物業(yè)公司采購與分包管理程序
1總則
1.1嚴格規(guī)范物業(yè)服務過程中的采購及業(yè)務分包，不僅是保證物業(yè)服務質(zhì)量、維護EE物業(yè)服務品牌的基本要求，也是有效控制物業(yè)服務成本，倡導廉潔自律的重要舉措，各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規(guī)定，確保采購及業(yè)務分包活動公開、有序地進行。
1.2根據(jù)管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》規(guī)定，結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)的實際情況，各物業(yè)分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業(yè)務，必須納入招標系統(tǒng)進行控制，包括但不限于：
a)物料、設備采購;
b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增);
c)服務分包等。
2相關(guān)職責界定
2.1物業(yè)分公司負責供方管理、物料采購及服務分包的計劃制訂和具體實施，以及20萬元以下的招標工作。
2.2項目所在公司負責組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標工作。
2.350萬元(含)以上的招標項目按《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.4管理公司物業(yè)管理部負責指導和監(jiān)督項目所在公司物業(yè)管理方面的采購及分包過程。
3供方管理
3.1供方合格評定準則
3.1.1為確保供方提供的物料或服務滿足規(guī)定要求，所有物料采購和服務分包必須首先進行供方合格評定。
3.1.2產(chǎn)品供方合格評定標準包括(但不限于)：
a)工商局頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照，合法經(jīng)營;
b)有資質(zhì)證書;
c)固定的營業(yè)地點;
d)充足的供貨資源;
e)提供明確有效的合格產(chǎn)品質(zhì)量證明憑據(jù);
f)合理的產(chǎn)品價位;
g)以及在合作期間產(chǎn)品使用合格率達到98%以上;
h)供貨及時性達到95%以上;
i)對不合格品能及時退換的良好售后服務等。
3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛(wèi)以及地域性極強的供暖等)服務部門沒有可供選擇的余地，但對其單位架構(gòu)、相關(guān)人員情況、服務質(zhì)量和服務特殊規(guī)定等亦應進行了解，以便與其配合達到滿足服務的需求。
3.1.4可供選擇的服務(工程)供方，其合格評定標準包括(但不限于)：
a)具備合法的營業(yè)執(zhí)照、固定的營業(yè)地點;
b)滿足服務項目的能力;
c)良好的社會信譽;
d)合理的承包價格;
e)優(yōu)質(zhì)的服務質(zhì)量，及跟蹤服務的有效性和及時性。
3.2供方合格評定方法
3.2.1業(yè)務經(jīng)辦部門負責收集供方基本信息，根據(jù)供方的資質(zhì)等級、技術(shù)力量、設備條件等方面進行供方初評，至少應評審供方以下幾個方面的優(yōu)勢：
a)質(zhì)量、性能及其穩(wěn)定性;
b)價格;
c)信譽--履約信譽與社會信譽度;
d)售后服務;
e)付款方式;
f)交貨方式、交貨周期;
g)公共關(guān)系;
h)品牌;
i)供方內(nèi)部運作狀況;
3.2.2業(yè)務經(jīng)辦部門負責填寫《供方合格評定審批表》，記錄對上述評審結(jié)論。品質(zhì)部負責復核，并重點對供方的營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的資質(zhì)證明等進行驗證，其營業(yè)執(zhí)照的項目范圍和特殊行業(yè)資質(zhì)證明必須合法有效。
3.2.3經(jīng)初評合格的供方，在可行時應由業(yè)務經(jīng)辦部門組織相關(guān)部門人員進行現(xiàn)場考察，現(xiàn)場考察人員中必須包括品質(zhì)部派出的人員。
3.2.4現(xiàn)場考察主要內(nèi)容是考察供方的營業(yè)地點、公司規(guī)模等，必要時對其所承包的項目進行考察核實，以確定其承包業(yè)務能力和社會的信譽程度。
3.2.5現(xiàn)場考察評估通過后，業(yè)務經(jīng)辦部門負責擬訂現(xiàn)場考察報告，并由考察人員會簽。業(yè)務經(jīng)辦部門負責將現(xiàn)場考察報告，連同《供方合格評定審批表》一起提交總經(jīng)理審批。
3.2.6經(jīng)審批后的供方由品質(zhì)部負責列入《合格供方名錄》，并分發(fā)至業(yè)務經(jīng)辦部門執(zhí)行。
3.3合格供方的監(jiān)督評估
3.3.1物業(yè)分公司品質(zhì)部負責建立合格供方檔案，并適時更新。合格供方檔案的內(nèi)容包括(不限于)以下信息：
a)供方的名稱、注冊地址;
b)評審結(jié)果和記錄;
c)供方營業(yè)執(zhí)照復印件;
d)資質(zhì)等級證書;
e)質(zhì)量保證書;
f)其他證明材料。
