工程監(jiān)理:合同管理的方法及措施
1合同管理的原則
1.1事前預(yù)控:采取預(yù)先分析、調(diào)查的方法,對合同執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題提前發(fā)出預(yù)示,防止偏離合同約定事件的發(fā)生。
1.2及時糾偏:隨時跟蹤合同的執(zhí)行情況和施工中存在的問題,通過發(fā)出《監(jiān)理工程師通知單》、《監(jiān)理工程師聯(lián)系單》的形式,督促違約方糾正不符合合同約定的行為;對設(shè)備合同的執(zhí)行情況,監(jiān)理工程師及時了解與跟蹤廠商執(zhí)行供貨計劃的過程,盡量避免設(shè)備實際到場時間提前或滯后對工程進(jìn)度計劃的影響。
1.3充分協(xié)商:在處理過程中,認(rèn)真聽取有關(guān)各方意見,與合同雙方充分協(xié)商。
1.4公正處理:嚴(yán)格按照合同有關(guān)規(guī)定和監(jiān)理程序,公正、合理地處理合同其他事項。
2合同管理的主要內(nèi)容
2.1協(xié)助業(yè)主進(jìn)行工程招投標(biāo)
根據(jù)業(yè)主的需要,參加工程施工及設(shè)備、材料的招投標(biāo)工作,對招標(biāo)文件內(nèi)容和標(biāo)底提出意見和建議,協(xié)助業(yè)主選定承包單位及供應(yīng)商。
2.2協(xié)助業(yè)主確定本項目的合同結(jié)構(gòu)
本工程的合同包括勘察合同、設(shè)計合同、工程承包合同、加工合同、材料與設(shè)備供貨合同、運輸合同、業(yè)主指定分包合同等。合同管理的一項重要內(nèi)容就是對合同的框架、類型、主要部分和條款進(jìn)行分類、匯總,形成本工程的合同結(jié)構(gòu),確定合同內(nèi)容符合工程總體進(jìn)度計劃和投資概算。
2.3合同執(zhí)行過程管理和檢查
在工程建設(shè)實施階段,對監(jiān)理工作范圍內(nèi)的合同履行進(jìn)行全過程的監(jiān)控、檢查和管理。
2.4處理合同糾紛和索賠
協(xié)助業(yè)主和公正處理建設(shè)工程各階段中產(chǎn)生的索賠,參與協(xié)商、調(diào)解、仲裁甚至訴訟解決合同的糾紛。
2.5對合同的執(zhí)行過程進(jìn)行鑒證、處理合同中涉及的第三方關(guān)系以及合同條款中涉及的其他事項。
3合同管理的方法和措施
3.1合同分析
3.1.1對合同類型和相關(guān)條款進(jìn)行分析、歸納,建立本工程的合同結(jié)構(gòu)。對工程承包、材料設(shè)備采購等與工程建設(shè)相關(guān)的合同條款、法律條款分別進(jìn)行詳細(xì)的分析,對合同條款的更換、延期說明、投資變化等及時分析、備案。
3.1.2對業(yè)主有關(guān)的活動分別存檔,以防漏項。合同分析是合同管理的基礎(chǔ),與過程控制緊密相連,過程中的變化應(yīng)及時總結(jié)、歸納,實現(xiàn)合同管理的動態(tài)控制。
3.1.3分析合同中易產(chǎn)生風(fēng)險和變更的條款,并分析這些條款與設(shè)計、總包、分包、監(jiān)理等單位以及與工程質(zhì)量、進(jìn)度、造價的關(guān)系,為制定預(yù)防措施提供依據(jù)。
3.2制定預(yù)防措施
在合同分析的基礎(chǔ)上,對本工程合同實施過程中可能出現(xiàn)的合同違約、變更情況等作出預(yù)測,制定相應(yīng)的預(yù)防措施,并及時提交給業(yè)主。在此基礎(chǔ)上,要求承包商、材料設(shè)備供應(yīng)商根據(jù)各自的合同內(nèi)容制定相應(yīng)的預(yù)防措施,并提交監(jiān)理審核。預(yù)防措施的制定,可有效地減少合同糾紛、變更及索賠等現(xiàn)象。
3.3建立合同管理信息系統(tǒng)
