公司文秘科職責范本

　　直接上級：辦公室;

　　部門性質：文書處理和檔案管理及日常接待工作;

　　管理權限：受辦公室委托，行使對公司文件的處理、日常接待和檔案管理權限，并承擔執(zhí)行公司規(guī)章制度、管理規(guī)程及工作指令的義務;

　　管理職能：合理地組織公司文書的處理、檔案管理和日常接待工作;

　　主要職能：1。服從辦公室的統(tǒng)一指揮，執(zhí)行其工作指令，一切管理行為向辦公室負責;

　　2.嚴格遵守公司的各項管理制度，認真行使公司給予的管理權力，杜絕一切越權事件的發(fā)生;

　　3.負責擬訂本科的工作計劃和目標;

　　4.負責搜集和了解各部門的工作動態(tài)，掌握公司活動情況;

　　5.負責擬制公司各類文稿、文件、報告、總結及其他材料;

　　6.負責公司文件、資料的收發(fā)存;

　　7.負責公司的檔案管理工作;

　　8.負責各類文件立卷、歸檔工作;

　　9.負責對各類文件、資料鑒定、統(tǒng)計工作;

　　10.負責對公司文印工作的管理;

　　11.負責處理各種公文、公函，確保公司工作有條有紊;

　　13.負責日常接待工作;

　　14.負責公司會務、會議的安排;

　　15.負責公司電話總機的管理工作;

　　16.負責監(jiān)督公司印章、法人章使用和辦公室印章的管理;

　　17.協(xié)助做好其他有關事項管理工作;

　　18完成公司領導臨時交辦的其他有關工作

篇2：地產公司文秘工作會議紀要

　　地產公司文秘工作會議紀要

　　*集行中會〔20**〕4號

　　會議名稱：20**年集團文秘工作會議

　　會議時間：4月2日（17：00-19：30）

　　地點：集團本部培訓室

　　會議方式：現場＋視頻＋電話

　　召集人：ZZ

　　與會人員：集團行政中心AA副總監(jiān)、集團各高管秘書/文員、集團本部/各區(qū)域/各項目/各部門文員

　　記錄人：VV

　　本次會議有兩個議題，其中：集團行政中心AA副總監(jiān)從行為規(guī)范角度宣講了怎樣做一個合格的文秘人員，對集團的文秘人員本身及集團文秘工作提出了要求；集團行政管理部ZZ就集團本部公文近期常見病例等和與會人員進行了分享。紀要如下：

　　一、AA副總監(jiān)宣講文秘工作要求

　　A總指出文秘工作是公司溝通的樞紐，文秘人員是集團的機要工作人員，起著很重要的作用，在工作中須遵照公司的規(guī)章制度，找到自己工作的依據。集團《機要工作人員管理制度》之前只適用于董事局成員身邊的工作人員，本次會議后集團行政管理部要對其進行修訂，以適用于集團整個文秘系統(tǒng)，為大家開展工作提供更為具體的指引和規(guī)范。

　　會上，A總從形象禮儀和工作紀律兩方面介紹了集團對文秘工作人員的要求，并以文秘人員考核表為基礎，向大家介紹了文秘工作的職責及履行這些職責所必備的技能，向大家明確傳達了公司對文秘工作的期待。

　　（一）集團對文秘工作人員的形象禮儀要求

　　A總首先通報了集團行政管理對集團各有關人員接聽電話和在集團本部進行的辦公紀律檢查的結果，要求文秘工作人員尤其要在接打電話和著裝上注意自己的形象。

　　A總要求集團的所有文秘工作人員不能錯位和越位，大家要樹立"服務的領導不是自己的'領導'，而是自己的顧客"這樣一種觀念，不論自己服務的是部門領導，還是項目領導，抑或集團領導，也不論服務對象的級別有多高，他們都只是自己的服務對象，文秘工作人員一定要防止 "狐假虎威"的現象出現，具體到實際工作中，就是在上傳下達的過程中，與同事講話、接打電話時態(tài)度要謙虛，語氣要注意規(guī)范。

