接待工作管理辦法
一、總則
第一條為進(jìn)一步提高公司的接待管理水平,促進(jìn)接待工作的規(guī)范化,更好地反映我公司精神面貌,增進(jìn)各級領(lǐng)導(dǎo)和兄弟單位的支持和合作,達(dá)到增進(jìn)友誼、交流信息、有效改善企業(yè)外部環(huán)境,樹立良好企業(yè)形象的目的,特制定本管理辦法。
二、接待工作的主要任務(wù)
第二條安排上級部門、兄弟單位、友鄰部門和基層單位領(lǐng)導(dǎo)來公司人員的吃、住、行。
第三條安排重要來賓的檢查、考察、調(diào)研等活動。
第四條協(xié)助辦理公司大型會議的會務(wù)工作。
第五條協(xié)助開展公共關(guān)系工作,協(xié)調(diào)好公司的外部環(huán)境。
三、接待工作的基本原則
第六條堅(jiān)持為提高企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)的原則,強(qiáng)化公關(guān)意識,增強(qiáng)接待工作深度,宣傳企業(yè)形象,提高公司聲譽(yù),并廣泛獲取信息。
第七條接待工作要堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,符合禮儀要求,按制度和程序辦事,克服隨意性;既要嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家有關(guān)廉政建設(shè)的規(guī)定,又要增加兄弟單位之間的感情,同時(shí)也要完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)。
第八條接待安排應(yīng)根據(jù)來賓的身份和任務(wù),安排不同領(lǐng)導(dǎo)的接待,確定相應(yīng)人員的陪同;既要熱情周到、也要講節(jié)約,量力而出,反對鋪張浪費(fèi)。
第九條堅(jiān)持辦公室歸口管理與對口部門接待相結(jié)合的原則。辦公室負(fù)責(zé)接待工作的統(tǒng)一管理,辦理重要接待事務(wù);對涉及較強(qiáng)業(yè)務(wù)性的接待事務(wù),應(yīng)由有關(guān)項(xiàng)目部牽頭對口接待,辦公室配合。
第十條 接待工作中應(yīng)自尊自重,本著尊敬來賓的原則,搞好服務(wù),不允許發(fā)生有損我所形象的事件。
四、接待工作的的程序與規(guī)定:
第十一條日常接待工作的規(guī)范:
1、接打電話時(shí),要使用文明語言如"您好"、"請問貴姓"、 "您找哪位"、"請稍候"、"謝謝"等等之類的禮貌用語。
2、在打電話前要準(zhǔn)備好記錄用紙、筆或其它所需要的文件、資料,不能等電話接通后,去找所需要的東西而對方拿著聽筒等候。
3、當(dāng)客人來訪時(shí),應(yīng)熱情迎接,主動引客人到辦公室或接待室交談。忌讓客人長久等候無人過問。如本人有事離開辦公室時(shí),應(yīng)將辦公桌上的文件、資料安放好,以免泄密或丟失。
4、宴請客人時(shí),應(yīng)根據(jù)宴請的性質(zhì)和規(guī)模不同,分為工作餐、聚餐、宴會;根據(jù)來賓的身份,確定不同的人坐陪。
第十二條一般性接待工作的程序:
1、接待前的準(zhǔn)備工作
1)、對來賓的基本情況做到心中有數(shù)。
2)、制定和落實(shí)接待計(jì)劃。
3)、做好接待前的細(xì)節(jié)工作。
2、接待中的服務(wù)工作
1)、安排專人迎接來賓。
2)、妥善安排來賓的生活。
3)、商訂活動日程。
4)、安排公司領(lǐng)導(dǎo)看望來賓。
5)、精心組織好活動。
6)、安排宴請和瀏覽。
7)、為客人訂購返程車船或飛機(jī)票。
3、接待后的工作
1)誠懇地向來賓征求接待工作的意見,并詢問有什么需要接待人員辦理的事情。
2)把已經(jīng)訂好的返程車(船、飛機(jī))票送到客人手中,并商量離開招待所或賓館的具體時(shí)間。
3)安排送客車輛,如有必要還應(yīng)安排公司領(lǐng)導(dǎo)為客人送行。
五、接待工作的有關(guān)要求
每十三條根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖及客人的需求,掌握接待工作的規(guī)律,做到目標(biāo)明確,思路清晰,計(jì)劃周密,主次分明,機(jī)動靈活,以高度的事業(yè)心和責(zé)任感,發(fā)揚(yáng)嚴(yán)細(xì)作風(fēng),扎實(shí)做好工作。
每十四條嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn),堅(jiān)持請示報(bào)告制度,在授權(quán)范圍以外個(gè)人不得擅自作任何決定和承諾。未經(jīng)同意私自安排的宴請等接待費(fèi)用,一律不予簽字報(bào)銷。
每十五條著裝整潔大方,舉止談吐文明禮貌,服務(wù)熱情、周到、耐心,保持良好的精神風(fēng)貌,從各方面體現(xiàn)恩湃公司的良好形象。