在本項目監(jiān)理信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,采用計算機(jī)建立合同管理子系統(tǒng),形成本工程合同管理,其主要功能為:
3.3.1提供合同結(jié)構(gòu)模式和選用;
3.3.2合同文件、資料登錄、修改、刪除、查詢和統(tǒng)計;
3.3.3合同執(zhí)行情況的跟蹤及處理過程和管理;
3.3.4形成合同執(zhí)行情況報表;
3.3.5為投資控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制提供有關(guān)數(shù)據(jù);
3.3.6現(xiàn)行經(jīng)濟(jì)法規(guī)、資料的查詢。
4合同爭議與違約的管理
4.1合同爭議的調(diào)解
4.1.1項目監(jiān)理部接到調(diào)解合同爭議的書面要求后,要及時進(jìn)行調(diào)查取證,了解合同爭議的全部情況,及時與合同爭議雙方進(jìn)行磋商,在此基礎(chǔ)上提出調(diào)解方案。如果雙方對調(diào)解方案沒有異議,在符合施工合同的前提下,雙方均應(yīng)執(zhí)行。
4.1.2在爭議調(diào)解過程中,除已達(dá)到了承包合同規(guī)定的暫停履行合同的條件之外,項目監(jiān)理部應(yīng)要求合同的雙方繼續(xù)履行合同,或督促承包商采取措施盡量減少損失。
4.1.3合同一方或雙方不同意監(jiān)理部調(diào)解決定時,可按合同約定的解決爭議的最終辦法提請仲裁或向法院起訴。在仲裁或訴訟的過程中,監(jiān)理部有資格和義務(wù)作為證人,公正地向仲裁機(jī)關(guān)或法院提供與爭議有關(guān)的證據(jù)。
4.2違約處理
4.2.1在監(jiān)理過程中發(fā)現(xiàn)違約事件可能發(fā)生時,項目監(jiān)理部及時提醒有關(guān)各方,防止或減少違約事件的發(fā)生。
4.2.2對已發(fā)生的違約事件,監(jiān)理部應(yīng)在充分調(diào)查了解的基礎(chǔ)上,以事實為根據(jù),以合同約定為準(zhǔn)繩,公平合理地處理。
4.2.3處理違約事件的過程中應(yīng)充分聽取各方意見,在與雙方充分協(xié)商的基礎(chǔ)上確定解決方案。
4.2.4由于合同一方嚴(yán)重違約,合同另一方有權(quán)按合同的約定提出全部或部分終止合同的要求,項目監(jiān)理部應(yīng)予以受理,并妥善處理。
4.2.4.1對合同終止的原因進(jìn)行記錄備案;
4.2.4.2確定至合同終止日已完工作的價款;
4.2.4.3要求承包單位移交工程資料、工程材料、設(shè)備等。
篇2:建筑立面整飾項目合同管理措施
建筑立面整飾項目合同管理措施
合同是項目組織的紐帶,是爭執(zhí)解決的依據(jù),公司對各項目部的合同管理原則是"信守合同、真誠合作",嚴(yán)格按照合同管理工作程序進(jìn)行,具體表現(xiàn)在如下幾個方面進(jìn)行控制和管理:
1、合同實施的前導(dǎo)工作:做合同交底;建立合同管理工作程序;建立文文件系統(tǒng);建立各種制度,如工程中的檢查驗收制度,文件的合同審查制度,報告制度,行文制度等,它們?nèi)诤显谡麄€項目管理系統(tǒng)中;組織進(jìn)行合同評審和交底,清楚了解合同條款內(nèi)容明確甲、乙雙方權(quán)利、責(zé)任、義務(wù),保證所有的合同要求都能有計劃地逐步實現(xiàn)。
2、合同的控制過程:主要為合同監(jiān)督、合同跟蹤、合同診斷和合同變更管理,通過以上幾個方面的過程控制,能切實落實所有合同的要求。
3、合同文檔管理:合同文文件管理即為信息管理,他不僅能為解決爭執(zhí)提供依據(jù),而且在整個項目管理中起著重要的作用,真實反映現(xiàn)場實際情況,往往是業(yè)主和總承包商決策的重要資料,已是現(xiàn)代項目管理重要的組成部分。
