物業(yè)小區(qū)管理檔案系統(tǒng)

　　小區(qū)管理檔案系統(tǒng)是管理工作中一重大系統(tǒng)，所有員工都必須積極關(guān)心，需采用簡單及容易明白設(shè)計，各員工應(yīng)按照下列規(guī)定處理文件：-

　　1.分管經(jīng)理工作職責(zé)

　　(1)必須把檔案管理工作列入經(jīng)理任期目標(biāo)責(zé)任制，并分解下達管理目標(biāo)。

　　(2)要重視檔案管理工作，積極解決檔案管理工作經(jīng)費及其他問題，每年至少要召開兩次檔案工作會議。辦公室根據(jù)“檔案法”和經(jīng)理的年度方針、工作目標(biāo)制定每年工作計劃。

　　2.檔案資料員工作職責(zé)

　　(1)負責(zé)做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

　　(2)按規(guī)定程序及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。

　　(3)按時收集好各類檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔。分類要準(zhǔn)確，裝訂要工整，要符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。

　　(4)及時制訂工作計劃和做好工作總結(jié)，每月或每季提供給各級領(lǐng)導(dǎo)正確、可靠的統(tǒng)計表。

　　(5)嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。

　　(6)妥善保管好各類檔案資料。

篇2：X房地產(chǎn)檔案資料管理系統(tǒng)

　　某某房地產(chǎn)檔案資料管理系統(tǒng)

　　一、總則

　　第一條 為了完整、系統(tǒng)地保存本公司在工作活動中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，以適用公司領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和公司各項工作的需要，為公司積累門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案史料，特擬訂檔案管理辦法。二、檔案的分級負責(zé)與歸口管理

　　第二條 本公司的檔案管理為"兩級分工管理制"即公司為"一級管理"由綜合部部負責(zé)；各職能部門為"二級管理"，由各部門自行負責(zé)。

　　第三條 鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大，因此必須分工歸口管理，具體分工管理如下：

　　1、公司一級管理歸檔范圍：

　?。?）部門（含部門）以上的各種計劃、方案、規(guī)劃。

　?。?）部門（含部門）以上的各種總結(jié)、報告。

　?。?）部門（含部門）以上的各種重要通知、通報。

　?。?）部門（含部門）以上的各種文件、紀要、大事記。

　?。?）各種協(xié)議書、合同書。

　　（6）各種工程圖紙底圖。

　　（7）各種設(shè)備檔案及說明書。

　　（8）各類工程檢測、鑒定報告。

　　（9）公司財務(wù)部、公司年初財務(wù)預(yù)算報告及年終財務(wù)報告。（10）公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。

　　（11）公司各種管理規(guī)章制度。

　?。?2）公司各種注冊、登記證件、政府批文。

　?。?3）公司各種法律、公證文件。

　?。?4）公司各部門經(jīng)理人事檔案（其余員工的人事檔案由人事主任保管）。

　　（15）有董事會成員總經(jīng)理參加的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和社會活動的圖片資料及電視資料片。

　?。?6）公司發(fā)展大事記。

　?。?7）公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。

　　（18）公司通訊。

　　2、部門二級檔案管理歸檔范圍：

　?。?）公司、部門及職員的各種計劃、方案、規(guī)劃。

　?。?）公司、部門及職員的各種總結(jié)、報告。

　　（3）公司、部門及職員的各種重要通知、通報。

　?。?）公司、部門及職員的各種文件、紀要、大事記。

　?。?）公司的各種管理制度。

　　（6）其它各種職能業(yè)務(wù)性文件資料等。

　　三、公司檔案分類表類別細目名稱經(jīng)營決策經(jīng)營管理類計劃工作統(tǒng)計工作公司管理財務(wù)管理物資管理編號

　　基本范圍公司規(guī)劃，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，公司發(fā)展規(guī)劃，方案目標(biāo)管理等。公司中長期計劃，年（季）度計劃，各項專業(yè)發(fā)展計劃，全面計劃管理工作。各種統(tǒng)計報表，公司綜合性統(tǒng)計分析工作等。公司行政管理、各種管理制度。資金管理，價格管理，會計管理，資金流通管理。物資供應(yīng)，倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。市場分析，客戶調(diào)查，樓宇銷售，廣告宣傳，售后服務(wù)工作等。公司綜合性行政事務(wù)工作，司務(wù)會議，總經(jīng)理辦公室工作，文秘工作，機要保密工作等。消防，保衛(wèi)等。合同管理，涉外法律事務(wù)等。行政管理樓宇租賃、售租、行政事務(wù)安全保衛(wèi)法律事務(wù)

