物業(yè)內(nèi)部會議管理制度
1. 引言
旨在規(guī)范和優(yōu)化物業(yè)公司內(nèi)部會議的召開、組織和管理，以確保會議的高效性、透明度和可操作性，促進(jìn)信息共享、決策制定以及問題解決的有效進(jìn)行。
2. 會議類型
2.1. 內(nèi)部會議
內(nèi)部會議是物業(yè)公司內(nèi)部人員之間的會議，用于討論日常運(yùn)營、管理和項目進(jìn)展等事宜。內(nèi)部會議包括但不限于：
- 周例會：每周召開，討論日常運(yùn)營和問題解決。
- 月度管理會議：每月召開，審議財務(wù)、預(yù)算和戰(zhàn)略計劃。
- 項目進(jìn)展會議：根據(jù)需要召開，監(jiān)督項目進(jìn)展。
2.2. 居民會議
居民會議是物業(yè)公司與小區(qū)業(yè)主/居民之間的會議，用于傳達(dá)信息、聽取建議和解決問題。居民會議包括但不限于：
- 業(yè)主大會：定期召開，審議財務(wù)報告、選舉物業(yè)管理委員會成員等事宜。
- 小區(qū)居民代表會議：不定期召開，聽取業(yè)主意見、提供項目更新等信息。
3. 會議召開程序
3.1. 內(nèi)部會議
- 會議召集：由會議組織者(通常是物業(yè)公司高層管理人員)負(fù)責(zé)召集會議，確定會議時間、地點和議程。
- 通知與提前材料：會議通知應(yīng)提前通知與會人員，并附帶相關(guān)材料和議程，以便參與者有足夠的準(zhǔn)備時間。
- 會議議程：明確會議議程，確保會議有組織、高效進(jìn)行。
- 記錄和匯報：指定一名記錄員負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，并在會后制定會議紀(jì)要，向相關(guān)人員進(jìn)行匯報。
3.2. 居民會議
- 會議召集：由物業(yè)公司通知業(yè)主/居民召開居民會議，確定會議時間、地點和議程。
- 通知與提前材料：提前通知業(yè)主/居民，并附帶相關(guān)材料和議程，以確保參與者充分了解會議內(nèi)容。
- 會議議程：明確會議議程，確保會議有序進(jìn)行。
- 記錄和匯報：指定一名記錄員負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，并在會后制定會議紀(jì)要，向業(yè)主/居民進(jìn)行匯報。
4. 會議組織與管理
4.1. 內(nèi)部會議
- 主持人：指定一名主持人，負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議進(jìn)程、控制時間和確保議程的執(zhí)行。
- 會議材料：確保會議所需材料準(zhǔn)備充分，包括報告、圖表、數(shù)據(jù)等。
- 參與者：明確會議參與者，確保關(guān)鍵人員的出席。
- 會議記錄：指定一名記錄員，記錄會議討論和決定，制定會議紀(jì)要。
- 時間管理：確保會議時間合理，避免超時。
4.2. 居民會議
- 主持人：由物業(yè)公司或物業(yè)管理委員會成員擔(dān)任主持人，確保會議有序進(jìn)行。
- 會議材料：準(zhǔn)備和分發(fā)相關(guān)文件，包括財務(wù)報告、項目更新等。
- 會議安全：確保會議場所的安全，提供必要的設(shè)備和服務(wù)，如投影儀、音響等。
- 居民參與：鼓勵業(yè)主/居民積極參與，提供意見和建議。
5. 會議紀(jì)要與文件管理
- 會議紀(jì)要：每次會議后，制定會議紀(jì)要，包括會議日期、時間、地點、出席人員、議程、討論內(nèi)容和決定。
- 文件管理：建立有效的文件管理系統(tǒng)，存檔和保留會議相關(guān)文件，確保文件的可檢索性和機(jī)密性。
6. 決策與行動項跟蹤
- 會議決策：明確每次會議的決策事項，分配責(zé)任人，并設(shè)定截止日期。
