材料采購計劃管理辦法

　　——試行版——

　　第一部分通則

　　1.0目的

　　為增強采購工作計劃性，從物資供應上保障企業(yè)正常運營，特制定本制度，旨在為集團有關(guān)部門的材料計劃制定、跟蹤提供操作指引。

　　2.0適用范圍

　　2.1從公司范圍說，適用于集團下屬建筑項目部的材料計劃管理

　　2.2從材料范圍說，原則上對日常辦公、工程所需等材料均應進行有計劃的采購，以下材料可以除外：

　　■臨時、應急、零星、不常出現(xiàn)的材料、資產(chǎn)設備

　　■涉及金額小，可現(xiàn)購或生產(chǎn)周期不超24小時的物料

　　■包工包料工程中的材料

　　3.0關(guān)于采購計劃各部門的職責：

　　3.1集團采購部

　　■依各項目部上報材料需求計劃主導各主要材料計劃的編制

　　■負責材料采購計劃的跟進、反饋及總結(jié)

　　■結(jié)合庫存審核申購數(shù)量的合理性

　　■對各項目部計劃編制的及時性進行監(jiān)督和考核

　　3.2商務部

　　■配合采購部提供施工物料種類、規(guī)格及計劃或預估使用量等

　　■審核計劃需求量的合理性

　　3.3總工室

　　審核采購計劃中各類物料的必要性及數(shù)量的合理性

　　3.4集團下屬各項目部

　　■負責編制本項目部的材料需求計劃

　　■根據(jù)集團采購部需要，跟進、反饋計劃的執(zhí)行情況

　　4.0材料的分類：

　　從計劃角度，材料根據(jù)使用特性和相應的市場行情，按采招周期可以分為以下兩種：

　　4.1年度材料

　　4.1.1定義

　　為集團常年使用的物料，通過年度的招投標確定若干常年合作的供應商后可解決材料的供應問題。

　　4.1.2材料特性

　　如符合以下條件的物料，可以納入年度采購計劃的編制范圍：

　　■能實施集中采購，供應商能跨區(qū)域供貨且不太影響采購總成本

　　■需用量相對穩(wěn)定，集團總使用量持續(xù)，發(fā)生持續(xù)萎縮直至消失的情況機率很少

　　■使用量大，總體價格比較高，采購具有規(guī)模效應

　　5.0計劃編制原則和作用：

　　■配合各項目施工進度的開展

　　■盡可能準確地預估用料數(shù)量、交期，防止缺料斷料

　　■保證合理庫存，避免庫存過多，減少資金積壓和空間浪費

　　■盡量配合公司的資金預算和周轉(zhuǎn)

　　■指導采購部門人員按計劃作業(yè)，保障各項目開工建設過程的物料和設備供應

　　第二部分材料計劃管理

　　1.0計劃的分層和精細度

　　年度材料從年度根據(jù)生成時間、編制主體、精細程度不同，自上而下劃分為三個層次如下：

　　層次

　　計劃層次

　　計劃表包含要素

　　生成時間

　　編制責任人

　　第一層年度招標計劃

　?、盼锪戏N類和名稱

　?、普袠藚⑴c部門

　?、秦熑稳?、關(guān)鍵節(jié)點完成時間月日

　　集團采購部主導編制，商務部門配合

　　第二層月度材料需用計劃

　?、盼锪厦Q、具體規(guī)格或樣板

　　⑵當月分批使用量及使用部位

　?、翘厥庖?例如打版)

