中醫院檔案管理制度
一、檔案保密
1.認真學習，宣傳貫徹執行(保密法);
2.對保密文件、資料、檔案的劃分，等級的變更，必須按國家有關制度和規定處理。
3.嚴格執行保密文件、資料、檔案的查、借閱審批手續，并只限于在閱覽室內閱讀，不得私自抄錄或拍照，更不得帶回家。
4.保密文件、資料、檔案閱讀完畢，應交保密員存放在專柜內，妥善保管，以防丟失、泄密事件的發生。
5.凡遇重大節、假日，要對全體干部、職工進行保密教育，并對“三密”文件、資料進行一次清理，重點保護。
6.對造成損失、泄密的科室和個人，應追究其責任，并視其情節輕重給予必要處罰。
二、檔案保管
1.機關全部檔案必須由檔案室集中統一保管，任何人不得據為已有。
2.加強庫房管理，做好防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防有害氣體和微生物的侵蝕等工作，做好庫房內溫、濕度測記，保持室內合理溫度。
3.嚴禁無關人員進入檔案庫房。
4.室藏檔案必須排列整齊有序，并定期進行清理，校對工作，做到目錄與室藏檔案相符。
5.嚴格按檔案管理的規定履行檔案移交，接收等手續。
6.認真做好檔案的鑒定工作，不得擅自銷毀檔案，如需銷毀，首先編制銷毀清冊，由鑒定小組批準鑒定，在有人監督的情況下，方能銷毀。
7.檔案保管不善造成毀冊和丟失，要追究有關人員法律責任并予以處罰。
三、檔案利用
1.凡因公需到檔案室利用檔案的，必須填寫使用登記，外單位利用者，必須持單位介紹信或有關證件，經院領導批準后方可使用。
2.檔案原則上不外借，利用者可在閱覽室查閱，特殊情況需要借出者，必須經分管院領導批準，并辦理借閱手續，外借時間不得超過三天。
3.檔案利用者必須愛護檔案，嚴禁畫杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散檔案資料，否則，按《檔案法》的有關規定追究責任。
4.檔案工作人員要熱情招待檔案利用者，準確迅速地調出利用者所需檔案，同時，要認真做好查閱檔案的登記與統計工作，注意反饋和收集利用效果。
5.“三密”文件借閱范圍要從嚴掌握.必須借閱時，要經分管領導批準。
四、檔案的借、傳閱
1.借閱和傳閱文件，要辦理登記手續，退還文件要辦理注銷手續。
2.對檔案或文件進行翻拍或復制要經院辦同意，任何科室或個人不得自行復印或傳閱，復印件視同正式件一樣管理，如系秘密材料應加蓋檔案號m.dewk.cn章并注明此材料的出處和依據。
3.利用者應精心愛護和妥善保管檔案，不得在上畫線條，作標記，不得涂改，沾污，拆散檔案，未經允許不得轉借他人或攜帶外出。
4.普通文件一般一周內歸還，幾個科室合辦的文件兩周內歸還，特殊情況要辦理續借手續。
5.個人不得查閱涉及本人有關問題的檔案，如需查證某一問題，可通過有關職能部門審檔。
6.上級機關和院外有關單位需要借閱檔案，須持該單位介紹信，經審批同意后方可查閱，如有特殊原因需要借出者，須經院辦公室負責人或院領導批準。
7.檔案歸還時，工作人員應對案卷的數量和卷內的文件情況仔細進行清點，檢查無誤后方可注銷。
篇2：某醫院聲像檔案管理細則
醫院聲像檔案管理細則
1、目的
為加強對聲像檔案的管理，妥善收集與保管醫院重要會議、活動拍攝的照片、圖片、錄像等聲像資料，制定本細則。
2、適用范圍
2.1本細則適用于醫院各類聲像資料的管理，包括醫院召開的重要會議的聲像資料(含數碼照片、錄像資料，下同)、外事活動的聲像資料、重要培訓與學術講座的聲像資料、科研成果及開展的新技術、新項目聲像資料。
2.2本細則僅針對聲像檔案的管理，從屬于醫院《檔案管理制度》。
3、工作程序
3.1會議、培訓、活動的組織部門需指定專人(以下簡稱采集人)負責現場聲像資料的采集與整理。
3.2會議、培訓、活動結束15個工作日內，采集人根據要求，將聲像資料制作成冊連同底片(含電子版文件)送交檔案室統一管理。
3.3認真執行聲像資料歸檔交接手續，聲像資料采集人應為聲像資料附以簡要文字說明，包括標題、人員姓名、排列順序、時間、地點等基本信息。
3.4各部門(科室)采集人送交的聲像資料(包括底片、電子版文件)，由檔案室進行分類、編號，填寫目錄，按聲像資料的介質規格大小分別采用“簿、冊、袋、盒”，并輔以文字說明，按照時間順序進行保存。
3.5借閱聲像資料應履行借閱手續，資料檔案不經允許不得反拍，更不得涂抹損壞。檔案歸還時，檔案管理人員要認真檢查，發現以上問題，視情節輕重給予經濟處罰。
3.6聲像資料檔案要分級進行管理，對珍貴的歷史照片應列為重點保護范圍，妥善保存，原則上不予外借。如因公務確需借閱，應經院辦(人事行政部)負責人批準。
3.7集團重要會議、活動的聲像資料，除醫院存檔外，應復制一份報集團人事行政部存檔備案，執行《重要事項管理制度》。
篇3：某醫院檔案管理制度
醫院檔案管理制度
為全面反映醫院歷年經營和管理工作的內容，妥善完整地保存各類重要文件、資料，加強檔案管理工作的規范化、標準化、程序化，制定本制度。
1、適用范圍
本制度適用于醫院各類檔案的管理。
3、職責部門
3.1院辦(人事行政部)負責院級文件檔案的管理工作。
3.2部門(科室)指派專人兼任檔案管理員，負責部門(科室)檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦(人事行政部)負責人。
3.3院辦(人事行政部)負責指導與監督各部門檔案管理的實施情況。
3.4部門(科室)負責人負責審批本部門(科室)普通文檔的借閱申請，其它文檔的借閱申請由總經理(院長)或指定負責人審批。
3.5機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經理(院長)或指定負責人審批。
4、檔案收集、歸檔
4.1凡醫院繕印發出的公文(含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發文件等)，原件一律由院辦(人事行政部)統一歸檔管理，發文復印件按規定由收文部門各自歸檔。
4.2各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統一整理、歸檔。
4.3一項工作分別由幾個部門(科室)參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門(科室)負責收集整理，交院辦(人事行政部)歸檔。
4.4部門(科室)組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門(科室)收集、歸檔。
4.5醫院召開的工作會議文件由院辦(人事行政部)收集、歸檔，并由會議組織部門(科室)指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦(人事行政部)辦理歸檔手續。
4.6醫院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的，應及時交院辦(人事行政部)歸檔。
