選擇具有滿(mǎn)足規(guī)定要求的分供方、分包方(向合格的分供方采購(gòu)產(chǎn)品,向合格的分包方選用勞務(wù)等),對(duì)全公司采購(gòu)、外協(xié)活動(dòng)及其提供的產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行有效的控制。
2、職責(zé)
2.1 材料部是外購(gòu)、外協(xié)產(chǎn)品的歸口管理部門(mén)。
2.2 工程部是施工勞務(wù)人員的歸口管理部門(mén)。
3、程序概要
3.1 分供方、分包方的評(píng)價(jià)和選擇
a)合格的分供方的評(píng)價(jià)與選擇
材料部負(fù)責(zé)按外購(gòu)產(chǎn)品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量特性、類(lèi)別、等級(jí)和工程項(xiàng)目對(duì)進(jìn)貨產(chǎn)品的具體要求組織不同形式,[[不同級(jí)別的方法對(duì)分供方進(jìn)行評(píng)價(jià)和選擇。經(jīng)評(píng)定合格的分供方列入檔案,并記錄其供貨質(zhì)量和質(zhì)量保證能力,技質(zhì)部參與對(duì)重要產(chǎn)品供應(yīng)商的評(píng)價(jià),并按Q/CS02-4.6-2000《采購(gòu)控制程序》中的規(guī)定進(jìn)行評(píng)審。
b)合格的分包方的評(píng)價(jià)和選擇
工程部組織對(duì)各種不同專(zhuān)業(yè)分包隊(duì)的級(jí)別、資質(zhì)、質(zhì)量保證能力進(jìn)行調(diào)查初評(píng),列入分包方檔案并保留其資質(zhì)證明及業(yè)績(jī)資料的復(fù)印件。工程部負(fù)責(zé)組織總工辦、經(jīng)營(yíng)部參與對(duì)勞務(wù)隊(duì)質(zhì)量保證能力的評(píng)審。
3.2 外購(gòu)、外協(xié)產(chǎn)品、勞務(wù)需求資料的準(zhǔn)備
a)使用規(guī)范的采購(gòu)文件和外協(xié)加工文件,文件應(yīng)清楚說(shuō)明采購(gòu)、加工要求或?qū)趧?wù)的要求,文件發(fā)布前,技質(zhì)部應(yīng)對(duì)其準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行審查。
b)項(xiàng)目部依據(jù)施工圖紙、甲方要求,提出對(duì)分包方的需求文件,文件應(yīng)說(shuō)明工程性質(zhì)、類(lèi)別、工程量、文件發(fā)出前技質(zhì)部應(yīng)對(duì)其準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行審查。
3.3 對(duì)分供方和分包方的質(zhì)量驗(yàn)證
a)當(dāng)本公司和/或顧客需要到分供方進(jìn)行外購(gòu)產(chǎn)品或外協(xié)加工產(chǎn)品的質(zhì)量驗(yàn)證時(shí),事先由材料部就驗(yàn)證的安排、方法和供方達(dá)成協(xié)議,質(zhì)量驗(yàn)證結(jié)果應(yīng)予以記錄。
b)在施工過(guò)程中,技質(zhì)部應(yīng)對(duì)分包方的工程質(zhì)量和質(zhì)量保證能力進(jìn)行驗(yàn)證,發(fā)現(xiàn)不能保證質(zhì)量時(shí)及時(shí)向工程部提出更換要求,并做文字報(bào)告。工程部應(yīng)及時(shí)處理,并在分包方的檔案中增加其質(zhì)量能力記錄。
4.支持性程序文件
Q/CS02-4.6-2000《采購(gòu)控制程序》。
篇2：物業(yè)公司物資采購(gòu)管理程序
物業(yè)公司物資采購(gòu)管理程序
1.0目的
對(duì)物資采購(gòu)過(guò)程及供方進(jìn)行控制，確保所采購(gòu)的產(chǎn)品符合規(guī)定要求，價(jià)格達(dá)到成本控制的目的。
2.0適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司對(duì)服務(wù)所需的原材料采購(gòu)的控制，對(duì)供方進(jìn)行選擇、評(píng)價(jià)和控制。
3.0職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)物資采購(gòu)（各相關(guān)部門(mén)協(xié)助），負(fù)責(zé)按要求組織對(duì)供應(yīng)采購(gòu)物資及承包合同的供方進(jìn)行評(píng)價(jià)，編制合格供方名錄，對(duì)供方的供貨、服務(wù)業(yè)績(jī)定期進(jìn)行評(píng)價(jià)，建立供方檔案，執(zhí)行采購(gòu)作業(yè)。
3.2各部門(mén)或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提供國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)物品驗(yàn)收依據(jù)、準(zhǔn)則或標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)部或使用部門(mén)、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)采購(gòu)物品的檢驗(yàn)或驗(yàn)證，協(xié)助核定分類(lèi)物品及有關(guān)費(fèi)用支出的價(jià)格。行政組織各使用部門(mén)的質(zhì)量信息反饋，對(duì)分類(lèi)物品供應(yīng)的評(píng)價(jià)。
3.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)從資金上保證審批后項(xiàng)目的實(shí)施。
3.4管理者代表負(fù)責(zé)審核合格供方名錄，并上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.5使用物品的相關(guān)部門(mén)人員負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)。
4.0定義
4.1采購(gòu)物資分類(lèi)，根據(jù)對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：
4.1.1A類(lèi)：次采購(gòu)金額在5萬(wàn)元（含5萬(wàn)元）以上的零星采購(gòu)。
4.1.2B類(lèi)：次采購(gòu)金額在1萬(wàn)元（含1萬(wàn)元）以上，5萬(wàn)元（不含5萬(wàn)元）以下的零星采購(gòu)。
4.1.3C類(lèi)：次采購(gòu)金額在1萬(wàn)元以下的零星采購(gòu)。
4.1.4D類(lèi)：緊急物品采購(gòu)。
4.1.5E類(lèi):所有經(jīng)常性采購(gòu)的物品。
4.2供方：提供產(chǎn)品的組織或個(gè)人。
