酒店檔案秘書職責(zé)規(guī)范

　　職務(wù)：檔案秘書

　　報(bào)告上級(jí)：總經(jīng)理室主任

　　聯(lián)系部門：酒店各部門

　　職責(zé)規(guī)范：

　　1．為總經(jīng)理室提供有關(guān)資料、檔案的秘書性服務(wù)。

　　2．負(fù)責(zé)總經(jīng)理室日常各類行政檔案的登記、歸檔、保管和酒店機(jī)要檔案的管理、回收。

　　3．起草酒店檔案制度經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　4．年度終結(jié)時(shí)向各部門收集歸酒店保管的檔案，做好分類存檔與管理工作。

　　5．負(fù)責(zé)各類文件的傳遞。

　　6．負(fù)責(zé)酒店介紹信、印章的保管和監(jiān)督使用，負(fù)責(zé)與外單位聯(lián)系，辦理各類許可證件和歸檔保管工作。

　　7．負(fù)責(zé)酒店禮品的接收、登記、保管。

　　8．負(fù)責(zé)總經(jīng)理室的設(shè)備保管，維護(hù)正常運(yùn)行。

　　9．負(fù)責(zé)行政辦公室的內(nèi)勤工作。

　　10．完成行政辦公室主任交辦的其它任務(wù)。

篇2：長(zhǎng)春市城市建設(shè)檔案管理?xiàng)l例(2014)

　　長(zhǎng)春市城市建設(shè)檔案管理?xiàng)l例(20**)

　　（20**年10月30日長(zhǎng)春市第十四屆人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第六次會(huì)議通過(guò)20**年11月29日吉林省第十二屆人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第五次會(huì)議批準(zhǔn)20**年12月13日長(zhǎng)春市人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)公告[十四屆]第7號(hào)公布自20**年1月1日起施行）

　　長(zhǎng)春市城市建設(shè)檔案管理?xiàng)l例

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強(qiáng)城市建設(shè)檔案的管理，發(fā)揮城市建設(shè)檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本條例。

　　第二條 本條例適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案的管理。

　　本條例所稱城市建設(shè)檔案（以下簡(jiǎn)稱城建檔案），是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

　　第三條 市、縣（市）建設(shè)主管部門負(fù)責(zé)本轄區(qū)城建檔案管理工作，其檔案業(yè)務(wù)受同級(jí)檔案主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照各自職責(zé)，依法做好城建檔案管理的相關(guān)工作。

　　第四條 市、縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)受同級(jí)建設(shè)主管部門委托，負(fù)責(zé)下列城建檔案管理工作：

　　（一）接收和保管應(yīng)當(dāng)永久和長(zhǎng)期保存的城建檔案；

　　（二）收集和征集重要的城建檔案；

　　（三）采用現(xiàn)代科技手段修補(bǔ)、完善、管理城建檔案；

　　（四）編制各種檢索工具，開(kāi)展城建檔案的利用工作；

　　（五）監(jiān)督和指導(dǎo)城建檔案業(yè)務(wù)工作，培訓(xùn)業(yè)務(wù)人員；

　　（六）參加建設(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收；

　　（七）組織和參與城建檔案學(xué)術(shù)研究活動(dòng)；

　　（八）宣傳貫徹城建檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章；

　　（九）其他涉及城建檔案管理的工作。

　　第五條 市、縣（市）人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把城建檔案事業(yè)納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，建立健全城建檔案管理機(jī)構(gòu)。確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排城建檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)。

　　第六條 對(duì)在城建檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位或者個(gè)人，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家和省有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

　　第二章 報(bào)送、移交、接收

　　第七條 下列城建檔案應(yīng)當(dāng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送或者移交：

　　（一）工業(yè)建筑、民用建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、公用基礎(chǔ)設(shè)施、交通基礎(chǔ)設(shè)施、園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（機(jī)密級(jí)以上的工程除外）等建設(shè)工程檔案；

　　（二）城市地下建（構(gòu)）筑物以及供水、排水、燃?xì)狻崃Α㈦娏Α㈦娦拧⒂芯€電視等各類管線工程檔案及地下管網(wǎng)普查、補(bǔ)測(cè)、補(bǔ)繪成果檔案。軍事工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖；

　　（三）建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案；

　　（四）有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計(jì)劃方面的文件、科學(xué)研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料。

