物業(yè)檔案整理工作
一、物業(yè)檔案全宗的劃分
物業(yè)公司是專門對(duì)已建成投入使用的房屋及其附屬設(shè)備設(shè)施、相關(guān)場(chǎng)地實(shí)施專業(yè)化管理，并為物業(yè)業(yè)主和使用人提供多方面、多層次的有償服務(wù)和良好的居住和工作環(huán)境的獨(dú)立核算、自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、具有獨(dú)立法人資格的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。
根據(jù)檔案全宗構(gòu)成的三個(gè)條件，物業(yè)公司產(chǎn)生的全部檔案應(yīng)當(dāng)構(gòu)成一個(gè)物業(yè)檔案全宗。物業(yè)公司自成立之日起，就是一個(gè)新的立檔單位，在其基本職能沒(méi)有發(fā)生重大改變，只是職能或工作范圍的擴(kuò)大或縮小、內(nèi)部機(jī)構(gòu)的調(diào)整等情況下，其變化前后形成的檔案仍屬于一個(gè)全宗。如，物業(yè)公司屬下的其中一個(gè)管理處因業(yè)務(wù)原因要移交給另外一間物業(yè)公司管理，部分檔案因此也移交出去，但這種情況并不影響原物業(yè)公司全宗。管理處(小區(qū))屬物業(yè)公司的派出機(jī)構(gòu)，其所產(chǎn)生的檔案不能構(gòu)成一個(gè)全宗，而屬物業(yè)公司全宗的一部分。在該管理處(小區(qū))轉(zhuǎn)出時(shí)，將有關(guān)本公司全局的檔案復(fù)印一份存檔，如黨群工作、經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、財(cái)務(wù)等檔案；原件及僅關(guān)系小區(qū)管理的檔案可一并移交給下一間物業(yè)公司，成為下一間物業(yè)公司全宗的一部分，如住戶檔案、基建檔案、物業(yè)維修檔案、物業(yè)房產(chǎn)檔案等。
但是，遇兩間以上物業(yè)公司因發(fā)展需要而進(jìn)行合并，其合并前后的檔案應(yīng)劃分為兩個(gè)以上全宗，即合并后產(chǎn)生的檔案是一個(gè)全宗，合并前各物業(yè)公司所形成的檔案各自為一個(gè)全宗。如：甲公司成立于1990年，乙公司成立于1992年，由于兩公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要于1999年進(jìn)行合并，這樣就存在三個(gè)不同的全宗，即1990~1999甲公司全宗、1992~1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。
二、全宗內(nèi)物業(yè)檔案的分類
(一)分類的含義和要求
1.分類的含義
全宗內(nèi)物業(yè)檔案分類是指按照物業(yè)檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，把物業(yè)管理公司的全部檔案分成若干類別，并組成體系，以利整理、保管和利用的過(guò)程。
為便于全宗內(nèi)檔案分類工作的進(jìn)行，應(yīng)編制一份分類大綱(分類方案)作為檔案分類工作的依據(jù)。所謂分類方案，亦稱分類大綱，是指標(biāo)列各個(gè)類目的名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要。類目，是檔案分類表的構(gòu)成單元，是在性質(zhì)上或特征上具有共同屬性的檔案的總稱。分類方案編制后不是一成不變的，在具體操作過(guò)程中可根據(jù)實(shí)際情況加以修正和補(bǔ)充。
2.編制分類方案的基本要求
(1)分類應(yīng)該體現(xiàn)客觀性，即從物業(yè)檔案形成的特點(diǎn)和物業(yè)檔案成分的實(shí)際出發(fā)，按照文件在物業(yè)公司或各管理處(小區(qū))管理活動(dòng)中原來(lái)形成的聯(lián)系進(jìn)行分類，最大限度地保持全宗內(nèi)檔案文件之間的歷史聯(lián)系。
(2)分類應(yīng)該具有邏輯性，即在構(gòu)思分類體系時(shí)，應(yīng)該有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和明確的類屬關(guān)系。分類方案中同級(jí)的各類地位相等，內(nèi)容上相互排斥、不能相互包容。
(3)分類應(yīng)該具有實(shí)用性，即便于保管、檢索和利用。要選擇適合物業(yè)管理檔案分類的最優(yōu)分類方案。
(4)分類應(yīng)該具有發(fā)展性，即在檔案類目的具體設(shè)置上，不僅要考慮到現(xiàn)有的檔案情況，還要進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，充分估計(jì)到可能出現(xiàn)的新類目，使檔案分類類目的設(shè)置留有合理的擴(kuò)充發(fā)展的余地。事物是不斷發(fā)展的，物業(yè)公司的業(yè)務(wù)范圍也會(huì)不斷的擴(kuò)大，公司職能也會(huì)不斷的加強(qiáng)，隨之產(chǎn)生的檔案也將不斷的豐富。在編制分類大綱時(shí)，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，給類目留有一定的發(fā)展空間。
(二)分類的作用
物業(yè)公司管理著一定規(guī)模的物業(yè)，業(yè)務(wù)范圍廣，設(shè)置的機(jī)構(gòu)眾多，各部門產(chǎn)生的檔案紛繁復(fù)雜，如果不按照檔案之間的異同或聯(lián)系把它們區(qū)分成若干類別，就無(wú)法立卷、保管和利用。再者，在新的形勢(shì)下，檔案機(jī)制必須深入到日常的業(yè)務(wù)工作中去，對(duì)全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分類，可以指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門的文件材料按類別積累、歸檔。因此，全宗內(nèi)物業(yè)檔案的分類就顯得非常重要。
(三)編制分類方案的指導(dǎo)文件
物業(yè)公司屬于非生產(chǎn)型的企業(yè)。在編制物業(yè)公司的分類方案時(shí)，可參照國(guó)家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的基本分類思想、分類原則、分類方法執(zhí)行。
《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》適合一個(gè)全宗內(nèi)全部檔案的分類整理，編制目的是解決企業(yè)檔案實(shí)體的分類整理和排架管理，屬于檔案實(shí)體分類。其選擇的分類標(biāo)準(zhǔn)充分考慮了企業(yè)檔案實(shí)體所反映企業(yè)的職能活動(dòng)，遵循企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn)和檔案的形成規(guī)律。
(四)編制分類方案的步驟
1.在編制物業(yè)公司分類方案之前，必須對(duì)整個(gè)公司的管理職能及其所產(chǎn)生的檔案(文件材料)進(jìn)行全面的了解和掌握