每十六條辦公室接待管理人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn),熟悉接待服務(wù)管理知識,掌握公共禮儀規(guī)范,了解公司的基本情況以及本省的政治、經(jīng)濟(jì)、人文、地理、風(fēng)俗民情和風(fēng)景名勝的一般知識,并具備必需的應(yīng)變能力和語言表達(dá)能力。
六、附則
第十七條本管理辦法經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論通過,自頒布之日起開始實(shí)施。
第十八條本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。
篇2:公司業(yè)務(wù)接待管理辦法
> 業(yè)務(wù)接待管理辦法第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)接待管理,規(guī)范程序,明確職責(zé), 提高效率,節(jié)約開支,特制定本辦法。
第二條 本辦法中的業(yè)務(wù)接待,是指與公司各部門開展業(yè)務(wù)工作密切相關(guān)的接待活動,包括用餐、住宿、禮品、旅游、會議、參觀等方面的行為。
第三條 業(yè)務(wù)接待范圍
一、政府主管部門或機(jī)構(gòu);
二、業(yè)務(wù)關(guān)系部門或機(jī)構(gòu);
三、合作單位或企業(yè);
四、其它確需接待的客人。
第四條 業(yè)務(wù)接待原則
一、對口接待原則。
來訪單位人員的級別決定公司接待級別,如對方總經(jīng)理來訪,由公司總經(jīng)理接待,對方部門經(jīng)理來訪,由公司對口部門經(jīng)理接待。公司領(lǐng)導(dǎo)接待,按業(yè)務(wù)分管領(lǐng)域,由業(yè)務(wù)歸口管理部門負(fù)責(zé)接待工作,各部門業(yè)務(wù)對口關(guān)系接待由對口部門負(fù)責(zé)。
二、節(jié)約從簡原則。
接待檔次適度從簡,陪同人員從少,避免鋪張浪費(fèi)。
三、預(yù)算管理原則。
各部門業(yè)務(wù)接待費(fèi)用嚴(yán)格在年度財(cái)務(wù)預(yù)算中控制使用。
四、進(jìn)度控制原則。
每月各部門發(fā)生的業(yè)務(wù)接待費(fèi),按財(cái)務(wù)預(yù)算的月均限額當(dāng)月報(bào)銷,費(fèi)用超支的部分,計(jì)入下月報(bào)銷。年底累積超支部份部門自理,公司不予報(bào)銷或扣減部門的工資總額。特殊情況必須經(jīng)總經(jīng)理審批報(bào)銷。
第二章 接待程序
第五條 公司各部門業(yè)務(wù)接待實(shí)行總經(jīng)理授權(quán)審批程序, 總經(jīng)理授權(quán)各分管領(lǐng)導(dǎo)在接待標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)審批,方能進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)接待活動,超標(biāo)30%的由總經(jīng)理簽批。
第六條 住宿、旅游接待程序
一、公司各部門嚴(yán)格遵循預(yù)算內(nèi)開支原則,接待申請人必須事先詳細(xì)填寫“接待申請及報(bào)告書”(見附件1,以下簡稱“申請報(bào)告” )中“接待申請”欄,由申請人所在部門負(fù)責(zé)人(市場營銷部按照業(yè)務(wù)分類,由事業(yè)部負(fù)責(zé)人審核)簽署意見后,報(bào)業(yè)務(wù)主管部門總經(jīng)辦核準(zhǔn),報(bào)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
二、申請經(jīng)核準(zhǔn)后,申請人憑“申請報(bào)告”到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù);接待工作完畢,申請人完成“申請報(bào)告”中“接待報(bào)告”欄的詳細(xì)填寫,由所在部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)主管部門、業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)分別簽署報(bào)銷意見后,財(cái)務(wù)部憑“申請報(bào)告”給予報(bào)銷。
第七條 禮品接待程序
公司贈送給客人(戶)禮品,必須事先填寫“禮品申請審批單”(見附件2),由部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)主管部門、業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,未經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)生的禮品費(fèi)用,財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷。