　　第八條 建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證前，應(yīng)當(dāng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)登記，并與城建檔案管理機(jī)構(gòu)簽訂建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書。

　　相關(guān)部門在核發(fā)建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證時(shí)，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書。

　　第九條 建設(shè)單位編制建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)與工程進(jìn)度同步，保證建設(shè)工程檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。因建設(shè)單位提供虛假檔案，給利用單位或者個(gè)人造成損失的，由檔案提供單位依法承擔(dān)賠償責(zé)任。

　　城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)向建設(shè)單位提出報(bào)送工程檔案的具體要求，并及時(shí)進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。

　　第十條 報(bào)送城建檔案應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

　　（一）檔案資料應(yīng)當(dāng)是原件。依照有關(guān)規(guī)定可以報(bào)送副本或者復(fù)制件的，復(fù)制件上應(yīng)當(dāng)注明原件的保存處，并加蓋原件保存單位印章；

　　（二）建設(shè)工程文件、圖紙簽字不得使用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具；

　　（三）檔案資料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、齊全、完整、字跡清楚、規(guī)格統(tǒng)一；

　　（四）建設(shè)工程竣工圖圖樣清晰，與工程實(shí)體相符，并加蓋竣工圖章；

　　（五）各種管線工程竣工圖應(yīng)當(dāng)以竣工測(cè)量成果為依據(jù)。

　　建設(shè)單位在報(bào)送建設(shè)工程項(xiàng)目紙質(zhì)檔案的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)將工程聲像、電子檔案一并報(bào)送城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　第十一條 建設(shè)單位在申請(qǐng)辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證前，應(yīng)當(dāng)?shù)匠墙n案管理機(jī)構(gòu)查詢并取得施工地段的地下建（構(gòu)）筑物、管線工程現(xiàn)狀資料；沒(méi)有現(xiàn)狀資料的，應(yīng)當(dāng)委托具有相應(yīng)資質(zhì)的測(cè)繪單位進(jìn)行補(bǔ)測(cè)、補(bǔ)繪，并及時(shí)將測(cè)繪成果報(bào)送城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　第十二條 建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)申請(qǐng)建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收。

　　城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)自收到建設(shè)單位預(yù)驗(yàn)收申請(qǐng)之日起十個(gè)工作日內(nèi)預(yù)驗(yàn)收完畢。建設(shè)工程檔案符合要求的，出具建設(shè)工程檔案認(rèn)可文件；不符合要求的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照城建檔案管理機(jī)構(gòu)提出的要求補(bǔ)充、完善，并重新提請(qǐng)預(yù)驗(yàn)收。

　　未進(jìn)行建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收或者預(yù)驗(yàn)收不合格的，建設(shè)單位不得組織竣工驗(yàn)收。

　　建設(shè)主管部門在辦理工程竣工驗(yàn)收備案時(shí)，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)城建檔案管理機(jī)構(gòu)核發(fā)的建設(shè)工程檔案認(rèn)可文件。

　　政府投資主管部門組織或者委托組織進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重大固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，由同級(jí)檔案管理部門組織工程檔案驗(yàn)收。

　　第十三條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)自建設(shè)工程竣工驗(yàn)收合格之日起三個(gè)月內(nèi)，向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送建設(shè)工程檔案。

　　地下建（構(gòu)）筑物、管線工程竣工驗(yàn)收前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織竣工測(cè)繪，形成竣工測(cè)繪成果，并在竣工驗(yàn)收合格之日起十五日內(nèi)，向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送測(cè)繪成果。

　　第十四條 停建、緩建工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。建設(shè)單位被撤銷或者注銷的，建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)向上級(jí)主管機(jī)關(guān)或者城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送。

　　第十五條 改建、擴(kuò)建的工程項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織勘察、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充原建設(shè)工程檔案。凡結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制建設(shè)工程檔案，并在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送。

　　第十六條 地下管線普查、補(bǔ)測(cè)、補(bǔ)繪形成的檔案，應(yīng)當(dāng)在普查、測(cè)繪結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)報(bào)送或者移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　第十七條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)在收到符合規(guī)定要求的建設(shè)工程檔案后，應(yīng)當(dāng)在五個(gè)工作日內(nèi)向建設(shè)單位核發(fā)建設(shè)工程檔案合格證。

　　第十八條 建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，以及其他單位形成的具有永久保存價(jià)值的城建檔案，應(yīng)當(dāng)在三年內(nèi)全部向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