綜合型物業(yè)公司的管理層一般設(shè)有辦公室、財(cái)務(wù)部、經(jīng)營(yíng)部、物業(yè)管理部、租賃管理部、工程部、保安部、檔案室等各種職能部門；公司下一級(jí)是各物業(yè)管理處(小區(qū)、大廈)和公司開(kāi)辦的企業(yè)。辦公室產(chǎn)生公司行政管理檔案、人事檔案；財(cái)務(wù)部產(chǎn)生財(cái)務(wù)檔案；經(jīng)營(yíng)部產(chǎn)生經(jīng)營(yíng)管理檔案；租賃部租賃管理檔案；物業(yè)管理部產(chǎn)生房屋及房屋附屬設(shè)備檔案、業(yè)主(住戶)檔案；工程部產(chǎn)生基建檔案、修繕檔案。對(duì)于本公司是否設(shè)置有上述職能部門及其檔案產(chǎn)生的過(guò)程、數(shù)量、載體形式、利用價(jià)值、利用頻率都應(yīng)在編制分類方案之前了解清楚。
2.根據(jù)1991年國(guó)家檔案局頒發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的分類原則，以物業(yè)公司的全部檔案為對(duì)象，以公司的主要管理職能為標(biāo)準(zhǔn)劃分一級(jí)類目
《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》設(shè)置10個(gè)一級(jí)類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。物業(yè)公司可根據(jù)物業(yè)管理的實(shí)際需要增設(shè)或合并一級(jí)類目。
根據(jù)目前物業(yè)公司的職能范圍，物業(yè)公司的分類方案可設(shè)房產(chǎn)物業(yè)管理(也稱物業(yè)管理專門檔案)、黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)技術(shù)研究、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案9個(gè)一級(jí)類目。這些一級(jí)類目能包括物業(yè)公司的全部檔案，即全宗內(nèi)的所有檔案都能找到對(duì)應(yīng)的大類。
《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》中規(guī)定聲像、照片或其他非紙質(zhì)載體形式的檔案一般不單獨(dú)設(shè)置類目，可視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)分類編號(hào)。但物業(yè)公司也可根據(jù)同級(jí)檔案行政管理部門的要求，視檔案管理實(shí)際操作的方便程度，增設(shè)聲像檔案和榮譽(yù)檔案2個(gè)一級(jí)類目。這種情況下，物業(yè)公司全宗就可分為房產(chǎn)物業(yè)管理(也稱物業(yè)管理專門檔案)、黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)技術(shù)研究、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案、聲像檔案和榮譽(yù)檔案11個(gè)一級(jí)類目。
凡是屬歸檔范圍內(nèi)的文件材料而找不到其相應(yīng)一級(jí)類目的分類方案都是不科學(xué)的分類方案。
3.根據(jù)一級(jí)類目各自的特點(diǎn)分別設(shè)置二級(jí)或以下類目
二級(jí)或以下類目的設(shè)置要根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小和檔案量的多少來(lái)決定，業(yè)務(wù)量大、檔案數(shù)量多的類目應(yīng)增設(shè)下一級(jí)類目，反之則不需要再設(shè)置下一級(jí)類目，以免分類方案復(fù)雜化。
(1)物業(yè)管理專門檔案可根據(jù)物業(yè)管理的管理對(duì)象和服務(wù)形式，再細(xì)分為房產(chǎn)、住戶(業(yè)主)、租賃、修繕類。房產(chǎn)類可按問(wèn)題細(xì)分為報(bào)表、賬目、清冊(cè)；住戶類可按是否為業(yè)主細(xì)分業(yè)主和租戶，也可不再細(xì)分；租賃可細(xì)分為商業(yè)租賃和住宅租賃，或不細(xì)分；修繕類可細(xì)分也可不細(xì)分。
(2)設(shè)備、儀器檔案可根據(jù)設(shè)備儀器的種類或型號(hào)細(xì)分為電梯、音響、空調(diào)機(jī)、文體健身器材、計(jì)算機(jī)、電話機(jī)、其他。
(3)基建檔案按工程性質(zhì)或建筑項(xiàng)目細(xì)分。
(4)科研檔案可按課題性質(zhì)或課題內(nèi)容細(xì)分。
(5)會(huì)計(jì)檔案可按會(huì)計(jì)文件形式(名稱)細(xì)分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、工資單及其他。
(6)黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類可按問(wèn)題或組織機(jī)構(gòu)細(xì)分。這三大類下二級(jí)類目的設(shè)置可參照《企業(yè)檔案分類與組卷實(shí)用參考》中的附表《工業(yè)企業(yè)檔案分類表》進(jìn)行。
(7)聲像檔案可按其形成過(guò)程、載體形式和制成材料的不同分為照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)磁盤、縮微膠片、光盤光碟等，不同載體可再按專題(內(nèi)容)細(xì)分。
(8)榮譽(yù)檔案按物品的形式細(xì)分為獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、證書、題詞等等。
4.對(duì)物業(yè)檔案分類類目進(jìn)行標(biāo)識(shí)，即編制物業(yè)檔案的分類號(hào)
分類號(hào)，是指類目的簡(jiǎn)明編碼，標(biāo)記各級(jí)類目的符號(hào)，可固定全部類目的先后次序和明確一個(gè)類目在分類體系中的特定位置，以便于標(biāo)引、排列和進(jìn)行檢索、組織館藏。
標(biāo)識(shí)物業(yè)檔案分類號(hào)，是指依據(jù)物業(yè)檔案分類劃定的類目層次，對(duì)各級(jí)類目給定一個(gè)特定的字母或數(shù)字，并用一定的間隔符號(hào)標(biāo)明其各級(jí)類目層次關(guān)系的全過(guò)程。如“9”表示“會(huì)計(jì)檔案”；“9.1”表示“會(huì)計(jì)檔案”的下位類“財(cái)務(wù)報(bào)告”。同一全宗內(nèi)不能有相同的分類號(hào)。
三、物業(yè)檔案的立卷和編號(hào)
(一)立卷的含義
立卷或稱組卷，就是將若干互有聯(lián)系的檔案文件組合成案卷，即檔案基本的保管單位。立卷是檔案整理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容之一，它的作用在于揭示檔案文件之間的聯(lián)系，使文件更加系統(tǒng)化，條理化，便于保管和利用。
案卷由兩部分組成：一是經(jīng)過(guò)整理的文件材料本身，二是整理過(guò)程中形成的卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面封底、卷盒。卷內(nèi)目錄是指案卷內(nèi)登記文件及其排列順序的目錄，通常排列在文件材料之前。卷內(nèi)備考表是指說(shuō)明案卷內(nèi)文件狀況的表格，通常排列在文件材料之后。
