公司報刊、郵件、函電收發(fā)制度(七)
(一)全公司公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由公司收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。
(二)外發(fā)函、電要求。
1.各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午6點以前將函件、電報底稿送到收發(fā)室，另填寫掛號、平信、電報外發(fā)登記表。
2.每天下午6點以前，全公司收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點，累計送交郵局寄發(fā)。
(三)外來郵件管理
1.外來郵件一律經(jīng)公司收發(fā)室簽收分發(fā)。
2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。
3.一般公啟函、電和公司內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報箱內(nèi)。
4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi)，由個人自取。
5.不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。
6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。
(四)報刊訂購與收發(fā)。
1.報刊訂購。
(1)訂購時間：上半年、下半年
(2)訂購手續(xù)：不論單位和個人，均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價，確認(rèn)無誤后，當(dāng)面繳款開票。公費訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外，尚須填寫報刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫明各種報刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。
2.報刊收發(fā)。
(1)收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點，發(fā)現(xiàn)有差錯應(yīng)及時登記并要求補缺退余。
(2)收發(fā)員收到郵局送來的報刊后應(yīng)及時分發(fā)，不得耽擱延誤。收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間2小時，任何人不得進入收發(fā)室。
(3)每天分發(fā)到各單位信報箱的報刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。
(4)各單位應(yīng)固定專人按時領(lǐng)取報刊和公啟函電。領(lǐng)取時，要對照分發(fā)清單清點檢實簽名，發(fā)現(xiàn)差錯，應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補退換要求，并進行差錯登記。當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無差錯。
(五)收發(fā)員應(yīng)堅守工作崗位，節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班，休星期日應(yīng)采取換休形式。
(六)收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。
(七)收發(fā)室由辦公室負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由辦公室進行檢查、考核，并承擔(dān)責(zé)任。
篇2：集團企業(yè)收發(fā)文管理制度
企業(yè)集團收發(fā)文管理制度
一、收文
1、登記：所有外來文件由行政部統(tǒng)一在文件上編寫總流水號，按流水號、接收日期、文件標(biāo)題、發(fā)文單位、附件、傳閱去向等項目登記在《收發(fā)文件清單》上。
2、傳閱：由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對象分送有關(guān)負(fù)責(zé)人傳閱，及時分發(fā)、及時收回歸檔。
二、發(fā)文
1、公司文件的擬定簽發(fā)，對內(nèi)外具有指令性和權(quán)威性。
2、擬稿：公司文件一般由各部門在職責(zé)范圍內(nèi)自行起草，要對文件內(nèi)容負(fù)責(zé)。文件內(nèi)容涉及跨部門事務(wù)，須經(jīng)部門間協(xié)調(diào)后方可發(fā)文。如事關(guān)公司的重大內(nèi)外決策業(yè)務(wù)往來的文件，由董事長指定專人負(fù)責(zé)起草。
3、核稿：公文起草后，由擬稿部門經(jīng)理審核簽字，如公文內(nèi)容涉及其他部門事務(wù)，須由有關(guān)部門共同審核簽字;會簽由主管副總會簽。事關(guān)公司重大內(nèi)外決策、業(yè)務(wù)往來文件，由董事長簽發(fā)。
4、簽發(fā)：凡以公司名義行文的，須經(jīng)行政部經(jīng)理、董事長簽發(fā)后，方可交付打印，屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)需以部門名義獨立行文的，部門經(jīng)理簽發(fā)即可。
5、打印：在擬稿、核稿、簽發(fā)手續(xù)齊備后，交行政部審核登記，標(biāo)明文號，密級和分發(fā)范圍。董事長直接簽發(fā)的特殊公文，但要補辦登記手續(xù)，按審核份數(shù)打印。
6、蓋章：文件打印校對完畢后，按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。
7、存檔：公司所有文件均須存檔一份，發(fā)文部門也須自留一份備查。
8、傳遞：保密文件的傳遞，按密級和分類范圍由行政部分發(fā)。一般公文的傳遞由各部門自行送達。
三、傳真
1、由前臺統(tǒng)一收、發(fā)傳真，并記錄到《傳真接收、發(fā)送記錄表》上。
2、發(fā)送傳真要統(tǒng)一用公司傳真紙。
篇3：某公司報刊、郵件、函電收發(fā)制度
公司報刊、郵件、函電收發(fā)制度
一、報刊、郵件、信函由前臺工作人員負(fù)責(zé)簽收、發(fā)放。
二、公司前臺設(shè)有郵件箱，各店郵件、信函放在郵箱中，由各店派人簽字領(lǐng)取交由本店前臺;
三、辦公室負(fù)責(zé)提供訂閱報刊的部門及報刊種類清單。
四、前臺每天對郵局送來的報刊應(yīng)對分送清單分類清點，發(fā)現(xiàn)差錯及時要求補缺。
五、前臺收到郵局送來的報刊后，應(yīng)在半小時內(nèi)將報刊發(fā)送到訂閱人手中，不得拖延。
六、總經(jīng)理訂閱的報刊、及私人信件前臺送交辦公室，由辦公室專人負(fù)責(zé)整理上交總經(jīng)理辦公室。
七、公司各部門需外發(fā)的郵件應(yīng)提前送交辦公室，由辦公室指定專人送交當(dāng)?shù)剜]局寄發(fā)。
八、前臺在簽收掛號信、包裹單等郵單后，應(yīng)立即通知收件人，收件人應(yīng)及時去郵局取款取件。超期罰款，責(zé)任自負(fù)。
九、公司外來郵件、信函一律經(jīng)前臺簽收分發(fā)。不論公私郵件應(yīng)隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失、損壞。
十、對郵局送來非公司郵件，經(jīng)核實確認(rèn)后，應(yīng)及時退回，不能私自扣留。
執(zhí)行部門： 責(zé)任人簽名：