示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方。
注1：供方可以是組織內(nèi)部的或外部的。
注2：在合同情況下供方有時(shí)稱(chēng)為“承包方”。
5.0工作程序
5.1物資采購(gòu)的審批
5.1.1審批要填寫(xiě)《用款/采購(gòu)計(jì)劃》，由部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.1.2E類(lèi)物品采購(gòu)需專(zhuān)題報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)；D類(lèi)物品由行政部組織，各相關(guān)部門(mén)協(xié)助進(jìn)行招標(biāo)，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類(lèi)物品采購(gòu)由需求部門(mén)根據(jù)年度費(fèi)用預(yù)算提出采購(gòu)計(jì)劃；B類(lèi)物品采購(gòu)需專(zhuān)題報(bào)告交財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后由行政部組織貨比三家，必要時(shí)簽訂合同，結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)；A類(lèi)物品采購(gòu)參照B類(lèi)程序進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)，并簽訂合同。
5.1.3《用款/采購(gòu)計(jì)劃》應(yīng)清楚寫(xiě)明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)時(shí)間、用途、質(zhì)量要求等。
5.2采購(gòu)實(shí)施
5.2.1行政部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)，各相關(guān)部門(mén)協(xié)助。對(duì)于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。
5.2.2采購(gòu)前采購(gòu)員必須對(duì)《用款/采購(gòu)計(jì)劃》核實(shí)，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購(gòu)要求是充分的。
5.3采購(gòu)物資的驗(yàn)證方式
5.3.1對(duì)采購(gòu)的物資可以有如下幾種驗(yàn)證方式：
a)由行政部組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證；
b)由本公司在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證；
5.3.2行政部應(yīng)在采購(gòu)文件中規(guī)定驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的方法。
5.3.3驗(yàn)證活動(dòng)可包括：檢驗(yàn)或試驗(yàn)、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購(gòu)物資分類(lèi)明細(xì)表》，在相應(yīng)的檢驗(yàn)規(guī)程中規(guī)定不同的驗(yàn)證方式。
5.4采購(gòu)信息
采購(gòu)信息表達(dá)擬采購(gòu)的產(chǎn)品，適當(dāng)時(shí)包括：
5.4.1產(chǎn)品采購(gòu)批準(zhǔn)的要求。
5.4.2對(duì)產(chǎn)品的驗(yàn)收要求。
5.4.3適用的質(zhì)量管理體系要求。
5.4.4其他要求，如價(jià)格、數(shù)量、交付、人員等。
5.5公司的采購(gòu)文件
文件包括：《用款/采購(gòu)計(jì)劃》、《采購(gòu)物資分類(lèi)明細(xì)表》、《采購(gòu)合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應(yīng)確認(rèn)采購(gòu)要求是，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)要求是否充分進(jìn)行審批。
5.6對(duì)采購(gòu)物資供方的評(píng)價(jià)
5.6.1合格供應(yīng)商的條件
a)有營(yíng)業(yè)執(zhí)照和相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；
b)具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績(jī)；
c)具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時(shí)）；
d)價(jià)格合理；
e)服務(wù)良好。
5.6.2行政部根據(jù)采購(gòu)物資要求，組織有關(guān)人員對(duì)物資的質(zhì)量、價(jià)格、履約率等進(jìn)行比較，選擇合格的供方，填寫(xiě)《物資供方評(píng)定記錄表》。對(duì)同類(lèi)的供貨物資，應(yīng)同時(shí)選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)供方物資的類(lèi)別及其質(zhì)量保證能力，明確對(duì)供方的控制方式和程度。
5.6.3對(duì)有多年業(yè)務(wù)往來(lái)的重要物資供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實(shí)其質(zhì)量保證能力，適當(dāng)時(shí)包括以下內(nèi)容：
a)質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書(shū)；
b)本公司對(duì)供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果；
c)本公司及供方其他顧客的滿(mǎn)意程度調(diào)查；
d)供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；
e)供方的財(cái)務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。
5.6.4對(duì)第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書(shū)面證明材料外，對(duì)物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗(yàn)及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：
a)新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；