案卷有裝訂和不裝訂兩種形式。物業(yè)檔案的案卷有文字材料型(如黨群工作類檔案)、圖樣材料型(如基建檔案)、圖文混合型(如修繕檔案)、聲像材料型(如照片檔案)等四種類型。
(二)各類檔案的立卷方法
物業(yè)檔案全宗由11大類檔案組成，各類檔案的內(nèi)容各不相同，其立卷方法更是各有千秋，但各類檔案的立卷都要遵循物業(yè)檔案文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，并要便于保管和利用。
1.物業(yè)管理專門檔案
(1)租賃檔案
租賃檔案采用按房屋租賃單元立卷，即以一份租賃合約及其相關(guān)文件材料為一個(gè)立卷單位。如租賃合約簽署的租賃地址為2503房，我們便將有關(guān)2503房的租賃文件材料組成一個(gè)案卷；如租賃合約簽署的租賃地址為2503~2509房，我們便將有關(guān)2503~2509房的租賃文件材料組成一個(gè)案卷。原租賃關(guān)系解除后，房屋再次出租，所簽署的租賃合約及其相關(guān)文件材料應(yīng)另外組成新的案卷。同一房屋單元的不同時(shí)期組成的租賃檔案在實(shí)體排架上并不集中在一起。租賃檔案案卷內(nèi)文件材料的排列按結(jié)論性材料在前、依據(jù)性材料在后；中文譯文在前、原文附后；文字材料在前、圖樣在后的原則進(jìn)行。如：組卷時(shí)應(yīng)將租賃合同排在最前面。
(2)住戶(租戶)檔案
以房屋單元為立卷單位，即在一段時(shí)期內(nèi)一個(gè)房屋單元的住戶資料，包括有關(guān)入住手續(xù)、家庭概況等文件材料組成一個(gè)案卷。這里的“一段時(shí)期內(nèi)”指的是該房屋單元的住戶資料積累到了一定厚度的時(shí)間段，對(duì)于不同的房屋單元其時(shí)間段長(zhǎng)短不同。同一房屋單元的不同時(shí)期組成的住戶檔案在實(shí)體排架上并不集中在一起。住戶(租戶)檔案卷內(nèi)文件材料按時(shí)間順序排列，即形成早的材料在前、形成晚的材料在后。
(3)修繕檔案
以房屋單元為立卷單位，即在一段時(shí)期內(nèi)同一單元的修繕材料組成一卷；如屬公共設(shè)施或重大項(xiàng)目維修產(chǎn)生的檔案歸入基建檔案類。同一房屋單元的不同時(shí)期組成的修繕檔案在實(shí)體排架上并不集中在一起。修繕檔案案卷內(nèi)文件材料的排列同樣按結(jié)論性材料在前、依據(jù)性材料在后；譯文在前、原文附后；文字材料在前、圖樣在后的原則進(jìn)行。
(4)物業(yè)房產(chǎn)檔案
以小區(qū)或管理處為立卷單位。
2.設(shè)備、儀器檔案
以一種或一套設(shè)備、儀器為立卷單位。設(shè)備、儀器檔案按依據(jù)性材料--設(shè)備、儀器開(kāi)箱驗(yàn)收--設(shè)備、儀器安裝調(diào)試--設(shè)備、儀器運(yùn)行維修--隨機(jī)圖樣排列。隨機(jī)圖樣也可單獨(dú)立卷。
3.基建檔案
以一個(gè)項(xiàng)目或一項(xiàng)工程為立卷單位。基建檔案按依據(jù)性材料--基礎(chǔ)性材料--工程設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì))--工程施工--工程竣工驗(yàn)收排列。
4.科研檔案
以科研課題為立卷單位?？蒲袡n案按課題立項(xiàng)階段--準(zhǔn)備階段--研究實(shí)驗(yàn)階段--總結(jié)鑒定階段--成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段--推廣應(yīng)用階段排列。
5.行政管理檔案
行政管理檔案按年度--問(wèn)題--保管期限進(jìn)行立卷，即將同一年度形成的同一問(wèn)題且同一保管期限的文件材料組成一卷。卷內(nèi)文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列?？缒甓鹊恼?qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年立卷，無(wú)復(fù)文則放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃放在內(nèi)容針對(duì)的第一年立卷；跨年度的會(huì)議材料放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷。密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；決定性文件材料在前，依據(jù)性材料在后。
6.經(jīng)營(yíng)管理檔案
同行政管理檔案。
7.黨群工作檔案
同行政管理檔案。
8.聲像檔案
聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)磁盤、縮微膠片等特殊載體檔案。對(duì)這部分檔案立卷時(shí)應(yīng)先將不同載體形式的檔案分開(kāi)，同一載體形式的檔案根據(jù)實(shí)際情況按專題(問(wèn)題)進(jìn)行分類后再立卷：
(1)照片
以張為單位立卷。照片的底片應(yīng)單獨(dú)整理與存放，照片和說(shuō)明一同整理和存放。一般應(yīng)以照片的自然張為單位編寫說(shuō)明，一組聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說(shuō)明。
(2)錄音、錄像帶
以盒為單位立卷。如果同一內(nèi)容分錄了數(shù)盒，應(yīng)統(tǒng)一編一個(gè)案卷號(hào)，每盒再編案卷分號(hào)。
(3)計(jì)算機(jī)磁盤
以盤為單位立卷。如果同一內(nèi)容分錄了數(shù)盤，應(yīng)統(tǒng)一編一個(gè)案卷號(hào)，每盤再編案卷分號(hào)。
(4)縮微膠片
以卷為單位立卷。
以上各案卷的排列按時(shí)間先后進(jìn)行。
9.人員檔案
以個(gè)人為立卷單位。卷內(nèi)文件材料的排列先按材料類別再按形成時(shí)間先后進(jìn)行。人員檔案卷內(nèi)文件材料可分成10大類：(1)履歷材料；(2)自傳材料；(3)鑒定、考核、考察材料；(4)評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料)；(5)政審材料；(6)參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；(7)獎(jiǎng)勵(lì)材料；(8)處分材料；(9)招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料；(10)其他可供組織參考的材料。
10.會(huì)計(jì)檔案
會(huì)計(jì)檔案按形式--年度--保管期限進(jìn)行立卷，即將物業(yè)公司形成的會(huì)計(jì)檔案，先按財(cái)務(wù)報(bào)告類、會(huì)計(jì)賬簿類、會(huì)計(jì)憑證類、工資單或其他四種形式分開(kāi)，再按會(huì)計(jì)年度分開(kāi)，最后按永久、定期(25年、15年、10年、5年、3年)等不同保管期限分別立卷。案卷順序號(hào)按屬類內(nèi)(財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、工資單及其他)年度流水編號(hào)。卷內(nèi)文件材料按時(shí)間順序排列。