　　第十九條 縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在每年第一季度，向市城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送上年度城建檔案目錄。

　　第二十條 開(kāi)發(fā)區(qū)的建設(shè)工程檔案由所在地市、縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收；跨市、縣（市）的建設(shè)工程檔案，由市城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收。

　　第二十一條 市、縣（市）人民政府應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)單位，有計(jì)劃地收集、征集、恢復(fù)、完善缺失的以及具有保存價(jià)值的歷史城建檔案。

　　第三章 保護(hù)、利用

　　第二十二條 市、縣（市）人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)城建檔案保護(hù)利用設(shè)施建設(shè)，建立城建檔案信息動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)。

　　城建檔案信息動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)由城市規(guī)劃主管部門負(fù)責(zé)提供并及時(shí)更新。

　　第二十三條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將建設(shè)工程檔案信息及時(shí)導(dǎo)入城建檔案信息動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息的動(dòng)態(tài)管理。

　　第二十四條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：

　　（一）檔案館館庫(kù)選址、設(shè)計(jì)、建設(shè)符合國(guó)家規(guī)定的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；

　　（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫(kù)房，配備恒溫、恒濕、防盜、防火、防蟲、防磁、防塵、防有害生物和防污染等必要設(shè)施；

　　（三）需要永久保存的檔案，采取光盤、磁盤及其他現(xiàn)代技術(shù)手段備份保存和保護(hù)；

　　（四）電子檔案的存放，符合信息安全要求，具備載體存放環(huán)境。同時(shí)進(jìn)行異地備份；

　　（五）建立檔案資料信息庫(kù)、目錄庫(kù)，匯編檔案綜合信息。

　　第二十五條 城建檔案形成單位，應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，配備檔案管理人員，做好城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、報(bào)送、移交和利用工作。

　　第二十六條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的載有本單位印章的檔案復(fù)制品，具有與檔案原件同等的效力。

　　第二十七條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，向社會(huì)公開(kāi)館藏檔案結(jié)構(gòu)、案卷目錄信息，方便社會(huì)公眾利用。

　　第二十八條 向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交、捐贈(zèng)、寄存檔案的單位和個(gè)人，可以對(duì)其檔案中不宜向社會(huì)開(kāi)放的部分提出限制利用的意見(jiàn)，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)維護(hù)其合法權(quán)益。

　　第二十九條 公民、法人和其他組織持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開(kāi)放的城建檔案。

　　利用城建檔案應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)規(guī)定，不得有損毀、涂改等行為。

　　第三十條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)依照有關(guān)規(guī)定。可以收取城建檔案服務(wù)費(fèi)。其服務(wù)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由價(jià)格主管部門核定。

　　第四章 法律責(zé)任

　　第三十一條 違反本條例第十三條、第十五條、第十六條規(guī)定的，由建設(shè)主管部門責(zé)令改正，并按照下列規(guī)定予以處罰；

　　（一）逾期三個(gè)月以下的，處一萬(wàn)元以上三萬(wàn)元以下罰款；

　　（二）逾期三個(gè)月以上六個(gè)月以下的，處三萬(wàn)元以上五萬(wàn)元以下罰款；

　　（三）逾期六個(gè)月以上九個(gè)月以下的，處五萬(wàn)元以上八萬(wàn)元以下罰款；

　　（四）逾期九個(gè)月以上的，處八萬(wàn)元以上十萬(wàn)元以下罰款；

　　（五）給予單位罰款處罰的，對(duì)單位直接負(fù)責(zé)的主管人員處單位罰款額的百分之五以上百分之十以下罰款。

　　第三十二條 違反本條例第二十九條第二款規(guī)定的，由建設(shè)主管部門處一千元以下的罰款；造成損失的，應(yīng)當(dāng)依法賠償。

　　第三十三條 建設(shè)單位有下列情形之一的，由建設(shè)主管部門責(zé)令限期改正；逾期未改正的，由建設(shè)主管部門記入建設(shè)行為不良信用記錄：

　　（一）未與城建檔案管理機(jī)構(gòu)簽訂建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書的；

　　（二）未按照工程進(jìn)度編制、收集建設(shè)工程檔案材料的；

　　（三）報(bào)送的建設(shè)工程檔案不符合本條例規(guī)定的；

　　（四）未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送建設(shè)工程檔案的。

　　第三十四條 城建檔案管理工作人員有下列行為之一的，按照有關(guān)規(guī)定給予處理；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：

