地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定

　　為了規(guī)范工程檔案資料的管理，確保工程資料的保護(hù)和利用，依據(jù)檔案管理 規(guī)范，結(jié)合公司工程檔案管理實(shí)際情況，特對工程檔案資料管理制度做修訂如下 ：

　　第一條 總則

　　為了加強(qiáng)我司工程技術(shù)檔案歸檔管理工作，統(tǒng)一工程技術(shù)檔案資料的歸檔要 求及標(biāo)準(zhǔn)，遵照國家相關(guān)技術(shù)檔案管理的規(guī)定，特制定《工程技術(shù)檔案歸檔管理 細(xì)則》（以下簡稱細(xì)則）。

　　第二條 工程技術(shù)檔案的范圍

　　工程技術(shù)檔案是指我公司在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的 各種載體形式的技術(shù)文件材料及相關(guān)圖紙。

　　第三條 工程技術(shù)檔案管理責(zé)任人

　　1、工程技術(shù)檔案管理工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織開展并管理保存。

　　2、各相關(guān)部門（指工程部和設(shè)計(jì)部）要指定專職人員負(fù)責(zé)本部門的工程技術(shù) 檔案管理。檔案管理人員應(yīng)按本細(xì)則的相關(guān)要求，切實(shí)履行各自職責(zé)，對工程技 術(shù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理和合理化利用，按期將歸檔內(nèi)容移交給總經(jīng)理辦公室。此 項(xiàng)工作應(yīng)納入各相關(guān)部門的工作日程，作為工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容和依據(jù)。

　　第四條 歸檔范圍

　　1、對工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià) 值的各種載體文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　2、公司工程技術(shù)檔案的具體歸檔范圍詳附錄A。

　　3、竣工圖分為三類，第一類為單體竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通等 個(gè)相關(guān)專業(yè)），一式兩套，分別由工程部提交檔案館及物業(yè)；第二類為零星的竣 工圖（如：裝修、幕墻等），由預(yù)算部會同竣工結(jié)算資料一同報(bào)公司存檔；第三 類為室外管網(wǎng)竣工圖，一式四套，由工程部提交物業(yè)及公司檔案室各一份。

　　第五條 歸檔方法和內(nèi)容

　　1、公司工程技術(shù)檔案采取按工程項(xiàng)目分類的方法進(jìn)行備案歸檔，每個(gè)項(xiàng)目的 檔案內(nèi)容包括三部分：

　　A、各相關(guān)部門移交給公司的各種載體形式的工程技術(shù)文件資料及相關(guān)圖紙， 主要范圍詳附錄A。

　　B、工程部移交城建檔案館的竣工資料，主要范圍詳附錄B。

　　C、工程部移交物業(yè)的竣工資料，主要范圍詳附錄C。

　　2、為了便于統(tǒng)一管理，工程相關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)工程的證件及批文的原 件，掃描備份后統(tǒng)一交總經(jīng)理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。

　　3、工程部移交城建檔案館的竣工資料，必須備份一套交公司存檔。

　　第六條 歸檔要求

　　1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。若為復(fù)印件應(yīng)指名原件存放處，并加蓋部門紅 圖章。

　　2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。

　　3、歸檔的工程文件應(yīng)采用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚，圖樣清晰，圖 表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為A4幅面。

　　5、所有竣工圖均應(yīng)加蓋新的竣工圖章（50mm×80mm），示例如下：

　　竣工圖

　　施工單位

　　編制人　審核人

　　技術(shù)負(fù)責(zé)人　編制日期

　　監(jiān)理單位

　　總監(jiān)　現(xiàn)場監(jiān)理

　　6、竣工圖章應(yīng)使用不易退色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方的空白處。

　　7、利用施工圖改繪的竣工圖，要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍，并 標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡有重大改變，或變更部分超過圖面的1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制 竣工圖。

　　第七條 單體工程檔案移交

　　各單體工程竣工后，所有需要移交物業(yè)備案的資料，應(yīng)統(tǒng)一交給項(xiàng)目部檔案 管理員登記，由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織移交物業(yè)，并做好移交登記手續(xù)。移交登記手續(xù) 應(yīng)包括移交內(nèi)容的目錄及交接人員簽字，在移交物業(yè)同時(shí)將移交手續(xù)的登記備份 交由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員存檔。