3.3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負責組織業(yè)務經(jīng)辦部門對合格供方的履約表現(xiàn)進行監(jiān)督評估，根據(jù)不同類型供方采用適當?shù)脑u估周期和方式，包括：
a)對常用物料的合格供方每半年進行一次綜合的監(jiān)督評估;
b)對提供長期連續(xù)服務的供方應每季度進行一次綜合評估;
c)對提供一次性服務或一次性工程的供方，應在合同執(zhí)行完后一個月內(nèi)完成供方監(jiān)督評估。
3.3.3物業(yè)分公司在進行合格供方監(jiān)督評估時，可參照管理公司《供方合格評定與監(jiān)督評估指引》的規(guī)定執(zhí)行，并形成《合格供方監(jiān)督評估表》。
3.3.4合格供方監(jiān)督評估依據(jù)包括上述3.1.2至3.1.4條規(guī)定、合同執(zhí)行情況等，尤其應注意對以下內(nèi)容的評估：
a)掌握供方內(nèi)部管理的狀況;
b)供方產(chǎn)品價格的變化;
c)社會信譽的變化;
d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤;
e)其他應當跟蹤管理的要素。
3.3.5合格監(jiān)督評估所引起的任何必要措施由業(yè)務經(jīng)辦部門負責實施，品質(zhì)部對措施實施情況進行跟蹤驗證，并形成跟蹤記錄。
4招標工作程序
4.1招標項目立項
4.1.1招標項目由物業(yè)分公司各業(yè)務經(jīng)辦部門根據(jù)年度工作計劃提出，計劃內(nèi)的招標項目可直接編制招標文件。非計劃內(nèi)的招標項目由業(yè)務經(jīng)辦部門擬定招標計劃，必須按上述第2條規(guī)定的權(quán)限履行報批手續(xù)。
4.1.2招標計劃的內(nèi)容應包括(但不限于)：招標內(nèi)容、成本估算額、招標方式、招標文件編制時間、資格評審時間、發(fā)標日期、進場時間等。
4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務經(jīng)辦部門負責擬訂招標文件，招標文件的內(nèi)容應包括(但不限于)：
a)招標人(公司)簡介，包括公司的名稱、地址、聯(lián)系方式、基本情況等;
b)招標項目簡介，包括項目內(nèi)容、項目要求等;
c)對投標人及投標書的要求，包括投標人的資格、投標書的格式、主要內(nèi)容等;
d)評標標準及方法;
e)評標活動方案，包括招標組織機構(gòu)，開標時間及地點等;
f)其他事項的說明。
4.1.4擬訂招標文件的其它具體要求按管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.1.5招標文件的審批權(quán)限按上述第2條的規(guī)定執(zhí)行。實際操作中招標計劃、招標小組、招標文件及擬邀請投標單位的資格審查可同步報批。
4.2成立招標小組
4.2.1每個招標項目均必須根據(jù)招標項目的特點成立招標小組，負責整個招標工作。原則上與投標單位有利害關(guān)系的人員不得作為招標小組成員。
4.2.2招標小組人數(shù)必須為奇數(shù)，且不少于3人。業(yè)務經(jīng)辦部門經(jīng)理、財務部經(jīng)理、品質(zhì)部經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員應為招標小組成員，全過程參與招標工作。
4.2.3在整個招標過程中，每次評審招標小組成員出席人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3。
4.3投標單位確定 4.3.1物業(yè)分公司招標一般宜采用邀請招標方式，由業(yè)務經(jīng)辦部門負責收集相關(guān)供方信息，由招標小組審查確定擬邀請投標單位。
4.3.2各類招標項目預選投標單位應不少于三家。投標單位應優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇，合格供方名錄中沒有或數(shù)量不夠時，才可從其它推薦途徑選擇投標單位。投標單位的資格預審應遵循以下規(guī)定：
a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標資格;
b)未列入公司《合格供方名錄》的單位，應按上述第3條的規(guī)定經(jīng)評定合格后才能作為擬邀請的投標單位;
c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位，兩年內(nèi)不得參與投標。
4.4發(fā)標
4.4.1招標文件的發(fā)放、現(xiàn)場踏勘和答疑由招標小組負責組織，公司各部門視實際需要指派人員配合，但至少應保證同時有來自不同部門的二人參加。
4.4.2招標文件發(fā)放、現(xiàn)場踏勘、招標答疑均應形成書面記錄，其中招標答疑記錄應作為招標文件的補充附件一并發(fā)給投標單位。
4.5開標、評標、定標
4.5.1招標小組主持開標工作，現(xiàn)場拆封，該過程應形成書面記錄，參加開標的全體人員簽字確認。
4.5.2開標后招標小組組織相關(guān)人員進行標書的分析，以便進一步的評標定標工作。
4.5.3招標小組組長主持招標項目的評標工作，招標小組全體人員參加，實際人數(shù) 不少于3人。
4.5.4各類專業(yè)的評標工作均必須遵循管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)招標小組評標，并將評標結(jié)果按規(guī)定權(quán)限(上述第2條)報批后確定中標單位。