　　（一）損毀、丟失城建檔案的；

　　（二）擅自提供、抄錄、公布、銷?城建檔案的；

　　（三）涂改、偽造城建檔案的；

　　（四）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成城建檔案損失的；

　　（五）其他玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊的。

　　第五章 附則

　　第三十五條 本條例施行前已驗(yàn)收合格的建設(shè)工程，其建設(shè)工程檔案未向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照本條例的有關(guān)規(guī)定報(bào)送。

　　第三十六條 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第三十七條 本條例自20**年1月1日起施行。

篇3：物業(yè)檔案保管工作

　　物業(yè)檔案保管工作

　　一、物業(yè)檔案保管工作概論

　　(一)檔案保管、物業(yè)檔案保管工作的含義及意義

　　檔案保管是指按照一定的原則，采用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)，改善檔案的存藏環(huán)境與保管條件，以便最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命的過(guò)程(檔案出版社1993年《檔案管理小百科》)。

　　物業(yè)檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對(duì)物業(yè)檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù)，防止和減少物業(yè)檔案的自然或人為損毀的工作。物業(yè)檔案保管工作在物業(yè)檔案工作中處于特殊地位，具有十分重要的意義。

　　1.物業(yè)檔案保管工作是延長(zhǎng)檔案壽命，維護(hù)歷史真實(shí)面貌的根本保證。物業(yè)檔案是物業(yè)公司歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案的一部分。物業(yè)檔案是以一定的物質(zhì)形態(tài)存在的，由于種種因素的作用和影響，檔案處在不斷老化蛻變和損毀的過(guò)程之中，直至最后消失。只有加強(qiáng)物業(yè)檔案保管工作，采取一切科學(xué)技術(shù)措施和方法，有效地防止和減少檔案的自然和人為損壞，才能最大限度的延長(zhǎng)物業(yè)檔案的壽命，保證物業(yè)檔案的完整與安全，更好地維護(hù)物業(yè)公司的歷史真實(shí)面貌。

　　2.物業(yè)檔案保管工作是物業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，對(duì)整個(gè)物業(yè)檔案工作具有重大影響，在一定條件下甚至有決定性影響。檔案保管得好，就為整個(gè)物業(yè)檔案檔案工作提供了物質(zhì)對(duì)象，這是物業(yè)檔案工作最起碼、最基本的前提；如果檔案保管得不好，雜亂無(wú)章，乃至霉?fàn)€損毀，就會(huì)影響其他檔案業(yè)務(wù)工作的正常進(jìn)行，甚至無(wú)法進(jìn)行。如火災(zāi)、失盜或人為破壞，造成檔案實(shí)體的不復(fù)存在，其損失都是無(wú)法補(bǔ)救的，以后的利用工作便無(wú)法開(kāi)展。1998年云南某縣檔案館發(fā)生大火，部分檔案即刻化成灰土，就是最有教訓(xùn)意義的例子。所以，保管工作在物業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作中居于特殊地位，具有極其重要的意義。

　　(二)物業(yè)檔案保管工作的任務(wù)

　　物業(yè)檔案保管的任務(wù)，概括來(lái)說(shuō)，就是維護(hù)物業(yè)檔案的完整與安全，有效地延長(zhǎng)物業(yè)檔案的壽命。它的具體任務(wù)是:

　　1.防止物業(yè)檔案的損毀

　　掌握物業(yè)檔案損壞的原因和規(guī)律，采取有效的技術(shù)措施和方法，最大限度地消除可能導(dǎo)致檔案損毀的各種自然的或人為的因素，把檔案的自然損毀率降低和控制在最低限度。

　　2.延長(zhǎng)物業(yè)檔案的壽命

　　采取積極有效的措施和方法，從根本上改善保管條件，去除檔案本身不利于耐久性的因素，增強(qiáng)物業(yè)檔案對(duì)外界不利因素的抵抗力，緩解檔案的老化趨勢(shì)，并提高檔案的修復(fù)和復(fù)制技術(shù)，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命。

　　3.維護(hù)物業(yè)檔案的安全

　　包括兩方面:一方面是指物業(yè)檔案作為一種物質(zhì)存在形態(tài)，必須保證其安全、完整地存在下去，不損毀丟失；另一方面是指物業(yè)檔案作為一種社會(huì)現(xiàn)象，要建立切實(shí)可行的嚴(yán)格的安全保密制度，防止失盜和失密、泄密事件的發(fā)生，保證物業(yè)檔案的信息安全。