　　⑷使用量、單價、總價

　　每月日

　　各項目部主導編制

　　第三層月度材料采購計劃

　　⑴物料名稱、具體規(guī)格或樣板

　?、品峙南聠螘r間

　　⑶下單責任人

　　每月日

　　集團采購部主導匯編

　　2.0年度招標計劃的編制

　　2.1作用

　　對年度材料供應商的確定一般通過年度招標計劃開展和實現(xiàn)，本計劃指導和督促集團采購部按時完成年度招標工作。

　　2.2計劃的關(guān)鍵節(jié)點

　　2.2.1獲取物料規(guī)格清單

　　當某種年度材料有不同規(guī)格時，集團采購部須向商務部門或供應商等收集規(guī)格清單，經(jīng)商務部門確認后作為供應商的報價基礎。

　　2.2.2年度預估使用量的獲取

　　作為招標議價的籌碼，集團采購部須向商務部門或財務中心收集歷史數(shù)據(jù)，根據(jù)次年的業(yè)務量預估，最終生成年度預估使用量，可用金額或數(shù)量表示。

　　2.3年度招標后處理

　　2.4.1形成年度供應框架協(xié)議

　　根據(jù)評標結(jié)果，集團采購部就每類年度材料與年度供應商簽署年度供應框架協(xié)議，包括物料規(guī)格清單及其對應的單價、暫定總價等

　　2.4.2簽訂項目供應合同

　　根據(jù)各項目的進度及實際情況，可在不同時間根據(jù)年度供應框架協(xié)議簽訂以項目為單位的供應合同。

　　3.0月度物料需用計劃的編制

　　3.1作用

　　為了能讓采購部門提前作好月度采購計劃，由各項目部為單位編制月度材料需用計劃。

　　3.2各類材料計劃的編制

　　3.2.1行政類物料需用計劃

　　各部門、各項目部向行政人事中心提交月度需用計劃，行政人事中心匯總各部門、各項目部的需求，根據(jù)下月預算，向集團采購部提交行政類物料月度需用計劃，計劃包含物料名稱、規(guī)格、特殊要求、期望到位的時間等。由集團采購部補充單價、總價等。

　　3.2.2工程類物料需用計劃

　　屬“集團采購類”年度材料的需用計劃，由商務部主導編制，包括物料名稱、具體規(guī)格、技術(shù)參數(shù)要求、期望到位時間、當月分批使用量及使用部位，需附上圖紙、樣品、特殊要求等。由集團采購部補充單價、總價等。

　　4.0月度物料采購計劃編制

　　4.1作用

　　匯總各部門、各項目的物料月度需用計劃后，由采購部門對每種物料的采購時間及送貨地點進行匯編，以指導和跟進物料供應的及時性

　　4.2計劃的編制

　　集團采購部根據(jù)需求計劃，針對每種物料制定下單時間、樣板獲取時間等，經(jīng)集團采購部經(jīng)理確認后按材料種類分配采購任務。

　　5.0注意事項

　　5.1針對每類年度材料的供應商以2~3家為宜

　　5.2月度采購計劃逾期的話，采購部將不予受理，由各項目部另外提出單宗的申購，按正常申購流程辦理，造成的損失由各項目部自行承擔

　　5.3月度材料需用計劃提交后原則上不予變更，如因特殊客觀原因需在規(guī)格或數(shù)量、需用時間上變更的，由公司各部門、各項目部在下單采購前2天填寫《計劃/申購變更單》，經(jīng)采購部經(jīng)理審批后執(zhí)行