4.5.5確定中標單位后3日內(nèi)，招標小組向中標單位發(fā)出中標通知書，并將中標結(jié)果以書面形式通知其他投標單位。
4.6合同簽訂及招標文檔管理
4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務經(jīng)辦部門負責按本手冊第6.3節(jié)的規(guī)定，組織內(nèi)部的合同評審過程，并與中標單位進行合同洽談，簽訂正式采購或分包合同。
4.6.2招標過程中形成所有文件和記錄由業(yè)務經(jīng)辦部門負責整理成冊，并在正式合同簽訂后一個月內(nèi)移交行政人事部統(tǒng)一存檔保管。
5物料采購
5.1物料定額標準
5.1.1各物業(yè)分公司應根據(jù)物業(yè)服務實際需要，明確各類材料、部件、工具、用品及小型設備的基本庫存量，包括工程設備維護所需的備品備件，建立物料庫存量標準及部門或個人使用工具的配備標準，編制《物業(yè)采購分類明細表》，經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
5.1.2《物料采購分類明細表》是物業(yè)分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據(jù)之一，物業(yè)分公司行政人事部部應每半年一次組織各部門對《物業(yè)采購分類明細表》進行評審更新，并報本公司總經(jīng)理審批。
5.2年度采購計劃
5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據(jù)工裝管理規(guī)定、物料定額標準、各類工作人員數(shù)量，及各單位自然狀況等信息，制定年度物料采購計劃，報總經(jīng)理審批。
5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預算的依據(jù)之一，在年度采購計劃執(zhí)行過程中，因業(yè)務變化或其它因素導致年度采購計劃調(diào)整時，必須相應調(diào)整公司年度收支預算計劃，并報項目所在公司審批。
5.3月度采購計劃
5.3.1每月固定消耗的常用物料，例如勞保用品、清潔用品、易損備件(燈管、鎮(zhèn) 流器、窗把手、水龍頭、電話線)等的月度補充計劃，由行政人事部倉管員根據(jù)庫存量于每月25日前提出。
5.3.2物業(yè)分公司各部門(管理處)根據(jù)下月工作需要，結(jié)合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃，說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量(如有特殊要求，須說明)，經(jīng)本公司財務部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，于每月25日前報行政人事部。
5.3.3行政人事部根據(jù)倉管員的月度補充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃，于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。
5.4計劃采購實施
5.4.1經(jīng)總經(jīng)理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標范圍的采購必須按上述第4條的規(guī)定，通過招標選擇采購供方。不屬于招標范圍的采購必須從經(jīng)批準的《合格供方名錄》選擇，未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規(guī)定經(jīng)評定合格后方可選擇。
5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規(guī)定執(zhí)行，凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進貨驗收合格后付款。
5.4.3對簽訂長期供貨合同，分批供貨的采購項目，行政人事部采購人員應以書面形成發(fā)出采購訂單，特殊情況下口頭提出的采購訂單應予以記錄。
5.4.4采購大宗物料或采購數(shù)量在10個以上的物料時，一般應通知合格供應商送貨上門。
5.4.5行政人事部采購人員應及時組織進貨的驗收入庫手續(xù)，具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執(zhí)行。
5.5零星、應急物料的申購
5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數(shù)量較少，且沒有庫存的物料。應急物料是指突發(fā)性急用，且沒有庫存的物料。
5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執(zhí)行：
a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應急)物料采購申請單》，說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量，并交部門經(jīng)理(管理處主任)審核;
b)《零星(應急)物料采購申請單》交財務部經(jīng)理及總經(jīng)理審批;
c)經(jīng)審批的《零星(應急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。
5.5.3緊急情況下的非常用物料采購，可以采取緊急措施在供方處對實物質(zhì)量進行驗證后自行購買，但在購買后須按上述要求補辦緊急采購手續(xù)。