　　(三)物業(yè)檔案保管工作的基本原則

　　1.分類保管

　　物業(yè)檔案機(jī)構(gòu)對(duì)各部門移交的檔案應(yīng)分類進(jìn)行保管，要保持檔案文件的有機(jī)聯(lián)系，做到檔案存放條理化，排列系統(tǒng)化，保管科學(xué)化，便于檔案的調(diào)閱提還，并有利于物業(yè)檔案的保護(hù)管理。對(duì)于聲像檔案，由于其制作材料的特殊性，更應(yīng)分庫(kù)保管。

　　2.以保護(hù)為宗旨，以利用為目的

　　檔案館(室)的工作可概括為“管好”和“用好”兩項(xiàng)。“管好”是為了“用好”。不能片面地強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案，而不考慮到利用的方便；同時(shí)，也不能只遷就一時(shí)的利用方便，而不顧檔案的保護(hù)，影響長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用。在實(shí)際工作中，“管好”和“用好”既有具體的矛盾，又有總體的一致性。所以，物業(yè)檔案保管工作應(yīng)在保護(hù)措施、制度、方法和具體技術(shù)處理各方面，做到既能保護(hù)檔案不受損害，以利于延長(zhǎng)檔案的壽命和長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用，又能積極創(chuàng)造條件，保證當(dāng)前利用的需要。

　　目前，很多單位采用計(jì)算機(jī)技術(shù)和縮微技術(shù)將檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)或?qū)n案原件拍成縮微平片后提供給用戶使用，這樣既有效保護(hù)了檔案實(shí)體，延長(zhǎng)了檔案壽命，又方便利用，真正實(shí)現(xiàn)了“保管是為了利用”的目的。

　　3.以防為主，防治結(jié)合

　　物業(yè)檔案保管中最為憂患的是火、水、盜、蟲、霉等“五害”。對(duì)這“五害”，必須以防為主，防治結(jié)合。特別是前“三害”，一旦事發(fā)，損失將無(wú)法挽回，尤應(yīng)預(yù)防。在防、治兩方面，防是關(guān)鍵，是主導(dǎo)方面。從總體上講，以防為主，“防患于未然”，是積極主動(dòng)的治本方法。

　　二、物業(yè)檔案保管工作的物質(zhì)條件

　　做好物業(yè)檔案保管工作，除要求配備具有一定專業(yè)知識(shí)、熟悉檔案自然損毀規(guī)律的專職管理人員外，還必須有一定的物質(zhì)條件。

　　(一)檔案庫(kù)房

　　具備相當(dāng)容量和適宜條件的庫(kù)房，是物業(yè)檔案保管的首要物質(zhì)條件。根據(jù)保管檔案的特點(diǎn)和檔案庫(kù)房的合理要求，選擇檔案庫(kù)房要注意堅(jiān)固耐用，經(jīng)濟(jì)美觀，能夠抗震、保溫、隔熱、防潮、防蟲、防霉、防塵、防光、防火、防盜、防鼠。

　　檔案庫(kù)房是存放檔案的專用房間，它有別于物資倉(cāng)庫(kù)、辦公室和技術(shù)用房，有其自身獨(dú)特的要求。在設(shè)計(jì)上考慮與周圍環(huán)境協(xié)調(diào)的情況下，應(yīng)以利于檔案的安全保護(hù)為根本前提。因此，在新建或改建、裝修檔案庫(kù)房時(shí)，要以加強(qiáng)庫(kù)房圍護(hù)結(jié)，提高其保溫、隔熱、防潮性能為主，以空調(diào)設(shè)備的造型、利用為輔。

　　一般情況下，檔案庫(kù)房建筑的基本要求有以下六點(diǎn):

　　1.加厚庫(kù)房墻體。具體厚度，可依據(jù)使用材料性能、墻體結(jié)構(gòu)形式進(jìn)行熱工計(jì)算，以達(dá)到保溫、隔熱性能良好為度。

　　2.庫(kù)房窗戶宜小不宜大，宜少不宜多。每開(kāi)間的窗戶面積與外墻面積之比，不應(yīng)大于1:10。有條件采取全部空調(diào)的檔案部門，庫(kù)房可不設(shè)窗戶，這有利于庫(kù)房保溫、隔熱、防潮、防塵、防蟲和節(jié)約能源。