第八條 會議接待程序
會議接待指公司承辦的大中型會議,接待外單位人員較多,涉及人員較廣對公司發(fā)展有較為重要意義的會議,主要指在公司外召開會議。公司接待如需召開會議,由接待部門作為會議承辦部門提出申請,認(rèn)真填寫“會議接待申請單”(見附件3),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,方能到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù),開展相關(guān)會議工作。 除以上所指的大中型會議外,一般在公司接待的普通會議,按《貴研鉑業(yè)股份有限公司會議管理辦法(修訂)》執(zhí)行。
第九條 參觀接待程序
公司接待工作如需到公司進(jìn)行參觀,需由接待部門提出申請,詳細(xì)填寫“參觀接待申請單”(見附件4),提出參觀路線和參觀內(nèi)m.dewk.cn容,經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,持“參觀接待申請單”到總經(jīng)辦登記備案,由總經(jīng)辦相關(guān)人員通知待參觀的部門做好接待準(zhǔn)備。
第十條 以上接待,如果時(shí)間緊急,來不及預(yù)先申請的, 必須在接待前第一時(shí)間按以上程序?qū)訉由蠄?bào)審批,次日及時(shí)補(bǔ)辦手續(xù),簽字確認(rèn),否則不予報(bào)銷。出差期間產(chǎn)生的業(yè)務(wù)接待費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用,結(jié)合《貴研鉑業(yè)股份有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷規(guī)定》執(zhí)行。
第十一條 一次接待活動辦理一份申請報(bào)告,一次接待活動涉及多種接待方式的,應(yīng)分別辦理申請手續(xù),不按規(guī)定辦理申請報(bào)告不予報(bào)銷,實(shí)際發(fā)生金額超過預(yù)算金額的,原則上不予報(bào)銷。
第三章 業(yè)務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)
第十二條 用餐接待標(biāo)準(zhǔn)
一、來訪客人,需要在公司用餐,原則上在食堂接待,陪同人員不超過2 人,每人每餐6 元,接待部門應(yīng)于客人來臨當(dāng)日,到總經(jīng)辦登記領(lǐng)取接待餐券,不可提前預(yù)支。接待餐券由總經(jīng)辦統(tǒng)一印制,并蓋有總經(jīng)辦章,各部門領(lǐng)取后,應(yīng)加蓋所在部門負(fù)責(zé)人簽章(或簽名),食堂結(jié)帳時(shí),憑餐券分?jǐn)傎M(fèi)用報(bào)銷。
二、特殊情況需要宴請賓客的,按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行:
1.公司高管正職出面宴請,以每人每餐100 元以下控制;
2.公司其他領(lǐng)導(dǎo)出面宴請,以每人每餐80 元以下控制;
3.部門領(lǐng)導(dǎo)出面宴請,以每人每餐50 元以下控制;
三、陪餐人數(shù),根據(jù)工作需要從嚴(yán)控制。所有用餐人員名單必須填寫在“接待申請及報(bào)告書”上,由各部門負(fù)責(zé)人嚴(yán)格把關(guān),總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)部有權(quán)跟蹤檢查。
四、用餐接待地點(diǎn)及程序:對外接待用餐地點(diǎn),原則上僅限于公司簽訂合同的餐館或酒店,各部門“接待申請及報(bào)告書” 中“接待申請”欄經(jīng)審批后(審批同住宿、旅游接待程序),交由總經(jīng)辦根據(jù)以上餐標(biāo)安排訂餐,并出具用餐通知,各部門持用餐通知到指定的餐館或酒店用餐。用餐后申請部門需在餐館或酒店簽字認(rèn)可,兩天以內(nèi)必須將內(nèi)部支票交到總經(jīng)辦。如用餐通知開具后未發(fā)生接待事項(xiàng)的,必須及時(shí)交還總經(jīng)辦,根據(jù)實(shí)際用餐情況,另行開具用餐通知。每月底總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)部與餐館或酒店統(tǒng)一結(jié)帳。
第十三條 旅游接待標(biāo)準(zhǔn)
