酒店工程部檔案管理工作程序

　　檔案是匯集和積累設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的最基本工作，是提供分析研究設(shè)備在使用期的改進(jìn)，探索管理和檢修規(guī)律，增加對設(shè)備的認(rèn)識和了解，提高維修和管理水平的有力措施。

　　因此酒店的各種大型設(shè)備、關(guān)鍵性設(shè)備、技術(shù)性較復(fù)雜的設(shè)備均應(yīng)建立設(shè)備登記卡，記錄設(shè)備的名稱、作用、安裝地點(diǎn)、廠家、型號、名牌數(shù)據(jù)、設(shè)備附件、估計使用年限、易損件名稱規(guī)格及維修要求，以及維修、保養(yǎng)、故障的記錄。

　　為使檔案成為活的資料，要不斷豐富檔案的內(nèi)容，使之成為酒店的重要財富。檔案管理作業(yè)程序如下10個步驟：①點(diǎn)數(shù) ②登記③整理 ④分類 ⑤立案 ⑥編目 ⑦典藏⑧防護(hù) ⑨應(yīng)用 ⑩定期清理

　　政策制定人 審批人 執(zhí)行日期

篇2：鐵路公司工程檔案管理辦法（暫行）

>　　**鐵路有限責(zé)任公司工程檔案管理辦法(暫行)

　　第一章 總 則

　　第一條 為加強(qiáng)工程檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，特制定工程檔案管理辦法(暫行)。

　　第二條 本辦法所稱的工程檔案，是指工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀(jì)錄。

　　第三條 工程檔案分工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

　　(一)工程準(zhǔn)備階段文件：工程建設(shè)開工之前，在立項、審批、勘察、評估、設(shè)計、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。

　　(二)監(jiān)理文件：工程監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等階段監(jiān)理過程中形成的文件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。

　　(三)施工文件：工程施工單位在工程施工過程中形成的文件件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。

　　(四)竣工圖：工程竣工驗收后，真實(shí)反映工程項目施工結(jié)果的圖樣。

　　(五)竣工驗收文件：建設(shè)工程竣工驗收活動中形成的文件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。

　　第四條 工程檔案的類型：

　　(一)紙質(zhì)載體：以紙張為基礎(chǔ)的載體形式。

　　(二)縮微品載體：以膠片為基礎(chǔ)，利用縮微技術(shù)對工程資料進(jìn)行保存的載體形式。

　　(三)光盤載體：以光盤為基礎(chǔ)，利用計算機(jī)技術(shù)對工程資料進(jìn)行存儲的形式。

　　(四)磁性載體：以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎(chǔ)，對工程資料的電子文件、聲音、圖象進(jìn)行存儲的形式。

　　第五條 工程檔案管理部門必須對工程檔案進(jìn)行依法管理、有效保護(hù)、積極開發(fā)檔案信息資源，確保工程檔案的完整、安全、規(guī)范。

　　第二章 檔案管理部門及其職責(zé)

　　第六條 公司綜合管理部門負(fù)責(zé)公司工程檔案的管理工作。其主要職責(zé)如下：

　　(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和各項方針政策。

　　(二)制定檔案管理工作的規(guī)章制度，并組織實(shí)施、推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　(三)對檔案的日常管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　(四)集中管理檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，開展檔案的利用工作，做好檔案的鑒定和編目。

　　(五)對工程建設(shè)過程中各類文件的形成和積累進(jìn)行監(jiān)督、催辦，并指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)的工程檔案的及時歸檔和日常管理、臨時借閱。

　　(六)對檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。

　　第七條 各業(yè)務(wù)部門的檔案管理職責(zé)：

　　(一)項目前期工作部門負(fù)責(zé)工程項目準(zhǔn)備階段(工程建設(shè)動工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分類和移交歸檔，并對其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。

　　(二)工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)工程建設(shè)過程中監(jiān)理、施工、竣工等階段(工程建設(shè)動工后)形成的工程文件的收集、整理、分類和移交歸檔，并對其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。

　　(三)合同管理部門負(fù)責(zé)工程前期準(zhǔn)備階段和建設(shè)過程中形成工程合同的收集、整理、分類和移交歸檔，并對其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。

