物業(yè)公司財務資金管控制度

　　文件編號版次/修訂狀態(tài)生效日期

　　一、目的

　　加強對資金的控制，合理使用資金，規(guī)范付款的流程，降低企業(yè)風險。

　　二、范圍

　　公司全體員工。

　　三、內(nèi)容

　　(一)月度資金計劃

　　1.月資金計劃的填報

　　各部門于每月26日前填報統(tǒng)一格式的月份部門資金使用計劃，計劃按日常費用支出、節(jié)日活動費用、維修費用和其他費用分類填列。日常費用支出包括水費、電費、電話費、伙食費、日常辦公用品的采購費用、行車費、業(yè)務招待費用等;節(jié)日活動費用包括因節(jié)日裝飾或慶典促銷而要采購的裝飾品、聘請的主持人費用，材料費用，人工費用等各項費用(涉及到專項工程或大項維修的，必須先經(jīng)工程預算部分出具相應的預算報告，簽訂工程施工合同后方可在資金使用計劃中填報)。填報資金使用計劃時要逐項認真填寫，涉及到采購物品的，計劃金額要盡可能貼近市場價格，計劃金額過低要重新經(jīng)領導批準。計劃中資金在使用中不得偏離計劃用途，否則財務不予支付。計劃在填寫過程中不得有涂改，涂改無效。

　　2.月資金計劃的審批

　　各部門填寫月資金使用計劃后，經(jīng)部門經(jīng)理審批、財務經(jīng)理審批、總經(jīng)理審批。于每月30日前將月資金使用計劃報至財務部。各部門自行留存一份存檔查閱，涉及到集中采購物資的，交采購部門一份。

　　3.月資金計劃內(nèi)款項的支付

　　在當月資金計劃范圍內(nèi)的款項到期需要支付時，由經(jīng)手人出具正規(guī)財務手續(xù)，經(jīng)部門經(jīng)理、財務經(jīng)理簽批準，到財務部辦理款項支付。

　　(二)計劃外資金審批

　　1.如果是因填報月資金使用計劃時工作疏忽，有超過兩項以上的資金需要在當月支付，但是沒有填列到計劃之內(nèi)，需要另行填寫計劃外資金審批表。按統(tǒng)一格式的表單填寫，并詳細注明支付時間及款項用途，經(jīng)部門經(jīng)理、財務經(jīng)理、總經(jīng)理審批后轉賬財務部，以便財務部盡快安排資金，使款項如期支付;

　　2.如果是因突發(fā)事件或上月份填報資金時無法預計到的款項，可直接持符合財務規(guī)定的付款手續(xù)，經(jīng)部門經(jīng)理、財務經(jīng)理、總經(jīng)理審批后，到財務部辦理款項支付;

　　3.如遇特別緊急情況，可按特殊情況辦理。付款金額在五萬元以下的，可直接持符合財務規(guī)定的付款手續(xù)，經(jīng)部門經(jīng)理、財務經(jīng)理、審批后，經(jīng)總經(jīng)理電話批準，到財務部辦理取款事宜，但事后必須由經(jīng)手人將財務手續(xù)在兩日內(nèi)補辦完畢。逾期沒有按規(guī)定辦理完畢的，扣發(fā)經(jīng)辦人當月績效工資。

　　(三)關于資金管控的其他事項

　　1.任何人不得以公司名義隨意向外界進行拆借資金，未經(jīng)總經(jīng)理允許，因拆借資金給公司造成的影響和損失，公司追究其一切法律責任;

　　2.未經(jīng)總經(jīng)理批準，任何人不得以公司名義對外提供擔保、抵押、質押等事宜，如因此給公司造成經(jīng)濟損失和影響，公司追究其一切法律責任。

　　四、附則

　　本制度最終解釋權歸財務部所有。

篇2：如何做好物業(yè)企業(yè)物料消耗的管控

　　如何做好物業(yè)企業(yè)物料消耗的管控

　　物業(yè)管理，通常的理解是對物業(yè)包括已建房屋和建筑物、共用部位、共用設施設備進行管理。但是，這種理解并沒有包括物業(yè)管理的全部內(nèi)容。物業(yè)管理作為社會一項專業(yè)化管理服務行業(yè)，除了對物業(yè)實體和區(qū)域的管理、做好以業(yè)主和使用人為主體的公共服務、專項服務和特約服務之外，還包括對物料消耗控制的管理。