一、公司各級接待原則上不安排旅游,確因工作需要的,由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排旅行社,確定旅游線路及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),并簽定合同。
二、公司原則
上不安排旅游陪同人員,確需安排陪同人員的,
限定人數(shù)為1 人,由相關(guān)業(yè)務(wù)部門安排陪同。
三、旅游接待標(biāo)準(zhǔn),包干除交通費(fèi)外的一切費(fèi)用(含旅行社費(fèi)用、住宿、用餐等),不可超出限額使用:
1.高管人員的嘉賓在昆明市外旅游以每人每次1000 元以下控制;
2.其他人員昆明市外以每人每次600 元以下控制;
3.昆明市內(nèi)以每人每次不超過300 元控制。
第十四條 禮品接待標(biāo)準(zhǔn)
一、饋贈賓客禮品(公司外購禮品),按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行:
1.公司領(lǐng)導(dǎo)正職饋贈禮品,以每人600 元以下控制;
2.公司其它領(lǐng)導(dǎo)m.dewk.cn饋贈禮品,以每人500 元以下控制;
3.部門領(lǐng)導(dǎo)饋贈禮品,以每人300 元以下控制。
二、香煙、茶葉、酒水、離子水及紀(jì)念幣(公司內(nèi)部禮品),原則上不得作為禮品對外接待,特殊情況接待由總經(jīng)理審批。
第四章 業(yè)務(wù)接待費(fèi)管理
第十五條 與公司各部門工作相關(guān)的業(yè)務(wù)活動,接待工作及費(fèi)用由相應(yīng)部門承擔(dān);涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上部門的業(yè)務(wù)活動,相關(guān)部門共同承擔(dān),公司領(lǐng)導(dǎo)出面參加的接待,原則上費(fèi)用按照接待的業(yè)務(wù)性質(zhì)由相應(yīng)部門承擔(dān)。
第十六條 各部門的業(yè)務(wù)接待費(fèi)必須嚴(yán)格控制在部門預(yù)算經(jīng)費(fèi)范圍內(nèi)開支。年度業(yè)務(wù)接待費(fèi)經(jīng)費(fèi)預(yù)算財(cái)務(wù)部牽頭,匯同總經(jīng)辦等相關(guān)部門提出預(yù)算方案,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。各部門業(yè)務(wù)接待費(fèi)控制納入部門績效考核管理,超標(biāo)準(zhǔn)開支部分,按公司工效掛鉤管理辦法的有關(guān)規(guī)定扣減部門的工資總額;節(jié)余部分,根據(jù)考核辦法獎勵。
第十七條 各部門必須嚴(yán)格控制費(fèi)用,各層次審批人承擔(dān)各自的審批責(zé)任。總經(jīng)辦嚴(yán)格按《業(yè)務(wù)接待管理辦法》控制費(fèi)用,超標(biāo)一律不予審批。財(cái)務(wù)部每月初統(tǒng)計(jì)各部門上月費(fèi)用使用情況,交由總經(jīng)辦對每月預(yù)算費(fèi)用超標(biāo)的單位,發(fā)出整改通知,監(jiān)督超標(biāo)部門及時(shí)整改。
業(yè)務(wù)接待管理辦法 第十八條 本辦法自頒布之日起實(shí)施,《z鉑業(yè)股份有限公司業(yè)務(wù)費(fèi)管理辦法(試行)》同時(shí)廢止。
第十九條 本辦法由黨政辦負(fù)責(zé)解釋。
附件:1. z鉑業(yè)股份有限公司接待申請及報(bào)告書
2. z鉑業(yè)股份有限公司禮品申請審批單
3. z鉑業(yè)股份有限公司會議接待申請單
4. z鉑業(yè)股份有限公司參觀接待申請單
篇3:大學(xué)外事接待管理辦法
大學(xué)外事接待管理暫行辦法
為了進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范我校外事接待工作,提高辦事效率和服務(wù)質(zhì)量,促進(jìn)我校國際交流與合作,根據(jù)國家有關(guān)政策法規(guī),結(jié)合我校實(shí)際,特制定本辦法。
第一條 外事接待原則
1.發(fā)揚(yáng)愛國主義精神,維護(hù)國家主權(quán)和利益,維護(hù)民族尊嚴(yán),嚴(yán)守外事紀(jì)律。
2.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)部門的規(guī)定。
3.堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā),堅(jiān)持務(wù)實(shí)原則,堅(jiān)持平等、對等原則,服務(wù)學(xué)校發(fā)展大局,維護(hù)學(xué)校利益,堅(jiān)持勤儉辦外事。
4.參加外事接待人員應(yīng)做到熱情、友好、不卑不亢。及時(shí)請示匯報(bào)工作。
第二條 外事接待審批程序