　　在穿著上，文秘人員的形象在一定程度上代表著公司形象，因此文秘人員在工作中要隨時注意自己的衣著，禁止露背，露臍裝，衣著應表現得職業(yè)和得體。

　　（二）集團對文秘工作人員的工作紀律要求

　　A總提醒集團所有在領導身邊工作必須隨時注意自己的行為規(guī)范，并重點強調了保密要求。A總指出，在最近對大家接聽電話的測試中，不僅發(fā)現了以上提到的禮儀問題，部分人員對接聽電話的反應也暴露了其保密意識有待加強。

　　A總要求，文秘人員應堅守自己的職業(yè)操守，要求大家避免在工作中和私人交往中泄露公司秘密。針對高管信息被泄露問題，要求大家對高官的私人信息守口如瓶，尤其在轉接電話中不能照單全收，應先過濾來電，再把安全的、有用的電話轉接給領導，防止無意間泄密；針對文印室文件隨便亂扔的現象，要求大家充分認識到公司里的任何一份文件，哪怕是已失去效用的文件，尤其是工程、裝修、材料報價的文件，對我們的競爭者來說都是很重要的，我們的資料一旦被泄密給了競爭對手，對我們公司造成的將不只是物質上的損失，更重要的是名譽上的損失，要求在平時的工作中如果有不再使用的文件一定要用碎紙機碎掉。

　　（三）集團文秘工作人員應履行的職責

　　A總以文秘人員考核表為依據，要求集團的文秘人員履行商務溝通、辦公室事務管理、文書工作、會議管理、商務活動、信息檔案管理的六大職責。

　　A總指出，以上六大職責中，目前發(fā)揮得不好，或者說整個文秘系統(tǒng)的軟肋在于文書工作和信息檔案管理這兩項，要求大家認識到：文秘人員如果不能完成這兩類工作，那么只是手腳被使用，充其量是一個勞動力；只有能完成兩類工作，腦力、智慧被使用，才是腦力勞動者，也才是真正的文秘。因此就要多練習，熟能生巧，尤其是公文寫作、發(fā)言稿的撰寫。A總還要求文秘人員會使用Outlook，尤其是會用該軟件中任務管理與會議管理功能。

　　二、文秘工作分享、介紹OA發(fā)文規(guī)則。

　　本次會議，集團行政管理部劉闖就集團本部公文近期發(fā)現的一些普遍性錯誤、公文的規(guī)范語言、公文格式和OA發(fā)文規(guī)則和與會人員進行了分享。會議歸納集團本部公文錯誤類型中頻率較高、錯誤較明顯的有以下幾種：

　　（一）文種

　　"通知"和"函"混用，要求熟悉各種文種的使用范圍，依據公文的實際內容來選擇文種。

　　（二）文件編號

　　年份號兩邊的括號選用錯誤或者編號為個位時流水號錯誤。年份兩邊的括號應選"〔〕"，不用"（）"、"【】"等；流水號為個位數時，前面不編虛位。

　　（三）標題

　　標題過長或標點中使用標點符號。除了書名號外在標題中一般不用其它的標點符號；標題應簡短，由"'關于'+事由+文種"構成，要避免把標題當正文寫。

　　此外，標題還存在文不對題現象，例如，明明是一份會議通知，卻把標題寫成了《關于確定***會議的事宜》，一次會議 "確定"不確定是相對主辦者和承辦者來講的，這與邀請別人參會完全是兩個不同的概念。

　　（四）主送部門、發(fā)文部門

　　把文件主送給不存在的部門或公司已撤銷、更名的部門，寫發(fā)文部門搞不清本部門名稱。要求文秘人員熟悉公司的架構，按照公司組織架構的標準名稱來寫主送、發(fā)文部門。

