一級物業公司檔案管理制度流程

　　1.行政管理部是物業管理公司檔案的歸口管理部門，負責檔案管理制度的貫徹及各部門檔案工作的執行檢查，同時負責檔案工作的業務領導和實務指導。

　　2.檔案的編號。

　　⑴公司、管理處編號

　　A)物業管理有限公司

　　編號：LJW (公司英文縮寫)

　　B)花園物業管理處

　　編號：LCHY(管理處英文縮寫)

　　C)物業管理處

　　編號：LYJ

　?、撇块T編號

　　A)安管部

　　編號：AG

　　B)物業辦公室

　　編號：BG

　　C)物業財務部

　　編號：CW

　　D)住戶服務中心

　　編號：FW

　　E)物業工程部

　　編號：GC

　　F)綠化部

　　編號：LH

　　G清潔部

　　編號：QJ

　　H)行政管理部

　　編號：*Z

　　⑶年份編號：引用年份序號--2000、20**、20**···

　?、葯n案順序號：采用阿拉伯數字取三位有效數字--001、002、003或1/3，2/3，3/3

　?、蓹n案編號舉例：

　　1.立卷與編制目錄、清單。

　?、帕⒕恚壕褪前凑諉畏菸募嗷ズ蛢r值大小組合成案卷。專(兼)職檔案員按以上分類方法，用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

　　A)將歸檔文件按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內。一盒內的文件數量無限制，以裝滿一盒為準。

　　B)檔案盒(或文件夾)規格、式樣需統一規范。

　　C)根據檔案盒盒脊的規格制作檔案標貼紙。檔案標貼紙統一用白紙黑字打印出案卷號及案卷名稱，其案卷號格式由公司名稱、管理處、部門、檔案類別、年份組成。如：物業管理公司20**年物業工程部請示：LJW-GC-QS-20**

　　D)檔案盒無需填寫案卷封面，只需填寫檔案盒盒脊，標明案卷號、案卷名稱，以便查檔。檔案盒盒脊的案卷號、案卷名稱等字體、字型、字號、張貼位置需統一規范。

　　⑵編制檔案目錄：

　　A)專(兼)職檔案員負責編制目錄，詳見表格《檔案目錄》。

　　B)新增檔案盒時，均需將歸檔檔案盒相關信息登記在《檔案目錄》(內容包括：案卷號、案卷名稱、簡要描述、保管期限、存放位置等項目)中，以便查閱。

　?、蔷幹凭韮葯n案清單：

　　A)卷內文件清單，用以介紹卷內文件的成份和內容，便于查閱和統計卷內文件。

　　B) 專(兼)職檔案員必須編制卷內文件清單，統一為打印文件，清單格式不用統一要求，包括：序號、文件編號、文件名稱、發文/收文日期等項目。

篇2：大酒店檔案管理工作流程

>　　酒店檔案管理工作流程

　　辦公室負責酒店主體檔案的管理，并對各職能部門的檔案保管工作進行督促和指導。各部門應配備有關同志兼任部門檔案管理人員，按照國家《檔案法》等法規的規定精神，做好文件材料的收集積累、整理、預立卷和開具歸檔交接清單。酒店檔案工作的主要流程是：

　　項目 工作規范

　　接收

　　凡酒店經營管理活動中形成和使用的，業已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應于次年一月底前將檔案資料統一移交辦公室。

　　整理

　　酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。辦公室檔案，按其不同內容和體裁，制成統一的分類檔案。按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。

　　保管及利用

　　酒店檔案應由專人負責保管，并定期進行檢查。凡使用檔案應辦理借閱手續，填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應經領導批準。借閱結束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。

　　鑒定和移交

　　檔案鑒定工作在相關領導的領導下，組成鑒定小組，按規定進行。銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊，經酒店領導批準，由兩人在指定地點監銷。檔案移交要按國家有關規定執行。檔案員調動工作，須辦完檔案移交手續后方能離崗。

篇3：物業項目業戶檔案管理流程

　　物業項目業戶檔案管理流程

　　1、職責

　?。?）客服部負責業戶身份資料相關信息管理。

　?。?）工程部做好業戶裝修資料、各種圖紙管理。

　?。?）保安部做好業戶物品出入申請、車輛等相關資料管理。

　　2、工作程序

　?。?）管理要求

　?、?業戶情況發生變更時，應及時修訂檔案。

　　②.業戶文件資料屬秘密級文件，原則上不得外借，如部門之間借閱，需得到部門主管的同意，填寫相關借閱記錄。

　　③.文件、資料要進行合理歸檔，分類整理。

　　④.檔案要經常進行清理，以免資料堆積混亂，對過期的文件資料要及時清理。

　　⑤.部門須指定專人負責，做到業戶檔案資料既服務于工作，又不向無關人員泄露。

　?、?業戶的檔案資料必須保持完整性及完好性，杜絕丟失情況。

　　3、檔案管理

　　（1）當業戶的第一份資料（含內部流轉有關業戶的信息及業戶本身填報信息）轉到項目管理中心相關部門后，按一戶一檔的原則，立即建立相應業戶檔案。

　?。?）為便于管理，每一份業戶檔案資料需同時建立目錄篇（視工作需要，若資料很少，可以不做目錄），檔案的相關信息增減時，需同時修改目錄。

　?。?）主管部門可依據本部門所存檔案資料的特點及性質，選擇適用于本部門的業戶檔案管理存放方式：

　　①.客服部可采用掛牢分類存放等方式，便于日常頻繁的查閱。

　?、?工程部裝修圖紙采用檔案袋封存的方式。

　?、?保安部可視每戶信息量的多少及使用頻率，選擇適合本部門工作的管理方式。

　　④.各部門需依據要求，于當日完成歸檔工作，將檔案的增減登記《業戶檔案一覽表》中，交部門主管查閱。

　　（4）業戶發生變更后，原業戶的相關資料單獨存放，確認保管年限。超過保管年限后，經部門主管查閱后審批后銷毀，并做好相關銷毀記錄。

　?。?）客服部主管每周一對照《業戶檔案一覽表》，對本部門上周建立的檔案進行全面檢查或抽查，發理問題及時予以指導，簽署相應評語。

　　（6）客服部每月5日前，將本部門上月各種檔案建立及管理情況，匯總成書面報告，由部門主管批閱后，上報項目經理。

　　（7）項目經理組織每半年對下屬部門進行一次全面的檔案檢查，分別安排在每年的三月份及九月份。

　?。?）相關部門借閱檔案時，需經部門主管同意，辦理相關手續。