11.榮譽(yù)檔案
先按榮譽(yù)檔案的形式進(jìn)行分類，以件為立卷單位。
(三)卷內(nèi)文件的編碼
案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募牧显谟蚁陆蔷帉戫?yè)號(hào)，雙面書寫的文件材料，正面在右下角背面在左下角編寫頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字，字體要端正、清楚。案卷封面封底、卷內(nèi)目錄(原有圖樣目錄除外)、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。
裝訂形式的案卷，采用大流水方式編寫案卷頁(yè)號(hào)；不裝訂形式的案卷，兩頁(yè)以上的單份文件應(yīng)單獨(dú)裝訂和單獨(dú)編寫頁(yè)號(hào)。不裝訂案卷內(nèi)的文件應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章。
檔號(hào)是指檔案館(室)在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號(hào)的結(jié)構(gòu)分為三種：第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)--案卷目錄號(hào)--案卷號(hào)--件、頁(yè)(張)號(hào)；第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)--類別(分類)號(hào)--案卷號(hào)--件、頁(yè)(張)號(hào)；第三種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)--類別(分類)號(hào)--項(xiàng)目號(hào)--案卷號(hào)--件、頁(yè)(張)號(hào)。物業(yè)檔案可采用第三種結(jié)構(gòu)，一案一號(hào)，全宗內(nèi)不允許有相同的檔案號(hào)。
檔號(hào)章位置在每件文件首頁(yè)的右下角，其內(nèi)容、格式、尺寸及填寫規(guī)范如下：
1.全宗號(hào)
檔案館給定立檔單位(物業(yè)公司)的編號(hào)。
2.類別號(hào)
即類目號(hào)，分類號(hào)，標(biāo)注各級(jí)類目的符號(hào)。
3.項(xiàng)目號(hào)
租賃、修繕、住戶、房產(chǎn)、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字或代號(hào)，具體可引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)。如一個(gè)物業(yè)公司可用該公司所管轄的各管理處(小區(qū))的代號(hào)作為租賃檔案或修繕檔案的項(xiàng)目號(hào)。
4.案卷號(hào)
案卷排列的順序號(hào)。
5.件號(hào)
案卷內(nèi)文件的順序號(hào)。
(四)填寫案卷封面
案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式。外封面印制在卷皮的正表面，內(nèi)封面排列在卷內(nèi)目錄之前。
1.黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、基建、設(shè)備、科研檔案案卷封面的填寫。式樣見(jiàn)表3-5-2，其內(nèi)容及填寫規(guī)范如下：
(1)案卷題名案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
(2)編制單位填寫案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。
(3)編制日期填寫案卷內(nèi)文件材料的起止日期。
(4)保管期限填寫劃定的保管期限。
(5)密級(jí)依據(jù)保密規(guī)定填寫。
(6)檔號(hào)填寫檔案的分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷順序號(hào)。
(7)檔案館(室)代號(hào)填寫國(guó)家給定的本檔案館(室)的編號(hào)，同全宗號(hào)。
(8)縮微號(hào)填寫縮微時(shí)給定本案卷的編號(hào)。無(wú)縮微業(yè)務(wù)的單位此項(xiàng)可留空。
2.物業(yè)管理專門檔案案卷封面的填寫。式樣見(jiàn)表3-5-3~表3-5-6，其填寫規(guī)范如下：
(1)房屋座落。填寫房屋所在行政區(qū)、路、街、門牌號(hào)碼、管理處(小區(qū))、房號(hào)。
(2)出租人。填寫房屋產(chǎn)權(quán)所有者姓名。
(3)承租人。填寫承租房屋者姓名。
(4)住戶。填寫房屋使用人(承租、出租人)姓名。
(5)全宗號(hào)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、編制單位、編制時(shí)間、縮微號(hào)、保管期限、密級(jí)填寫規(guī)范同檔號(hào)章或表3-5-2的填寫規(guī)范一致。
3.人員檔案案卷封面式樣見(jiàn)表3-5-7。
4.照片、錄音、錄像帶、計(jì)算機(jī)磁盤案卷封面內(nèi)容參見(jiàn)表3-5-8。
5.會(huì)計(jì)檔案案卷封面式樣見(jiàn)表3-5-9。填寫規(guī)范如下：
(1)全宗名稱、類別、全宗號(hào)、案卷號(hào)、保管期限、案卷標(biāo)題。
(2)起止時(shí)間。填寫卷內(nèi)文件的起止時(shí)間。
(3)卷內(nèi)頁(yè)號(hào)。填寫卷內(nèi)文件的起止頁(yè)號(hào)。
(4)目錄號(hào)。填寫案卷所屬分類目錄的號(hào)碼。
(五)填寫備考表
卷內(nèi)備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。如更改檔案或補(bǔ)充檔案材料都可在此反映。式樣見(jiàn)表3-5-10。
(六)編制案卷脊背
會(huì)計(jì)檔案的案卷背脊式樣見(jiàn)表3-5-11。內(nèi)容包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、類別、期限、冊(cè)號(hào)等。其他類別檔案案卷脊背可編也可不編，其內(nèi)容包括有案卷題名、檔號(hào)。
(七)文字材料型、圖紙材料型、圖文混合型案卷的裝訂
案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式；案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面；案卷裝訂時(shí)必須去掉金屬物。
1.裝訂方式：對(duì)齊左下角，采用三孔一線的方法把案卷封面、封底、文件材料、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表裝訂牢固，并在封底繩結(jié)處粘上封紙，蓋上騎縫章。行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作檔案、會(huì)計(jì)檔案一般不用補(bǔ)充文件材料，可采用裝訂形式進(jìn)行管理。
