物業(yè)公司合同檔案管理方案

　　一、背景介紹

　　合同是物業(yè)公司與業(yè)主、供應商等相關方之間確立權利義務的重要法律文件，對于物業(yè)公司的經(jīng)營和管理具有重要意義。然而，由于物業(yè)公司業(yè)務繁雜，承接的合同眾多，合同檔案繁雜、易丟失等問題嚴重影響了公司的運營效率和管理水平。因此，建立一套可行的物業(yè)公司合同檔案管理方案是十分必要的。

　　二、管理目標

　　合理、高效地管理物業(yè)公司的合同檔案，確保其真實、完整、安全。

　　三、管理原則

　　1. 法律合規(guī)原則：嚴格按照法律法規(guī)要求進行合同檔案管理，確保合同合法、合規(guī)。

　　2. 政策導向原則：根據(jù)國家政策和相關文件的要求制定合同檔案管理制度，及時進行更新。

　　3. 統(tǒng)一管理原則：盡量減少行政部門、項目部門之間的合同檔案管理分散現(xiàn)象，實現(xiàn)檔案管理的一體化。

　　4. 系統(tǒng)建設原則：建立合同檔案管理系統(tǒng)，通過電子化、數(shù)字化手段優(yōu)化合同管理流程，提高管理效率。

　　5. 安全保密原則：對涉及公司業(yè)務機密的合同檔案進行加密存儲，確保檔案安全。

　　四、管理內(nèi)容

　　1. 合同登記

　　(1)制定詳細的合同登記表，包括合同編號、合同名稱、合同類型、甲方、乙方、簽訂日期、履行期限、合同金額等要素，確保合同登記信息詳實、準確。

　　(2)合同登記表應分為紙質(zhì)版和電子版，便于實施合同檔案的電子化管理。

　　(3)明確合同登記責任人，負責各合同的登記、更新和管理工作。

　　2. 合同存檔

　　(1)建立合同存檔制度，將紙質(zhì)合同檔案進行分類整理、編目，并制定合適的存儲要求，包括溫濕度、防火環(huán)境等。

　　(2)合同存檔應按照合同編號順序排列，每個合同都應有明確的存檔位置。

　　(3)合同存檔應具備進出庫登記制度，對借閱合同進行登記備案，加強對合同檔案的監(jiān)管。

　　3. 合同電子化管理

　　(1)建立合同電子化管理系統(tǒng)，將合同紙質(zhì)檔案進行掃描、數(shù)字化處理，并通過系統(tǒng)進行管理。

　　(2)電子化管理系統(tǒng)應具備合同檢索、更新、備份、歸檔等功能，方便合同的查找和管理。

　　(3)電子化檔案應采取合適的加密措施，確保合同信息的安全性和保密性。

　　4. 合同過期提醒

　　(1)建立合同過期提醒機制，提前設置提醒時間，及時通知相關部門進行續(xù)簽或處理。

　　(2)合同過期提醒可以通過系統(tǒng)自動發(fā)送提醒郵件或短信等方式進行，提高合同管理的及時性。

　　5. 合同審批流程

　　(1)制定合同審批流程，規(guī)定合同的審批權限和流程，包括合同起草、內(nèi)部審核、主管審批等環(huán)節(jié)。

　　(2)通過電子化審批系統(tǒng)對合同流程進行管理，提高審批效率，減少人為錯誤和漏審情況的發(fā)生。

　　6. 合同風險評估

　　(1)建立合同風險評估制度，對涉及較大金額或風險較高的合同進行風險評估和備案。

　　(2)風險評估應從法律、經(jīng)濟、技術等多個角度進行綜合考慮，確定合同的風險等級，并采取相應措施進行管理。

　　7. 合同變更管理

　　(1)建立合同變更管理制度，規(guī)范合同變更的流程和程序，包括變更申請、評估、審批和執(zhí)行等環(huán)節(jié)。

　　(2)合同變更應明確變更的原因、內(nèi)容、時限等要素，并經(jīng)相關部門和主管領導的批準后方可進行變更。

　　(3)合同變更信息應及時更新到合同登記表和電子化管理系統(tǒng)中。

　　五、監(jiān)督與評估

　　1. 建立相應的監(jiān)督機制，定期對合同檔案管理方案進行監(jiān)督檢查，確保各項制度的執(zhí)行和運行效果。

　　2. 定期進行合同檔案管理的績效評估，總結(jié)經(jīng)驗，優(yōu)化管理流程，提高管理水平。

　　六、總結(jié)與展望

　　通過建立合理、高效的物業(yè)公司合同檔案管理方案，可以提高合同管理的效率和安全性，有效降低公司合同管理風險，提升公司的管理水平和競爭力。相信在方案的實施過程中，將會取得顯著的成效。

篇2：建筑分公司合同檔案管理員崗位責任

　　建筑分公司合同檔案管理員崗位責任

　　一、遵守國家《建筑法》、《合同法》、《招標投標法》等法律法規(guī)。認真學習貫徹公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件，協(xié)助本部門領導搞好貫標工作。