5.6物料采購時效
5.6.1常用物料采購原則上應在3個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.2特殊物料的采購原則上應在5個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.3零星物料的采購原則上應在1個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.4緊急物料的采購原則上應在3個小時內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
6物料保管
6.1各物業(yè)分公司應建立物料管理程序，明確規(guī)定物料進貨驗收、入庫、儲存保管及領(lǐng)用出庫的管理責任、方法和控制要求。
6.2所有外購物料均必須執(zhí)行進貨驗收，確認符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業(yè)分公司應設置物料貯存?zhèn)}庫，將各類物料分區(qū)存放，做到擺放整齊、標識明確，防止物料損壞、變質(zhì)或丟失。其中，有毒有害化學物資必須隔離存放，并做好防護措施。
6.3物料進、出庫必須按規(guī)定辦理手續(xù)，入庫物料應經(jīng)驗收合格，出庫物料應辦理領(lǐng)用審批和簽收手續(xù)。
6.4各類物料應按種類、規(guī)格分別列賬，逐次記錄進、出明細，并每月盤點一次，確保各項物料賬物相符。
6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領(lǐng)用的物料，在班組內(nèi)的領(lǐng)用也應建立相應的記錄，并由領(lǐng)用人簽收。
7服務(工程)分包
7.1物業(yè)分公司的服務分包應在《物業(yè)管理方案》中予以明確，經(jīng)項目所在公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。物業(yè)分公司臨時決定的服務分包，按本手冊第6.3節(jié)規(guī)定的合同審批權(quán)限，2萬元(含)以下的由本公司總經(jīng)理審批，超過2萬元的報項目所在公司總經(jīng)理審批。
7.2物業(yè)分公司所有對外分包服務應明確質(zhì)量要求，包括服務范圍、作業(yè)方式與內(nèi)容、服務過程及效果評價方法等，并作為分包合同必需附件。
7.3物業(yè)分公司應根據(jù)本手冊的規(guī)定，明確分包服務監(jiān)管責任部門(人員)對分包服務執(zhí)行過程監(jiān)視和效果評估，并針對不同類型的分包服務采用適當?shù)目刂品椒ǎ?不限于)：
a)針對長期連續(xù)分包業(yè)務(如清潔、綠化等)，應根據(jù)分包合同要求制定相應的管理規(guī)定，對供方服務質(zhì)量進行連續(xù)監(jiān)控;
b)針對周期性的分包業(yè)務(如：消殺、電梯保養(yǎng)等)，由監(jiān)管責任部門負責指派專責人員進行監(jiān)理，并要求服務供方提供每次業(yè)務執(zhí)行報告，監(jiān)管人員跟蹤確認;
c)針對一次性的分包服務或一次性維修工程，根據(jù)實際需要要求供方提交書面執(zhí)行方案，并由監(jiān)管責任部門負責指派專人進行現(xiàn)場監(jiān)督檢查。
7.4物業(yè)分公司所有分包服務監(jiān)視和評估均應形成書面記錄，發(fā)現(xiàn)問題應及時要求服務供方進行整改，相關(guān)整改過程和結(jié)果確認均應形成書面記錄。
8相關(guān)文件與記錄
8.1管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》6.3節(jié)《招投標管理》
8.2WDWY-FR-MM6201供方合格評定表
8.3WDWY-FR-MM6202合格供方名錄
8.4WDWY-FR-MM6203合格供方監(jiān)督評估表
8.5WDWY-FR-MM6204招標工作計劃
8.6WDWY-FR-MM6205招標文件審批表
8.7WDWY-FR-MM6206評標、定標審批表
8.8WDWY-FR-MM6207物料采購計劃
8.9WDWY-FR-MM6208零星
篇2：物業(yè)分公司采購分包管理制度
物業(yè)分公司采購分包管理制度
1、總則
1.1嚴格規(guī)范物業(yè)服務過程中的采購及業(yè)務分包，不僅是保證物業(yè)服務質(zhì)量、維護EE物業(yè)服務品牌的基本要求，也是有效控制物業(yè)服務成本，倡導廉潔自律的重要舉措，各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規(guī)定，確保采購及業(yè)務分包活動公開、有序地進行。
1.2根據(jù)管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》規(guī)定，結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)的實際情況，各物業(yè)分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業(yè)務，必須納入招標系統(tǒng)進行控制，包括但不限于：
a)物料、設備采購；
b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增)；
c)服務分包等。
2、相關(guān)職責界定
