人事檔案管理制度
一、人事檔案保管制度
□ 目 的
第一，保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。
第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲(chóng)蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。
檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：
--突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：
--對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。
--發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷(xiāo);
③填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：
①對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。
③庫(kù)房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。
⑤無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。
⑥離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門(mén)。
(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫(kù)房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過(guò)程中,應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對(duì)工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫(kù)房?jī)?nèi)或靠近庫(kù)房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫(kù)房須滿足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門(mén)因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，到期未還者應(yīng)及時(shí)催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門(mén)的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門(mén)按有關(guān)文件規(guī)定寫(xiě)出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過(guò)以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫(xiě)出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫(xiě)明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門(mén))蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后，由人事檔案部門(mén)審核批準(zhǔn)。人事檔案部門(mén)對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。
(2)外借手續(xù)。
首先，借檔單位(部門(mén))寫(xiě)出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。
其次，借檔單位(部門(mén))蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。
再次，人事檔案部門(mén)對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。
然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。
最后，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷(xiāo)。
(3)出具證明材料的手續(xù)：?jiǎn)挝弧⒉块T(mén)或個(gè)人需要由人事檔案部門(mén)出具證明材料時(shí)
，需履行以下手續(xù)：
首先，由有關(guān)單位(部門(mén))開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章 ;
其次，人事檔案部門(mén)按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料;
最后，證明材料由人事檔案部門(mén)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
篇2：學(xué)院干部人事檔案查（借）閱制度
學(xué)院干部人事檔案查(借)閱制度
一、查(借)閱干部人事檔案，須填寫(xiě)《干部人事檔案查(借)閱審批表》，并經(jīng)人事科長(zhǎng)初審、副處長(zhǎng)審核、處長(zhǎng)審批同意后方可查(借)閱。
二、查(借)閱干部人事檔案，要愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁圈劃、涂改、抽換、摘抄、拍攝、復(fù)制，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違者給予批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。
三、個(gè)人不得查(借)閱本人及其親屬的檔案。
四、查閱干部人事檔案，須持查閱部門(mén)介紹信在檔案室查閱。
五、干部人事檔案原則上不得外借，如有特殊情況必須借閱，須履行借閱審批手續(xù)，借閱時(shí)間一般不超過(guò)5天。如需續(xù)借，應(yīng)及時(shí)履行審批手續(xù)，續(xù)期不超過(guò)3天。外借檔案必須妥善保管，不得攜帶回家，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
六、嚴(yán)禁在查閱檔案時(shí)喝水、吸煙，謹(jǐn)防損壞檔案。
七、外單位人員查閱我院干部人事檔案，須持《查閱干部人事檔案介紹信》，經(jīng)組織人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。
八、借出檔案，應(yīng)清點(diǎn)登記;收回檔案，應(yīng)在核對(duì)無(wú)誤后放歸原位。
篇3：學(xué)院干部人事檔案室保密制度
學(xué)院干部人事檔案室保密制度
一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)保密法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》及上級(jí)有關(guān)法規(guī)，做好檔案安全保密工作。
二、嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案材料接收、保管和提供利用制度。
三、干部人事檔案室為機(jī)要重地，非工作人員不得入內(nèi)。
四、檔案進(jìn)出，須嚴(yán)格履行審批、核對(duì)、簽字、登記等手續(xù)。
五、查閱檔案原則上在檔案室進(jìn)行。查閱密級(jí)檔案不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照。
六、借閱檔案必須辦理借閱手續(xù)，借閱人員要承擔(dān)檔案安全保管責(zé)任。
七、復(fù)印秘密級(jí)檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格履行審批、登記手續(xù)，標(biāo)明復(fù)印單位、份數(shù)、日期。復(fù)印件視同原件管理。
八、干部人事檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得以任何形式泄露檔案內(nèi)容。
九、嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人檔案。
十、對(duì)違犯保密紀(jì)律，玩忽職守，造成重大遺失、泄密等責(zé)任事故者，按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。