　　類審計工作人事管理勞動管理培訓(xùn)工作檔案和信息管理醫(yī)療衛(wèi)生后勤福利外事工作生產(chǎn)調(diào)度質(zhì)量管理、各專項審計工作活動等。干部管理，工人招聘、錄用、調(diào)配工作等。勞動定額、定員，勞動調(diào)配，勞動工資，勞動保護等。職工在職培訓(xùn)，管理干部開發(fā)等。公司檔案工作，各類數(shù)據(jù)管理，電子計算機系統(tǒng)，情報工作，圖書資料工作等。

　　員工防病治病，計劃生育工作等。員工生活福利，宿舍等。公司涉外活動等。生產(chǎn)組織、調(diào)度指揮工作等。公司質(zhì)量管理，樓宇質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作等。能源消耗定額管理，功能降耗工作等。安全生產(chǎn)，工傷事故處理，職工安全教育等。新工程開發(fā)，技術(shù)成果管理，技術(shù)引進，技術(shù)創(chuàng)新和采用新技術(shù)，合理化建議等。環(huán)境保護檢測與控制，污染治理等。

　　各種計量檢測工作。公司標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，各種標(biāo)準(zhǔn)檔案

　　。同一工程項目內(nèi)，包含工程的勘探測繪圖、總體規(guī)劃圖、各類設(shè)計圖、施工圖、水電圖、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。同一設(shè)備儀器類，含設(shè)備購臵安裝調(diào)試、運行，維護修理各設(shè)備管理等全過程。

　　生產(chǎn)能源管理技術(shù)安全管理管理技術(shù)管理類環(huán)境保護計量工作標(biāo)準(zhǔn)化工作產(chǎn)品類細目生名稱按工程產(chǎn)項目或建筑類項目設(shè)臵設(shè)備儀器檔設(shè)備案細目名稱儀器按設(shè)備種類類設(shè)臵注：編號解釋說明，（公司）（類別）（年份）（細目名稱）（月）（日）（編號）

　　四、檔案的保管工作

　　第五條 檔案的保管工作必須按規(guī)范進行科學(xué)管理。

　　其程序如下：

　　（一）歸檔程序：資料收集檢索目錄分類立卷編號歸檔管理登記（二）保管程序：借閱（登記）歸還（銷號）日常保管經(jīng)常維護

　　第六條 歸檔的文件資料，必須根據(jù)其性質(zhì)區(qū)別密級（秘密、機密、絕密）和保管年限（短期、長期、永久）進行分類立卷。

　　第七條 必須建立按分工歸口管理的檔案借閱管理辦法。

　?。ㄒ唬┓矊俟疽患壒芾淼臋n案

　　（1）借閱一般檔案資料由綜合部部長批準(zhǔn)。

　?。?）借閱秘密檔案資料由總經(jīng)理助理批準(zhǔn)。

　　（3）借閱機密檔案資料由副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　?。?）借閱絕密檔案資料由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　（二）凡屬部門二級管理的檔案--

　　（1）借閱一般檔案資料由部門文員辦理。

　?。?）借閱秘密檔案資料由部門負責(zé)人批準(zhǔn)。

　　（3）借閱機密檔案資料由總經(jīng)理助理批準(zhǔn)。

　?。?）借閱絕密檔案資料由副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　?。ㄈ┓步璩龌驓w還都必須健全登記和注銷手續(xù)。

　　第八條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料經(jīng)綜合部部長鑒定后，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并進行登記后予以銷毀。

　　第九條 檔案管理部門必須做好經(jīng)常性的防潮、防曬、防蟲、防鼠、防火、防盜等維護性工作。

　　第十條 檔案管理員應(yīng)建立借（查）閱登記本，按文件名、借（查）閱日期、歸還日期等內(nèi)容填寫，并由借（查）閱人簽名。

　　第十一條 檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時上報人事行政部經(jīng)理，重要問題應(yīng)及時上報總經(jīng)理。

　　第十二條 要妥善保管檔案，謹防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容。

　　第十三條 檔案柜鑰匙不得隨身攜帶，應(yīng)妥善保管。

　　第十四條 對檔案、文件的機密內(nèi)容，保管人員要做到守口如瓶，嚴守職責(zé)，不得傳播或泄露內(nèi)容。

　　第十五條 檔案管理員要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，要做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。

　　五、借閱人員

　　第十六條 為確保檔案機密程度，檔案資料只供本公司員工借（查）用，一般檔案借閱期為七天，較重要檔案為三天，重要檔案不許拿走，在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。外單位若工作需要借（查）閱，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可。

　　第十七條 借（查）閱人對所借（查）用一般性檔案資料，須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、拆散、抽出、復(fù)印或在文件上涂改。

　　六、附件

　　第十八條 每半年綜合部組織相關(guān)人員對各級檔案管理進行檢查評分，90~100分的檔案管理人員記小功（獎勵三天基本工資），80~89分嘉功獎（獎勵一天基本工資），70~79分為合格不獎不罰，60分以下為不合格，不合格者記小過（罰三天基本工資）并通報批評。

　　第十九條 本管理辦法由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施，由綜合部監(jiān)控及實施。