2.1物業(yè)分公司負責供方管理、物料采購及服務分包的計劃制訂和具體實施，以及20萬元以下的招標工作。
2.2項目所在公司負責組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標工作。
2.350萬元(含)以上的招標項目按《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.4管理公司物業(yè)管理部負責指導和監(jiān)督項目所在公司物業(yè)管理方面的采購及分包過程。
3、供方管理
3.1供方合格評定準則
3.1.1為確保供方提供的物料或服務滿足規(guī)定要求，所有物料采購和服務分包必須首先進行供方合格評定。
3.1.2產(chǎn)品供方合格評定標準包括(但不限于)：
a)工商局頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照，合法經(jīng)營；
b)有資質(zhì)證書；
c)固定的營業(yè)地點；
d)充足的供貨資源；
e)提供明確有效的合格產(chǎn)品質(zhì)量證明憑據(jù)；
f)合理的產(chǎn)品價位；
g)以及在合作期間產(chǎn)品使用合格率達到98%以上；
h)供貨及時性達到95%以上；
i)對不合格品能及時退換的良好售后服務等。
3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛(wèi)以及地域性極強的供暖等)服務部門沒有可供選擇的余地，但對其單位架構(gòu)、相關(guān)人員情況、服務質(zhì)量和服務特殊規(guī)定等亦應進行了解，以便與其配合達到滿足服務的需求。
3.1.4可供選擇的服務(工程)供方，其合格評定標準包括(但不限于)：
a)具備合法的營業(yè)執(zhí)照、固定的營業(yè)地點；
b)滿足服務項目的能力；
c)良好的社會信譽；
d)合理的承包價格；
e)優(yōu)質(zhì)的服務質(zhì)量，及跟蹤服務的有效性和及時性。
3.2供方合格評定方法
3.2.1業(yè)務經(jīng)辦部門負責收集供方基本信息，根據(jù)供方的資質(zhì)等級、技術(shù)力量、設備條件等方面進行供方初評，至少應評審供方以下幾個方面的優(yōu)勢：
a)質(zhì)量、性能及其穩(wěn)定性；
b)價格；
c)信譽--履約信譽與社會信譽度；
d)售后服務；
e)付款方式；
f)交貨方式、交貨周期；
g)公共關(guān)系；
h)品牌；
i)供方內(nèi)部運作狀況；
3.2.2業(yè)務經(jīng)辦部門負責填寫《供方合格評定審批表》，記錄對上述評審結(jié)論。品質(zhì)部負責復核，并重點對供方的營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的資質(zhì)證明等進行驗證，其營業(yè)執(zhí)照的項目范圍和特殊行業(yè)資質(zhì)證明必須合法有效。
3.2.3經(jīng)初評合格的供方，在可行時應由業(yè)務經(jīng)辦部門組織相關(guān)部門人員進行現(xiàn)場考察，現(xiàn)場考察人員中必須包括品質(zhì)部派出的人員。
3.2.4現(xiàn)場考察主要內(nèi)容是考察供方的營業(yè)地點、公司規(guī)模等，必要時對其所承包的項目進行考察核實，以確定其承包業(yè)務能力和社會的信譽程度。
3.2.5現(xiàn)場考察評估通過后，業(yè)務經(jīng)辦部門負責擬訂現(xiàn)場考察報告，并由考察人員會簽。業(yè)務經(jīng)辦部門負責將現(xiàn)場考察報告，連同《供方合格評定審批表》一起提交總經(jīng)理審批。
3.2.6經(jīng)審批后的供方由品質(zhì)部負責列入《合格供方名錄》，并分發(fā)至業(yè)務經(jīng)辦部門執(zhí)行。
3.3合格供方的監(jiān)督評估
3.3.1物業(yè)分公司品質(zhì)部負責建立合格供方檔案，并適時更新。合格供方檔案的內(nèi)容包括(不限于)以下信息：
a)供方的名稱、注冊地址；
b)評審結(jié)果和記錄；
c)供方營業(yè)執(zhí)照復印件；
d)資質(zhì)等級證書；
e)質(zhì)量保證書；
f)其他證明材料。
3.3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負責組織業(yè)務經(jīng)辦部門對合格供方的履約表現(xiàn)進行監(jiān)督評估，根據(jù)不同類型供方采用適當?shù)脑u估周期和方式，包括：
a)對常用物料的合格供方每半年進行一次綜合的監(jiān)督評估；
b)對提供長期連續(xù)服務的供方應每季度進行一次綜合評估；
c)對提供一次性服務或一次性工程的供方，應在合同執(zhí)行完后一個月內(nèi)完成供方監(jiān)督評估。
3.3.3
物業(yè)分公司在進行合格供方監(jiān)督評估時，可參照管理公司《供方合格評定與監(jiān)督評估指引》的規(guī)定執(zhí)行，并形成《合格供方監(jiān)督評估表》。
3.3.4合格供方監(jiān)督評估依據(jù)包括上述3.1.2至3.1.4條規(guī)定、合同執(zhí)行情況等，尤其應注意對以下內(nèi)容的評估：
a)掌握供方內(nèi)部管理的狀況；
b)供方產(chǎn)品價格的變化；
c)社會信譽的變化；
d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤；
e)其他應當跟蹤管理的要素。