　　5.4對實際需用量或總價超計劃，應按正常申購流程辦理。

　　5.5簽訂年度合作框架協(xié)議后，如材料因行情與合同約定產(chǎn)生差異，再按相關(guān)流程進行調(diào)價

　　第三部分

　　計劃管理1.0

　　計劃的跟蹤1.1

　　計劃跟蹤的內(nèi)容

　　以跟蹤計劃完成情況為主，計劃編制情況為輔。

　　1.2跟蹤主體

　　采用“誰編誰跟”原則，其中集團采購部對各項目采購部的計劃完成情況有監(jiān)控權(quán)。

　　1.3計劃跟蹤方式

　　1.3.1會議跟蹤

　　集團采購部或各項目部可以定期召開會議，跟蹤計劃的執(zhí)行情況。適用于預見性比較強的物料采招行為。

　　1.3.2電話跟蹤

　　相關(guān)責任人可以和供應商、使用部門進行定期、不定期的電話溝通，跟蹤計劃執(zhí)行情況。適用于零星物料的跟蹤

　　1.3.3庫存系統(tǒng)跟蹤

　　通過查詢庫存系統(tǒng)的入倉情況，跟蹤計劃的執(zhí)行情況。

　　1.4跟蹤反饋

　　只針對沒完成的情況進行反饋，一方面由跟蹤人填報進行登記并存檔，為了對相關(guān)責任人及供應商進行考核評價;另一方面要預警填寫《物料訂購跟催表》，向供應商跟催貨物。

　　2.0計劃總結(jié)

　　年度計劃和項目周期結(jié)束后，由集團采購部組織收集以下數(shù)據(jù)，并從以下幾點進行總結(jié)，以改善下一周期的計劃制定和執(zhí)行情況。

　　2.1節(jié)點的按時完成率：按時完成的節(jié)點數(shù)/總節(jié)點數(shù)，此項數(shù)據(jù)說明相關(guān)責任人節(jié)點控制效率

　　2.2按時到貨率總結(jié)：按時到貨批次/總訂貨批次，此項數(shù)據(jù)考察供應商的交貨準時率

　　2.3計劃臨時調(diào)整次數(shù)：考察計劃的準確性和可行性

　　2.4協(xié)議補充次數(shù)：考察計劃和預算的準確性

　　3.0計劃制定和執(zhí)行方面的獎懲

　　為督促相關(guān)部門和責任人按照要求制定和執(zhí)行采購計劃，集團將按照本辦法進行獎懲：

　　3.1獎勵

　　3.1.1采取以結(jié)果為導向原則，將計劃制定和執(zhí)行納入相關(guān)責任人月度和年度績效考核范圍，對計劃制定及時、準確、執(zhí)行到位的員工實行通報表揚和一定的物質(zhì)獎勵

　　3.1.2

　　對計劃制定及時、準確的部門和項目，實時進行通報表揚

　　3.2懲罰

　　公司將對計劃制定過程中不與配合的部門或人員進行通報批評，并將視情節(jié)嚴重對以下行為責任人處以一定數(shù)量的罰款：

　　■不按照公司規(guī)定時間制定計劃

　　■計劃嚴重錯誤，給公司帶來經(jīng)濟損失

　　■因缺失計劃或計劃嚴重滯后，影響項目進度

　　■計劃執(zhí)行不到位，嚴重影響項目進度

　　第四部分

　　附表

　　附表一：年度招標計劃表

　　附表二：材料月度需用計劃表

　　附表三：月度采購計劃

　　附表四：計劃/申購變更單

　　附表五：調(diào)價申請單

　　附表六：申購單

篇2：房地產(chǎn)公司工程材料設備采購管理制度

　　房地產(chǎn)公司工程材料設備采購管理制度

　　為加強工程材料設備采購的管理，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制定本制度：

　　一、項目技術(shù)部是工程材料設備采購管理的第一責任部門，具體工作由項目技術(shù)部會同投資發(fā)展部完成。

　　二、對于大宗材料、大型設備的采購，必須進行公開招標或邀請招標。通過考察綜合評選，采用相對價格較低、保證質(zhì)量的材料和設備。

　　三、對不適宜招標項目的少量材料設備，要進行詳細地考察了解，選擇合適的產(chǎn)品。

　　四、對工程所需的材料、設備，應根據(jù)需要數(shù)量、規(guī)格、使用時間等作出采購計劃，周密布署，確保工期。

　　確定工程材料設備采購供貨方后，應簽定詳細的供貨合同，內(nèi)容包括產(chǎn)地、品牌、等級、數(shù)量、價格、型號、供貨時間等，按照合同規(guī)定，保證及時供貨。

