誠基公寓業(yè)戶檔案管理方案

　　管理處建立業(yè)戶權(quán)籍檔案時，應將業(yè)戶的個人資料、報修記錄、服務記錄等一并歸檔。

　　1.管理處負責建立業(yè)戶檔案，業(yè)戶檔案一戶一檔。

　　2.業(yè)戶檔案的管理辦法按公司檔案要求操作。

　　3.物業(yè)管理處經(jīng)理負責業(yè)戶檔案的收集、整理、歸檔、利用。

　　4.管理處在每月5日前把上月的有關業(yè)戶資料、產(chǎn)權(quán)清單、租賃清單整理好并歸檔。

　　5.管理處經(jīng)理每季度檢查一次業(yè)戶檔案工作，對發(fā)現(xiàn)問題應立即整改。

　　5.1權(quán)籍檔案中包含以下內(nèi)容：

　　5.1.1入伙通知書

　　5.1.2入伙手續(xù)書

　　5.1.3業(yè)主使用公約

　　5.1.4裝修管理協(xié)議

　　5.1.5房屋驗收表

　　5.1.6入伙手續(xù)資料簽收單

　　5.1.7產(chǎn)權(quán)清單

　　5.1.8租賃清單

　　5.1.9合同復印件

　　5.1.10權(quán)證復印件

　　5.1.11有關業(yè)戶其他資料

　　5.1.12業(yè)主信息表

　　5.1.13報修項目表

　　5.1.14服務項目表

　　5.1.15保管鑰匙委托書

　　5.1.16代辦服務委托書

　　5.1.17安全責任書

　　每月由經(jīng)理將上述資料進行檢查歸檔，發(fā)現(xiàn)疏漏，立即補齊。

篇2：小區(qū)業(yè)戶檔案管理工作規(guī)范

　　1.0 目的

　　為加強業(yè)戶檔案的規(guī)范化管理,保障其有效利用,特制定本規(guī)范。

　　2.0 范圍

　　本規(guī)范適用于物業(yè)集團所有業(yè)戶檔案的管理。

　　3.0職責

　　3.1 客戶服務部文員負責業(yè)戶檔案的建立和更新、補充等日常管理工作,并直接對分管客戶服務部的公司領導負責。

　　3.2 客戶服務部的分管領導負責監(jiān)督業(yè)戶檔案的使用與控制。

　　4.0工作內(nèi)容

　　4.1 檔案資料的收集

　　4.1.1 客戶服務部文員負責對業(yè)主檔案進行管理。業(yè)戶檔案資料包括:

　　a.收樓資料(入住通知單、業(yè)主身份證復印件、住戶檔案表、合約存根、入伙交款單、房屋鑰匙簽收確認書、樓宇情況反饋單等);

　　b.裝修資料(裝修申請書、裝修承諾書、裝修許可證、裝修工人身份證復印件等);

　　c.房屋維護資料(投訴處理檔案卡等);

　　d.房屋變更資料。

　　4.1.2 對遺缺不全的檔案,客戶服務部文員應采取措施,積極收集齊全。

　　4.2 檔案的整理

　　4.2.1 客戶服務部文員依據(jù)業(yè)戶的樓號對業(yè)戶檔案進行分類并建立索引。

　　4.2.2 每位業(yè)戶檔案卷宗上應貼有檔案清單,注明業(yè)戶存放的所有檔案資料。

　　4.3 檔案的保存

　　4.3.1 公司設立專門地點或?qū)Ｓ脦旆勘４鏅n案。

　　4.3.2 編制檔案目錄卡片,卡片上包括:編號、樓號、房號、業(yè)主姓名,以方便檔案的查找。

　　4.3.3 門窗應結(jié)實牢固,做好檔案室的防盜。

　　4.3.4 檔案室應防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防損壞,延長檔案的壽命,維護檔案的安全。

　　4.4 檔案的更新

　　4.4.1客戶服務部文員將新業(yè)戶的資料按照樓號存放相應位置,將舊業(yè)戶的資料另行妥善保存。

　　4.4.2如果業(yè)戶的資料有增加或刪減,客戶服務部文員應及時修改卷宗的卡片。

　　4.5 檔案的使用與控制

　　4.5.1 業(yè)戶檔案的使用必須嚴格控制,控制等級由物業(yè)公司制定。已形成檔案的業(yè)戶資料的保管與使用按以下等級控制:

　　4.5.1.1完整的業(yè)戶資料匯總(文字和電子版本)屬于物業(yè)公司機密文件,由物業(yè)公司(管理處)負責人保管與控制,其余人員不得復制、使用,違反者,按嚴重違紀處理。

　　4.5.1.2客戶服務部人員使用的業(yè)戶資料匯總表載明的內(nèi)容限于其負責范圍內(nèi)的業(yè)戶的姓名、常用聯(lián)絡手機、家庭電話、單元編號,重要業(yè)戶的手機號碼不登記。

　　4.5.1.3物業(yè)部主管及使用的分管轄區(qū)業(yè)戶資料匯總表載明的內(nèi)容僅限于業(yè)戶姓名、單元編號。

　　4.5.1.4重要業(yè)戶的資料的控制由公司另外規(guī)定。

　　4.5.1.5以上各類業(yè)戶資料匯總表由客戶服務部文員負責編制,加蓋文件受控章和編號后,登記發(fā)放。未經(jīng)樓盤負責人批準,任何人員在任何時候不得復制以上業(yè)戶資料(文字和電子版)。

　　4.5.2 凡需閱讀、使用業(yè)戶檔案者,::須由使用部門負責人填寫《檔案借閱登記表》報物業(yè)公司(管理處)負責人同意后,方可借閱、使用。

　　4.5.3 借閱業(yè)戶檔案者應愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損壞。借閱檔案交還時,客戶服務部文員須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)損壞,應及時報告主管領導。

　　4.5.4 外單位借閱業(yè)戶檔案,應持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱,且不得帶離檔案室,其抄摘內(nèi)容須總經(jīng)理審核同意后方能帶出。

　　5.0 質(zhì)量驗收標準

篇3：大廈業(yè)戶檔案管理制度

　　本文提要：當營業(yè)部完成一份租賃合同,業(yè)/租戶進駐大廈時,租賃合同的執(zhí)行就要依靠管理部的服務工作來維系,其工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會影響到日后業(yè)/租戶對管理公司的形象。

　　管理部的服務過程是大廈運營的最基本的組成部分。負責公共區(qū)域各樓層的各項服務場地管理,也是面對業(yè)/租戶各類服務關系。管理部的工作又是銷售工作的延續(xù)。

　　當營業(yè)部完成一份租賃合同,業(yè)/租戶進駐大廈時,租賃合同的執(zhí)行就要依靠管理部的服務工作來維系,其工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會影響到日后業(yè)/租戶對管理公司的形象。

　　1.管理部的主要業(yè)/租戶管理任務:

　　管理部的主要任務就是"服務"。只有健全業(yè)/租戶檔案及服務內(nèi)容,才可能留住舊業(yè)/租戶,吸引新業(yè)/租戶。

　　2.管理部業(yè)/租戶管理的日常工作包括:

　　"及時上行下達業(yè)/租戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

　　"協(xié)調(diào)與業(yè)/租戶之間的關系,加強橫向溝通;

　　"做好與業(yè)/租戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

　　"接聽業(yè)/租戶投訴,解決業(yè)/租戶投訴;

　　"接聽業(yè)/租戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復;

　　3.樓層鑰匙的管理

　　管理部內(nèi)設有大廈鑰匙柜,鑰匙柜內(nèi)存放有大廈各個樓層、各個單位、公司的鑰匙。鑰匙柜的設立既可為忘記攜帶或遺失的業(yè)/租戶提供開門服務,亦是大廈安全消防工作的必要保證手段。

　　4.業(yè)/租戶檔案管理

　　業(yè)/租戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般

　　業(yè)/租戶檔案包括以下的資料:

　　1)收集業(yè)/租戶單位資料

　　2)業(yè)/租戶繳費記錄包括各樣應付之押金

　　3)業(yè)/租戶裝修工程文件

　　4)業(yè)/租戶遷入時填具之資料

　　5)業(yè)/租戶資料補充

　　1]業(yè)/租戶聯(lián)絡資料

　　2]緊急事故聯(lián)絡人的資料

　　3]管理人員在日常職務常與業(yè)/租戶人事變遷資料

　　6)業(yè)/租戶與管理處往來文件

　　7)業(yè)/租戶違規(guī)事項與欠費記錄

　　8)業(yè)/租戶請修記錄

　　9)業(yè)/租戶投訴記錄

　　10)業(yè)/租戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)