　　物料消耗是物業(yè)管理的重要領域，是指物業(yè)管理服務過程中對物料、用品、機具、工具、器材等的耗用。物業(yè)管理企業(yè)的成本費用除了人員費用之外，物料消耗占了很大比重。有效使用物業(yè)管理經(jīng)費資源是物業(yè)管理企業(yè)的職責，管理要領在于按照專業(yè)化要求進行物料消耗控制。具體采取以下措施進行處理。

　　一、建立嚴格的物料消耗控制制度。

　　一是制定物料消耗控制崗位責任。規(guī)定四重負責制，即職能部門主管負責本部門物料消耗預算和執(zhí)行、物料消耗管理員負責出入庫登記、行政助理負責審核、質量檢查監(jiān)督員負責檢查監(jiān)督;

　　二是實行物料采購申報制。職能部門每月物料消耗需由部門主管填寫月度《物料采購申請表》(特種情況可填單次申請表)，行政助理和物料消耗管理員就需要和數(shù)量進行盤倉和審核，經(jīng)審批后方可采購;

　　三是進行物料出入庫登記。所有物料經(jīng)購買后需經(jīng)物料消耗管理員進行入庫和出庫登記，職能部門負責領用、發(fā)放和管理。發(fā)放物料時，領用人須填寫《物料領用登記表》。物料消耗管理員每季度盤點一次，物帳兩清;

　　四是維修申報制。各類機具由各部門負責保管、使用和日常維護，出現(xiàn)故障需要維修、換件，須由部門主管填寫《維修申報單》，經(jīng)批準后執(zhí)行;

　　五是機具報廢制。職能部門專人維護本部門機具，小故障自行排除或由機電部維修，大故障外送或特約維修，達到報廢年限和程度時，填寫《報廢申請表》，經(jīng)批準作報廢處理。

　　二、建立物料消耗年度計劃控制機制。與工作計劃相應，一線職能部門(如安防、機電、保潔、綠化養(yǎng)護等部門)每年制定年度物料消耗計劃，對物料、用品、機具、器材等耗費作出年度預算，經(jīng)審核、批準后執(zhí)行。部門年度物料消耗計劃的執(zhí)行由部門主管負責，月度申購參照年度物料消耗計劃進行，并與部門主管的績效考評掛鉤。質量檢查監(jiān)督員對物料消耗情況檢查、監(jiān)督，并在周檢表中反映檢查、處理結果。年度終了，對職能部門的物料消耗成績進行獎懲。

　　三、對養(yǎng)護管理項目嚴格把關。一般情況下，《物業(yè)管理服務合同》和《業(yè)主公約》都會載明物業(yè)管理企業(yè)可把本物業(yè)管理區(qū)域部分管理項目委托給有關專業(yè)技術單位管理，但不能把物業(yè)管理區(qū)域整體委托給其他單位管理。國家專業(yè)技術監(jiān)督局也明文規(guī)定，對電梯、消防、制冷、監(jiān)控等特種技術設備須由相關專業(yè)技術資質單位予以維護和維修。

　　在對這些養(yǎng)護管理項目具體處理中，一是嚴格按相關規(guī)定，對電梯、消防、制冷、監(jiān)控系統(tǒng)等設備委托具備相應專業(yè)技術資質的單位進行維護、保養(yǎng)和維修;

　　二是在委托選擇、洽談、簽約過程中，按招投標規(guī)定從資質、實力、價格、服務等方面嚴格篩選、把關，選擇最有實力、勝任養(yǎng)護的單位。同時，設立必要的《委托執(zhí)行工作單》，由委托單位派來專業(yè)技術人員和本單位員工雙方確認填寫，確保委托合同順利執(zhí)行;三是對于非國家法規(guī)指定由特種專業(yè)單位養(yǎng)護的項目盡量由本企業(yè)執(zhí)行。

　　以筆者單位在管的廣東佛山華夏陶瓷博覽城為例，20**年9月之前，由于開發(fā)建設單位決定，本物業(yè)區(qū)域達10萬平方米的綠化園帶被承包給一家綠化公司管理，年度支出綠化養(yǎng)護費達33萬元。但由于該公司人力物力投放不足、養(yǎng)護技術不高，管理效果不佳。20**年9月底合同到期后，本企業(yè)決定不再續(xù)約，果斷組建綠化養(yǎng)護部，組建專業(yè)技術人員和12人的管理團隊，年度人員費用和物料消耗費用不足20萬元。由于人力物力保障、技術到位，綠化養(yǎng)護效果遠遠超越之前的承包方，物料消耗計劃執(zhí)行順利，員工還可獲得節(jié)約獎勵。