2.案卷不裝訂時(shí)，其卷內(nèi)文件材料要按卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序，并裝入案袋或卷夾內(nèi)。房產(chǎn)物業(yè)管理檔案、基建檔案等可采用不裝訂形式進(jìn)行管理。
(八)案卷的入盒
案卷裝訂或裝袋后，必須裝入卷盒內(nèi)保存。
1.物業(yè)管理專門檔案、黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、基建、設(shè)備、人員、科研檔案
卷盒尺寸采用310mm×220mm，其厚度可根據(jù)需要分別設(shè)置30，40，50，60mm的規(guī)格，在盒蓋翻口處中部應(yīng)設(shè)置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。
卷盒封面項(xiàng)目包括全宗名稱、類目名稱、年度、卷數(shù)、保管期限，式樣見(jiàn)表3-5-13。其填寫規(guī)范與案卷封面同。
卷脊項(xiàng)目包括年度、類別號(hào)，項(xiàng)目號(hào)，案卷起止號(hào)，式樣見(jiàn)表3-5-14。其填寫規(guī)范如下：
(1)年度。填寫盒內(nèi)文件材料的起止年份。
(2)卷數(shù)。填寫盒內(nèi)所裝案卷的數(shù)量。
(3)起止卷號(hào)。填寫盒內(nèi)案卷的案卷起止號(hào)。
(4)其余項(xiàng)目的。填寫方法同軟卷皮格式。
2.會(huì)計(jì)卷盒封面和背脊內(nèi)容格式可參照以上案卷封面和背脊格式，并將項(xiàng)目號(hào)改為目錄號(hào)。
3.照片、錄音、錄像帶、計(jì)算機(jī)磁盤卷盒封面內(nèi)容同其案卷封面內(nèi)容。
(九)編目移交
文件材料組卷后要按照檔號(hào)順序編制案卷目錄。案卷目錄隨檔案一并移交。
四、物業(yè)檔案案卷目錄的編制
(一)案卷目錄的含義
案卷目錄是著錄全宗內(nèi)所有案卷的內(nèi)容與成分等情況，并裝訂成冊(cè)的一種檢索工具。它是按照一定的規(guī)則編排而成的檔案條目組合，是檔案管理、檢索、報(bào)道的工具。
物業(yè)檔案全宗內(nèi)案卷目錄一般有案卷總目錄、案卷分類目錄、案卷專題目錄等三種類型
(二)物業(yè)檔案案卷總目錄的編制
物業(yè)檔案案卷總目錄是物業(yè)管理檔案案卷的總登記賬，其目的主要是為掌握物業(yè)檔案數(shù)量與物業(yè)檔案基本內(nèi)容，便于統(tǒng)計(jì)管理。案卷總目錄包括如下項(xiàng)目：
1.總登記號(hào)
物業(yè)公司檔案管理部門對(duì)接收的檔案，按照歸檔時(shí)間順序，以案卷為單位登記的流水編號(hào)。
2.歸檔時(shí)間
案卷歸檔的實(shí)際時(shí)間，按年、月、日填寫。
3.案卷題名、檔號(hào)、編制單位、編制日期
按照案卷封面上已填寫的內(nèi)容填寫。
4.份數(shù)、張數(shù)
按照案卷備考表內(nèi)注明的文件份數(shù)、文件總頁(yè)數(shù)填寫。
5.變更情況
填寫案卷管理過(guò)程中各種變更情況。
6.備注
填寫針對(duì)本案卷需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
案卷總目錄只是按檔案歸檔順序登記的流水賬本，一般不具有查找功能。物業(yè)公司可根據(jù)實(shí)際情況選擇編與不編案卷總目錄。
(三)物業(yè)檔案分類目錄的編制
物業(yè)公司檔案分類目錄是以全宗內(nèi)一級(jí)類目或二級(jí)類目、三級(jí)類目為基本單元，以該類目的案卷為登記單位，依照案卷已整理排列順序進(jìn)行流水登記的檔案目錄。
案卷分類目錄與案卷總目錄存在兩點(diǎn)區(qū)別：其一，分類目錄不僅能固定案卷之間的排架順序和揭示不同類別檔案的成分，并統(tǒng)計(jì)各類檔案的數(shù)量，而且便于案卷的查詢和提供利用檢索服務(wù)。其二，案卷總目錄是按照歸檔時(shí)間順序流水登記案卷順序，而分類目錄是依據(jù)各類目?jī)?nèi)案卷排架順序進(jìn)行登記案卷的分類順序號(hào)。
物業(yè)公司檔案分類目錄的項(xiàng)目與案卷總目錄項(xiàng)目基本相同，主要有分類順序號(hào)、歸檔時(shí)間、案卷題名、檔號(hào)、份數(shù)、張數(shù)、編制單位、編制日期、密級(jí)、保管期限、變更情況、備注。分類順序號(hào)填寫該分類內(nèi)的案卷排列順序號(hào)，其他項(xiàng)目與總目錄填法一致。具體到不同類目其分類目錄的編制各不相同。
1.行政管理檔案、黨群檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案、基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案可各自編制案卷分類目錄。
2.房產(chǎn)物業(yè)管理檔案可按照二級(jí)類目或三級(jí)類目編制若干本案卷分類目錄，如物業(yè)房產(chǎn)檔案目錄、物業(yè)公司租賃檔案目錄(物業(yè)公司商業(yè)租賃檔案目錄、物業(yè)公司住宅租賃檔案目錄)、物業(yè)公司修繕檔案目錄、物業(yè)公司業(yè)主檔案目錄。
3.會(huì)計(jì)檔案按報(bào)表、賬簿、憑證、工資單各自編案卷目錄。
4.已故人員檔案獨(dú)立編制分類目錄。
(四)物業(yè)檔案專題目錄的編制
物業(yè)檔案專題目錄是揭示物業(yè)管理全宗內(nèi)有關(guān)某一專題的檔案內(nèi)容和成分的檢索工具，屬檢索型目錄之一。它的特點(diǎn)是選題的靈活性，集中了有關(guān)某一專題的全部檔案，不受案卷順序號(hào)的限制，目的是通過(guò)該專題的關(guān)鍵詞來(lái)檢索檔案案卷號(hào)及其他相關(guān)內(nèi)容。
物業(yè)檔案專題目錄的項(xiàng)目與分類目錄基本相同，不同的是專題目錄將該專題的關(guān)鍵詞排在表格的最前面，案卷號(hào)等其他項(xiàng)目相應(yīng)的排在后面。如物業(yè)公司租賃檔案分類目錄，其表格內(nèi)各項(xiàng)目是按案卷號(hào)--地址--出租人(業(yè)權(quán)人)--承租人--租賃時(shí)間--備注等順序排列的；而物業(yè)公司租賃檔案業(yè)權(quán)人專題目錄，其表格內(nèi)各項(xiàng)目是按出租人(業(yè)權(quán)人)--案卷號(hào)--地址--承租人--租賃時(shí)間--備注等順序排列的，即將出租人欄目排在其他各項(xiàng)的前面。
五、立檔單位與全宗說(shuō)明
(一)立檔單位與全宗說(shuō)明的作用
在整理工作中，對(duì)物業(yè)公司的歷史沿革和物業(yè)檔案狀況進(jìn)行充分研究后，寫出的書面材料，稱為“立檔單位和全宗說(shuō)明”，又稱“立檔單位和全宗歷史考證”。它可以作為物業(yè)檔案整理工作方案的一部分，也可作為單行材料。其作用有：
1.它是正確地制訂物業(yè)檔案整理工作方案和科學(xué)地組織物業(yè)檔案整理工作的依據(jù)。對(duì)全宗內(nèi)各個(gè)部分檔案整理的具體要求和方法，都只有在深刻而全面地研究物業(yè)公司和全宗歷史的基礎(chǔ)上才能確定。
2.它是物業(yè)檔案整理工作中必要的參考材料。在確定物業(yè)檔案所屬全宗、考證文件日期和所屬組織機(jī)構(gòu)、檔案的歸類等方面，它能提供一些可以參考的材料，可以減少立卷中的困難，提高效率。