3.3.5合格監(jiān)督評估所引起的任何必要措施由業(yè)務經(jīng)辦部門負責實施，品質(zhì)部對措施實施情況進行跟蹤驗證，并形成跟蹤記錄。
4、招標工作程序
4.1招標項目立項
4.1.1招標項目由物業(yè)分公司各業(yè)務經(jīng)辦部門根據(jù)年度工作計劃提出，計劃內(nèi)的招標項目可直接編制招標文件。非計劃內(nèi)的招標項目由業(yè)務經(jīng)辦部門擬定招標計劃，必須按上述第2條規(guī)定的權(quán)限履行報批手續(xù)。
4.1.2招標計劃的內(nèi)容應包括(但不限于)：招標內(nèi)容、成本估算額、招標方式、招標文件編制時間、資格評審時間、發(fā)標日期、進場時間等。
4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務經(jīng)辦部門負責擬訂招標文件，招標文件的內(nèi)容應包括(但不限于)：
a)招標人(公司)簡介，包括公司的名稱、地址、聯(lián)系方式、基本情況等；
b)招標項目簡介，包括項目內(nèi)容、項目要求等；
c)對投標人及投標書的要求，包括投標人的資格、投標書的格式、主要內(nèi)容等；
d)評標標準及方法；
e)評標活動方案，包括招標組織機構(gòu)，開標時間及地點等；
f)其他事項的說明。
4.1.4擬訂招標文件的其它具體要求按管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.1.5招標文件的審批權(quán)限按上述第2條的規(guī)定執(zhí)行。實際操作中招標計劃、招標小組、招標文件及擬邀請投標單位的資格審查可同步報批。
4.2成立招標小組
4.2.1每個招標項目均必須根據(jù)招標項目的特點成立招標小組，負責整個招標工作。原則上與投標單位有利害關(guān)系的人員不得作為招標小組成員。
4.2.2招標小組人數(shù)必須為奇數(shù)，且不少于3人。業(yè)務經(jīng)辦部門經(jīng)理、財務部經(jīng)理、品質(zhì)部經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員應為招標小組成員，全過程參與招標工作。
4.2.3在整個招標過程中，每次評審招標小組成員出席人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3。
4.3投標單位確定
4.3.1物業(yè)分公司招標一般宜采用邀請招標方式，由業(yè)務經(jīng)辦部門負責收集相關(guān)供方信息，由招標小組審查確定擬邀請投標單位。
4.3.2各類招標項目預選投標單位應不少于三家。投標單位應優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇，合格供方名錄中沒有或數(shù)量不夠時，才可從其它推薦途徑選擇投標單位。投標單位的資格預審應遵循以下規(guī)定：
a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標資格；
b)未列入公司《合格供方名錄》的單位，應按上述第3條的規(guī)定經(jīng)評定合格后才能作為擬邀請的投標單位；
c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位，兩年內(nèi)不得參與投標。
4.4發(fā)標
4.4.1招標文件的發(fā)放、現(xiàn)場踏勘和答疑由招標小組負責組織，公司各部門視實際需要指派人員配合，但至少應保證同時有來自不同部門的二人參加。
4.4.2招標文件發(fā)放、現(xiàn)場踏勘、招標答疑均應形成書面記錄，其中招標答疑記錄應作為招標文件的補充附件一并發(fā)給投標單位。
4.5開標、評標、定標
4.5.1招標小組主持開標工作，現(xiàn)場拆封，該過程應形成書面記錄，參加開標的全體人員簽字確認。
4.5.2開標后招標小組組織相關(guān)人員進行標書的分析，以便進一步的評標定標工作。
4.5.3招標小組組長主持招標項目的評標工作，招標小組全體人員參加，實際人數(shù)不少于3人。
4.5.4各類專業(yè)的評標工作均必須遵循管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)招標小組評標，并將評標結(jié)果按規(guī)定權(quán)限(上述第2條)報批后確定中標單位。
4.5.5確定中標單位后3日內(nèi)，招標小組向中標單位發(fā)出中標通知書，并將中標結(jié)果以書面形式通知其他投標單位。
4.6合同簽訂及招標文檔管理
4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務經(jīng)辦部門負責按本手冊第6.3節(jié)的規(guī)定，組織內(nèi)部的合同評審過程，并與中標單位進行合同洽談，簽訂正式采購或分包合同。
4.6.2招標過程中形成所有文件和記錄由業(yè)務經(jīng)辦部門負責整理成冊，并在正式合同簽訂后一個月內(nèi)移交行政人事部統(tǒng)一存檔保管。
5、物料采購
5.1物料定額標準
5.1.1各物業(yè)分公司應根據(jù)物業(yè)服務實際需要，明確各類材料、部件、工具、用品及小型設備的基本庫存量，包括工程設備維護所需的備品備件，建立物料庫存量標準及部門或個人使用工具的配備標準，編制《物業(yè)采購分類明細表》，經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
