1.目的

　　明確公司檔案管理原則,建立完善準確的檔案系列,積累和儲存寶貴的工作資料,為公司業務的有效運作和決策提供必要的資料服務。

　　2.定義

　　檔案是指公司在經營活動中形成的,具有查考利用價值并按有關制度規定歸檔保存的圖文、音像材料,如文件、資料、書信、會議記錄、數字、表格、單據、契約、照片、圖像、錄音、錄像等文件.

　　3.原則

　　企業檔案是企業不可缺少的資源,對企業的有效運作與決策,對維護企業的經濟利益,保護企業的合法權益,具有法律憑證作用。(來自:m.dewk.cn)根據本公司實際情況,公司的企業檔案,按照集中管理的原則,由公司行政人事部管理,各部門、地盤要認真做好檔案的整理與歸檔上交工作,由保證檔案的完整、準確和安全。

　　A、地盤保管一般短期資料,對重要文件、資料、書信、數據或需長期保管的資料數據,地盤應復制留底后,將原件隨時送交公司有關部門。地盤結束后,須將所存的有用檔案資料分類歸檔、整理、登記,附上清單,一并上交公司的行政人事部。

　　B、重要檔案需在產生同時將正本報公司行政人事部集中管理。

　　C、各部門、地盤上交檔案清單按附件七、八、九格式填寫。

　　D、行政人事部檔案室按附件五、六格式填寫案卷目錄。

　　4.檔案分類

　　通常是,工程、地產、物資方面的檔案資料,以項目為主進行分類;文書、財務方面的檔案資料以年度為主進行分類。

　　根據公司目前和以后發展的業務情況,現將檔案資料分為五大類。

　　A、文書類

　　B、財務類

　　C、工程施工類

　　D、物資類

　　E、地產類

　　5.各檔案分類如下

　　A、文書類

　　⑴公司成立、更名、合并、撤銷等有關的請示、批復。

　　⑵公司組織簡單、機構設置、啟用印章之印模。

　　⑶營業證書、公證書、注冊文件、政府批文、法代表證件。

　　⑷有關機構頒發的業務文件。

　　⑸工作計劃、總結、會議紀要、重要文件。

　　⑹公司領導的重要講話、批示,以及公司的請示報告與批復等。

　　⑺對外宣傳的公司簡介、幻燈片、錄象帶、重要照片等(包括底片)的原件。

　　B、財務類

　　⑴本公司財務制度。

　　⑵各種會計憑證(單證、記帳、匯總等)。

　　⑶會計帳簿(明細帳、總帳、固定資產帳、輔助帳)。

　　⑷會計報表(帳務指標快報、年度決算報表)。

　　⑸各類清冊(會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等)。

　　C、工程施工類

　　⑴開工申請。

　　⑵工程保險文件。

　　⑶施工記錄、測試記錄、往返信件和指示(分開存檔)。

　　⑷施工進度、質量記錄、質量安全事故報告。

　　⑸重要的工程圖表、圖片、施工照片等。

　　⑹結算文件資料。

　　⑺竣工工程總結報告。

　　⑻完工保養紙。

　　D、物資類

　　⑴機械設備及材料采購供應計劃及審批件。

　　⑵物資訂購的報價單、比價單與合同文件。

　　⑶各種機械設備清單、保險文件及汽車牌簿等。

　　⑷固定資產清單。

　　⑸固定資產調拔、報廢及出售審批表。

　　⑹材料調拔單。

　　⑺物資買賣合同文本。

　　⑻銷售收、付發票及憑證。

　　⑼海關進出口報送單證。

　　⑽重大買賣合約審批表。

　　E、地產類

　　⑴征地或購地的有關文件、資料或其他合作形式的資料。

　　⑵建造房屋的全部文件、資料。

　　⑶賣房契約、價目、入伙等文件。

　　⑷與設計單位、建筑師、律師、銀行、廣告公司等有關房地產的業務文件、資料等。

　　⑸市場調研報告、可行性研究報告、發展策劃報告、營銷策劃報告等有關文件。

　　6.檔案立卷歸檔要求

　　A、檔案歸檔立卷根據檔案材料形式的規律和特點,保持檔案之間的有關聯系,便于保管利用。

　　B、歸檔檔案材料的種類、份數以及相關檔案和每份檔案的頁數均應齊全完整。歸檔檔案材料要按年順序編制,不同年度的檔案一般不得放在一起,跨年度的請示與批復,放在批復之年度內;沒有批復文放在請示年度內;跨年度的總結內容放在后一年內。

　　C、歸檔的檔案材料中,應將每份檔案的正件與附件、請示與批復、轉發文件與原件、多種方字形成的同一文件應合在一起,不得分開。

　　D、立卷歸檔必須按規定格式逐件填寫卷內目錄,并進行代碼編號,字跡要工整、清晰。

　　E、工程項目在進行過程中要隨時注意收集、積累有關資料。

　　7.有關注意事項

　　A、各部門、地盤均須指定專人進行文件資料管理。管理人員應按照本管理制度的要求,并結合實際情況和以往的經驗,將資料按各有關規定搜索、整理、分類、登記、立卷、歸檔。各級主管必須重視并經常過問,檢查此項工作。

　　B、各級管理人員必須健全和完善檔案資料的存入、借出和移交的簽收、登記制度。檔案資料的借閱,必須經部門主管批準;未經許可,不得復印或外借。

　　C、需統一歸檔的檔案原件正本必須按本管理制度之3.3所述要求逐級移交,存入銀行、律師行的契約及經商定存入保險柜的文件除外。但這部分檔案要按期及時向公司行政人事部提交清單、復印件或合同協議之復印件。

　　D、公司內部制作的,需由公司統一存檔的檔案資料,由制作單位或發出部門仍按上述原則3.3要求,每年整理后列出清單,按規定時限一并移交公司行政人事部。

　　E、凡需銷毀的檔案資料,必須先造冊列出清單,并經相應級別的主管簽字批準后,才可銷毀,銷毀清單須予保存。公司各部門所存檔案資料的銷毀,原則上定為五年一次。地盤則為該工程結束時,清理上交后,將無用資料加以銷毀。

　　8.公司檔案室檔案

　　A、公司檔案室檔案管理工作由行政人事部負責。

　　B、檔案在用完之后按需要存于公司檔案室,一定時間或 永久保存。

　　入庫檔案由行政人事部負責人審查批準,并指派專人控制、整理及最后銷毀檔案(檔案室檔案存放清單)。

　　C、檔案的儲存及儲存時間等,要視乎檔案情況及其他原因而定,并由部門負責人最后決定。

　　D、檔案要保存在公司統一制作的封套內,每年封套均需有參考編號,以便找尋。封套外要標記存倉索引及文件銷毀日期。

　　E、行政人事部要保存所有入檔案室檔案的登記資料,包括封套的編號、內容、入庫日期、銷毀日期等。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。