　　3.庫(kù)房的外觀式樣，應(yīng)以利于檔案保護(hù)為前提，適當(dāng)考慮檔案室專業(yè)功能的獨(dú)特風(fēng)格及當(dāng)?shù)刂車h(huán)境的和諧。

　　4.庫(kù)房地面單位面積的承重，應(yīng)大于其他用房。庫(kù)房排放一般的木質(zhì)、金屬柜架，每平方米荷載不應(yīng)小于500kg；采用密集架，每平方米荷載不應(yīng)小于1200kg。

　　5.庫(kù)房的開(kāi)間大小、層高、門窗的結(jié)構(gòu)和形式，都應(yīng)不同于其他用房，以有利于柜架排放、管理及安全為原則。庫(kù)房開(kāi)間面積，應(yīng)根據(jù)存儲(chǔ)檔案的類別、數(shù)量等情況的不同，一般小庫(kù)60~100m⒍2，中庫(kù)100~200m⒍2，大庫(kù)200~300m⒍2。庫(kù)房層高一般以2.5~2.8m為宜。

　　6.檔案庫(kù)房應(yīng)集中，自成一體，不與其他辦公、技術(shù)用房相混雜或穿插，以便于檔案的整理、保管、利用。

　　(二)檔案裝具

　　檔案裝具是保管檔案必須的基本設(shè)備。主要有檔案柜、檔案箱、檔案架等，一般有鐵制、木制兩種。鐵制的防火、耐久，便于機(jī)械加工，做成組合構(gòu)件，有可調(diào)節(jié)性和機(jī)動(dòng)性，便于運(yùn)輸、組裝，便于使用，但造價(jià)較高。檔案裝具種類很多，各有所長(zhǎng)，應(yīng)按庫(kù)房特點(diǎn)、檔案價(jià)值以及規(guī)格的不同，合理使用，靈活配置。

　　物業(yè)公司檔案室在庫(kù)房面積不是很寬敞的條件下，可選用新型的檔案密集架，既節(jié)省空間又美觀方便。對(duì)于圖紙檔案多的單位，為了避免紙張的折疊影響物業(yè)檔案的利用及其壽命，最好選購(gòu)專門的圖紙柜。

　　(三)包裝材料

　　檔案包裝材料既能防止光線、灰塵和有害氣體對(duì)檔案直接損害，又能減少機(jī)械磨損，對(duì)檔案有保護(hù)作用。目前我國(guó)檔案包裝材料一般有卷皮、卷盒和包裝紙。聲像檔案、縮微膠片則有相冊(cè)、磁帶盒等保護(hù)。

　　(四)溫濕度調(diào)節(jié)裝置及其他庫(kù)房設(shè)施

　　1.溫濕度計(jì)

　　根據(jù)我國(guó)的實(shí)際情況，檔案庫(kù)房溫濕度的正常要求是:溫度為攝氏14~24℃，相對(duì)濕度為45%~60%。為了掌握庫(kù)房溫濕度是否符合正常要求，庫(kù)房應(yīng)設(shè)有對(duì)溫濕度進(jìn)行測(cè)試的儀表。目前有一種專門為檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)的溫濕度計(jì)，可以很直觀的了解庫(kù)房的溫濕度狀況。

　　2.空調(diào)和抽濕機(jī)

　　為有效的控制和調(diào)節(jié)庫(kù)房的溫濕度，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，最好的措施是安裝空調(diào)和抽濕機(jī)。

　　3.窗簾

　　光線對(duì)檔案紙張和字跡能造成很大的危害，其中破壞作用最大的是太陽(yáng)光中的紫外線。除了在庫(kù)房建筑和檔案裝具排放上考慮減少陽(yáng)光直射外，庫(kù)房窗戶上應(yīng)安裝防光和防火的窗簾。

　　4.滅火器

　　檔案庫(kù)房應(yīng)放有消防器材。有條件的單位可安裝煙感報(bào)警裝置和自動(dòng)滅火裝置。

　　三、物業(yè)檔案庫(kù)房的管理

　　(一)檔案分庫(kù)的一般原則

　　檔案如何分庫(kù)存放，是庫(kù)房管理的重要一環(huán)。這一步考慮周全了，就為以后的庫(kù)房管理奠定了基礎(chǔ)，會(huì)省去很多麻煩和困難。需要特別注意的是，不同載體的檔案要盡量分庫(kù)存放，聲像檔案和檔案縮微膠片應(yīng)單獨(dú)存放。