篇3:建設(shè)工程項目合同管理措施
建設(shè)工程項目合同管理措施
1合同管理原則
1.1依法辦事、全面管理
在本工程項目建設(shè)管理過程中,一切活動遵守中國法律、法規(guī)和地方法規(guī)、遵循國際慣例,強(qiáng)調(diào)法律至高無上的地位和作用。充分發(fā)揮本投標(biāo)人合同管理體制的行為規(guī)范職能和過程控管職能,合理利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的管理手段,對建設(shè)過程的管理行為、經(jīng)濟(jì)行為、建設(shè)過程行為、機(jī)制運營行為等進(jìn)行全面調(diào)控、管理。
1.2依合同治管理
通過法律的保障和合同管理機(jī)制、審批程序的有效運行,確保合同管理的靈魂作用,確保其主導(dǎo)地位。在本項目管理過程中,本投標(biāo)人將通過合同的合法簽訂、和管理,將業(yè)主與本投標(biāo)人、本投標(biāo)人內(nèi)部各方、本投標(biāo)人與參與施工、協(xié)作、管理等各方的權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任等一切行為,規(guī)范在合同執(zhí)行前,從而實現(xiàn)體制、機(jī)制、程序的建立,措施、手段的運用和執(zhí)行有章可循。使本項目的全過程管理,都在合同管理的調(diào)控下相互聯(lián)系、相互制約,實現(xiàn)成本、進(jìn)度、質(zhì)量等各項指標(biāo)的最佳效果。
1.3以管理保合同
在合同簽訂、執(zhí)行、管理過程中充分發(fā)揮合同管理人員的專業(yè)管理和創(chuàng)新的團(tuán)隊管理優(yōu)勢,實現(xiàn)組織的系統(tǒng)化、管理的具體化、程序的規(guī)范化、防范的嚴(yán)密化。運用現(xiàn)代化手段,堅持誠信、公正、公平、公開的原則,實行主動的動態(tài)管理,確保合同的順利執(zhí)行,充分發(fā)揮其職能和作用,使本工程建設(shè)管理過程進(jìn)入"依合同治管理,以管理保合同"的良好局面。
2合同管理體制與職能
2.1合同管理體制
合同管理體制是依據(jù)合同管理原則,在本工程總承包管理過程中依法對合同全面管理、運行的管理體制。本體制在本投標(biāo)人的統(tǒng)一管理下工作,形成包括合同相關(guān)各方參與的合同管理團(tuán)隊,充分體現(xiàn)全員參與管理的理念。在此基礎(chǔ)上,我們設(shè)立專門的合同管理部門及輔助管理機(jī)構(gòu)。合同管理部門主要職責(zé)是負(fù)責(zé)合同簽訂和合同全面執(zhí)行。輔助管理機(jī)構(gòu)主要職責(zé)是提供法律、風(fēng)險、信息等方面法律咨詢保障及其他技術(shù)支持。
2.2管理職能說明
1)核心管理職能
*負(fù)責(zé)制定適用于本工程總承包管理要求,符合本投標(biāo)人與業(yè)主總承包合同原則的標(biāo)準(zhǔn)合同范本、招標(biāo)文件;
*對擬參與本項目工程施工、合作方資質(zhì)及合法身份等進(jìn)行前期審查;
*訂立并簽署施工合同、勞務(wù)合同、技術(shù)合作合同、材料設(shè)備采購/加工/訂貨合同、材料/設(shè)備租賃合同、商務(wù)合同、管理合同等;
*負(fù)責(zé)制定監(jiān)控、檢查合同執(zhí)行情況的量化指標(biāo),納入信息管理網(wǎng)絡(luò);
*有計劃的對各類合同的執(zhí)行過程情況進(jìn)行檢查,將檢查結(jié)果進(jìn)行綜合分析,對已經(jīng)出現(xiàn)的或有可能出現(xiàn)的問題,從合同管理角度提出解決方案及意見,進(jìn)行循環(huán)動態(tài)的檢查與反饋,確保合同的順利執(zhí)行;
*負(fù)責(zé)合同的變更、補(bǔ)充、修訂、索賠、保全及訴訟等事宜;
