)的、音像的、電子的文件和實物，均屬重大活動檔案收集登記歸檔范圍。

　　二、實施登記：

　　對《重大活動登記簿》中活動發(fā)生的時間、地點、人員、內(nèi)容等項目全面準確地進行登記，并設(shè)置卷夾，將收到的文件分類臨時存放，方便日常利用。

　　三、及時歸檔：

　　檔案室應(yīng)對重大活動檔案的形成過程進行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導；重大活動結(jié)束后1個月內(nèi)，確定專人對本次活動形成的全部文件，按相關(guān)標準進行整理，一式兩套，一套交市檔案館，一套由檔案室集中統(tǒng)一管理，其他科室和個人不得據(jù)為己有。

　　資料收集制度

　　一、收集范圍

　　（一）反映本單位不同歷史時期的各種史料、刊物、志書、大事記、年鑒、歷史沿革、機構(gòu)沿革。

　　（二）與本單位各項工作有直接或間接關(guān)系的政策法令法規(guī)匯編以及其他文件匯編，各類統(tǒng)計資料，內(nèi)部通訊、簡報。

　　（三）系統(tǒng)反映本單位活動而編輯的剪報資料。

　　（四）字典、百科全書、專業(yè)辭典、手冊等工具書。

　　（五）有選擇地收藏一部分革命領(lǐng)袖著作以及其他圖書。

　　二、收集方法

　　檔案工作人員應(yīng)掌握本單位編印發(fā)行資料的信息，及時將資料收進檔案室；根據(jù)利用工作反饋的信息收集或向領(lǐng)導建議訂購相關(guān)資料。

　　三、資料的整理

　　檔案室收集來的資料，應(yīng)按照作者（出版者）、內(nèi)容、時間、載體形式等特征進行分類、排列、整理和編制目錄。

　　四、資料的管理

　　（一）資料由檔案人員負責管理。

　　（二）凡借閱資料，應(yīng)當辦理登記手續(xù)。

　　（三）借閱者應(yīng)愛護各類資料，并按期歸還。如丟失、損壞，應(yīng)照價1—5倍予以賠償。

　　電子文件歸檔與管理制度

　　一、歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。電子文件歸檔管理應(yīng)明確專人負責，具體承辦電子文件歸檔工作，檔案室對其實施全過程管理。

　　二、本單位主要活動中產(chǎn)生的電子文件，有參考利用價值的均應(yīng)歸檔。重點收集定稿電子文件和正式電子文件。此外還包括數(shù)據(jù)文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、計算機程序、多媒體文件等。

　　三、各電子文件的形成科室應(yīng)定期對歸檔范圍的電子文件制作脫機備份。歸檔電子文件一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。需永久、長期保存的電子文件，應(yīng)制作紙質(zhì)版本并歸檔；轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本的，應(yīng)及時歸入相應(yīng)門類的紙質(zhì)檔案中進行管理。

　　四、歸檔電子文件應(yīng)直立存放于防磁柜中，溫度控制在17℃—20℃，相對濕度控制在35%—45%，距離強磁物10米以上。

　　五、歸檔電子文件，每年抽檢一次，發(fā)現(xiàn)問題要及時采用復制的方式補救，但原載體保留時間不少于四年。對歸檔的電子文件的復制采用只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤等，禁用軟磁盤。

　　六、檔案室配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計算機軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件的有效識讀，封存的歸檔電子文件不得利用和外借。

　　檔案保密制度

　　一、檔案工作人員和利用人員

要嚴格遵守《保密法》和《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，增強保密意識，嚴守保密紀律，確保檔案安全。

　　二、檔案、資料的查（借）閱和摘抄、復印，要嚴格按照《檔案利用制度》進行。

　　三、檔案人員不得擅自將檔案、資料外借或帶出檔案室，更不能擅自幫助別人復制、摘抄檔案，堅決杜絕失泄密現(xiàn)象。

　　四、利用檔案人員必須遵守保密制度，不得擅自進入檔案庫房，不得翻閱與所需無關(guān)的檔案內(nèi)容，不得泄露檔案內(nèi)容。

　　五、堅持檔案保密檢查，發(fā)現(xiàn)不安全因素應(yīng)及時處理，若發(fā)現(xiàn)遺失、失泄密事件，應(yīng)及時采取補救措施，認真追查責任，嚴肅處理。

　　四參加、四同步制度

　　一、“四參加”制度

　　（一）重要的計劃工作會議，學校報市級及其以上單位立項的課題、工程項目計劃會議應(yīng)有綜合檔案室人員參加。

　　（二）重要的科研課題審定會、產(chǎn)品鑒定會，應(yīng)有綜合檔案室人員參加；一般性研究項目評審鑒定會應(yīng)有教科室和課題組所在部門的兼職檔案人員參加；檔案不符合規(guī)定的，不予鑒定驗收。

　　（三）報主管部門立項的工程竣工驗收會必須有綜合檔案室人員參加；一般工程竣工驗收會應(yīng)有后勤辦公室的兼職檔案人員參加；基建項目在驗收前，檔案員應(yīng)對準備歸檔的基建文件材料進行預(yù)驗收，出具證明，否則不能組織工程驗收。

　　（四）重要設(shè)備驗收必須有綜合檔案室人員參加；一般設(shè)備驗收應(yīng)有所在部門兼職檔案人員參加；對文字材料和技術(shù)文件不全的設(shè)備，檔案人員有權(quán)拒絕簽字并通知財務(wù)室暫緩結(jié)算，待廠家補齊后，方可辦理相應(yīng)手續(xù)。

　　二、“四同步”制度

　　“四同步”即在布置、檢查、驗收、總結(jié)工作時，同時布置、檢查、驗收、總結(jié)檔案工作。

　　（一）下達課題、基建工程等計劃任務(wù)同時提出文件材料的歸檔要求。

　　（二）檢查課題、基建工程等計劃進度同時檢查文件材料形成情況。

　　（三）評審鑒定成果同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)情況。

　　（四）上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案室同時出具專題檔案情況證明材料。