1.0目的

　　規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理，確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。

　　2.0適用范圍

　　適用與質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來(lái)文件的管理。

　　3.0職責(zé)

　　品質(zhì)拓展部負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的管理。

　　4.0要點(diǎn)和實(shí)施

　　4.1質(zhì)量體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。

　　4.2質(zhì)量體系文件的使用。

　　4.2.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)確保凡授權(quán)范圍內(nèi)的人員均能及時(shí)得到有效版本的文件。

　　4.2.2各部門及所有工作人員應(yīng)確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

　　4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復(fù)印或作非授權(quán)的涂改。

　　4.3質(zhì)量體系文件的保管。

　　4.3.1文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

　　4.3.2文件保管方法應(yīng)便于存取查閱。

　　4.3.3應(yīng)保持文件夾的完整、齊全。

　　4.3.4文件的持有部門或持有人員應(yīng)持有經(jīng)批準(zhǔn)的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單，以便于了解文件變動(dòng)的情況和檢索。

　　4.4質(zhì)量體系文件更改的控制。

　　4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負(fù)責(zé)填寫相關(guān)表格，經(jīng)文件原審核人和批準(zhǔn)人審核、批準(zhǔn)后方可進(jìn)行更改。若原審核人、批準(zhǔn)人發(fā)生變動(dòng)，則應(yīng)由其職務(wù)的接任人負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。文件更改的內(nèi)容由文件原編寫部門擬定。

　　4.4.2文件更改應(yīng)由品質(zhì)/拓展部通知的形式發(fā)布，以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內(nèi)容和更改后的標(biāo)識(shí)。

　　4.4.3通知僅下達(dá)給公司持有該文件受控文本的部門和人員進(jìn)行更改，但程序文件和質(zhì)量手冊(cè)換版時(shí)，則應(yīng)將換版后的文件送達(dá)第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)。

　　4.4.4問(wèn)更改的方式。

　　文件更改的方式在《文件更改申請(qǐng)表》上予以規(guī)定，并且由品質(zhì)/拓展部進(jìn)行。更改的方式可以采用劃改、換頁(yè)或換版的方式進(jìn)行，但劃改時(shí)，應(yīng)能辨認(rèn)更改前的內(nèi)容。

　　4.4.5文件更改的標(biāo)識(shí)和記錄

　　文件更改后應(yīng)在文件的版本標(biāo)識(shí)、修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)上予以識(shí)別，在文件更改記錄上及時(shí)予以記錄，以便核對(duì)、識(shí)別。

　　4.4.6文件的換版。下列情況之一，文件應(yīng)予以換版：

　　(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時(shí);

　　(2)同一文件一次更改內(nèi)容較多時(shí)。

　　4.5作廢/失效質(zhì)量體系文件處置。

　　4.5.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)在更換新頁(yè)或新版的同時(shí)，撤回舊頁(yè)或舊版本文件。

　　4.5.2撤出的舊頁(yè)或舊版本文件，品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)在《作廢/失效文件清單》上予以記錄，并在每頁(yè)上加蓋藍(lán)色“作廢”或“失效”印章。

　　4.5.3作廢/失效文件在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間(如一年)集中銷毀的方式應(yīng)考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

　　4.5.4留作資料以供法律/累計(jì)知識(shí)需要的作廢文件，應(yīng)經(jīng)管理者代表同意，并在其每頁(yè)上加蓋藍(lán)色“參考”印章。

　　4.6外來(lái)文件的管理。

　　4.6.1外來(lái)文件包括：

　　(1)本行業(yè)強(qiáng)制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例;

　　(2)本公司選定執(zhí)行的國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);

　　(3)業(yè)主或其他單位提供的有關(guān)物業(yè)管理的來(lái)文、來(lái)函。

　　4.6.2屬于本程序前條的第1、2項(xiàng)的外來(lái)文件一律應(yīng)處于受控狀態(tài)，既在其封面或首頁(yè)上加蓋藍(lán)色“受控文件”的印章。需分發(fā)的，還應(yīng)編號(hào)并辦理發(fā)放簽收。

　　4.6.3對(duì)于外來(lái)文件，品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)建立收/發(fā)臺(tái)帳，以便追溯其來(lái)源和分布。

　　4.7文件的歸檔。　　4.7.1質(zhì)量體系文件和外來(lái)文件一律應(yīng)歸檔。

　　4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標(biāo)識(shí)和編號(hào)(外來(lái)文件除外)。