　　第八條 工程檔案的原件必須移交公司檔案管理部門歸檔，各業(yè)務(wù)部門不得留存或拒絕(超期)歸檔

　　第三章 檔案的管理

　　第八條 工程檔案應(yīng)按照國家檔案的分類規(guī)則，所有的工程文件，由檔案管理部門催辦、各業(yè)務(wù)部門收集整理，按照文件形成后7日內(nèi)完成移交歸檔的要求辦理。列入工程檔案分類管理的檔案目錄如下：

　　(一)工程準(zhǔn)備階段文件

　　1、工程立項及審批文件。

　　2、工程勘察、評估、測繪、設(shè)計文件。

　　3、建設(shè)用地、征地、拆遷文件。

　　4、招投標(biāo)文件及合同。

　　5、工程開工審批文件。

　　6、財務(wù)文件(工程投資估算材料、工程設(shè)計概算材料、施工圖概算材料、施工預(yù)算等)。

　　7、工程建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人。

　　8、工程準(zhǔn)備階段形成的其他文件。

　　(二)監(jiān)理文件

　　(三)施工文件

　　1、施工技術(shù)準(zhǔn)備文件。

　　2、施工現(xiàn)場準(zhǔn)備文件。

　　3、工程圖紙變更記錄。

　　4、施工材料質(zhì)量證明文件及復(fù)驗報告。

　　5、施工實(shí)驗記錄。

　　6、隱蔽工程檢查記錄。

　　7、施工紀(jì)錄。

　　8、工程質(zhì)量事故處理記錄。

　　9、工程質(zhì)量檢查記錄。

　　(四)竣工圖

　　(五)竣工驗收文件

　　1、工程竣工總結(jié)。

　　2、竣工驗收記錄。

　　3、財務(wù)文件。

　　4、聲像、微縮、電子檔案。

　　第九條 工程檔案編制質(zhì)量要求：

　　(一)歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

　　(二)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

　　(三)工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。

　　(四)工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料(如碳素墨水、藍(lán)黑墨水)。

　　(五)工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　(六)工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm);圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

　　(七)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張;圖紙采用計算機(jī)出圖，出圖必須清晰，不得使用計算機(jī)所出圖紙的復(fù)印件。

　　(八)所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

　　(九)利用施工圖改繪的竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù);凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。

　　(十)不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊稱A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。

　　(十一)工程檔案的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明準(zhǔn)確。

　　第十條工程檔案的組卷要求：

　　(一)組卷原則

　　1、工程準(zhǔn)備階段文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷。

　　2、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

　　3、施工文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

　　4、竣工圖按單位工程、專業(yè)等組卷。

　　5、竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。

　　(二)組卷的原則、要求和卷內(nèi)排列、編目、目錄編制、封面等按《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第十一條 工程檔案的保存價值、鑒定和保管期限確定，銷毀失去保存價值的檔案，必須依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》確定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法進(jìn)行。

　　第十二條 工程檔案的借閱實(shí)行審批登記制。借閱人(公司內(nèi)部業(yè)務(wù)部門)在借閱前到檔案管理部門填寫檔案借閱審批單(注明借閱原因、借閱期限、是否復(fù)印等)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，檔案管理人員進(jìn)行借閱登記后，方可借閱。公司外部人員借閱工程檔案的，由公司業(yè)務(wù)部門填寫檔案借閱審批單，按上述程序辦理，但審批單必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽批。

　　第十三條 借閱檔案由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)限期收回。

　　第十四條 對違反本規(guī)定，在檔案管理過程中弄虛作假、失職瀆職等行為，一經(jīng)查證屬實(shí)，對責(zé)任人一律解聘或除名。給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由責(zé)任人依法賠償。構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。

　　第十五條 本辦法(暫行)由河南**鐵路有限責(zé)任公司負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起試行。

篇3：礦山工程公司檔案管理制度

　　礦山工程有限公司檔案管理制度

　　一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。

　　二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

　　三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

　　四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

　　五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。

　　六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。

　　八、歸檔資料必須符合下列要求：

　　①文件材料齊全完整;

　　②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

　　③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。

　　十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

　　十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。