物業(yè)管理處對(duì)外發(fā)文規(guī)程

　　1、管理處在日常工作中經(jīng)常需要通過書面形式與外界溝通、聯(lián)系。對(duì)外發(fā)文體現(xiàn)公司的形象并可能涉及相關(guān)法律條款，管理處必須認(rèn)真對(duì)待。

　　2、根據(jù)管理處工作性質(zhì)，發(fā)文形式主要有對(duì)業(yè)戶的公共告示和單位公文往來。

　　3、公共告示是指小區(qū)所有業(yè)戶應(yīng)了解的有關(guān)信息，如停電檢修、水箱清洗、友情提示、宣傳教育、繳款通知等內(nèi)容。

　　4、公共告示應(yīng)使用有公司標(biāo)識(shí)的統(tǒng)一印制的報(bào)告紙，字體要求是：標(biāo)題“黑體”、內(nèi)容“仿宋體”，落款要寫全稱，并蓋管理處公章。應(yīng)做到文字規(guī)范，杜絕錯(cuò)別字。

　　5、公文往來是指管理處因工作關(guān)系與發(fā)展商、前任物業(yè)公司、業(yè)委會(huì)、合作供方、水、電、煤、環(huán)衛(wèi)及居委、房管辦等領(lǐng)導(dǎo)部門或相關(guān)部門之間的收發(fā)文。

　　6、公文文書除字體、文字的上述要求外，針對(duì)不同發(fā)文內(nèi)容，還應(yīng)注意文體、格式的規(guī)范。對(duì)外發(fā)文應(yīng)及時(shí)報(bào)公司職能部門流轉(zhuǎn)審核(填“發(fā)文審批流轉(zhuǎn)表”)，總經(jīng)理室審批，如有需要，由公司法律顧問進(jìn)行復(fù)核。根據(jù)發(fā)文內(nèi)容、性質(zhì)的不同，決定落款的名稱(公司或管理處);蓋章按“印章管理操作規(guī)程”要求執(zhí)行。

　　7、所有公共告示和公文往來都應(yīng)做好分類歸檔工作，建立各類收發(fā)文的目錄。公共告示要做好及時(shí)收回，注意時(shí)效;公文往來應(yīng)做好簽收或留存有關(guān)證據(jù)(如掛號(hào)、快遞收據(jù)等)。收發(fā)文作為檔案，按“檔案管理操作規(guī)程”要求執(zhí)行。

篇2：大學(xué)后勤管理處收發(fā)文管理辦法

　　文書管理制度

　　--大學(xué)后勤管理處收發(fā)文管理辦法

　　為充分發(fā)揮后勤管理處辦公室牽頭作用，確保后勤管理處辦公程序規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、協(xié)調(diào)有方、督辦有力，特制定本收發(fā)文管理辦法。

　　一、發(fā)文管理規(guī)定

　　(一)發(fā)文辦理指以后勤管理處名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、印制、用印、登記、分發(fā)等程序。

　　(二)草擬

　　草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

　　1、符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出的新政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明。

　　2、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。

　　3、公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、相關(guān)職能部門的職權(quán)與主送部門的行文關(guān)系確定。

　　4、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

　　5、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

　　6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。

　　7、應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。

　　8、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

　　9、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　(三)審核

　　1、以后勤管理處名義擬制公文，必須要經(jīng)過后勤管理處主要領(lǐng)導(dǎo)審閱，核準(zhǔn)確需行文后，方可正式行文。

　　2、擬制公文時(shí)，對(duì)涉及學(xué)校其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，后勤管理處應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)單位協(xié)商，取得一致意見后方可行文;

　　3、如出現(xiàn)意見分歧，后勤管理處的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，后勤管理處可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)單位會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

　　(四)會(huì)簽

　　1、公文送后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核并編制文號(hào)。審核審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全等。

　　2、以后勤管理處名義簽發(fā)的上行文，由后勤管理處主要負(fù)責(zé)人或者黨務(wù)負(fù)責(zé)人簽發(fā);

　　3、以后勤管理處名義簽發(fā)的下行文或平行文，屬后勤管理處分管領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍內(nèi)的一般由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

　　①后勤管理處上行文由辦公室擬稿。文件形成后，屬后勤管理處的由處長簽發(fā)，屬黨內(nèi)的由后勤黨總支書記簽發(fā)。

　　處長(簽發(fā))

　　辦公室(擬稿) 辦公室(編號(hào)、打印、存檔) 后勤黨總支書記(簽發(fā))

　　②后勤管理處下行文或平行文由后勤管理處各中心辦公室擬稿，分管副處長審核、簽發(fā)。

　　各中心辦公室(擬稿) 分管該中心業(yè)務(wù)的副處長(簽發(fā)) 各中心辦公室(編號(hào)、打印、存檔)

　?、蹖儆诤笄诠芾硖幟孛艿奈募?，核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。

　　辦公室(擬稿) 處長(簽發(fā)秘密標(biāo)示) 行政主管(報(bào)送) 辦公室(存檔)

　?、芎笄诠芾硖幇l(fā)文機(jī)關(guān)代字有四種：

　　分別設(shè)為：后勤【發(fā)】、 后勤【字】、 后勤【函】、 后勤【會(huì)紀(jì)】。

　　(五)復(fù)核

　　1、公文正式印制前，后勤管理處辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。

　　2、復(fù)核的重點(diǎn)是：行文方式是否妥當(dāng)，格式是否統(tǒng)一規(guī)范，公文格式是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求。