5、檔案立卷
5.1檔案管理員應使用檔案盒(或文件夾)根據文件類型將檔案分別立卷，統一存放至檔案柜中。
5.2檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。
5.3案卷類目編制原則：含醫院全稱和經辦m.dewk.cn部門全稱，按上(醫院全稱)、下(經辦部門全稱)排版;根據文字量，也可以按左(醫院全稱)、右(經辦部門全稱)排版。
5.4案卷類目名稱需根據5.3款標準，采用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒(或文件夾)左側距頂部3厘米處。
5.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度，對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全后再行立卷歸檔。
5.6歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。
5.7部門(科室)經辦的文件原則上應于收、發文后一個月內完成歸檔;醫院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
6、檔案目錄編制
6.1檔案文件編號原則：A1A2A3A4-B1B2C1C2-D1D2其中A1A2為醫院代字(遵照《行文管理制度》附件《醫院簡稱對照表》)，A3A4為兩位數年份號，B1B2為部門(科室)代字(大類)號，C1C2為文件類型(小類)號，D1D2為兩位數檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現代女子醫院的行政部為經辦部門，歸檔文件類型為20**年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號為：J*06-*ZTZ-07。
6.2檔案管理員應在檔案盒(或文件夾)首頁位置設立《檔案目錄》(附件10.1)。
6.3所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號，并按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。
6.4《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、經辦人、歸檔編號、備注等項目。
7、檔案保管權限、期限與類型
7.1檔案保管權限
7.1.1財務部檔案由財務部保存;
7.1.2人事部檔案由人事部保存;
7.1.3醫院證、章、信由總經理(院長)指定負責人保存;
7.1.4其它各類檔案由院辦(人事行政部)保存。
7.2檔案保管期限
7.2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。
7.2.2醫院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。
7.2.3政府職能部門授予、發放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
7.2.4本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
7.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
7.2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。
7.3文檔的保存形式：m.dewk.cn
7.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
7.3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設定，并須將該文件路徑及密碼報院辦(人事行政部)備存，并保證其真實性。
7.3.3機密文檔以書面或實物形式保存。
7.4檔案類型
7.4.1行政檔案，包括：
營業執照正、副本，復印件;
法定代表人身份證(護照)(復印件);
對內、對外收、發的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文;
各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料;
各部門(含財務、醫務科室)現行的各項規章制度、規定、流程等;
院級會議的會議紀要、決議;
醫院年度(季、月、周)工作計劃匯總表;
《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案;
購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證(復印件)等車輛管理檔案;
對外簽訂的各類購買(租賃、服務)性質的合同文件;
其它應歸檔保管的文件、資料。
7.4.2人事檔案，包括：
全院員工個人信息資料(花名冊);
勞動合同及保密協議;
考勤打卡數據;
工資、社保等薪酬相關資料;
招聘表格、人才庫等相關資料;
員工績效考核相關資料;
其它應歸檔保管的文件、資料。
7.4.3財務會計檔案，包括：
各類審計帳冊及報表;
各類會計帳冊及報表;
固定資產資料;
其它須保存文檔。
7.4.4藥械設備檔案，包括：
設備臺帳;
設備出廠合格證、使用說明書;
設備安裝、調試、驗收報告;
設備保修卡、保修協議及維修聯系方式;
設備運行維修、保養記錄;
設備更新改造記錄;
設備管理制度;
其它應保存的設備資料。
7.4.5醫療檔案，包括：
檔案內容由醫療管理部門提供。
8、檔案查閱與復制
8.1總經理有權查閱醫院所有檔案。
8.2部門(科室)負責人有權查閱本部門(科室)所有檔案。
8.3其他員工因工作需要應經過審批方可借閱有關檔案。
8.4文檔查(借)閱應在檔案保管部門(科室)進行登記，機密文檔及權限外查借(閱)須辦理審批手續。
8.5查(借)閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由院辦(人事行政部)負責人審批，并進行相關登記。
8.6查(借)閱或復制財務檔案、人事檔案須由總經理審批。
9、檔案的銷毀
9.1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單，由院辦(人事行政部)負責人審核無誤后報總經理審批。
9.2總經理審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名(含)以上監銷人員監督檔案銷毀過程，并進行簽字確認。
9.3銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關目錄中注銷。