物業(yè)檔案資料管理方案
確保物業(yè)服務部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務文件的有效性，規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本內(nèi)頁管理方案。
一、資料或檔案的收集與保存
首先，在物業(yè)接管移交時，要力爭全面、準確地收集到本單位與開發(fā)商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術(shù)等原始資料。其次，業(yè)主入住、進行房間調(diào)配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料，都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。
二、資料或檔案的整理與分類
所有原始資料應當統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后，按類別進行裝訂并整理成冊，做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。
1.工程技術(shù)資料：包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。
2.業(yè)主及各辦公部門檔案：包括業(yè)主及各辦公機構(gòu)詳細資料登記表，進出小區(qū)人員登記表，業(yè)主、各辦公機構(gòu)房間的維修檔案等。其中，業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業(yè)主證領用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關證件復印件等。
3.裝修檔案：包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設計平面圖、裝修竣工圖等。
4.維修資料：包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。
5.業(yè)主反饋信息：包括服務質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀錄等。
6.本部門員工管理資料：包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務管理記錄等。
7.行政文件資料：包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。
三、資料或檔案的歸檔
對于所有分類整理好的信息資料，工作人員必須進行歸檔保存。
1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制，使儲存方式多元化，盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計算機磁盤儲存，便于查找。同時，還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存，使此類檔案在計算機中按級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。
3.檔案應編制統(tǒng)一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。
4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準備相應的檔案標貼紙，在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱，制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側(cè)上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。
5.各業(yè)主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi)，詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。
6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等，并隨時保持干燥、通風、清潔，確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室應避免無關人員任意進出，以保證檔案的安全和完善。
7.所有檔案盒資料都應妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。
四、資料或檔案的運用
工作或服務的過程中應當充分發(fā)揮檔案資料的作用，內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng)，查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應該按檔案的不同密級經(jīng)相關負責人批準方可借閱，特殊情況如需查閱須報管理處。
五、業(yè)主檔案的跟蹤
當業(yè)主聯(lián)絡方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時，服務中心應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。
六、過期資料或檔案的銷毀
對于作廢或失效文件，相關人員應在失效文件上標注作廢標記，防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領導批準后可進行銷毀，但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單，便于備查。
篇2：物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案
物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案
為了確保物業(yè)服務部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務文件的有效性，規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本管理方案。
一、資料或檔案的收集與保存
首先，在物業(yè)接管移交時，要力爭全面、準確地收集到本單位與開發(fā)商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術(shù)等原始資料。其次，業(yè)主入住、進行房間調(diào)配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料，都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。
二、資料或檔案的整理與分類
所有原始資料應當統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后，按類別進行裝訂并整理成冊，做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。
1.工程技術(shù)資料：包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。
2.業(yè)主及各辦公部門檔案：包括業(yè)主及各辦公機構(gòu)詳細資料登記表，進出小區(qū)人員登記表，業(yè)主、各辦公機構(gòu)房間的維修檔案等。其中，業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業(yè)主證領用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關證件復印件等。
3.裝修檔案：包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設計平面圖、裝修竣工圖等。
4.維修資料：包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。
5.業(yè)主反饋信息：包括服務質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀錄等。
6.本部門員工管理資料：包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務管理記錄等。
7.行政文件資料：包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。
三、資料或檔案的歸檔
對于所有分類整理好的信息資料，工作人員必須進行歸檔保存。
1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制，使儲存方式多元化，盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計算機磁盤儲存，便于查找。同時，還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存，使此類檔案在計算機中按級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。
3.檔案應編制統(tǒng)一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。
4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準備相應的檔案標貼紙，在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱，制作好的檔案標志貼m.dewk.cn應當貼在檔案盒左側(cè)上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。
5.各業(yè)主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi)，詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。
6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等，
并隨時保持干燥、通風、清潔，確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室應避免無關人員任意進出，以保證檔案的安全和完善。
7.所有檔案盒資料都應妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。
四、資料或檔案的運用
工作或服務的過程中應當充分發(fā)揮檔案資料的作用，內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng)，查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應該按檔案的不同密級經(jīng)相關負責人批準方可借閱，特殊情況如需查閱須報管理處。
五、業(yè)主檔案的跟蹤
當業(yè)主聯(lián)絡方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時，服務中心應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。
六、過期資料或檔案的銷毀
對于作廢或失效文件，相關人員應在失效文件上標注作廢標記，防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領導批準后可進行銷毀，但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單，便于備查。
篇3：誠基公寓業(yè)戶檔案管理方案
誠基公寓業(yè)戶檔案管理方案
管理處建立業(yè)戶權(quán)籍檔案時，應將業(yè)戶的個人資料、報修記錄、服務記錄等一并歸檔。
1.管理處負責建立業(yè)戶檔案，業(yè)戶檔案一戶一檔。
2.業(yè)戶檔案的管理辦法按公司檔案要求操作。
3.物業(yè)管理處經(jīng)理負責業(yè)戶檔案的收集、整理、歸檔、利用。
4.管理處在每月5日前把上月的有關業(yè)戶資料、產(chǎn)權(quán)清單、租賃清單整理好并歸檔。
5.管理處經(jīng)理每季度檢查一次業(yè)戶檔案工作，對發(fā)現(xiàn)問題應立即整改。
5.1權(quán)籍檔案中包含以下內(nèi)容：
5.1.1入伙通知書
5.1.2入伙手續(xù)書
5.1.3業(yè)主使用公約
5.1.4裝修管理協(xié)議
5.1.5房屋驗收表
5.1.6入伙手續(xù)資料簽收單
5.1.7產(chǎn)權(quán)清單
5.1.8租賃清單
5.1.9合同復印件
5.1.10權(quán)證復印件
5.1.11有關業(yè)戶其他資料
5.1.12業(yè)主信息表
5.1.13報修項目表
5.1.14服務項目表
5.1.15保管鑰匙委托書
5.1.16代辦服務委托書
5.1.17安全責任書
每月由經(jīng)理將上述資料進行檢查歸檔，發(fā)現(xiàn)疏漏，立即補齊。