　　二、建立健全建設工程合同臺帳，運用微機實現(xiàn)建設工程合同動態(tài)管理。分析匯總各時期合同簽訂及經(jīng)濟指標完成情況，為領導及相關部門提供及時、準確、真實的數(shù)據(jù)信息。

　　三、按照建設工程投標評審程序做好建設工程《合同評審記錄》及《合同會簽》，及時發(fā)送建設工程合同文本到相關部門，并做好發(fā)送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔，做到建設工程合同臺帳與文本檔案相統(tǒng)一，完備、整潔、規(guī)范。

　　四、建立分包合同及各類經(jīng)濟合同臺帳，整理備案分包合同及各類經(jīng)濟合同文本。

　　五、嚴格保守企業(yè)經(jīng)濟機密。

　　六、完成領導交辦的其它工作。

篇3：工程監(jiān)理細則:合同管理信息檔案資料管理

　　工程監(jiān)理細則：合同管理、信息及檔案資料管理

　　（一）合同管理內(nèi)容

　　1.協(xié)助業(yè)主分析合同條款，訂立合同（包括實施中的各類合同），避免合同簽訂以后造成被動；

　　2.熟悉業(yè)主與施工單位訂立的合同，以便檢查、督促有關方面嚴格執(zhí)行合同；

　　3.協(xié)助業(yè)主處理合同執(zhí)行中存在或出現(xiàn)的問題；

　　4.及時向業(yè)主報告合同的執(zhí)行情況；

　　5.獨立、公正地協(xié)調(diào)解決項目實施過程中的合同糾紛。

　　（二）合同管理方法和手段

　　1.建立合同編碼體系，實行分類管理；

　　2.協(xié)助業(yè)主和承包商完善合同條款；

　　3.分析合同背景和缺陷，及時尋求處理方法；

　　4.掌握合同內(nèi)容，實行跟蹤管理；

　　5.進行合同違法預警，及時采取防范措施。

　　6.認真根據(jù)合同條款，處理工程變更

　　7.工程變更的要求可以由建設單位、監(jiān)理單位、承包人或設計單位提出。但必須經(jīng)總監(jiān)理工程師簽認后才能生效，根據(jù)合同條款如監(jiān)理單位認為確有必要變更工程或部分工程形式，質(zhì)量或數(shù)量，應向承包人發(fā)出變更指令，如果這種變更是由于承包人的過失或違約所致，除承包人應對此負責外，其所引起的附加費用由承包人承擔，不論哪一方面提出的變更，凡影響工程質(zhì)量、進度、投資的總監(jiān)理工程師發(fā)出確認發(fā)出變更令前，均應征得業(yè)主同意。

　　8.承包人只能而且必須服從監(jiān)理工程師的工程變更指令或指示。

　　9.對涉及設計漏項，變更技術方案和技術標準，以及因地質(zhì)條件各種原因引起的設計的變更等，不論其經(jīng)費增減情況，均應及時經(jīng)總監(jiān)理工程師批準后才能下達。

　　10.變更的估價由總監(jiān)理工程師按合同條款有關規(guī)定處理并書面通知承包人。

　　11.審查分包合同：承包人如需非主體工程分包，應按規(guī)定向總監(jiān)理工程師提出申請，并將分包單位的各種資料、業(yè)績、資質(zhì)及分包內(nèi)容等報總監(jiān)理工程師審批。在合同實施過程中，監(jiān)理工程師不與分包人發(fā)生直接關系，建設單位也不直接向分包人付款。

　　（三）信息與資料檔案管理

　　1.信息管理：監(jiān)理工程隨時注意對信息進行收集分析整理，保存信息處理的主要手段是采用微機，對工程逐步實施動態(tài)管理，并隨時從網(wǎng)上查詢相關信息法規(guī)。

　　2.信息管理實行監(jiān)理組織各級人員采取、專業(yè)人員整理分析、總監(jiān)負責的管理體制。

　　3.監(jiān)理檔案管理

　　4.行政檔案。

　　監(jiān)理與建設單位之間來往函件。

　　監(jiān)理與承包人之間往來函件，書面簽復申請批復，會議記錄。

　　監(jiān)理與設計方及其它有關方往來函件。

　　監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部往來函件，請示報告，報告批復。

　　監(jiān)理月報。

　　5.計量支付檔案。

　　承包人提出的索賠申請及批示情況。

　　承包人提出的計日工和單價。

　　額外或緊急工程費用計算

　　設計變更批準的費用計算。

　　各類支付證書

　　工程進度周、月報表

　　6.技術檔案

　　開工及停工指令

　　額外工程圖紙

　　變更設計圖紙

　　現(xiàn)場指令

　　檢查記錄

　　施工圖紙

　　竣工圖紙

　　7.工程檔案，督促施工單位按規(guī)定及時整理工程技術檔案。