*負(fù)責(zé)項目建設(shè)合同方面的全面驗收及結(jié)論處理;
*協(xié)同經(jīng)濟(jì)管理、質(zhì)量管理、工程管理的相關(guān)部門,對合同中約定的質(zhì)量、進(jìn)度、經(jīng)濟(jì)等各方面最重要指標(biāo)的執(zhí)行狀態(tài)進(jìn)行日常管理工作。
2)輔助管理職能
A)法律保證
熟悉與建筑相關(guān)的法律法規(guī),了解國際慣例,為各項合同的制定提供可靠的法律依據(jù);對工程招投標(biāo)開始到項目建成全過程的各種合同的訂立、執(zhí)行行為提供必要的法律咨詢與指導(dǎo);為項目的變更、補(bǔ)充、修訂、索賠、保全及訴訟提供法律咨詢或代理。
B)風(fēng)險監(jiān)控
充分發(fā)揮本投標(biāo)人在總承包合同管理方面的經(jīng)驗,盡可能進(jìn)行風(fēng)險預(yù)測,把損失估計在其發(fā)生前,協(xié)助制定合同條款中有關(guān)風(fēng)險部分的條款;對合同簽訂或執(zhí)行過程中的出現(xiàn)的缺陷提出預(yù)警、并制定應(yīng)急措施及保全方案;
C)網(wǎng)絡(luò)支持
利用計算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò),按合同文檔、合同履約、合同變更、索賠等體系實現(xiàn)信息處理、網(wǎng)絡(luò)化管理;利用計算機(jī)管理手段實現(xiàn)合同分級管理,防止越俎代庖和空缺管理。
3合同管理機(jī)制及運行
3.1建立合同管理機(jī)制
本投標(biāo)人在充分理解招標(biāo)文件,考慮到本工程的特點,以及本投標(biāo)人施工總承包特定的管理環(huán)境,在本項目管理過程中,建立以下管理機(jī)制,對項目進(jìn)行全過程合同管理。
*簽約管理機(jī)制
*備案管理機(jī)制
*風(fēng)險預(yù)警、保全機(jī)制
*變更管理機(jī)制
*糾紛管理機(jī)制
*終止管理機(jī)制
3.2管理機(jī)制內(nèi)容
1)簽約機(jī)制
合同預(yù)案
控制要點:
1.分解項目建設(shè)的全部管理過程;
2.充分征求各級領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門的意見;
3.全面掌握本投標(biāo)人總體管理理念和項目進(jìn)程計劃;
4.按7類(施工、勞務(wù)、合作、采購、租賃、商務(wù)、管理)合同及各類合同具體內(nèi)容、施工組織設(shè)計管理的需要,設(shè)立分項合同管理預(yù)案;
5.此管理預(yù)案,經(jīng)本部批準(zhǔn)后,提交計算機(jī)合同管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)按合同類別組織預(yù)編碼的設(shè)定、其合同代碼是本項目管理全過程的唯一標(biāo)識。
符合業(yè)主要求的標(biāo)準(zhǔn)合同范本、招標(biāo)文件;
洽談
控制要點:
1.對取得合同簽約權(quán)單位進(jìn)一步進(jìn)行必要考察及簽約資格的認(rèn)定;
2.合同管理人員會同項目代表與取得簽約權(quán)單位,依據(jù)本投標(biāo)人制訂的標(biāo)準(zhǔn)合同范本對合同條款、合同要件、責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)、價格、付款方式、雙方協(xié)商條款(但不限于),進(jìn)行洽談;
3.完成雙方確認(rèn)的洽談記錄。
起草
控制要點:
1.根據(jù)雙方洽談的結(jié)論,起草合同草本;
2.以合同會簽單的方式,征求相關(guān)職能部門的意見;
3.綜合各職能部門意見后征求法律顧問的意見,對草案進(jìn)行修改。
修改
控制要點:
1.就合同草案再多次與取得簽約權(quán)單位進(jìn)行洽談,對其中的具體條款進(jìn)行多次修改,最終達(dá)到共識;
2.完成雙方達(dá)到共識的合同文本,及時送達(dá)各主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)職能部門。
審定
控制要點:
1.各主管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門在規(guī)定時間內(nèi)完成簽認(rèn);
2.完成正式合同文本,雙方核實、確認(rèn)無誤;
3.將確認(rèn)后的待簽合同文本,送達(dá)各方法人代表。
簽&nbs
p; 訂控制要點:1.雙方法人代表(被授權(quán)人)簽字、蓋章,合同生效;
2.提交備案管理機(jī)制程序運行。
2)備案管理機(jī)制
初始備案
控制要點:
1.初始合同備案,由具備合同管理員資格的人員承擔(dān);
2.參與合同起草、審定、簽訂的全過程管理;
3.合同一經(jīng)簽訂,有關(guān)合同備案管理規(guī)定管轄范圍的,按政府主管部門的規(guī)定完成審查、備案手續(xù);
4.合同備案后,連同相關(guān)締約單位(個人)合法身份證明資料,公司內(nèi)部完成以書面、網(wǎng)絡(luò)二種形式存檔;
5.以上程序執(zhí)行完,提交合同履約過程執(zhí)行、管理;
合同完成終止程序機(jī)制后,在市政府相關(guān)管理部門備案的合同,按有關(guān)規(guī)定,在政府主管部門完成注銷備案手續(xù);
過程文件
控制要點:
1.建設(shè)過程中具有法律效力的過程性文件,按相關(guān)合同的依附關(guān)系分類、分項實施全過程跟蹤備案管理(會議紀(jì)要、洽商變更、合同修改、補(bǔ)充、變更依據(jù)等),在本投標(biāo)人內(nèi)部形成完整的存檔資料。
2.以上資料在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上及時全面跟蹤管理,統(tǒng)一編碼、發(fā)布,以便進(jìn)行各程序機(jī)制的管理。
終止配合
控制要點:
1.配合終止程序機(jī)制完成合同終止協(xié)議;
2.按當(dāng)?shù)貦n案館的規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn),完成竣工資料與合同管理有關(guān)部分文件的歸檔資料。
后續(xù)支持控制要點:
1.完成以上合同備案、存檔工作的同時,完成書面文件的備份存查、按管理網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一編碼的電子版?zhèn)浞菸募?/p>
2.以上文件,隨時支持項目后期運行、維修、改造、移交等工作。
3)風(fēng)險預(yù)警、保全機(jī)制
簽約期
控制點:
1.配合各類合同在簽約機(jī)制運行的同時,隨時對合同執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)缺陷、索賠、風(fēng)險等進(jìn)行評估,提出預(yù)警。
2.在合同執(zhí)行前并組織相關(guān)管理部門提出保全方案。
執(zhí)行前
控制點:
1.在合同生效的同時,合同管理部門組織各專業(yè)相關(guān)部門,召開待執(zhí)行合同交底會。其內(nèi)容包括:
2.介紹合同對方的基本情況及合同條款的主要內(nèi)容,對必要的合同條款加以重點說明;
3.對可能出現(xiàn)缺陷、索賠、風(fēng)險等問題提出預(yù)警;
4.針對預(yù)警的范圍,提出初步保全方案;
5.經(jīng)會議討論,提出供合同執(zhí)行人實施的保全方案。
執(zhí)行中控制點:
1.將預(yù)案期、簽約期提出的可能出現(xiàn)缺陷、索賠、風(fēng)險作為本階段管理控制的重點,配合各專業(yè)相關(guān)部門做好合同執(zhí)行中的監(jiān)控及法律方面的支持;