5.1.2《物料采購分類明細表》是物業(yè)分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據(jù)之一，物業(yè)分公司行政人事部部應每半年一次組織各部門對《物業(yè)采購分類明細表》進行評審更新，并報本公司總經(jīng)理審批。
5.2年度采購計劃
5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據(jù)工裝管理規(guī)定、物料定額標準、各類工作人員數(shù)量，及各單位自然狀況等信息，制定年度物料采購計劃，報總經(jīng)理審批。
5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預算的依據(jù)之一，在年度采購計劃執(zhí)行過程中，因業(yè)務變化或其它因素導致年度采購計劃調(diào)整時，必須相應調(diào)整公司年度收支預算計劃，并報項目所在公司審批。
5.3月度采購計劃
5.3.1每月固定消耗的常用物料，例如勞保用品、清潔用品、易損備件（燈管、鎮(zhèn)流器、窗把手、水龍頭、電話線）等的月度補充計劃，由行政人事部倉管員根據(jù)庫存量于每月25日前提出。
5.3.2物業(yè)分公司各部門(管理處)根據(jù)下月工作需要，結(jié)合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃，說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量(如有特殊要求，須說明)，經(jīng)本公司財務部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，于每月25日前報行政人事部。
5.3.3行政人事部根據(jù)倉管員的月度補充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃，于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。
5.4計劃采購實施
5.4.1經(jīng)總經(jīng)理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標范圍的采購必須按上述第4條的規(guī)定，通過招標選擇采購供方。不屬于招標范圍的采購必須從經(jīng)批準的《合格供方名錄》選擇，未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規(guī)定經(jīng)評定合格后方可選擇。
5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規(guī)定執(zhí)行，凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進貨驗收合格后付款。
5.4.3對簽訂長期供貨合同，分批供貨的采購項目，行政人事部采購人員應以書面形成發(fā)出采購訂單，特殊情況下口頭提出的采購訂單應予以記錄。
5.4.4采購大宗物料或采購數(shù)量在10個以上的物料時，一般應通知合格供應商送貨上門。
5.4.5行政人事部采購人員應及時組織進貨的驗收入庫手續(xù)，具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執(zhí)行。
5.5零星、應急物料的申購
5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數(shù)量較少，且沒有庫存的物料。應急物料是指突發(fā)性急用，且沒有庫存的物料。
5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執(zhí)行：
a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應急)物料采購申請單》，說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量，并交部門經(jīng)理(管理處主任)審核；
b)《零星(應急)物料采購申請單》交財務部經(jīng)理及總經(jīng)理審批；
c)經(jīng)審批的《零星(應急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。
5.5.3緊急情況下的非常用物料采購，可以采取緊急措施在供方處對實物質(zhì)量進行驗證后自行購買，但在購買后須按上述要求補辦緊急采購手續(xù)。
5.6物料采購時效
5.6.1常用物料采購原則上應在3個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.2特殊物料的采購原則上應在5個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.3零星物料的采購原則上應在1個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.4緊急物料的采購原則上應在3個小時內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
6、物料保管
6.1各物業(yè)分公司應建立物料管理程序，明確規(guī)定物料進貨驗收、入庫、儲存保管及領(lǐng)用出庫的管理責任、方法和控制要求。
6.2所有外購物料均必須執(zhí)行進貨驗收，確認符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業(yè)分公司應設置物料貯存?zhèn)}庫，將各類物料分區(qū)存放，做到擺放整齊、標識明確，防止物料損壞、變質(zhì)或丟失。其中，有毒有害化學物資必須隔離存放，并做好防護措施。