　　重視和解決物料消耗控制問題，可使物業(yè)管理企業(yè)的經(jīng)營管理秩序良好，確保以收定支、收盈于支經(jīng)營效果，從而爭取業(yè)主和使用人的高滿意率。

篇3：xx物業(yè)公司物業(yè)費調(diào)價危機管控方案

　　xx物業(yè)公司物業(yè)費調(diào)價危機管控方案

　　一、 危機管控小組

　　總協(xié)調(diào)人：XX

　　(區(qū)域所有危機事件預控及處理的總負責人)

　　項目負責人：X

　　(危機事件預控及處理的負責人，負責信息的溝通及反饋，以及過程中的管控。)

　　資源支持及聯(lián)絡人：XX

　　(政府資源，特別是派出所、交警等的聯(lián)絡人，負責根據(jù)總協(xié)調(diào)人的安排，調(diào)用區(qū)域內(nèi)所有的資源來協(xié)助項目負責人對危機事件的管控。)

　　成員：客戶中心/各部門班長及以上負責人

　　二、 危機管控信息溝通機制

　　1、事件發(fā)生后1分鐘內(nèi)通報，按照危機事件信息傳遞模式圖在5分鐘內(nèi)完成一個閉環(huán)。

　　2、事件發(fā)生后每10分鐘通報一次進展，并得到信息反饋。

　　3、由總協(xié)調(diào)人負責將事件向公司進行通報，同時作為歸口負責將公司及區(qū)域的信息向下反饋。

　　4、每天17：00點召開危機管控小組信息溝通會議并形成記錄。(會議內(nèi)容包括但不限于通報進展，討論解決方案，分工準備等工作。)

　　客戶經(jīng)理、安全主管及班長

　　三、調(diào)價前準備

　　版塊主要內(nèi)容責任人備注

　　政府部門將《物管費調(diào)整方案》上報房管局、物業(yè)協(xié)會、街道、居委會、派出所等職能部門，聽取意見并就應急預案尋求資源曾新影提前備案出現(xiàn)危機情況給予支持

　　媒體方案確定后需提前與地產(chǎn)公司(王興偉)、物業(yè)公司(楊杰)進行會議討論，確定應對媒體或其它職能部門的口徑與方向，由地產(chǎn)公司提前主動告知相關媒體。邱蓓娟物業(yè)公司新聞發(fā)言人：X

　　地區(qū)公司：X

　　集團公司向集團公司、地區(qū)公司進行信息通報。 X

　　鐵桿客戶、大客戶、酒店溝通項目與鐵桿客戶、大客戶、酒店溝通進行深入溝通，與其保持一致，并及時了解客戶動向。X

　　品質保障 非常時期服務品質不能降低，業(yè)主有什么問題要及時處理。特別是安全，不能出現(xiàn)因物業(yè)的原因造成被盜事件。 各中心經(jīng)理 XXX

　　接待室的準備 設置一個不干擾辦公區(qū)域的接待室作為溝通場所，提供茶水、空調(diào)、環(huán)境舒適，房間內(nèi)裝置攝像機，并且能夠錄音。XX

　　律師資源與律師進行充分的溝通。XX

　　全員統(tǒng)一說辭全員參與，關注問題客戶，做好前期溝通和預控工作。XX

　　三、可能面臨的風險及應對思路

　　在調(diào)價啟動期間，最有可能引發(fā)的問題及應對方向：

　　在調(diào)價啟動期間，最有可能引發(fā)的問題及應對方向：

　　(一) 漲價幅度過大，酒店、整層等大客戶聯(lián)合集體拒交物管費。

　　應對此危機的思路：

　　1、成立“大客戶攻克小組”行動起來，一對一進行深度溝通，表明物業(yè)愿意持續(xù)為業(yè)主服務的態(tài)度。

　　2、項目經(jīng)理、區(qū)域總經(jīng)理邀大客戶公司負責人深入溝通。確有必要，召開物業(yè)與大客戶的交流會。

　　3、如果雙方分歧仍大，我們做好準備，繞過客戶和業(yè)主溝通，并做好費用調(diào)整替代方案。

　　(二)部分業(yè)主糾集認為物業(yè)合同到期，物業(yè)無資格漲物管費。是否調(diào)價應由業(yè)委會來定。

　　根據(jù)《重慶市物業(yè)管理條例》第五十四條“物業(yè)服務合同期限屆滿，業(yè)主大會沒有作出選聘或者續(xù)聘決定，原物業(yè)服務企業(yè)自愿按照原合同約定繼續(xù)提供服務的，物業(yè)服務合同自動延續(xù)至業(yè)主大會作出選聘或續(xù)聘決定為止”。(PS：20**年10月1日起施行)