　　另外，還要注意在公司公文"發(fā)文單位"中最低一級應是集團、區(qū)域的二級部門和項目的一級部門。

　　（五）正文

　　1.正文中的引文只有編號，沒有文件名。要求引文應先寫文件名，再用括號的方式寫文件編號。

　　2.正文一頁寫完，在最后一行寫上"轉頁"或"見下頁"等字樣。因為公文是用頁碼分頁的，無需寫上提示性字詞。

　　3.正文的邏輯層次序號，公司大部分公文都不規(guī)范，要求用國標的格式分層編號。

　　（六）結尾用語

　　常見的錯誤是在在結尾用語手加上"！"，如"特此通知！"正確的用法是后面用句號或不用任何標點。

　　（七）附件

　　表示多個附件層次關系常見的錯誤是寫成"附件一、附件二......"、"附件：一、......"等，正確的寫法應是"附件：1......."，注意的是附件名后面不用任何標點標點符號。

　　（八）抄送（抄呈）

　　常見的錯誤是發(fā)文單位自己抄送文件給自己：一是抄送給該份文件的簽發(fā)人；二是抄送給自己的組成部門，例如房管中心發(fā)文，抄送給"綜合管理部"，這兩種寫法都不符合行文規(guī)則。

　　應注意的是，只有當簽發(fā)人兼任多種職務時，才可將代表一種職務簽發(fā)的文件抄送給另一種職務的自己，例如經營管理職務的陸倩芳總裁簽發(fā)的文件，抄送給董事局職務的陸倩芳副主席；上級將公文抄送給下級的情形一般存在于答承性質的公文，例如，復函和批復。

　　會議要求文秘人員不僅在自己擬寫公文時避免以上常見的明顯錯誤，同時在上傳其他人員擬寫的公文到OA之前，也要檢查是不是存在以上錯誤并提前修改，以便提高公文審批流轉速度。

　　本次會議還與大家分享了公文的高頻用詞，并重申了公司公文的格式要求，要求 OA發(fā)文填寫主文檔的主題按照"發(fā)文單位＋'-'文件主題＋'的'＋文種"格式和要素填寫。

　　會議最后，AA副總監(jiān)再次要求集團文秘系統(tǒng)的全體人員正確定位自己、發(fā)揮頭腦的潛能，并再次強調電話規(guī)范和文件流轉需要記錄。A總希望文秘系統(tǒng)的全體同事，提高素質，提高水平，履行好文秘工作的六大職責，為公司的高效運作貢獻自己的智慧和力量。

　　簽署：AA

篇3：企業(yè)文秘科科長職務分析樣本

　　文秘科科長職務分析樣本

　　崗位名稱：文秘科科長

　　直接上級：辦公事主任

　　下屬崗位：秘書、檔案管理員、總機話務員

　　崗位性質：全面主持文秘室的工作

　　管理權限：對本科職責范圍內的工作有指導、指揮、協(xié)調、監(jiān)督管理的權力

　　管理責任：對所承擔的工作全面負責

　　主要職責：

　　1.草擬各類文書、文件、報告、總結及其他材料;

　　2.為公司領導人撰寫文稿等工作;

　　3.負責對文件的收發(fā)存管理工作;

　　4.對下屬的評價、考核和激勵;

　　5.負責做好來客的日常接待工作;

　　6.負責對公司檔案管理工作;

　　7.負責對公司文印工作的管理;

　　8.做好對各種類文件、資料鑒定及統(tǒng)計管理工作;

　　9.負責對各種類會務的安排工作;

　　10.負責對公司印章、法人章的監(jiān)督管理和辦公室印章管理;

　　11.有對下屬的人事推薦權和考核、評價權;

　　崗位要求：

　　1.具有大專以上的文化程度;

　　2.具有較強的文字組織和秘管理協(xié)調工作能力;

　　3.原則性強，具有較強責任感

　　參加會議：

　　1.參加公司召開的辦公室人員的有關會議;

　　2.參加每月季度工作協(xié)調會;

　　3.參加每年度公司評比會