1.外事辦是學(xué)校外事工作的綜合歸口管理和協(xié)調(diào)部門。邀請各類國(境)外人員來校訪問的申報(bào)歸口單位為外事辦。各部門各單位進(jìn)行外事接待要嚴(yán)格按照規(guī)定程序,遵守事前申報(bào),事后報(bào)告原則。
2.凡屬學(xué)校邀請的國(境)外代表團(tuán)、國際知名人士、校友等來華訪問,均由外事辦負(fù)責(zé)向上級有關(guān)部門申報(bào)。
3.學(xué)校各部門邀請國(境)外人士來校參觀、考察、訪問、講學(xué)、合作科研和參加會議等,應(yīng)在外賓來校前一個(gè)月向外事辦提交申請,詳細(xì)說明來訪團(tuán)組或個(gè)人來校目的、時(shí)間、費(fèi)用來源等,并提供背景材料(姓名、性別、國籍、護(hù)照復(fù)印件、學(xué)歷與學(xué)位、專業(yè)職稱、工作單位、學(xué)術(shù)成果、聯(lián)系地址、電話、傳真、電子郵件等);先由部門或單位領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,蓋章后交外事辦,并同時(shí)報(bào)保衛(wèi)處備案經(jīng)請示校領(lǐng)導(dǎo)同意,報(bào)上級主管部門審批。
1)擬邀請來校的外賓已辦理好來華簽證的,校內(nèi)邀請單位需填報(bào)《z醫(yī)科大學(xué)國(境)外來賓外事接待工作信息表》(附件1);
2)擬邀請來校的外賓需我校出示相關(guān)文件辦理來華簽證的,校內(nèi)邀請單位需提前一個(gè)半月向外事辦提供以下材料:姓名、性別、國籍、出生日期、護(hù)照復(fù)印件、學(xué)歷與學(xué)位、專業(yè)職稱、工作單位、學(xué)術(shù)成果、來訪事由、停留期限、聯(lián)系方式(地址、電話、傳真、電子信箱等);填報(bào)《z醫(yī)科大學(xué)國(境)外來賓外事接待工作信息表》(附件1)、《z醫(yī)科m.dewk.cn大學(xué)邀請國(境)外專家短期來訪申請表》(附件2)。
4.由校外單位接待,到我校順訪的外賓,則由學(xué)校相關(guān)部門或單位向?qū)W校請示,并附接待計(jì)劃或公函,交外事辦報(bào)校長審批后備案。
5.聘請海外人士為學(xué)校客座教授、名譽(yù)教授,由人事處行文,并附被聘用者的簡歷和背景資料,經(jīng)外事辦會簽呈校長簽發(fā)報(bào)上級主管部門審批、備案。
第三條 外事接待工作程序
1.做好學(xué)校外事接待工作,對于拓展我校與國外相關(guān)院校的長期友好合作關(guān)系有著重大意義。各部門應(yīng)給予大力支持,積極配合相關(guān)的學(xué)術(shù)交流及參觀、訪問活動。
2.外事辦負(fù)責(zé)安排外賓的食宿、與校領(lǐng)導(dǎo)會談、宴請、參觀游覽等。校際交流項(xiàng)目所在部門負(fù)責(zé)安排學(xué)術(shù)活動 (包括主持人、布置會場、組織與會人員、制作和張貼海報(bào)、翻譯、通知時(shí)間、地點(diǎn)等)。
3.各單位邀請國(境)外來校訪問、參觀、講學(xué)的專家學(xué)者,原則上由各部門自行接待,外事辦予以積極協(xié)作,需校領(lǐng)導(dǎo)出席的,要提前報(bào)請。各單位須做好以下工作:
1)擬出接待計(jì)劃,并提前交外事辦;
2)確定會談內(nèi)容、方式、會談主持人和其他參加人員;
3)事先聯(lián)系、落實(shí)好參觀事項(xiàng);
4)做好接待記錄;
5)專家離校后兩周內(nèi),將專家在校期間交流活動的圖片和文字材料送交外事辦。
第四條 接待規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)
外事接待要按照接待外賓的禮儀、規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。我校外事接待原則上采取對等原則,外事辦根據(jù)來訪者的級別和重要性制定接待計(jì)劃,安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員參加,邀請單位應(yīng)協(xié)助做好工作。由上級部門安排或?qū)W校邀請的國(境)外大學(xué)副校長及以上級別的外賓或代表團(tuán)、國際知名人士、著名學(xué)者、杰出校友或我校名譽(yù)教授等來訪,可由校長或校長委托的副校長會見并宴請一次;院長、系主任級別或我校客座教授來訪,可由副校長會見并宴請一次;其他來訪外賓,原則上不安排校領(lǐng)導(dǎo)出面會見、宴請。
第五條 本辦法由校外事辦負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起施行。
附件(詳見電子政務(wù))
1、z醫(yī)科大學(xué)國外來賓外事接待工作信息表 2、z醫(yī)科大學(xué)邀請外國(境外)專家短期來訪申請表