3.它對(duì)鑒定物業(yè)檔案價(jià)值有輔助作用。了解和明確物業(yè)公司的主要職能和任務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、檔案保管程度以后，才便于正確地鑒別文件的價(jià)值，比較準(zhǔn)確地劃分物業(yè)檔案的保管期限。
4.它可以作為編制檢索工具的基礎(chǔ)材料。檔案館(室)在編制各種檢索工具，尤其是在編制全宗介紹、檔案館指南等大型檢索工具時(shí)，都需要了解整個(gè)全宗以及物業(yè)公司的歷史。
(二)立檔單位和全宗說(shuō)明的內(nèi)容
1.物業(yè)公司的歷史沿革。包括物業(yè)公司成立、停辦、撤銷的時(shí)間和原因；物業(yè)公司的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍及其變動(dòng)情況；物業(yè)公司在社會(huì)中的作用及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和隸屬關(guān)系的變化情況；物業(yè)公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、職能及其變化情況，負(fù)責(zé)人姓名；物業(yè)公司文書工作制度(行政管理、黨群工作、經(jīng)營(yíng)管理)及其變化情況，文書處理中的印章及其作用。
2.全宗檔案情況。包括全宗檔案內(nèi)容與成分的概況；物業(yè)檔案入館(室)前的保管處所和保管情況；物業(yè)檔案何時(shí)入館、是否受過(guò)損失、是否經(jīng)過(guò)鑒定、銷毀數(shù)量等；物業(yè)檔案利用情況。
(三)立檔單位和全宗說(shuō)明的編寫方法
1.研究規(guī)定物業(yè)公司任務(wù)、職能和組織機(jī)構(gòu)的決議、章程、條例、辦法、命令、指示等法規(guī)性文件，并參閱物業(yè)公司歷史大事記、工作總結(jié)和有關(guān)報(bào)刊資料，以熟悉物業(yè)公司和全宗的情況。
2.通過(guò)訪問(wèn)物業(yè)公司內(nèi)負(fù)責(zé)人和一般工作人員，獲得編寫歷史考證的感性材料，進(jìn)一步豐富內(nèi)容。
3.應(yīng)由物業(yè)檔案工作人員中比較熟悉物業(yè)公司歷史情況的同志進(jìn)行編寫，內(nèi)容務(wù)求簡(jiǎn)明，且有根有據(jù)，不可單憑回憶進(jìn)行編寫。
篇2：物業(yè)檔案保管工作
物業(yè)檔案保管工作
一、物業(yè)檔案保管工作概論
(一)檔案保管、物業(yè)檔案保管工作的含義及意義
檔案保管是指按照一定的原則，采用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)，改善檔案的存藏環(huán)境與保管條件，以便最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命的過(guò)程(檔案出版社1993年《檔案管理小百科》)。
物業(yè)檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對(duì)物業(yè)檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù)，防止和減少物業(yè)檔案的自然或人為損毀的工作。物業(yè)檔案保管工作在物業(yè)檔案工作中處于特殊地位，具有十分重要的意義。
1.物業(yè)檔案保管工作是延長(zhǎng)檔案壽命，維護(hù)歷史真實(shí)面貌的根本保證。物業(yè)檔案是物業(yè)公司歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案的一部分。物業(yè)檔案是以一定的物質(zhì)形態(tài)存在的，由于種種因素的作用和影響，檔案處在不斷老化蛻變和損毀的過(guò)程之中，直至最后消失。只有加強(qiáng)物業(yè)檔案保管工作，采取一切科學(xué)技術(shù)措施和方法，有效地防止和減少檔案的自然和人為損壞，才能最大限度的延長(zhǎng)物業(yè)檔案的壽命，保證物業(yè)檔案的完整與安全，更好地維護(hù)物業(yè)公司的歷史真實(shí)面貌。
2.物業(yè)檔案保管工作是物業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，對(duì)整個(gè)物業(yè)檔案工作具有重大影響，在一定條件下甚至有決定性影響。檔案保管得好，就為整個(gè)物業(yè)檔案檔案工作提供了物質(zhì)對(duì)象，這是物業(yè)檔案工作最起碼、最基本的前提；如果檔案保管得不好，雜亂無(wú)章，乃至霉?fàn)€損毀，就會(huì)影響其他檔案業(yè)務(wù)工作的正常進(jìn)行，甚至無(wú)法進(jìn)行。如火災(zāi)、失盜或人為破壞，造成檔案實(shí)體的不復(fù)存在，其損失都是無(wú)法補(bǔ)救的，以后的利用工作便無(wú)法開(kāi)展。1998年云南某縣檔案館發(fā)生大火，部分檔案即刻化成灰土，就是最有教訓(xùn)意義的例子。所以，保管工作在物業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作中居于特殊地位，具有極其重要的意義。
(二)物業(yè)檔案保管工作的任務(wù)
物業(yè)檔案保管的任務(wù)，概括來(lái)說(shuō)，就是維護(hù)物業(yè)檔案的完整與安全，有效地延長(zhǎng)物業(yè)檔案的壽命。它的具體任務(wù)是:
1.防止物業(yè)檔案的損毀
掌握物業(yè)檔案損壞的原因和規(guī)律，采取有效的技術(shù)措施和方法，最大限度地消除可能導(dǎo)致檔案損毀的各種自然的或人為的因素，把檔案的自然損毀率降低和控制在最低限度。
2.延長(zhǎng)物業(yè)檔案的壽命
采取積極有效的措施和方法，從根本上改善保管條件，去除檔案本身不利于耐久性的因素，增強(qiáng)物業(yè)檔案對(duì)外界不利因素的抵抗力，緩解檔案的老化趨勢(shì)，并提高檔案的修復(fù)和復(fù)制技術(shù)，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命。
3.維護(hù)物業(yè)檔案的安全
包括兩方面:一方面是指物業(yè)檔案作為一種物質(zhì)存在形態(tài)，必須保證其安全、完整地存在下去，不損毀丟失；另一方面是指物業(yè)檔案作為一種社會(huì)現(xiàn)象，要建立切實(shí)可行的嚴(yán)格的安全保密制度，防止失盜和失密、泄密事件的發(fā)生，保證物業(yè)檔案的信息安全。
(三)物業(yè)檔案保管工作的基本原則
1.分類保管
物業(yè)檔案機(jī)構(gòu)對(duì)各部門移交的檔案應(yīng)分類進(jìn)行保管，要保持檔案文件的有機(jī)聯(lián)系，做到檔案存放條理化，排列系統(tǒng)化，保管科學(xué)化，便于檔案的調(diào)閱提還，并有利于物業(yè)檔案的保護(hù)管理。對(duì)于聲像檔案，由于其制作材料的特殊性，更應(yīng)分庫(kù)保管。
2.以保護(hù)為宗旨，以利用為目的