　　如果業(yè)主以“法不溯及以往”為由，不接受這個解釋。則以《民法通則》、《合同法》中的司法解釋進行回答，物業(yè)是有資格的。(律師意見)

　　(三)群體拒交物管費

　　應對此危機的思路：

　　1、將客戶全面清理，分類安排專人逐一與這部分業(yè)主進行溝通：表明物業(yè)為了更好服務于業(yè)主，物業(yè)盤點了近幾年的經(jīng)營情況、結合各方能耗、物耗、用工成本的急劇上漲，故物業(yè)打算上調(diào)收費管。對于未交的業(yè)主，物業(yè)一定會持續(xù)催收，直至收回，不排除運用法律的武器。

　　2、持續(xù)溝通，影響為主。物業(yè)調(diào)價是為了更好地服務于業(yè)主。

　　(四)業(yè)主情緒激動，在靠馬路方面的A、B棟從樓頂拉橫幅下來、寫大字報、堵車庫出入口。

　　應對思路：

　　1、安全護衛(wèi)中心負責對此異常現(xiàn)象的監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)后第一時間通報客服經(jīng)理，找出掛條幅的“牽頭業(yè)主”，邀請深入溝通。

　　2、將情況通報給A、B棟的業(yè)主代表，請其放棄對紫都星座聲譽有負面影響的行為，表達物業(yè)愿意繼續(xù)為廣大業(yè)主服務的態(tài)度，調(diào)價幅度確因市場經(jīng)濟所致。

　　3、通報區(qū)域總經(jīng)理，是否強行拆除。

　　4、持續(xù)與“牽頭業(yè)主”保持溝通。

　　四、應對風險員工培訓說辭：

　　(一)、業(yè)主不接受漲價幅度。

　　步驟主要內(nèi)容責任人備注危機處理

　　1、出現(xiàn)該行為，客服經(jīng)理到現(xiàn)場拍照，同時立即通報項目，項目及時通報給區(qū)域。XX全程拍照

　　2、“大客戶攻關小組”成員行動起來，與大客戶負責人溝通。讓其自行拆除告示、終止相關行為。大客戶公關小組

　　3、以區(qū)域名義約見大客戶負責人交流，表達物業(yè)愿意為業(yè)主服好務的意愿，同時調(diào)價勢在必行。XX

　　4、園區(qū)內(nèi)進行告示，統(tǒng)一說辭進行正面引導?？头?jīng)理先通過項目審核漲價幅度過大，酒店、整層客戶等大客戶聯(lián)合糾集集體拒交物管費。

　　(二)、媒體報道

　　危機行為：業(yè)主通過聯(lián)系媒體對此事進行采訪、報道，對大眾進行負面引導。

　　步驟主要內(nèi)容責任人備注

　　危機

　　處理業(yè)主找媒體采訪：

　　物管費增長期間，各部門密切關注媒體動向(由徐冬梅負責每天對報刊、新聞、網(wǎng)絡進行關注)。如發(fā)現(xiàn)小區(qū)內(nèi)有媒體采訪，在立即通報項目的同時：

　　1、統(tǒng)一口徑謝絕采訪(“不好意思，老師，針對媒體采訪我們公司有專門的新聞發(fā)言人，您可以留下聯(lián)系方式，我向公司通報后請其盡快與您聯(lián)系/或稍等一下，我馬上與公司聯(lián)系后回復您，好嗎?)”隨后留下對方的聯(lián)系方式，并立刻向項目匯報。全員除公司指定新聞發(fā)言人外，其余工作人員不得接受任何形式的采訪及回答媒體問題。

　　2、如媒體人員在小區(qū)內(nèi)閑逛或隨機訪問業(yè)主，則請其到管理處或通報管理處，由客服經(jīng)理、保安班長趕至現(xiàn)場處理?？头?jīng)理、保安班長原則：避免引起業(yè)主群訴事件，但需有禮有節(jié)地接待媒體人員。

　　3、與找媒體報道的業(yè)主進行溝通，避免影響進一步擴大，并通報給區(qū)域總經(jīng)理和項目經(jīng)理。XX/客服經(jīng)理

　　4、對接媒體，確保媒體報道的正面性。