公司文件管理制度6

　　第一章總則

　　第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)我公司的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。

　　第二章收文的管理

　　第四條公文的簽收。

　　(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

　　(2)對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條公文的編號保管。

　　(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件，總經(jīng)理啟封后，也應(yīng)交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。

　　(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室秘書進行登記編號，個人不得私自保存。

　　第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

　　(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后，由辦公室秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　(2)一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室秘書直接分轉(zhuǎn)處理，如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　(3)為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　(1)傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密制度，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　(2)閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

　　(3)閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失、泄密。文件閱完后，應(yīng)送交辦公室秘書。

　　(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理，不得將文件壓放、分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

　　第三章發(fā)文的管理

　　第八條發(fā)文的規(guī)定。

　　(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文，應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，則由辦公室分別按機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。

　　(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件，須由集團公司董事長批準簽發(fā)。

　　第九條發(fā)文的范圍。

　　(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文的范圍。

　　(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。

　　①發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件。

　　②公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定，發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報其他有關(guān)全公司的重大事項。

　　(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。

　　①對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定，同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。

　　②在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由主管業(yè)務(wù)部室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

　　③凡各業(yè)務(wù)部室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以用部室名義發(fā)會議紀要。

　　④各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。

　　第四章發(fā)文程序與要求

　　第十條發(fā)文程序規(guī)定。

　　(1)各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請。

　　(2)辦公室同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以集團公司指示或工作實際需要草

　　擬文件初稿。

　　(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。

　　(4)文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章，標定日期和密級。

　　(5)辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級有關(guān)指示精神，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿，應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿。

　　(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責)。

　　(7)對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門重新纂寫清楚。

　　(8)需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽。

　　(9)文稿審核、會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定呈送公司領(lǐng)導簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書，統(tǒng)一編號后送打印室打印。

　　(10)文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打印后，由辦公室派專人按量印刷，再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況。對印刷質(zhì)量不好的文件，辦公室秘書應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。

　　第五章文件的借閱和清退

　　第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需要本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十二條借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第十三條辦公室秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作(一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時查明原因和責任者，并如實向領(lǐng)導報告。

　　第十四條各部門應(yīng)定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。

　　第六章文件的立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍。

　　(1)上級機關(guān)來文包括上級對公司報告、申請的批復統(tǒng)一由辦公室負責歸檔。

　　(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。

　　(3)公司總經(jīng)理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。

　　(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。

　　(5)上級領(lǐng)導同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。

　　(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導工作的音像攝制品。

　　(7)公司日志和大事記。

　　(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。

　　(9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部室負責立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求。

　　(1)文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主頁、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　第七章文件的銷毀

　　第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理、造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，由辦公室主任和辦公室秘書監(jiān)視銷毀。

篇2：公司藥業(yè)文件管理制度

　　**藥業(yè)文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發(fā)等事務(wù)正常、順利進行，規(guī)范文件管理，特制定本規(guī)定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應(yīng)根據(jù)本制度制定細則并報總公司批準后執(zhí)行。

　　3.權(quán)責說明：總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作，各部門負責本部門相關(guān)文件的管理。4.公司發(fā)文

　　4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā)，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。

　　4.2公司發(fā)文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經(jīng)分管領(lǐng)導同意后起草，交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。

　　4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件，并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發(fā)的文件，總經(jīng)辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記。總經(jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記，并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發(fā)文分類、編號：西藏藥業(yè)〔20**〕××號。

　　4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴肅和正規(guī)，格式附后。

　　4.5無總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發(fā)文

　　5.1公司部門在內(nèi)部行文一律以部門第一負責人、部門分管領(lǐng)導同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。

　　5.2公司部門發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。

　　5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文：在管理制度內(nèi)制訂的實施細則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件，原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領(lǐng)導簽發(fā)生效。

　　5.2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權(quán)范圍內(nèi)對公司內(nèi)部部門行文，經(jīng)部門經(jīng)理、部門分管領(lǐng)導簽發(fā)后，在公司內(nèi)部有效。

　　5.3公司部門發(fā)文格式附后。

　　5.4部門發(fā)文超出部門職權(quán)范圍，又不應(yīng)由公司發(fā)文的，須由相關(guān)部門共同簽發(fā)，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后行文。

　　5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類、編號：

　　西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、***)發(fā)〔20××〕××號

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業(yè)務(wù)管理部門行文、合作、協(xié)作單位行文等，同時填寫《收發(fā)文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關(guān)部門和有關(guān)人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應(yīng)在接件后立即報送。

　　6.2各部門應(yīng)指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應(yīng)將處理完后的來文、處理過程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發(fā)文、收文部門負責人應(yīng)注明文件密級或者"不得復印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經(jīng)營體制度改革、財務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件，公司項目招投標文件、財務(wù)賬冊、營銷策劃方案、項目設(shè)計方案等文件。

　　7.1.2機密：機密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內(nèi)部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個人調(diào)、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規(guī)定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領(lǐng)導以上人員批準。

　　7.4文件及有關(guān)資料的打印、復印、簽章，必須按規(guī)定嚴格辦理，并做好登記，嚴禁未經(jīng)同意私自處理。

　　7.5收發(fā)文處理不當或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規(guī)定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經(jīng)辦負責解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

　　8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

　　附：

篇3：酒店文件管理制度（6）

　　酒店文件管理制度(六)

　　1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。

　　3.總經(jīng)理批辦的公文，根據(jù)批示，由行政辦公室轉(zhuǎn)交承辦部門和傳閱員，并進行簽收登記。

　　4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)，用完后及時歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領(lǐng)導均不得攜離酒店。

　　5.各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規(guī)定期限及時辦理，不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議，及時提出書面意見。

　　6.各部門均應(yīng)實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對自己經(jīng)手處理的公文負有催辦義務(wù)，轉(zhuǎn)辦要及時，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。

　　7.公文處理過程中，要做好平時歸卷工作，辦完后，及時將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的所有人員調(diào)動和離職時，應(yīng)將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調(diào)動和離職手續(xù);參加會議帶回的文件，應(yīng)及時交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒有保存價值的文件，經(jīng)過鑒別和行政辦公室主任的批準，予以定期銷毀。