文書管理制度

　　--大學后勤管理處收發(fā)文管理辦法

　　為充分發(fā)揮后勤管理處辦公室牽頭作用，確保后勤管理處辦公程序規(guī)范、運轉(zhuǎn)高效、服務優(yōu)質(zhì)、協(xié)調(diào)有方、督辦有力，特制定本收發(fā)文管理辦法。

　　一、發(fā)文管理規(guī)定

　　(一)發(fā)文辦理指以后勤管理處名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、印制、用印、登記、分發(fā)等程序。

　　(二)草擬

　　草擬公文應當做到：

　　1、符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出的新政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

　　2、情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

　　3、公文的文種應當根據(jù)行文目的、相關職能部門的職權與主送部門的行文關系確定。

　　4、擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

　　5、人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

　　6、結構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。

　　7、應當使用國家法定計量單位。

　　8、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

　　9、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

　　(三)審核

　　1、以后勤管理處名義擬制公文，必須要經(jīng)過后勤管理處主要領導審閱，核準確需行文后，方可正式行文。

　　2、擬制公文時，對涉及學校其他部門職權范圍內(nèi)的事項，后勤管理處應當主動與有關單位協(xié)商，取得一致意見后方可行文;

　　3、如出現(xiàn)意見分歧，后勤管理處的主要負責人應當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，后勤管理處可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關單位會簽后報請學校領導協(xié)調(diào)或裁定。

　　(四)會簽

　　1、公文送后勤管理處領導簽發(fā)前，應當由辦公室進行審核并編制文號。審核審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全等。

　　2、以后勤管理處名義簽發(fā)的上行文，由后勤管理處主要負責人或者黨務負責人簽發(fā);

　　3、以后勤管理處名義簽發(fā)的下行文或平行文，屬后勤管理處分管領導職權范圍內(nèi)的一般由分管領導簽發(fā)。

　　①后勤管理處上行文由辦公室擬稿。文件形成后，屬后勤管理處的由處長簽發(fā)，屬黨內(nèi)的由后勤黨總支書記簽發(fā)。

　　處長(簽發(fā))

　　辦公室(擬稿) 辦公室(編號、打印、存檔) 后勤黨總支書記(簽發(fā))

　　②后勤管理處下行文或平行文由后勤管理處各中心辦公室擬稿，分管副處長審核、簽發(fā)。

　　各中心辦公室(擬稿) 分管該中心業(yè)務的副處長(簽發(fā)) 各中心辦公室(編號、打印、存檔)

　　③屬于后勤管理處秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。

　　辦公室(擬稿) 處長(簽發(fā)秘密標示) 行政主管(報送) 辦公室(存檔)

　　④后勤管理處發(fā)文機關代字有四種：

　　分別設為：后勤【發(fā)】、 后勤【字】、 后勤【函】、 后勤【會紀】。

　　(五)復核

　　1、公文正式印制前，后勤管理處辦公室工作人員應當進行復核。

　　2、復核的重點是：行文方式是否妥當，格式是否統(tǒng)一規(guī)范，公文格式是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求。

　　3、由后勤管理處各中心草擬的公文如在復核過程中改動較大，應在修改后，請各中心負責人重新進行審核。

　　(六)印制

　　1、以后勤管理處名義簽發(fā)的公文，由辦公室統(tǒng)一安排印制、用印、登記、分發(fā)等工作。

　　①已簽發(fā)的后勤管理處文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按后勤管理處文印管理規(guī)定處理。

　　②后勤管理處文件印制后，由擬稿人校對，審核后方能復印、蓋章。

　　2、公文原稿及時存檔，需歸檔公文應及時移交檔案室。

　　(七)、分發(fā)

　　1、后勤管理處的文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。

　　2、秘密文件由專人按核定的范圍報送。

　　3、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

　　二、收文管理規(guī)定

　　(一)后勤管理處對收到公文的辦理過程，有簽收、登記、審批、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等環(huán)節(jié)。

　　(二)簽收

　　1、對簽收收到的公文，辦公室應當及時送后勤管理處領導圈閱批示，不得延誤。

　　2、對標明緊急字樣的公文，除及時送后勤管理處領導圈閱批外，應當明確標出辦理時限。

　　(三)登記

　　收文登記的范圍包括：

　　1、后勤管理處部門之間正式往來的各種收文，如上級機關(**大學)的政策性、指導性、交辦性、參閱性公文;

　　2、后勤管理處各中心的呈請性公文;

　　3、平行或其他不相隸屬機關(**大學各職能部門)的商洽性、詢問性公文;

　　4、參加重要會議的通知、會上印發(fā)的會議公文及其他材料等;

　　5、重要的、密級的刊物、資料以及具有政治、經(jīng)濟、歷史、科學價值的公文、資料;

　　6、群眾來信等。

　　(四)審批

　　1、審批公文時，對有具體工作事項的，主批人應當在處理單上明確簽署意見，其他審批人簽名視為同意;

　　2、沒有具體工作事項的，簽名表示已閱知。

　　(五)擬辦

　　1、凡需后勤管理處及其所屬中心貫徹執(zhí)行、具體辦理或閱知的公文均需擬辦。

　　2、對上級來文的擬辦，應提出要求辦理、貫徹落實的后勤管理處具體中心或負責人;

　　3、對下級機關或平行、不相隸屬機關來文的擬辦，需要明確指定負責復文的中心或負責人員，必要時注明時限。如：“擬請在×月×日辦復”，“擬請×××同志負責辦理”;