　　五、工程用材料設備設專人管理，材料、設備進場后及時辦理驗收、入庫手續(xù)。對不合格的材料、設備嚴禁辦理入庫手續(xù)，材料、設備領(lǐng)用辦理出入庫手續(xù)，辦理后及時把材料、設備出入庫手續(xù)送交財務部，保證帳物相符、帳帳相符。

　　六、供貨方應及時提供工程材料設備的證明和有關(guān)票據(jù)，以便結(jié)算入帳。

　　七、項目技術(shù)部及其駐工地代表嚴格對進場工程材料設備進行監(jiān)督和檢查驗收，確保工程質(zhì)量。

篇3：置業(yè)集團裝飾材料采購管理制度

　　置業(yè)集團公司裝飾材料采購管理制度

　　第一章總則

　　第一條為規(guī)范裝飾材料的采購工作，提高采購效率，特制訂本制度。

　　第二條本制度適用于裝飾公司、采購管理中心。

　　第二章物資請購流程

　　第三條裝飾材料主材料類包括常規(guī)物資與非常規(guī)物資，常規(guī)物資指市場正常生產(chǎn)銷售的標準產(chǎn)品，如木工板、油漆、大理石、衛(wèi)生潔具、家用電器、墻紙等。非常規(guī)物資指特殊產(chǎn)品(非標準產(chǎn)品、定制產(chǎn)品)或公司規(guī)定需要特殊審批的物資項目，包括：部分燈具、家具等。

　　(一)裝飾項目部材料計劃人員依據(jù)圖紙計算出材料需求計劃，并將材料的名稱、數(shù)量、質(zhì)量等要求填寫公司統(tǒng)一發(fā)放的請購單。在請購單中還需填寫清楚所要請購物資的規(guī)格型號、單位、數(shù)量、請購周期等，并要求材料保管員簽字確認數(shù)量。裝飾公司或項目部負責人對請購單予以審核，如無問題應簽字確認。請購單上要有計劃人、項目部負責人、材料保管員的簽字。最后把請購單交到采購管理中心。

　　(二)對于有圖片、樣品的材料，計劃人須將樣品提交到采購管理中心，接收人員須簽字確認。對于特殊情況(如大型設備或正在使用等)無法提供樣品的，可由采購管理中心派相關(guān)采購人員去看樣。請購時間從下單日的次日開始算起。

　　(三)若對材料的到貨時間有特殊的要求，如：需要分批到貨或特定時間到貨等，務必要在請購單上標注清楚。

　　(四)對于涉及到設計、技術(shù)等細節(jié)問題的大型材料(如：中央空調(diào)等)，若需要我司確定主機位置或其他技術(shù)參數(shù)等，則采購管理中心人員一律找裝飾項目部負責人對接，由裝飾項目部負責人或裝飾公司老總限期內(nèi)給予明確答復，否則因此延誤工期由裝飾公司承擔。

　　第四條相關(guān)物資采購周期規(guī)定

　　(一)在整個項目施工前30個工作日，裝飾公司須把該項目的施工圖、材料

　　計劃書和材料樣板提交給采購管理中心，以便采購員提前做好相關(guān)的市場調(diào)查和信息收集。同時，還須提交整個項目設計的光盤等。

　　(二)在一般的情況下，相關(guān)裝飾材料的采購周期為：

　　1、木材類、飾面板、木地板類：可現(xiàn)貨采購的，第一次周期為7個工作日，以后按合同執(zhí)行，若需特殊訂貨則周期為15個工作日。

　　2、木線條：定制周期視復雜情況而定，一般采購周期為10個工作日，特殊情況除外。

　　3、油漆材料：現(xiàn)貨采購周期第一次為10個工作日，以后按合同執(zhí)行，定貨的除外。

　　4、鋼材、鋼板類：采購周期為7個工作日。

　　5、黃沙、水泥、石子等：第一次采購周期為7個工作日，以后按合同執(zhí)行。水泥預制品的供貨周期為30個工作日。

　　6、瓷磚類：可供現(xiàn)貨的采購周期為10個工作日。大理石現(xiàn)貨采購周期為20個工作日，非現(xiàn)貨采購的周期為40個工作日。

　　7、電線電纜：采購周期為7個工作日，以后按合同執(zhí)行;