　　(二)檔案裝具的排放要求

　　檔案裝具在庫(kù)內(nèi)排放，應(yīng)本著便于檔案的提調(diào)、運(yùn)送、采光、空氣流動(dòng)、整齊美觀的要求。庫(kù)房門應(yīng)對(duì)著庫(kù)內(nèi)的主通道，主通道的凈寬不少于1.5m。固定式的裝具，相鄰兩排之間的凈寬應(yīng)不少于0.8m。為便于通風(fēng)和防潮，裝具不能緊貼墻壁，與墻壁的距離應(yīng)不少于8cm，裝具于墻壁之間的通道不少于0.6m。有窗戶的庫(kù)房，裝具的行排應(yīng)與窗戶垂直，利于通風(fēng)和避免室外光線直射檔案。

　　各排裝具靠近主通道的一端，應(yīng)有整齊統(tǒng)一的側(cè)板，以便于貼插標(biāo)簽。

　　(三)檔案的排列次序和方法

　　檔案在庫(kù)內(nèi)的排放次序，包括檔案裝具的編排次序、全宗內(nèi)各類項(xiàng)檔案之間的排列次序，以及同一類項(xiàng)檔案在柜架上的排放次序。

　　裝具在庫(kù)內(nèi)的編排次序，應(yīng)根據(jù)庫(kù)房的形狀、裝具的排放方式而定。無(wú)論是固定式柜架還是活動(dòng)式柜架，其編排次序一般是:人站在庫(kù)內(nèi)主通道上，面對(duì)各排行柜架，左起第一排為首排，右起第一排為末排。

　　全宗內(nèi)檔案的排放要保持相互之間的聯(lián)系，按照分類方案逐類排放。每類檔案排完后預(yù)留一定的空間。

　　檔案在柜架內(nèi)的排放次序，應(yīng)先左后右，先上后下。對(duì)于一個(gè)檔架來(lái)說(shuō)，起始卷號(hào)在架的左上角，終止卷號(hào)在架的右下角。一個(gè)排面的檔案排放滿后，轉(zhuǎn)到背面的柜架，仍是按前一排面的方式次序排列。

　　檔案在裝具內(nèi)不應(yīng)放得過(guò)緊過(guò)擠，以免給提取和存放帶來(lái)困難，并因此造成卷皮和卷盒的損傷。此外，每一類項(xiàng)的排尾，要空留一定數(shù)量的裝具空間，以備以后檔案增補(bǔ)、修復(fù)或改裝卷盒卷皮時(shí)的體積增大。

　　(四)檔案柜架貼插標(biāo)簽

　　檔案柜架貼插標(biāo)簽，是庫(kù)房管理中的一項(xiàng)必須工作。其作用在于:使庫(kù)房管理人員明了檔案存放位置，便于提還檔案，便于新來(lái)工作人員熟悉環(huán)境、業(yè)務(wù)，便于檢查、參觀。

　　具體做法是，在每一排柜架靠近主通道的一端，在適當(dāng)高度位置統(tǒng)一貼插字體工整醒目的標(biāo)簽，每一柜架內(nèi)的各個(gè)隔層，也要標(biāo)明檔案類項(xiàng)名稱和案卷起止號(hào)，以便查找和提還案卷。

　　檔案裝具標(biāo)簽內(nèi)容包括全宗名稱、全宗號(hào)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷起止號(hào)、年度、保管期限、箱柜號(hào)。

　　(五)物業(yè)檔案存放位置索引

　　為了便于保管工作人員和提供利用工作人員全面掌握檔案存放情況，迅速地提還檔案，物業(yè)檔案分庫(kù)分類排好之后，應(yīng)該編制《檔案存放位置索引》(或稱《檔案存放地點(diǎn)索引》)。依其作用分為兩種:

　　其一，是指明檔案存放位置的，以檔案類項(xiàng)為單位，標(biāo)明存放處所。

　　其二，是指明各檔案庫(kù)房保存檔案情況的，以檔案庫(kù)房和檔案架(柜)為單位，標(biāo)明所存放的是何種檔案。

　　上述兩種索引，按形式又可分為書本式和卡片式兩種。第二種并可采取圖表形式，把每個(gè)庫(kù)房(樓、層、房間)內(nèi)檔案的存放情況繪成示意圖，懸掛在醒目的地方，以便隨時(shí)參看。這兩種索引的詳略程度和項(xiàng)目，可根據(jù)檔案館(室)的具體情況決定。