　　4、對需要聯(lián)合辦理的公文的擬辦，應明確指定牽頭負責部門，以免各中心之間互相爭辦或者相互推諉。

　　(六)批辦

　　1、是指由后勤管理處主管領導人對公文辦理提出最終處理意見的決策性活動。

　　2、批辦意見應規(guī)范地書寫在《文件批辦單》的批辦欄內(nèi)，一般不要寫在公文的白邊區(qū)上。

　　(七)承辦

　　1、經(jīng)后勤管理處主管領導批辦后的公文，應交有關中心或負責人具體負責辦理，以將批辦意見落到實處。

　　2、在公文辦理完畢之后，承辦人員應清晰、工整地在《文件批辦單》的相應欄目內(nèi)，填寫承辦的經(jīng)過與結果，并填寫承辦人姓名與日期，以備日后查詢。

　　(八)催辦

　　1、后勤管理處領導批示的公文，或者交有關部門辦理的公文，辦公室要負責催辦;

　　2、緊急公文要做到跟蹤催辦，重要公文要做到重點催辦，一般公文要做到定期催辦。

　　(九)歸檔

　　1、凡發(fā)送到后勤管理處的文件，均由行政主管統(tǒng)一負責接收，并于接件當日填寫閱辦單，送交后勤管理處處長批示。

　　2、處長批示后，按領導批示的要求立即送達后勤管理處有關部門執(zhí)行;

　　3、屬急件的，應在接件后即時報送。

　　4、外來文件閱辦處理完畢后，后勤管理處辦公室負責按立卷歸檔要求及時分類歸檔。

　　(十)閱辦

　　1、后勤管理處各中心或個人要對所承辦的公文事項，及時落實，及時反饋。緊急公文當天回復;重要公文三天之內(nèi)回復;一般公文一周之內(nèi)回復。

　　2、后勤管理處文件閱辦部門或個人對有閱辦要求的文件，必須在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至后勤管理處辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應向辦公室說明原因。

　　此管理辦法自頒布之日起執(zhí)行。

篇2：集團企業(yè)收發(fā)文管理制度

　　企業(yè)集團收發(fā)文管理制度

　　一、收文

　　1、登記：所有外來文件由行政部統(tǒng)一在文件上編寫總流水號，按流水號、接收日期、文件標題、發(fā)文單位、附件、傳閱去向等項目登記在《收發(fā)文件清單》上。

　　2、傳閱：由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對象分送有關負責人傳閱，及時分發(fā)、及時收回歸檔。

　　二、發(fā)文

　　1、公司文件的擬定簽發(fā)，對內(nèi)外具有指令性和權威性。

　　2、擬稿：公司文件一般由各部門在職責范圍內(nèi)自行起草，要對文件內(nèi)容負責。文件內(nèi)容涉及跨部門事務，須經(jīng)部門間協(xié)調(diào)后方可發(fā)文。如事關公司的重大內(nèi)外決策業(yè)務往來的文件，由董事長指定專人負責起草。

　　3、核稿：公文起草后，由擬稿部門經(jīng)理審核簽字，如公文內(nèi)容涉及其他部門事務，須由有關部門共同審核簽字;會簽由主管副總會簽。事關公司重大內(nèi)外決策、業(yè)務往來文件，由董事長簽發(fā)。

　　4、簽發(fā)：凡以公司名義行文的，須經(jīng)行政部經(jīng)理、董事長簽發(fā)后，方可交付打印，屬于部門職權范圍內(nèi)需以部門名義獨立行文的，部門經(jīng)理簽發(fā)即可。

　　5、打印：在擬稿、核稿、簽發(fā)手續(xù)齊備后，交行政部審核登記，標明文號，密級和分發(fā)范圍。董事長直接簽發(fā)的特殊公文，但要補辦登記手續(xù)，按審核份數(shù)打印。

　　6、蓋章：文件打印校對完畢后，按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。

　　7、存檔：公司所有文件均須存檔一份，發(fā)文部門也須自留一份備查。

　　8、傳遞：保密文件的傳遞，按密級和分類范圍由行政部分發(fā)。一般公文的傳遞由各部門自行送達。

　　三、傳真

　　1、由前臺統(tǒng)一收、發(fā)傳真，并記錄到《傳真接收、發(fā)送記錄表》上。

　　2、發(fā)送傳真要統(tǒng)一用公司傳真紙。

篇3：公司收發(fā)文管理規(guī)定

　　公司收發(fā)文管理規(guī)定

　　1.文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。公司的每一位員工都負有文件管理的責任或義務。

　　2.本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人----行政文員統(tǒng)一辦理，她是各級文件管理的直接承擔者。附《收、發(fā)文登記表》

　　3.行政文員在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附《公文處理單》，分送有關部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在《收文簽字簿》上簽收，行政文員對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結果，并對文本進行復印和留檔。

　　4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件，行政文員不得截留、泄露和私自外帶，違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業(yè)務便函，只要在《收文登記簿》上登記即可，直接分送有關人員閱辦。

　　5.本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見《文檔管理制度》。

　　6.文件傳真的發(fā)文工作亦由行政文員負責，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文印室登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務資料、協(xié)議等重要文件皆須復印備份存檔。

　　7.對一些機密文件，需在文件頁首加蓋印章，以防止隨意傳播。

　　8.每月未，行政文員應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》。

　　9.文件管理應參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交行政文員按分類歸檔，必須做好登記造冊工作。每月未，將收、發(fā)文整理裝訂成冊。

　　10.每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況，對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術處理。節(jié)