　　8、PVC穿線管、UPVC排水管、PPR給水管：采購周期第一次為10個工作日，以后按合同執(zhí)行。

　　9、開關(guān)面板、斷路器、常規(guī)型號的成品燈具、五金類材料：采購周期第一次為10個工作日，以后按合同執(zhí)行。

　　10、成品潔具、五金類：常規(guī)型號，現(xiàn)貨采購周期為15個工作日。

　　11、定制地毯、燈具、家具的周期為60個工作日，進口墻紙等進口類物資視情況而定，一般不低于60個工作日。

　　(三)對于需要尋找替代物資的材料有如下要求：

　　1、若因原設計要求的物資價格太高或國內(nèi)市場根本無貨，則采購管理中心在接到裝飾公司正規(guī)的請購單后10個工作日內(nèi)必須向裝飾公司相關(guān)人員反饋意見，經(jīng)大家共同協(xié)商確認尋找替代品。

　　2、確認需要尋找替代品后，采購管理中心人員再次調(diào)查市場，并把相關(guān)的替代品交給裝飾公司項目部和裝飾公司總經(jīng)理確認。

　　3、裝飾公司確認替代品后20個工作日內(nèi)到貨。

　　第五條采購材料的檢驗流程

　　(一)材料驗收

　　1、驗證產(chǎn)品質(zhì)量證明文件是否合格,如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量證明文件內(nèi)容有缺陷或不合格的,按不合格品處置。

　　2、質(zhì)量證明文件驗證合格,但材料驗收不合格時,按不合格品處置。

　　3、驗收合格的材料，要及時繳庫。

　　4、對所有檢驗不合格的材料，采購人員要及時退貨。

　　5、材料數(shù)量由材料保管員負責，質(zhì)量由項目部材料驗收人員負責，如合格則材料保管員、驗收人員、采購人員在繳庫單上簽字，之后項目負責人簽字確認。

　　(二)材料復檢

　　1、對在質(zhì)保期內(nèi)有疑問的材料，合同雙方應進行抽檢，并共同送法定檢測單位復檢，供應商應承擔使用后質(zhì)保期內(nèi)任何時候檢測、評估的責任。

　　2、復檢合格的材料，可以繼續(xù)使用;經(jīng)復檢不合格的材料，拿到復檢報告后按不合格品處置。

　　第六條發(fā)票批報流程

　　(一)發(fā)票由采購管理中心相關(guān)采購人員進行報銷，并隨發(fā)票提供如下材料：

　　1、繳庫單：必須經(jīng)材料保管員、材料驗收員、采購員簽字，最后項目負責人簽字確認;

　　2、發(fā)票：必須有采購材料的清單，金額要和實際到位的材料相符。

　　3、評審蓋章的有效合同;

　　(二)采購員首先把配好繳庫單和合同的發(fā)票交給項目負責人簽字審核，之后再交到裝飾公司

　　財務處對手續(xù)齊全的發(fā)票進行核銷。審核完畢后，若是采購員現(xiàn)金采購則沖抵采購員的財務借款，若是供應商墊付資金則自動進入賬期，期滿后進行付款。如發(fā)票不合格，退回采購員重新處理。

　　(三)帳期滿后若該筆業(yè)務無任何遺留問題，則由采購員做資金計劃單交給相關(guān)人員審批付款。

　　第三章附則

　　第七條本制度實施后，前期相關(guān)規(guī)定和制度自行終止。

　　第八條本制度經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批后生效，執(zhí)行監(jiān)督權(quán)歸采購管理中心和總經(jīng)辦。

　　采購管理中心

　　頒發(fā)日期：二零零七年一月八日