　　(六)庫(kù)房衛(wèi)生

　　檔案庫(kù)房衛(wèi)生是庫(kù)房管理中的經(jīng)常性工作，是檔案保護(hù)技術(shù)中諸多內(nèi)容的一個(gè)重要項(xiàng)目，關(guān)系到檔案的生蟲、長(zhǎng)霉、污染、磨損等問(wèn)題。庫(kù)房衛(wèi)生的要求是:(1)地板、門窗、墻壁、燈具及頂棚保持光潔明亮；(2)檔案柜架各部位及所放檔案和包裝材料清潔無(wú)土；(3)檔案放置整齊，其他器材物品放置有序；(4)與庫(kù)房管理無(wú)關(guān)的器材、雜物一律不準(zhǔn)存放等。

　　為保證庫(kù)房衛(wèi)生清潔，還應(yīng)采取以下措施:(1)新建或改建庫(kù)房時(shí)，地板應(yīng)為水磨石；(2)在資金允許的條件下，將墻壁四周和頂棚粘貼墻布或涂刷涂料；(3)窗戶要嚴(yán)實(shí)，最好少設(shè)或不設(shè)窗戶；(4)對(duì)新增添的裝具，接收或征集來(lái)的檔案、出庫(kù)利用較久的檔案，入庫(kù)前必須進(jìn)行擦洗、除塵和消毒；(5)管理人員入庫(kù)必須穿工作服、換鞋，非庫(kù)房管理人員禁止入庫(kù)，盡量少接待或不接待庫(kù)房參觀；(6)堅(jiān)持經(jīng)常和定期進(jìn)行清掃衛(wèi)生和維護(hù)工作。

　　(七)檔案安全檢查

　　定期和不定期地對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，是庫(kù)房管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是維護(hù)檔案安全和完整的一項(xiàng)重要措施。

　　1.檢查的內(nèi)容和目的

　　主要從三個(gè)方面進(jìn)行檢查:一是從政治安全方面出發(fā)，檢查檔案有無(wú)被盜、被損和泄密等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不安全的因素，以便采取有效措施，確保檔案的安全；二是從保護(hù)技術(shù)方面檢查，看檔案有無(wú)發(fā)黃變脆、字跡褪色、蟲霉感染、潮濕粘連等自然損毀現(xiàn)象，以便采取相應(yīng)措施，積極防治；三是從檔案管理方面檢查檔案是否缺少、案卷有否錯(cuò)位。并應(yīng)檢查庫(kù)房是否進(jìn)水、門窗是否牢固、消防設(shè)備是否齊全、有無(wú)異常變化等情況，以便分析原因，改進(jìn)工作，加強(qiáng)管理，防止意外事故的發(fā)生。

　　2.檢查方式和方法

　　定期檢查一般一年或兩年一次，按檔案目錄逐卷檢查。不定期檢查一般在庫(kù)房發(fā)生水火災(zāi)害、檔案被盜或懷疑被盜、發(fā)現(xiàn)蟲蛀、鼠咬和霉?fàn)€等現(xiàn)象以及檔案保管人員調(diào)換工作等情況時(shí)進(jìn)行。可先局部檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題再全面檢查。檢查時(shí)必須做檢查記錄，以一級(jí)類目為單位進(jìn)行。檢查后應(yīng)寫出檢查報(bào)告，內(nèi)容包括檢查工作的組織、人員、檢查時(shí)間、進(jìn)行情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，以及妥善處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和改進(jìn)工作的意見(jiàn)等。

　　(八)借閱檔案制度

　　館內(nèi)外人員借閱檔案，必須辦理正式借閱手續(xù)，填寫提調(diào)單。提調(diào)單一式二份，一份留庫(kù)房存查，一份隨檔案送交利用出納臺(tái)。并應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定:正常情況下，檔案原件不能調(diào)離檔案館(室)；利用者不得在檔案上作任何圈點(diǎn)勾劃標(biāo)記；閱覽室內(nèi)不得吸煙，閱覽桌上不得放置水杯、墨水等易污染檔案之物品；破損、待修的檔案，一律不提供利用；有復(fù)印件、縮微品的檔案，除特殊原因經(jīng)批準(zhǔn)同意者外，不再提供檔案原件。