檔案館(室)的工作可概括為“管好”和“用好”兩項(xiàng)。“管好”是為了“用好”。不能片面地強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案，而不考慮到利用的方便；同時(shí)，也不能只遷就一時(shí)的利用方便，而不顧檔案的保護(hù)，影響長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用。在實(shí)際工作中，“管好”和“用好”既有具體的矛盾，又有總體的一致性。所以，物業(yè)檔案保管工作應(yīng)在保護(hù)措施、制度、方法和具體技術(shù)處理各方面，做到既能保護(hù)檔案不受損害，以利于延長(zhǎng)檔案的壽命和長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用，又能積極創(chuàng)造條件，保證當(dāng)前利用的需要。
目前，很多單位采用計(jì)算機(jī)技術(shù)和縮微技術(shù)將檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)或?qū)n案原件拍成縮微平片后提供給用戶使用，這樣既有效保護(hù)了檔案實(shí)體，延長(zhǎng)了檔案壽命，又方便利用，真正實(shí)現(xiàn)了“保管是為了利用”的目的。
3.以防為主，防治結(jié)合
物業(yè)檔案保管中最為憂患的是火、水、盜、蟲、霉等“五害”。對(duì)這“五害”，必須以防為主，防治結(jié)合。特別是前“三害”，一旦事發(fā)，損失將無(wú)法挽回，尤應(yīng)預(yù)防。在防、治兩方面，防是關(guān)鍵，是主導(dǎo)方面。從總體上講，以防為主，“防患于未然”，是積極主動(dòng)的治本方法。
二、物業(yè)檔案保管工作的物質(zhì)條件
做好物業(yè)檔案保管工作，除要求配備具有一定專業(yè)知識(shí)、熟悉檔案自然損毀規(guī)律的專職管理人員外，還必須有一定的物質(zhì)條件。
(一)檔案庫(kù)房
具備相當(dāng)容量和適宜條件的庫(kù)房，是物業(yè)檔案保管的首要物質(zhì)條件。根據(jù)保管檔案的特點(diǎn)和檔案庫(kù)房的合理要求，選擇檔案庫(kù)房要注意堅(jiān)固耐用，經(jīng)濟(jì)美觀，能夠抗震、保溫、隔熱、防潮、防蟲、防霉、防塵、防光、防火、防盜、防鼠。
檔案庫(kù)房是存放檔案的專用房間，它有別于物資倉(cāng)庫(kù)、辦公室和技術(shù)用房，有其自身獨(dú)特的要求。在設(shè)計(jì)上考慮與周圍環(huán)境協(xié)調(diào)的情況下，應(yīng)以利于檔案的安全保護(hù)為根本前提。因此，在新建或改建、裝修檔案庫(kù)房時(shí)，要以加強(qiáng)庫(kù)房圍護(hù)結(jié)，提高其保溫、隔熱、防潮性能為主，以空調(diào)設(shè)備的造型、利用為輔。
一般情況下，檔案庫(kù)房建筑的基本要求有以下六點(diǎn):
1.加厚庫(kù)房墻體。具體厚度，可依據(jù)使用材料性能、墻體結(jié)構(gòu)形式進(jìn)行熱工計(jì)算，以達(dá)到保溫、隔熱性能良好為度。
2.庫(kù)房窗戶宜小不宜大，宜少不宜多。每開(kāi)間的窗戶面積與外墻面積之比，不應(yīng)大于1:10。有條件采取全部空調(diào)的檔案部門，庫(kù)房可不設(shè)窗戶，這有利于庫(kù)房保溫、隔熱、防潮、防塵、防蟲和節(jié)約能源。
3.庫(kù)房的外觀式樣，應(yīng)以利于檔案保護(hù)為前提，適當(dāng)考慮檔案室專業(yè)功能的獨(dú)特風(fēng)格及當(dāng)?shù)刂車h(huán)境的和諧。
4.庫(kù)房地面單位面積的承重，應(yīng)大于其他用房。庫(kù)房排放一般的木質(zhì)、金屬柜架，每平方米荷載不應(yīng)小于500kg；采用密集架，每平方米荷載不應(yīng)小于1200kg。
5.庫(kù)房的開(kāi)間大小、層高、門窗的結(jié)構(gòu)和形式，都應(yīng)不同于其他用房，以有利于柜架排放、管理及安全為原則。庫(kù)房開(kāi)間面積，應(yīng)根據(jù)存儲(chǔ)檔案的類別、數(shù)量等情況的不同，一般小庫(kù)60~100m⒍2，中庫(kù)100~200m⒍2，大庫(kù)200~300m⒍2。庫(kù)房層高一般以2.5~2.8m為宜。
6.檔案庫(kù)房應(yīng)集中，自成一體，不與其他辦公、技術(shù)用房相混雜或穿插，以便于檔案的整理、保管、利用。
(二)檔案裝具
檔案裝具是保管檔案必須的基本設(shè)備。主要有檔案柜、檔案箱、檔案架等，一般有鐵制、木制兩種。鐵制的防火、耐久，便于機(jī)械加工，做成組合構(gòu)件，有可調(diào)節(jié)性和機(jī)動(dòng)性，便于運(yùn)輸、組裝，便于使用，但造價(jià)較高。檔案裝具種類很多，各有所長(zhǎng)，應(yīng)按庫(kù)房特點(diǎn)、檔案價(jià)值以及規(guī)格的不同，合理使用，靈活配置。
物業(yè)公司檔案室在庫(kù)房面積不是很寬敞的條件下，可選用新型的檔案密集架，既節(jié)省空間又美觀方便。對(duì)于圖紙檔案多的單位，為了避免紙張的折疊影響物業(yè)檔案的利用及其壽命，最好選購(gòu)專門的圖紙柜。
(三)包裝材料
檔案包裝材料既能防止光線、灰塵和有害氣體對(duì)檔案直接損害，又能減少機(jī)械磨損，對(duì)檔案有保護(hù)作用。目前我國(guó)檔案包裝材料一般有卷皮、卷盒和包裝紙。聲像檔案、縮微膠片則有相冊(cè)、磁帶盒等保護(hù)。
(四)溫濕度調(diào)節(jié)裝置及其他庫(kù)房設(shè)施
1.溫濕度計(jì)
根據(jù)我國(guó)的實(shí)際情況，檔案庫(kù)房溫濕度的正常要求是:溫度為攝氏14~24℃，相對(duì)濕度為45%~60%。為了掌握庫(kù)房溫濕度是否符合正常要求，庫(kù)房應(yīng)設(shè)有對(duì)溫濕度進(jìn)行測(cè)試的儀表。目前有一種專門為檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)的溫濕度計(jì)，可以很直觀的了解庫(kù)房的溫濕度狀況。
2.空調(diào)和抽濕機(jī)
為有效的控制和調(diào)節(jié)庫(kù)房的溫濕度，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，最好的措施是安裝空調(diào)和抽濕機(jī)。
3.窗簾
光線對(duì)檔案紙張和字跡能造成很大的危害，其中破壞作用最大的是太陽(yáng)光中的紫外線。除了在庫(kù)房建筑和檔案裝具排放上考慮減少陽(yáng)光直射外，庫(kù)房窗戶上應(yīng)安裝防光和防火的窗簾。
4.滅火器
檔案庫(kù)房應(yīng)放有消防器材。有條件的單位可安裝煙感報(bào)警裝置和自動(dòng)滅火裝置。
三、物業(yè)檔案庫(kù)房的管理
(一)檔案分庫(kù)的一般原則
檔案如何分庫(kù)存放，是庫(kù)房管理的重要一環(huán)。這一步考慮周全了，就為以后的庫(kù)房管理奠定了基礎(chǔ)，會(huì)省去很多麻煩和困難。需要特別注意的是，不同載體的檔案要盡量分庫(kù)存放，聲像檔案和檔案縮微膠片應(yīng)單獨(dú)存放。
(二)檔案裝具的排放要求
檔案裝具在庫(kù)內(nèi)排放，應(yīng)本著便于檔案的提調(diào)、運(yùn)送、采光、空氣流動(dòng)、整齊美觀的要求。庫(kù)房門應(yīng)對(duì)著庫(kù)內(nèi)的主通道，主通道的凈寬不少于1.5m。固定式的裝具，相鄰兩排之間的凈寬應(yīng)不少于0.8m。為便于通風(fēng)和防潮，裝具不能緊貼墻壁，與墻壁的距離應(yīng)不少于8cm，裝具于墻壁之間的通道不少于0.6m。有窗戶的庫(kù)房，裝具的行排應(yīng)與窗戶垂直，利于通風(fēng)和避免室外光線直射檔案。