　　第八條 立卷要求

　　1、組卷

　　（1）各相關(guān)部門名稱及代碼，統(tǒng)一按簡稱的每個(gè)字的拼音首位大寫字母組合 而成。例如：設(shè)計(jì)部為S，工程部為G，以此類推。

　?。?）各相關(guān)部門按上述要求的代碼進(jìn)行編冊組卷（以卷、冊、盒為主要形式 ），可據(jù)實(shí)際情況將歸檔材料和收、發(fā)文分開再行細(xì)化。卷內(nèi)要有卷內(nèi)文件目錄 及備考表。卷內(nèi)所有文件需要裝訂成冊。

　　（3）待工程階段性竣工完成后，或達(dá)到一定時(shí)間后由各部門資料員填寫好本 部門的卷內(nèi)目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。各部 門檔案管理人員應(yīng)對立卷歸檔工作全面負(fù)責(zé)。

　　（4）案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊名稱，由本部門資料員統(tǒng)一編寫。

　?。?）總經(jīng)理辦公室檔案管理人員需對案卷總目錄進(jìn)行匯總整理，形成系統(tǒng)完 整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號”由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員統(tǒng)一編 制，并通知部門資料員校核。

　　2、編目

　?。?）編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷按年度單獨(dú)編號，頁號從“1”開 始；

　　頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角 ，反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；

　　成套圖紙自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。

　?。?）卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　卷內(nèi)目錄式樣宜符合本細(xì)則附錄D的要求。

　　序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。

　　文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。

　　文件題名：填寫文件主體全稱。

　　日期：填寫文件形成的日期，包括年月日。如：20**.2.4。

　　頁數(shù)：每份文件有幾頁m.dewk.cn（背面有文字的也算一頁）。

　　頁號：卷內(nèi)每份文件第1頁所在之頁的編號。

　　卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

　?。?）卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本細(xì)則附錄E的要求。

　　本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件借閱、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況 ，案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名，標(biāo)注時(shí) 間。沒有需要說明的事項(xiàng)可不必填

寫說明。

　　另需標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)）。

　　卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。

　　（4）案卷總目錄中的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。

　　案卷號：以一本案卷為單位，內(nèi)容包括部門、項(xiàng)目、時(shí)間、序列號4個(gè)要素， 如“G-翠竹園-20**-1”。

　　案卷名稱：包括案卷主要內(nèi)容，分卷序號等，如“工程聯(lián)系單*建筑*第一分 冊”。

　　責(zé)任人：提供檔案的部門資料員。

　　編制人：總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。

　?。ㄗⅲ阂陨纤斜砀裢姓稒n案管理制度》表格）

　　第九條 歸檔時(shí)間和手續(xù)

　　1、歸檔時(shí)間

　?。?）每一工程項(xiàng)目的立卷歸檔，應(yīng)在該階段性項(xiàng)目全部竣工結(jié)束（移交物業(yè) ）后兩個(gè)月內(nèi)完成。

　?。?）具體的文件移交歸檔時(shí)間參照附錄A。

　　2、歸檔手續(xù)

　　各相關(guān)部門的檔案管理員在辦理檔案移交時(shí)，均需登記并簽收。

　　附錄10-1：工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時(shí)間

　　附錄10-2：工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時(shí)間

　　附錄11：報(bào)送南京市城建檔案館的竣工資料

　　附錄12：報(bào)送物業(yè)的竣工資料

篇2：鐵路公司工程檔案管理辦法（暫行）

>　　**鐵路有限責(zé)任公司工程檔案管理辦法(暫行)

　　第一章 總 則

　　第一條 為加強(qiáng)工程檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，特制定工程檔案管理辦法(暫行)。

　　第二條 本辦法所稱的工程檔案，是指工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀(jì)錄。

　　第三條 工程檔案分工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。

　　(一)工程準(zhǔn)備階段文件：工程建設(shè)開工之前，在立項(xiàng)、審批、勘察、評估、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。

　　(二)監(jiān)理文件：工程監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等階段監(jiān)理過程中形成的文件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。