　　4.7.3文件的發(fā)布、更改、處理的相關(guān)表格應(yīng)隨正本一起歸檔。

　　4.7.4文件的更改通知、更改換頁(yè)、換版的文件一律歸檔。

　　4.7.5品質(zhì)/拓展部應(yīng)按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定，對(duì)歸檔文件實(shí)施更改。但原歸檔文件不撤出，僅加蓋“作廢”或“參考”藍(lán)色印章。　　4.8文件的補(bǔ)發(fā)按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.9質(zhì)量體系文件的借閱。

　　4.9.1公司外部人員需借閱文件時(shí)應(yīng)符合下列條件之一：

　　(1)是公司的服務(wù)對(duì)象;

　　(2)是公司的主管上級(jí);

　　(3)是公司的承包方;

　　(4)按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。

　　4.9.2公司可以借閱的文件應(yīng)不涉及公司人事、商業(yè)和技術(shù)機(jī)密，但上款第4項(xiàng)的除外。

　　4.10人員離開(kāi)公司或工作崗位發(fā)生變化時(shí)，品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)回收所發(fā)文件，并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時(shí)間。

　　4.11公開(kāi)文件的控制。

　　4.11.1凡公開(kāi)的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊(cè)、規(guī)定、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等均屬受控文件范圍。

　　4.11.2凡公開(kāi)的文件均應(yīng)注明文件編碼、版本號(hào)、生效日期。

　　4.11.3負(fù)責(zé)實(shí)施公開(kāi)文件的部門應(yīng)指定專業(yè)人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

　　4.11.4凡公開(kāi)的文件夾發(fā)生更改時(shí)，應(yīng)以原公開(kāi)的形式，在原發(fā)放或公布的范圍內(nèi)今年性更改，以便更改的內(nèi)容為業(yè)主或住戶所了解。

　　4.11.5凡張貼于公司內(nèi)部的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，包括公開(kāi)張貼文件其中的部分(外來(lái)文件除外)，均應(yīng)標(biāo)明文件編碼、版本號(hào)并加蓋“受控文件”印章。

　　4.12品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)保存文件和資料管理形成的全套記錄，各部門或文件持有人負(fù)責(zé)保存持有的記錄，保存期為3年。

　　5.0記錄

　　5.1《文件銷毀申請(qǐng)表》文件編碼：

　　6.0相關(guān)支持文件。

篇2：房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制工作程序

　　房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過(guò)對(duì)質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)文件的控制，確保在項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件控制，包括外來(lái)文件和資料。

　　3.職責(zé)

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負(fù)責(zé)：

　　a.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對(duì)文件控制的執(zhí)行情況；

　　b.質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。

　　3.2總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作以及圖書、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、信函傳真等外來(lái)文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)的文件管理工作；

　　3.4項(xiàng)目部負(fù)責(zé)圖紙及工程項(xiàng)目的有關(guān)文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導(dǎo)質(zhì)量體系運(yùn)行的文件和資料，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件；

　　4.1.2用以指導(dǎo)項(xiàng)目具體運(yùn)作的文件和資料；

　　4.1.3外來(lái)文件和資料，包括：法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來(lái)文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定，由文件的歸口管理部門負(fù)責(zé)編制文件，并由規(guī)定的授權(quán)人進(jìn)行審核和批準(zhǔn)：

　　a.《手冊(cè)》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；

　　b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制，部門經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)；

　　c.項(xiàng)目運(yùn)作性文件由歸口管理部門編制，根據(jù)各業(yè)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)規(guī)定，由相應(yīng)人員進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。

　　d.外來(lái)文件由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)審核、登記，由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)下發(fā)。

　　4.2.2文件的編寫要求，執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》的規(guī)定。

　　4.3文件的標(biāo)識(shí)與發(fā)放

　　4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。

　　4.3.2對(duì)質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件，需加唯一性標(biāo)識(shí)以識(shí)別，對(duì)合同、工程圖紙以及其它項(xiàng)目運(yùn)作性文件，具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規(guī)等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍，由發(fā)放部門做好發(fā)放登記，填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發(fā)放章，登記發(fā)放情況。

　　4.3.3各部門資料員負(fù)責(zé)簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時(shí)，由更改部門填寫"文件更改申請(qǐng)/通知單"，說(shuō)明更改的理由和內(nèi)容，并由原審批人審批，當(dāng)原審批人因故不能審批時(shí)，應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負(fù)責(zé)將審批通過(guò)的"文件更改申請(qǐng)/通知單"發(fā)至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請(qǐng)/通知單"進(jìn)行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對(duì)于局部改動(dòng)，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態(tài)，以字母"G"加順序數(shù)字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁(yè)中有多處改動(dòng)或考慮到文件的完美性，可采用換頁(yè)的方式進(jìn)行修改。文件經(jīng)過(guò)多次修改或主要內(nèi)容修改后，應(yīng)換版發(fā)行。