各排裝具靠近主通道的一端，應(yīng)有整齊統(tǒng)一的側(cè)板，以便于貼插標(biāo)簽。
(三)檔案的排列次序和方法
檔案在庫(kù)內(nèi)的排放次序，包括檔案裝具的編排次序、全宗內(nèi)各類項(xiàng)檔案之間的排列次序，以及同一類項(xiàng)檔案在柜架上的排放次序。
裝具在庫(kù)內(nèi)的編排次序，應(yīng)根據(jù)庫(kù)房的形狀、裝具的排放方式而定。無(wú)論是固定式柜架還是活動(dòng)式柜架，其編排次序一般是:人站在庫(kù)內(nèi)主通道上，面對(duì)各排行柜架，左起第一排為首排，右起第一排為末排。
全宗內(nèi)檔案的排放要保持相互之間的聯(lián)系，按照分類方案逐類排放。每類檔案排完后預(yù)留一定的空間。
檔案在柜架內(nèi)的排放次序，應(yīng)先左后右，先上后下。對(duì)于一個(gè)檔架來(lái)說(shuō)，起始卷號(hào)在架的左上角，終止卷號(hào)在架的右下角。一個(gè)排面的檔案排放滿后，轉(zhuǎn)到背面的柜架，仍是按前一排面的方式次序排列。
檔案在裝具內(nèi)不應(yīng)放得過(guò)緊過(guò)擠，以免給提取和存放帶來(lái)困難，并因此造成卷皮和卷盒的損傷。此外，每一類項(xiàng)的排尾，要空留一定數(shù)量的裝具空間，以備以后檔案增補(bǔ)、修復(fù)或改裝卷盒卷皮時(shí)的體積增大。
(四)檔案柜架貼插標(biāo)簽
檔案柜架貼插標(biāo)簽，是庫(kù)房管理中的一項(xiàng)必須工作。其作用在于:使庫(kù)房管理人員明了檔案存放位置，便于提還檔案，便于新來(lái)工作人員熟悉環(huán)境、業(yè)務(wù)，便于檢查、參觀。
具體做法是，在每一排柜架靠近主通道的一端，在適當(dāng)高度位置統(tǒng)一貼插字體工整醒目的標(biāo)簽，每一柜架內(nèi)的各個(gè)隔層，也要標(biāo)明檔案類項(xiàng)名稱和案卷起止號(hào)，以便查找和提還案卷。
檔案裝具標(biāo)簽內(nèi)容包括全宗名稱、全宗號(hào)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷起止號(hào)、年度、保管期限、箱柜號(hào)。
(五)物業(yè)檔案存放位置索引
為了便于保管工作人員和提供利用工作人員全面掌握檔案存放情況，迅速地提還檔案，物業(yè)檔案分庫(kù)分類排好之后，應(yīng)該編制《檔案存放位置索引》(或稱《檔案存放地點(diǎn)索引》)。依其作用分為兩種:
其一，是指明檔案存放位置的，以檔案類項(xiàng)為單位，標(biāo)明存放處所。
其二，是指明各檔案庫(kù)房保存檔案情況的，以檔案庫(kù)房和檔案架(柜)為單位，標(biāo)明所存放的是何種檔案。
上述兩種索引，按形式又可分為書本式和卡片式兩種。第二種并可采取圖表形式，把每個(gè)庫(kù)房(樓、層、房間)內(nèi)檔案的存放情況繪成示意圖，懸掛在醒目的地方，以便隨時(shí)參看。這兩種索引的詳略程度和項(xiàng)目，可根據(jù)檔案館(室)的具體情況決定。
(六)庫(kù)房衛(wèi)生
檔案庫(kù)房衛(wèi)生是庫(kù)房管理中的經(jīng)常性工作，是檔案保護(hù)技術(shù)中諸多內(nèi)容的一個(gè)重要項(xiàng)目，關(guān)系到檔案的生蟲、長(zhǎng)霉、污染、磨損等問(wèn)題。庫(kù)房衛(wèi)生的要求是:(1)地板、門窗、墻壁、燈具及頂棚保持光潔明亮；(2)檔案柜架各部位及所放檔案和包裝材料清潔無(wú)土；(3)檔案放置整齊，其他器材物品放置有序；(4)與庫(kù)房管理無(wú)關(guān)的器材、雜物一律不準(zhǔn)存放等。
為保證庫(kù)房衛(wèi)生清潔，還應(yīng)采取以下措施:(1)新建或改建庫(kù)房時(shí)，地板應(yīng)為水磨石；(2)在資金允許的條件下，將墻壁四周和頂棚粘貼墻布或涂刷涂料；(3)窗戶要嚴(yán)實(shí)，最好少設(shè)或不設(shè)窗戶；(4)對(duì)新增添的裝具，接收或征集來(lái)的檔案、出庫(kù)利用較久的檔案，入庫(kù)前必須進(jìn)行擦洗、除塵和消毒；(5)管理人員入庫(kù)必須穿工作服、換鞋，非庫(kù)房管理人員禁止入庫(kù)，盡量少接待或不接待庫(kù)房參觀；(6)堅(jiān)持經(jīng)常和定期進(jìn)行清掃衛(wèi)生和維護(hù)工作。
(七)檔案安全檢查
定期和不定期地對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，是庫(kù)房管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是維護(hù)檔案安全和完整的一項(xiàng)重要措施。
1.檢查的內(nèi)容和目的
主要從三個(gè)方面進(jìn)行檢查:一是從政治安全方面出發(fā)，檢查檔案有無(wú)被盜、被損和泄密等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不安全的因素，以便采取有效措施，確保檔案的安全；二是從保護(hù)技術(shù)方面檢查，看檔案有無(wú)發(fā)黃變脆、字跡褪色、蟲霉感染、潮濕粘連等自然損毀現(xiàn)象，以便采取相應(yīng)措施，積極防治；三是從檔案管理方面檢查檔案是否缺少、案卷有否錯(cuò)位。并應(yīng)檢查庫(kù)房是否進(jìn)水、門窗是否牢固、消防設(shè)備是否齊全、有無(wú)異常變化等情況，以便分析原因，改進(jìn)工作，加強(qiáng)管理，防止意外事故的發(fā)生。
2.檢查方式和方法
定期檢查一般一年或兩年一次，按檔案目錄逐卷檢查。不定期檢查一般在庫(kù)房發(fā)生水火災(zāi)害、檔案被盜或懷疑被盜、發(fā)現(xiàn)蟲蛀、鼠咬和霉?fàn)€等現(xiàn)象以及檔案保管人員調(diào)換工作等情況時(shí)進(jìn)行。可先局部檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題再全面檢查。檢查時(shí)必須做檢查記錄，以一級(jí)類目為單位進(jìn)行。檢查后應(yīng)寫出檢查報(bào)告，內(nèi)容包括檢查工作的組織、人員、檢查時(shí)間、進(jìn)行情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，以及妥善處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和改進(jìn)工作的意見(jiàn)等。
(八)借閱檔案制度
館內(nèi)外人員借閱檔案，必須辦理正式借閱手續(xù)，填寫提調(diào)單。提調(diào)單一式二份，一份留庫(kù)房存查，一份隨檔案送交利用出納臺(tái)。并應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定:正常情況下，檔案原件不能調(diào)離檔案館(室)；利用者不得在檔案上作任何圈點(diǎn)勾劃標(biāo)記；閱覽室內(nèi)不得吸煙，閱覽桌上不得放置水杯、墨水等易污染檔案之物品；破損、待修的檔案，一律不提供利用；有復(fù)印件、縮微品的檔案，除特殊原因經(jīng)批準(zhǔn)同意者外，不再提供檔案原件。