2.在對執(zhí)行期控制點執(zhí)行的監(jiān)控中,統(tǒng)一執(zhí)行保全方案,配合各專業(yè)相關(guān)部門做好取證和記錄;
3.必要時,編制相關(guān)的修改協(xié)議。
4)變更管理機(jī)制
產(chǎn)生
控制點:
1.對合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生需要變更的全部項目進(jìn)行調(diào)控、管理;
2.按變更產(chǎn)生的6個類別(功能變更、設(shè)計變更、不可遇見、不可抗力、條款糾紛、其他)依附相關(guān)合同進(jìn)行統(tǒng)一分類管理;
3.將產(chǎn)生變更的原始資料,及時納入備案管理機(jī)制及時備案。
處理
控制點:
1.依據(jù)變更提出的相關(guān)事宜,對經(jīng)濟(jì)、工期、法律責(zé)任等進(jìn)行全面分析,提出處理意見,相關(guān)職能部門會簽,完成處理方案;
2.將方案提交本投標(biāo)人授權(quán)的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行;
3.依據(jù)批準(zhǔn)后的處理方案,及時簽訂變更、補(bǔ)充協(xié)議。參照正式合同的管理模式,納入備案管理機(jī)制等相關(guān)機(jī)制運行。
備案
控制點:
1.項目建設(shè)全過程變更事宜,均以3部分(原始文件、批準(zhǔn)執(zhí)行的處理方案、處理結(jié)果)內(nèi)容資料,提交給備案管理機(jī)構(gòu)備案。
5)糾紛管理機(jī)制
產(chǎn)生
控制點:
2.對合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各類糾紛及索賠全部進(jìn)行調(diào)控、管理;
3.按糾紛產(chǎn)生的4個類別(條款理解不一致、合同主體發(fā)生變化、變更處理指令不接受、因合同主體某以方違約行為產(chǎn)生的糾紛),及發(fā)包人、承包人二方面,約十幾種索賠要素統(tǒng)一分類監(jiān)控管理;
4.將產(chǎn)生糾紛、索賠的原始資料,及時整理、備案。
處理
控制點:
1.依據(jù)糾紛引發(fā)的重點事宜,召集以法律支持為主的相關(guān)職能部門進(jìn)行分析,提出各提出處理意見;
2.處理意見提交本部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)處理方案,依法律程序執(zhí)行
3.依據(jù)糾紛處理方案,及時補(bǔ)充、完善相關(guān)的修改、補(bǔ)充文件。并將其納入備案管理機(jī)制等相關(guān)程序運行
備案
控制點:
1.對糾紛處理事宜的過程資料、處理結(jié)果資料及執(zhí)行情況資料,依附于相關(guān)的原始合同分別提交給備案管理機(jī)制備案管理。
6)終止管理機(jī)制
產(chǎn)生
控制點:
2.因各種原因,致使合同執(zhí)行過程中必須終止的,經(jīng)過糾紛管理先進(jìn)行處理,處理后再進(jìn)入本程序執(zhí)行;
3.按糾紛管理機(jī)制的調(diào)整、處理意見,完成終止協(xié)議;
4.合同終止后,在政府主管部門備案的及時辦理注銷備案手續(xù)。
處理控制點:
1.合同雙方主體將合同中所約定的全部事宜執(zhí)行完成,經(jīng)本投標(biāo)人各相關(guān)部門會簽確認(rèn)后,完成終止協(xié)議;
2.終止協(xié)議完成后,提交合同備案管理機(jī)制。
備案
控制點:
1.在政府主管部門備案的合同,協(xié)助備案管理機(jī)制及時完成注銷備案。
2.協(xié)助備案管理機(jī)制將此合同執(zhí)行過程全部文件整理存檔。
3.3管理機(jī)制運行