b)使用部門(mén)對(duì)樣品進(jìn)行驗(yàn)證，并填寫(xiě)《物資供方評(píng)定記錄表》；
c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過(guò)兩次；
d)小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。
e)樣品驗(yàn)證、小批量試用均合格的供方經(jīng)行政部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可列入《合格物資供方名錄》；
5.6.5零星采購(gòu)物資供方，使用部門(mén)對(duì)其進(jìn)貨驗(yàn)證記錄即為對(duì)此供方的評(píng)價(jià)。
5.6.7對(duì)連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴(yán)重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。
5.7對(duì)合格供方的定期復(fù)評(píng)
行政部每年對(duì)合格物資供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評(píng)，填寫(xiě)《物資供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表》，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制，質(zhì)量評(píng)分占60%，交貨期評(píng)分占20%，其他（如價(jià)格、售后服務(wù)等）占20%。評(píng)定總分低于60（或質(zhì)量評(píng)分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證，連續(xù)第二次評(píng)分仍不合格，應(yīng)取消其供貨資格。
6.0相關(guān)文件
6.1《土建維修材料采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)》RGPM-7.4.1–C-01-01
7.0質(zhì)量記錄
7.1《用款采購(gòu)計(jì)劃》RGPM–7.4.1–D-01-01
7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02
7.3《采購(gòu)合同》RGPM–7.4.1–D-01-03
7.4《采購(gòu)物資分類(lèi)明細(xì)表》RGPM–7.4.1–D-01-04
7.5《物資供方調(diào)查表》RGPM–7.4.1–D-01-05
7.6《物資供方評(píng)定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06
7.7《物資供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表》RGPM–7.4.1–D-01-07
7.8《物資供方評(píng)價(jià)檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08
篇3：酒店各部門(mén)文件備忘錄采購(gòu)單傳遞程序
酒店各部門(mén)文件、備忘錄、采購(gòu)單的傳遞程序
現(xiàn)各部門(mén)為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：
備忘錄的傳遞：
各部門(mén)起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來(lái)，并有起草備忘錄的部門(mén)經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請(qǐng)各部門(mén)修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)向各部門(mén)下發(fā)、專(zhuān)遞，如有修改，總經(jīng)辦應(yīng)及時(shí)通知其超備忘錄的部門(mén)，按照總經(jīng)理的意見(jiàn)修改后，再次按照以上程序遞交。
采購(gòu)單的傳遞：
各部門(mén)的采購(gòu)單先遞交采購(gòu)部庫(kù)管，如沒(méi)有庫(kù)存，此單由采購(gòu)部負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)部傳遞，財(cái)務(wù)部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購(gòu)單由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)傳采購(gòu)部。
文件的傳遞：
各部門(mén)外出開(kāi)會(huì)和接到得上級(jí)或職能部門(mén)的文件，應(yīng)先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)，相關(guān)部門(mén)落實(shí)完畢后，在文件上注明完成的時(shí)間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報(bào)并保存。
周會(huì)紀(jì)要的傳遞：
每周的周會(huì)紀(jì)要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門(mén)經(jīng)理簽閱后自行向下一個(gè)部門(mén)傳遞，不得在部門(mén)滯留，部門(mén)經(jīng)理請(qǐng)假的可以由部門(mén)代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、工程部、安全部、銷(xiāo)售部、餐飲部、客房部、康樂(lè)部、娛樂(lè)部返回總經(jīng)辦。
EOD檢查整改：
每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類(lèi)電話(huà)通知相關(guān)部門(mén)，各部門(mén)能夠整改的，整改后電話(huà)通知總經(jīng)辦整改結(jié)果，總經(jīng)辦要認(rèn)真記錄部門(mén)的反饋；如果當(dāng)時(shí)不能整改或需要其他部門(mén)協(xié)助的，必須書(shū)面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報(bào)和協(xié)調(diào)；
緊急文件和單據(jù)的傳遞：
當(dāng)有緊急的文件、備忘錄、采購(gòu)單等，可以不按此程序，但必須電話(huà)通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見(jiàn)處理。
自行傳遞的內(nèi)容：
各部門(mén)的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說(shuō)明的，由各部門(mén)自行傳遞。