6.3物料進、出庫必須按規(guī)定辦理手續(xù)，入庫物料應經(jīng)驗收合格，出庫物料應辦理領(lǐng)用審批和簽收手續(xù)。
6.4各類物料應按種類、規(guī)格分別列賬，逐次記錄進、出明細，并每月盤點一次，確保各項物料賬物相符。
6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領(lǐng)用的物料，在班組內(nèi)的領(lǐng)用也應建立相應的記錄，并由領(lǐng)用人簽收。
7、服務(工程)分包
7.1物業(yè)分公司的服務分包應在《物業(yè)管理方案》中予以明確，經(jīng)項目所在公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。物業(yè)分公司臨時決定的服務分包，按本手冊第6.3節(jié)規(guī)定的合同審批權(quán)限，2萬元(含)以下的由本公司總經(jīng)理審批，超過2萬元的報項目所在公司總經(jīng)理審批。
7.2物業(yè)分公司所有對外分包服務應明確質(zhì)量要求，包括服務范圍、作業(yè)方式與內(nèi)容、服務過程及效果評價方法等，并作為分包合同必需附件。
7.3物業(yè)分公司應根據(jù)本手冊的規(guī)定，明確分包服務監(jiān)管責任部門(人員)對分包服務執(zhí)行過程監(jiān)視和效果評估，并針對不同類型的分包服務采用適當?shù)目刂品椒ǎ?不限于)：
a)針對長期連續(xù)分包業(yè)務(如清潔、綠化等)，應根據(jù)分包合同要求制定相應的管理規(guī)定，對供方服務質(zhì)量進行連續(xù)監(jiān)控；
b)針對周期性的分包業(yè)務(如：消殺、電梯保養(yǎng)等)，由監(jiān)管責任部門負責指派專責人員進行監(jiān)理，并要求服務供方提供每次業(yè)務執(zhí)行報告，監(jiān)管人員跟蹤確認；
c)針對一次性的分包服務或一次性維修工程，根據(jù)實際需要要求供方提交書面執(zhí)行方案，并由監(jiān)管責任部門負責指派專人進行現(xiàn)場監(jiān)督檢查。
7.4物業(yè)分公司所有分包服務監(jiān)視和評估均應形成書面記錄，發(fā)現(xiàn)問題應及時要求服務供方進行整改，相關(guān)整改過程和結(jié)果確認均應形成書面記錄。
8、相關(guān)文件與記錄
8.1管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》6.3節(jié)《招投標管理》
8.2WDWY-FR-MM6201供方合格評定表
8.3WDWY-FR-MM6202合格供方名錄
8.4WDWY-FR-MM6203合格供方監(jiān)督評估表
8.5WDWY-FR-MM6204招標工作計劃
8.6WDWY-FR-MM6205招標文件審批表
8.7WDWY-FR-MM6206評標、定標審批表
8.8WDWY-FR-MM6207物料采購計劃
8.9WDWY-FR-MM6208零星(應急)物料采購申請單
篇3：物業(yè)公司采購與分包合同、協(xié)議簽定規(guī)定
物業(yè)公司采購與分包合同、協(xié)議簽定規(guī)定
1.0 目的
為了保證公司正常經(jīng)營活動的開展，杜絕合同、協(xié)議簽署過程中漏洞，最大限度維護公司利益，使公司合同、協(xié)議管理規(guī)范。
2.0 適用范圍
物業(yè)公司所屬各部門和管理處。
3.0 規(guī)定
3.1 本公司規(guī)定，凡單項付款金額在2000元人民幣以上的項目，都須簽相關(guān)合同或協(xié)議。
3.2 公司簽合同、協(xié)議時，若該項目是由物業(yè)公司承辦，而相關(guān)費用由"龍湖置業(yè)"承擔，則合同、協(xié)議的簽定程序按渝中建科行字[20**]18號文執(zhí)行，合同、協(xié)議原件存龍湖置業(yè)物業(yè)公司留復印件；若該項目費用由物業(yè)公司承擔程序按以下規(guī)定進行
3.2.1 該項目的主辦單位應指定一名主辦人，由主辦人牽頭組織相關(guān)人員按照《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》，進行該項目的合同洽談，主辦人草擬合同書面文本，該項合同所涉及的各職能部門負責該項合同、協(xié)議的執(zhí)行工作。
3.2.2 合同書面文本草擬完畢后，提交行政部，按照《合同的文本管理流程》進行會簽。
3.2.3 合同審核人員必須嚴格審核合同中每一條款，防止漏洞出現(xiàn)，如發(fā)現(xiàn)合同審核不嚴密，出現(xiàn)失誤，將視其情節(jié)輕重處罰各審核人員。
3.2.4 若該審核程序中人員出差在外，經(jīng)物業(yè)公司經(jīng)理同意后，可免去該審核人員審核。
3.2.5 公司經(jīng)理出差在外，由主辦人用電傳或電子郵件方式給公司經(jīng)理審閱，再將審閱意見傳回公司后，方可蓋章生效。
3.2.6 行政部應留存相關(guān)的合同、協(xié)議原件歸檔填寫《合同、協(xié)議收文登記目錄》，并統(tǒng)一復印該合同分發(fā)相關(guān)部門，造冊登記執(zhí)行情況。
4.0 相關(guān)文件
4.1 《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》
4.2 《合同的文本管理流程》
5.0 相關(guān)記錄
5.1 《合同、協(xié)議收文登記目錄》
編寫：______審批：______