精工股份環(huán)境記錄管理程序
EMS程序文件 ISO14000手冊
1 目的
建立公司各種環(huán)境記錄的編制、簽發(fā)、填寫、審核和保管程序，確保在需要時提供環(huán)境管理體系有效運行的證據(jù)。
2 適用范圍
適用于本公司環(huán)境管理體系運行有關(guān)記錄的控制。
3 職責
3.1綜合辦公室是記錄制定、編碼、評審、修改、換版、分發(fā)的歸口管理部門。
3.2各職能部門負責本部門環(huán)境記錄的編制、填寫、收集、保存。
3.3綜合辦公室負責環(huán)境記錄歸檔及超過保存期環(huán)境記錄銷毀的歸口管理。
4 工作程序
4.1環(huán)境記錄內(nèi)容
4.1.1環(huán)境記錄是環(huán)境管理體系連續(xù)運行的證據(jù)，其中包括：
a法律法規(guī)的要求;
b環(huán)境因素和有關(guān)的環(huán)境影響;
c環(huán)境培訓活動;
d檢查、校準和維護活動;
e監(jiān)測數(shù)據(jù);
f違章情況、事故、投訴和手續(xù)措施;
g文件控制記錄;
h環(huán)境信息交流記錄;
i供方和承包方信息;
j體系日常運行情況;
k環(huán)境審核和管理評審。
4.1.2公司環(huán)境記錄的媒介形式為表格形式，也可以呈其他形式，如硬盤拷貝、電子媒介等。
4.1.3公司環(huán)境記錄種類、相關(guān)部門和保存期限見《環(huán)境管理體系文件目錄一覽表》。
4.2環(huán)境記錄的分級管理原則
4.2.1綜合辦公室負責環(huán)境記錄的編碼、登記、確定歸檔范圍、保存期限、處置方法及需長期保存的環(huán)境記錄和體系運行記錄的管理。
4.2.2各使用環(huán)境記錄的部門負責相關(guān)環(huán)境記錄表式的編制、填寫、收集、保存和管理。
4.3環(huán)境記錄的編制和審定
4.3.1綜合辦公室負責組織編制環(huán)境記錄格式。
4.3.2各部門根據(jù)工作需要可新編制的環(huán)境表式草案，經(jīng)本部門負責人審核報綜合辦公室匯總審定、編碼，由管理者代表批準，綜合辦公室負責登記和發(fā)放。
4.4環(huán)境記錄的標識和檢索
4.4.1根據(jù)《文件控制程序》，每一環(huán)境記錄表式均應按規(guī)定有唯一的編號，內(nèi)容主要是標題(名稱)、編號。
4.4.2綜合辦公室編制《環(huán)境管理體系文件目錄一覽表》以便檢索和管理，并將環(huán)境記錄表式收集匯總成《環(huán)境管理體系記錄格式匯編》，原件保存在綜合辦公室以便查閱和使用。
4.5環(huán)境記錄表式的更改
環(huán)境記錄表式更改時，部門負責人、公司主管領(lǐng)導簽批后，綜合辦公室負責更改登記，必要時向各部門發(fā)放《文件修改記錄》。
4.6環(huán)境記錄的管理
4.6.1填寫要求
a環(huán)境記錄應真實、字跡清晰，并按要求正確填寫，不應涂改。文字表達準確、簡練，手續(xù)完備，具有可追溯性;
b填寫環(huán)境記錄，必須使用黑色水筆或藍黑水筆書寫，復寫時應用黑色單面復寫紙。
4.6.2查閱、借閱
a需查閱、借閱環(huán)境記錄，須經(jīng)綜合辦公室及保管部門負責人的同意，可在保管部門查閱。
b所有環(huán)境記錄的原件一律不外借;
4.6.3環(huán)境記錄的編目、貯存
a各車間、部門文件管理員每月底按類別收集整理環(huán)境記錄，裝訂成冊，并編制部門環(huán)境記錄目錄，予以保存;
b與環(huán)境體系有關(guān)環(huán)境記錄，各部門每年度末送綜合辦公室歸檔并登記在《環(huán)境記錄歸檔登記表》上;
c保存環(huán)境記錄，應有專人專柜，便于檢索，并注意做好防火、防盜、防蟲鼠、防潮等工作;
d采用其他媒介形式的環(huán)境記錄，也應有相應的貯存條件，如軟盤，應注意防潮、防光、防磁，以免貯存內(nèi)容丟失，并且每二年復制一次。必要時，應復制備份。
4.6.4環(huán)境記錄的保存期
歸檔的環(huán)境記錄，保存期按檔案部門的規(guī)定執(zhí)行。
4.7環(huán)境記錄的處理
4.7.1已超過保管期且無查考價值的環(huán)境記錄以銷毀處理。
4.7.2需銷毀的環(huán)境記錄，文件管理員填寫《文件和資料銷毀清單》經(jīng)部門負責人、管理者代表審批后，由綜合辦公室負責銷毀，銷毀時需二人在場。需作資料保留的作廢記錄，加蓋“作廢留用”印章方可留用。
5 相關(guān)文件
《文件控制程序》
6 環(huán)境記錄
《環(huán)境記錄清單(詳見本表)》
篇2：房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊:質(zhì)量記錄控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊：質(zhì)量記錄控制程序
1.目的
通過對質(zhì)量記錄的控制和管理，為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運行提供客觀證據(jù)。
2.范圍
適用于公司質(zhì)量體系運行和項目開發(fā)建設(shè)全過程質(zhì)量記錄的控制。
3．職責
3.1 工程部負責質(zhì)量記錄的設(shè)置，編制質(zhì)量記錄清單，監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。
3.2 各部門負責所分管質(zhì)量活動中質(zhì)量記錄的管理，并按規(guī)定進行有關(guān)記錄的移交。
3.3 總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置
4.1.1 工程部負責對質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進行匯總，編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當質(zhì)量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質(zhì)量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責對批準使用的質(zhì)量記錄進行編號，并將其列入質(zhì)量記錄清單。
4.2 質(zhì)量記錄的編號
質(zhì)量記錄的編號由設(shè)置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置編號位于記錄左上方，其結(jié)構(gòu)為：QRSS-**
其中：QR-表示質(zhì)量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質(zhì)量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結(jié)構(gòu)為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質(zhì)量記錄的填寫要求做到：