- 行動項跟蹤：定期跟蹤和匯報決策的執(zhí)行情況，確保行動項得到有效落實。
7. 反饋與改進(jìn)
- 定期收集與會人員的反饋，以改進(jìn)會議組織和管理流程。
- 持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)反饋和經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善會議制度和流程，提高會議質(zhì)量和效率。
篇2：內(nèi)部審核實施:內(nèi)審末次會議
文 件 名:內(nèi)部審核實施
內(nèi)審末次會議
●末次會議的任務(wù)
(1)向受審核方介紹審核情況，以便他們能夠清楚地理解審核的結(jié)果，并予確認(rèn)。
(2)報告審核發(fā)現(xiàn)(重點在不合格項)和審核結(jié)論。
(3)提出后續(xù)工作要求(糾正措施、跟蹤審核等)。
(4)結(jié)束現(xiàn)場審核。
●末次會議的內(nèi)容
審核方對受審核方的整個審核期間的合作表示感謝，要真誠具體，但不必聲勢很大，過分熱情。與會者應(yīng)簽到。
(1)重申審核目的和范圍。考慮到參加末次會議的人員不一定參加過首次會議，審核組長應(yīng)重申。
(2)強(qiáng)調(diào)審核的局限性。審核是抽樣進(jìn)行的，存在一定風(fēng)險。但審核組已盡量使這種 抽樣具有代表性，使審核意見具有公正性。
(3)宣讀不合格項報告(可選擇主要部分)。
(4)提出糾正措施要求。審核組向受審核方提出采取糾正措施的要求，包括確定糾正 措施的時間，完成糾正措施的期限，驗證糾正措施的方法等。
(5)宣讀審核意見。審核組長宣布審核意見，并說明審核報告的發(fā)布時間、方式及其 他后續(xù)工作要求。
(6)受審核方領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)，并對糾正作出承諾。
(7)會議結(jié)束，審核方表示謝意。
●末次會議的注意事項
(1)末次會議不僅是第三方審核結(jié)束時的一個重要會議，也是內(nèi)部審核結(jié)束時的一個重要會議，不能省略。
(2)末次會議的重點應(yīng)圍繞著不合格項提出糾正措施及要求。
(3)審核結(jié)果、意見涉及到的重要部門和人員應(yīng)到會，以便實施糾正。所有到會的人員應(yīng)簽到。
(4)末次會議的召開時間是在審核計劃中確定的，應(yīng)保持審核風(fēng)格和良好的氛圍。“ 準(zhǔn)時開 始、準(zhǔn)時結(jié)束”，會議時間通常為一小時。受審核方想延長會議時，可滿足其正當(dāng)要求。末 次會議切忌拖沓，發(fā)生爭執(zhí)。審核組長見已達(dá)到末次會議目的后，應(yīng)堅決而有策略地予以“ 關(guān)閉”。
(5)末次會議應(yīng)有會議記錄，并保存。記錄應(yīng)包括到會人員的簽到。
(6)有些不合格項受審核方已在末次會議前采取了糾正措施，經(jīng)審核員驗證也較滿意 ，可不在會上提出或在會上表示滿意態(tài)度。
(7)末次會議應(yīng)適當(dāng)肯定受審核方取得的成功經(jīng)驗和好的做法，不要一味談問題。
(8)宣讀不合格項報告或?qū)κ軐徍朔讲焕Y(jié)論時，應(yīng)充分準(zhǔn)備，選擇適當(dāng)措辭，防止 陷入“僵局”。
(9)所有的審核都具有一定的不確定因素。由于審核是利用有限資源在有限時間內(nèi)開 展工作 ，因此審核期間所收集的信息不可避免地只是建立在對可獲得信息的抽樣基礎(chǔ)上。所以這就 導(dǎo)致了所有的審核都具有一定的不確定因素，審核結(jié)論的使用者應(yīng)對這種不確定性加以關(guān)注 。