　　3、由后勤管理處各中心草擬的公文如在復(fù)核過程中改動(dòng)較大，應(yīng)在修改后，請(qǐng)各中心負(fù)責(zé)人重新進(jìn)行審核。

　　(六)印制

　　1、以后勤管理處名義簽發(fā)的公文，由辦公室統(tǒng)一安排印制、用印、登記、分發(fā)等工作。

　?、僖押灠l(fā)的后勤管理處文件由核稿人登記，并按不同類別編號(hào)后，按后勤管理處文印管理規(guī)定處理。

　?、诤笄诠芾硖幬募≈坪螅蓴M稿人校對(duì)，審核后方能復(fù)印、蓋章。

　　2、公文原稿及時(shí)存檔，需歸檔公文應(yīng)及時(shí)移交檔案室。

　　(七)、分發(fā)

　　1、后勤管理處的文件由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。

　　2、秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。

　　3、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

　　二、收文管理規(guī)定

　　(一)后勤管理處對(duì)收到公文的辦理過程，有簽收、登記、審批、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等環(huán)節(jié)。

　　(二)簽收

　　1、對(duì)簽收收到的公文，辦公室應(yīng)當(dāng)及時(shí)送后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)圈閱批示，不得延誤。

　　2、對(duì)標(biāo)明緊急字樣的公文，除及時(shí)送后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)圈閱批外，應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)出辦理時(shí)限。

　　(三)登記

　　收文登記的范圍包括：

　　1、后勤管理處部門之間正式往來的各種收文，如上級(jí)機(jī)關(guān)(**大學(xué))的政策性、指導(dǎo)性、交辦性、參閱性公文;

　　2、后勤管理處各中心的呈請(qǐng)性公文;

　　3、平行或其他不相隸屬機(jī)關(guān)(**大學(xué)各職能部門)的商洽性、詢問性公文;

　　4、參加重要會(huì)議的通知、會(huì)上印發(fā)的會(huì)議公文及其他材料等;

　　5、重要的、密級(jí)的刊物、資料以及具有政治、經(jīng)濟(jì)、歷史、科學(xué)價(jià)值的公文、資料;

　　6、群眾來信等。

　　(四)審批

　　1、審批公文時(shí)，對(duì)有具體工作事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)在處理單上明確簽署意見，其他審批人簽名視為同意;

　　2、沒有具體工作事項(xiàng)的，簽名表示已閱知。

　　(五)擬辦

　　1、凡需后勤管理處及其所屬中心貫徹執(zhí)行、具體辦理或閱知的公文均需擬辦。

　　2、對(duì)上級(jí)來文的擬辦，應(yīng)提出要求辦理、貫徹落實(shí)的后勤管理處具體中心或負(fù)責(zé)人;

　　3、對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或平行、不相隸屬機(jī)關(guān)來文的擬辦，需要明確指定負(fù)責(zé)復(fù)文的中心或負(fù)責(zé)人員，必要時(shí)注明時(shí)限。如：“擬請(qǐng)?jiān)凇猎隆寥辙k復(fù)”，“擬請(qǐng)×××同志負(fù)責(zé)辦理”;

　　4、對(duì)需要聯(lián)合辦理的公文的擬辦，應(yīng)明確指定牽頭負(fù)責(zé)部門，以免各中心之間互相爭(zhēng)辦或者相互推諉。

　　(六)批辦

　　1、是指由后勤管理處主管領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)公文辦理提出最終處理意見的決策性活動(dòng)。

　　2、批辦意見應(yīng)規(guī)范地書寫在《文件批辦單》的批辦欄內(nèi)，一般不要寫在公文的白邊區(qū)上。

　　(七)承辦

　　1、經(jīng)后勤管理處主管領(lǐng)導(dǎo)批辦后的公文，應(yīng)交有關(guān)中心或負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)辦理，以將批辦意見落到實(shí)處。

　　2、在公文辦理完畢之后，承辦人員應(yīng)清晰、工整地在《文件批辦單》的相應(yīng)欄目內(nèi)，填寫承辦的經(jīng)過與結(jié)果，并填寫承辦人姓名與日期，以備日后查詢。

　　(八)催辦

　　1、后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負(fù)責(zé)催辦;

　　2、緊急公文要做到跟蹤催辦，重要公文要做到重點(diǎn)催辦，一般公文要做到定期催辦。

　　(九)歸檔

　　1、凡發(fā)送到后勤管理處的文件，均由行政主管統(tǒng)一負(fù)責(zé)接收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，送交后勤管理處處長批示。

　　2、處長批示后，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求立即送達(dá)后勤管理處有關(guān)部門執(zhí)行;

　　3、屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

　　4、外來文件閱辦處理完畢后，后勤管理處辦公室負(fù)責(zé)按立卷歸檔要求及時(shí)分類歸檔。

　　(十)閱辦

　　1、后勤管理處各中心或個(gè)人要對(duì)所承辦的公文事項(xiàng)，及時(shí)落實(shí)，及時(shí)反饋。緊急公文當(dāng)天回復(fù);重要公文三天之內(nèi)回復(fù);一般公文一周之內(nèi)回復(fù)。

　　2、后勤管理處文件閱辦部門或個(gè)人對(duì)有閱辦要求的文件，必須在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至后勤管理處辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說明原因。

　　此管理辦法自頒布之日起執(zhí)行。