字跡清楚，表達明確；
真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結(jié)果；
具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4 質(zhì)量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質(zhì)量記錄的傳遞路線，進行質(zhì)量記錄的傳遞。
4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞，以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳”和“質(zhì)量記錄接收登記臺帳”。
4.5 質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責收集整理質(zhì)量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2 根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質(zhì)量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經(jīng)理工作部負責對歸檔后的質(zhì)量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.4 各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6 質(zhì)量記錄的查閱
查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。
5.質(zhì)量記錄
5.1 QR19-01 質(zhì)量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳
5.3 QR19-03 質(zhì)量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》
篇3：房地產(chǎn)公司質(zhì)量記錄控制工作程序(3)
房地產(chǎn)公司質(zhì)量記錄控制程序（三）
1.目的
通過對質(zhì)量記錄的控制和管理，為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運行提供客觀證據(jù)。
2.范圍
適用于公司質(zhì)量體系運行和項目開發(fā)建設(shè)全過程質(zhì)量記錄的控制。
3．職責
3.1工程部負責質(zhì)量記錄的設(shè)置，編制質(zhì)量記錄清單，監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。
3.2各部門負責所分管質(zhì)量活動中質(zhì)量記錄的管理，并按規(guī)定進行有關(guān)記錄的移交。
3.3總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1質(zhì)量記錄的設(shè)置
4.1.1工程部負責對質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進行匯總，編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2當質(zhì)量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫"質(zhì)量記錄變更申請單"，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3工程部負責對批準使用的質(zhì)量記錄進行編號，并將其列入質(zhì)量記錄清單。
4.2質(zhì)量記錄的編號
質(zhì)量記錄的編號由設(shè)置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1質(zhì)量記錄的設(shè)置編號位于記錄左上方，其結(jié)構(gòu)為：QRSS-**
其中：QR-表示質(zhì)量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2質(zhì)量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結(jié)構(gòu)為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3質(zhì)量記錄的填寫要求做到：
a.字跡清楚，表達明確；
b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結(jié)果；
c.具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4質(zhì)量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質(zhì)量記錄的傳遞路線，進行質(zhì)量記錄的傳遞。
4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞，以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記"質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳"和"質(zhì)量記錄接收登記臺帳"。
4.5質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1各部門資料員負責收集整理質(zhì)量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質(zhì)量記錄進行整理歸檔。
4.5.3總經(jīng)理工作部負責對歸檔后的質(zhì)量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.4各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6質(zhì)量記錄的查閱
查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。
5.質(zhì)量記錄
5.1QR19-01質(zhì)量記錄變更申請單
5.2QR19-02質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳
5.3QR19-03質(zhì)量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》