(10)在末次會議之前審核組應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部商議，以便：
①評審所有審核發(fā)現(xiàn);
②達(dá)成一致的審核結(jié)論;
③討論審核的跟蹤措施。
篇3：內(nèi)部審核實施:內(nèi)審首次會議
文 件 名:內(nèi)部審核實施
內(nèi)審首次會議
首次會議是實施審核的開端，是審核組全體成員與受審核方領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員共同參加的 會議 。首次會議由審核組長主持，向受審核方介紹具體內(nèi)容及方法，并協(xié)調(diào)、澄清有關(guān)問題。到 會人員要有簽到記錄。
●首次會議的作用
(1)傳達(dá)并落實審核計劃。
(2)簡要介紹審核采用的方法和程序。
(3)建立審核組與受審核方的正式聯(lián)系。
(4)提出并落實審核有關(guān)要求。
(5)澄清并協(xié)調(diào)有關(guān)審核問題。
●首次會議的要求
(1)建立審核活動的風(fēng)格。
(2)準(zhǔn)時、簡短、明了，會議以不超過半小時為宜。
(3)獲得受審核方的理解并得到支持。
(4)由審核組長主持會議。
(5)參加首次會議的人員應(yīng)包括:審核組全體成員，高層管理者(必要時)，受審核部門代表及主要工作人員等。
●首次會議的內(nèi)容
(1)會議開始。參加會議人員簽到，審核組長宣布會議開始。
(2)人員介紹。審核組長介紹審核組成員及分工，受審核部門介紹將要參加陪同工作的人員。受審核部門重要人物未到場時，應(yīng)詢問原因。
(3)申明審核目的和范圍。明確審核目的、審核準(zhǔn)則和審核將涉及的部門、班組或崗位。
(4)傳達(dá)審核計劃。審核計劃應(yīng)征得受審核部門的最后確認(rèn)，一般情況下，審核計劃不宜作大的調(diào)整。
(5)強(qiáng)調(diào)審核的原則。強(qiáng)調(diào)公正客觀立場，說明審核是一個抽樣過程，有一定局限性 ，但審 核將盡可能取其有代表性的樣本，使得審核結(jié)論公正;說明相互配合是審核順利進(jìn)行和獲得 公正結(jié)論的重要條件，提出不合格項報告的形式等。
(6)闡明、澄清有關(guān)問題。對有疑問的問題進(jìn)行澄清，交流雙方關(guān)心的具體問題，確定末次會議的時間、地點及出席人員等。
(7)落實后勤安排。必要時，應(yīng)對辦公、交通、就餐作出安排。
(8)會議結(jié)束。以審核組長的致謝詞結(jié)束會議。
●首次會議的注意事項
(1)首次會議應(yīng)準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束，通常時間不應(yīng)超過半小時。
(2)會議應(yīng)始終圍繞主題，簡明扼要。
(3)規(guī)模較小、時間較短或常規(guī)性內(nèi)審，可不開首次會議，有關(guān)問題可以通知審核形 式替代，即使召開首次會議，上述內(nèi)容及環(huán)節(jié)可視具體情況增刪。
(4)首次會議應(yīng)致力于建立一個良好的審核“風(fēng)格”和“氛圍”。
(5)與會人員簽到，審核組長發(fā)現(xiàn)受審核部門重要人物未到場時應(yīng)詢問原因。
(6)審核目的、范圍和計劃一般不在首次會議上作更改，較小的計劃變更是允許的。
(7)陪同人員的作用
①為審核組提供支持;
②可代表受審核方見證審核活動;
③其他職責(zé)。如確保現(xiàn)場審核員知道有關(guān)安全和保安方面的要求。審核員應(yīng)注意確保陪同不施加過分的影響或進(jìn)行干預(yù)。
(8)強(qiáng)調(diào)在審核所安排日程(時間)段中，被審核部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在場。