2、編制材料計劃應準確,若材料計劃不準確,造成材料閑置浪費,應由相應責任人負責。
3、項目技術(shù)室應根據(jù)工程進度,對不同類型的材料分別制定計劃。
(1)對于大批量的主要材料,如鋼材、木材、水泥等,技術(shù)室應在開工前提出總需用量計劃,即在開工前45天將一式兩份備料計劃由材料室報至公司物資部,審批后將一份交與物資公司,在總計劃的基礎(chǔ)上,應根據(jù)實際使用情況,作出月計劃,以便材料室有個總體安排,即月計劃于上月28日前報到材料室,補充計劃為當月15日前提報。
(2)對于周轉(zhuǎn)材料計劃,應按照工程的實際進度一式兩份在需用前10天內(nèi)報到租賃中心,在提出總需用計劃的基礎(chǔ)上,可細化為日計劃或兩日計劃,在充分保證施工現(xiàn)場使用的基礎(chǔ)上,力爭使現(xiàn)場少存放周轉(zhuǎn)材料 。
(3)對于其他材料如大部分C類材料,每周可報兩次計劃,每次提報計劃應在使用前2~3天,以便有個組織進貨的準備期;C類材料供應商的選擇,可在對其材料報價充分研究的基礎(chǔ)上,選擇2~3家作為長期合作關(guān)系,但應把握的是其同等質(zhì)量、同種型號的材料價格不應高于同期市場批發(fā)價格(供應商價格表有備案)。C類材料采購,根據(jù)資金狀況而定,能使支票購買的使支票購買(萬元以下),形成批量或單項在萬元以上的直對廠家,并簽定正式供應合同。
(4)對于需要特殊加工定做的,技術(shù)室應提前做計劃并附上加工圖,同時應力爭準確地提出需用量。
4、物資供應廠家::的選擇:凡物資金額超過10萬元或單價在3萬元以上,亦或特殊的對履行建筑工程承包合同有重大影響的A類及重點B類材料、設(shè)備的采購,本著"貨比五家,價比五家"的原則,均須經(jīng)過招投標擇優(yōu)選用供應商并及時簽定供需合同。
5、對于需要進行招標的批量材料,技術(shù)室在提報材料計劃的同時,應擬出相應的招標書,招標書經(jīng)項目經(jīng)理審核后,由項目技術(shù)室和材料室以公司《合格分供方名冊》為依據(jù),選擇3~5個供應廠家進行招標,并成立以項目經(jīng)理為組長的評標小組,材料室、技術(shù)室、預算室和工程室共同參加進行評標。針對不同的材料和與廠家的合作歷史,應分別對供應廠家進行深入的調(diào)查或考察,以有充分的供應保證能力、有價格優(yōu)勢、良好信譽和服務精神為選擇的主要條件。
6、對于需要進行招標的批量材料或總金額超過一定限度的(如1萬元)必須簽定合同。合同內(nèi)容涉及的方面應齊全,包括:材料名稱、型號規(guī)格、品牌、生產(chǎn)廠家、質(zhì)量等級、包裝標準、驗收標準、到貨時間及批量、相關(guān)資料的提供、保修期及相應的質(zhì)保金、合同有效期、違約責任及解決方式、結(jié)算方式、環(huán)保條款及其他約定事項等。這些都應認真考慮后再填寫。
7、合同簽定時項目相關(guān)部門人員要進行簽字會審,項目簽字人員有項目經(jīng)理、預算主任和材料主任。合同在評審過程中各有關(guān)人員應注重時效性,即項目部確定中標單位后,材料室和技術(shù)室應在一個工作日內(nèi)完成合同的擬寫,項目預算室或水電專業(yè)人員也應在一個工作日內(nèi)作出盈虧分析,材料室在各項手續(xù)辦完后,應盡快把合同報到公司物資部,并督促物資部人員力爭在5個工作日內(nèi)辦完。若合同在辦理過程中出現(xiàn)問題,針對具體情況由相關(guān)人員負責。
8、簽章后的合同,由材料室交與項目資料室和財務室各一份。材料合同應建立合同臺帳,記錄合同履行情況。
9、對于超出《合格分供方名冊》的供應商,由材料室和技術(shù)室共同完成調(diào)查表和申報表;若因此項工作影響合同的審批,應視具體情況由相關(guān)人員負責。
10、嚴禁后補合同。
篇2：X物業(yè)材料物資計劃采購規(guī)定
關(guān)于對材料物資實行計劃采購的規(guī)定
為加強對各項材料物資的計劃管理,合理使用定額備用金,充分發(fā)揮備用金在日常管理中應急作用,保證各管理處正常運作,現(xiàn)對公司各項材料物資等實行計劃采購的辦法。具體操作程序如下:
一、采購范圍:
日常維修用水電工材料、防水補漏材料、清潔材料、消耗性清潔用具、辦公用品等。
二、申報程序:
每月初由各管理處匯總上報當月材料物資采購數(shù)量計劃及質(zhì)量要求,由物業(yè)公司行政部統(tǒng)一詢價,并填制采購申請單,經(jīng)財務部審核有關(guān)數(shù)量、單價后,報總經(jīng)理批準后,由財務部統(tǒng)一填寫請款單或支票領(lǐng)用審批單購買。
1、維修材料計劃
維修材料計劃,應由各管理處工程維修部根據(jù)現(xiàn)有公共設(shè)施、設(shè)備的維修保養(yǎng)范圍、數(shù)量,設(shè)施、設(shè)備的新舊程序及使用年限,::申報下月材料物資的采購計劃數(shù)量及質(zhì)量要求;對長期耗用的材料如:節(jié)能燈具、公共照明燈泡,在確保價廉質(zhì)優(yōu)的前提下,采用與廠家(供應商)簽定供貨合同的形式供應,并有一定的保質(zhì)期和質(zhì)量保證金。
2、清潔材料的采購
清潔材料的采購,應由各管理處清潔部門根據(jù)現(xiàn)有清潔范圍、清潔面積、清潔工人數(shù)及清潔用品、工具的使用情況,申報下月的采購計劃。
3、辦公用品的采購
辦公用品的采購,由物業(yè)公司行政人事部,根據(jù)各管理處現(xiàn)有管理人員數(shù)量,確定每月辦公用品使用計劃,并進行統(tǒng)一采購。
實行計劃采購后,各部門負責人應嚴橋梁控制材料物資的使用。