　　4.4.4對(duì)圖樣的修改，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對(duì)歸檔文件和資料的保存和管理，執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對(duì)各部門保存的文件資料，由部門資料員負(fù)責(zé)妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過(guò)保存期的，由各部門資料員負(fù)責(zé)進(jìn)行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復(fù)印，需要時(shí)，應(yīng)向其歸控管理部門申請(qǐng)，批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制。

　　4.5.4文件換版后，由原發(fā)放部門負(fù)責(zé)將作廢版本進(jìn)行回收，并進(jìn)行記錄，對(duì)作廢的文件和資料需保留以備參考時(shí)，應(yīng)加蓋"作廢"章予以標(biāo)識(shí)。

　　4.6外來(lái)文件的控制

　　4.6.1對(duì)外來(lái)文件，由接收部門負(fù)責(zé)進(jìn)行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)的法律法規(guī)，由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)簽收登記，交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后貫徹實(shí)施；

　　b)工程施工技術(shù)類文件，由工程部負(fù)責(zé)保存和處理，對(duì)

建筑施工類的國(guó)家、地區(qū)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工藝、技術(shù)規(guī)范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發(fā)放項(xiàng)目部使用。

　　c)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)運(yùn)作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等，由策劃營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負(fù)責(zé)主動(dòng)收集相應(yīng)的外來(lái)文件（如：最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、上級(jí)政府主管部門的有關(guān)政策等），并對(duì)文件的落實(shí)情況進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤。

　　4.7項(xiàng)目部負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的圖紙使用管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

　　4.8總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的信函管理，做好信函的收發(fā)和處理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的圖書資料管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負(fù)責(zé)對(duì)各部門的文件控制情況進(jìn)行日常的監(jiān)督檢查，并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作，進(jìn)行檢查指導(dǎo)。

　　5.質(zhì)量記錄

　　5.1QR05-01文件發(fā)放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請(qǐng)/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》

篇3：OHS管理體系文件和資料控制

　　OHS管理體系文件和資料控制

　　組織應(yīng)建立并保持程序,控制本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件和資料,從而確保：

　　(1)它們能夠被恰當(dāng)定位;

　　(2)對(duì)它們進(jìn)行定期評(píng)審，必要時(shí)予以修訂并由授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性;

　　(3)職業(yè)安全健康管理體系的關(guān)鍵崗位，都能得到有關(guān)文件和資料的現(xiàn)行版本;

　　(4)及時(shí)將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所撤回，或采取其他措施防止誤用;

　　(5) 法律、知識(shí)性文件和資料，予以適當(dāng)標(biāo)識(shí)并保存。

　　1.理解要點(diǎn)

　　對(duì)OHS管理體系文件的管理，如文件的標(biāo)識(shí)、分類、歸檔、保存、更新、處置等等，是文件控制的主要內(nèi)容。文件的保存要有一定場(chǎng)所，有專人保管，并有一套機(jī)制保證文件的時(shí)效性。過(guò)期作廢的文件要及時(shí)收回處置，新的文件要及時(shí)到達(dá)使用者手中，文件控制是對(duì)整個(gè)體系所有文件的控制和要求，為了實(shí)施對(duì)文件和資料的控制，除管理手冊(cè)和程序文件外，還應(yīng)有適當(dāng)?shù)闹С治募＝M織可結(jié)合自己的特點(diǎn)和需要制訂如受控文件登記表、文件修改登記表、收發(fā)文件登記表等。文件控制在ISO9000系列中已有較嚴(yán)格的要求，可參照?qǐng)?zhí)行。

　　另一方面，OHS管理體系著重在體系的運(yùn)行和危險(xiǎn)因素的有效控制，而不是建立過(guò)于繁瑣的文件控制系統(tǒng)，在建立體系和運(yùn)行體系中要注重實(shí)效。

　　2.審核要點(diǎn)

　　1)組織是否制定和保持了控制文件的文件化程序，是否對(duì)有關(guān)的文件包括相關(guān)方的資料都實(shí)施了控制(如：是否建立OHSMS文件和資料管理程序、設(shè)計(jì)文件和資料控制程序、工藝文件和資料控制程序等)。

　　2)是否能保證體系運(yùn)行的各個(gè)重要崗位，都能及時(shí)得到相應(yīng)文件的現(xiàn)行版本。

　　3)不論出于什么原因而保留的已作廢文件，是否都進(jìn)行了適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)和管理。

　　4)文件的收發(fā)、復(fù)制、歸檔是否都有編號(hào)，有責(zé)任人員簽字。

　　5)文件更改、修訂是否有原審批部門審批。

　　6)文件發(fā)布前是否由授權(quán)人員審批其適用性。

　　7)文件修訂時(shí)，是否制定了相應(yīng)記錄和更改清單或一覽表。