　　(三)施工文件：工程施工單位在工程施工過程中形成的文件件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。

　　(四)竣工圖：工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。

　　(五)竣工驗(yàn)收文件：建設(shè)工程竣工驗(yàn)收活動中形成的文件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。

　　第四條 工程檔案的類型：

　　(一)紙質(zhì)載體：以紙張為基礎(chǔ)的載體形式。

　　(二)縮微品載體：以膠片為基礎(chǔ)，利用縮微技術(shù)對工程資料進(jìn)行保存的載體形式。

　　(三)光盤載體：以光盤為基礎(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對工程資料進(jìn)行存儲的形式。

　　(四)磁性載體：以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎(chǔ)，對工程資料的電子文件、聲音、圖象進(jìn)行存儲的形式。

　　第五條 工程檔案管理部門必須對工程檔案進(jìn)行依法管理、有效保護(hù)、積極開發(fā)檔案信息資源，確保工程檔案的完整、安全、規(guī)范。

　　第二章 檔案管理部門及其職責(zé)

　　第六條 公司綜合管理部門負(fù)責(zé)公司工程檔案的管理工作。其主要職責(zé)如下：

　　(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和各項(xiàng)方針政策。

　　(二)制定檔案管理工作的規(guī)章制度，并組織實(shí)施、推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　(三)對檔案的日常管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　(四)集中管理檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，開展檔案的利用工作，做好檔案的鑒定和編目。

　　(五)對工程建設(shè)過程中各類文件的形成和積累進(jìn)行監(jiān)督、催辦，并指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)的工程檔案的及時(shí)歸檔和日常管理、臨時(shí)借閱。

　　(六)對檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　第七條 各業(yè)務(wù)部門的檔案管理職責(zé)：

　　(一)項(xiàng)目前期工作部門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段(工程建設(shè)動工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分類和移交歸檔，并對其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。

　　(二)工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)工程建設(shè)過程中監(jiān)理、施工、竣工等階段(工程建設(shè)動工后)形成的工程文件的收集、整理、分類和移交歸檔，并對其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。

　　(三)合同管理部門負(fù)責(zé)工程前期準(zhǔn)備階段和建設(shè)過程中形成工程合同的收集、整理、分類和移交歸檔，并對其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。

　　第八條 工程檔案的原件必須移交公司檔案管理部門歸檔，各業(yè)務(wù)部門不得留存或拒絕(超期)歸檔

　　第三章 檔案的管理

　　第八條 工程檔案應(yīng)按照國家檔案的分類規(guī)則，所有的工程文件，由檔案管理部門催辦、各業(yè)務(wù)部門收集整理，按照文件形成后7日內(nèi)完成移交歸檔的要求辦理。列入工程檔案分類管理的檔案目錄如下：

　　(一)工程準(zhǔn)備階段文件

　　1、工程立項(xiàng)及審批文件。

　　2、工程勘察、評估、測繪、設(shè)計(jì)文件。

　　3、建設(shè)用地、征地、拆遷文件。

　　4、招投標(biāo)文件及合同。

　　5、工程開工審批文件。

　　6、財(cái)務(wù)文件(工程投資估算材料、工程設(shè)計(jì)概算材料、施工圖概算材料、施工預(yù)算等)。

　　7、工程建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人。

　　8、工程準(zhǔn)備階段形成的其他文件。

　　(二)監(jiān)理文件

　　(三)施工文件

　　1、施工技術(shù)準(zhǔn)備文件。

　　2、施工現(xiàn)場準(zhǔn)備文件。

　　3、工程圖紙變更記錄。

　　4、施工材料質(zhì)量證明文件及復(fù)驗(yàn)報(bào)告。

　　5、施工實(shí)驗(yàn)記錄。

　　6、隱蔽工程檢查記錄。

　　7、施工紀(jì)錄。

　　8、工程質(zhì)量事故處理記錄。

　　9、工程質(zhì)量檢查記錄。

　　(四)竣工圖

　　(五)竣工驗(yàn)收文件

　　1、工程竣工總結(jié)。

　　2、竣工驗(yàn)收記錄。

　　3、財(cái)務(wù)文件。

　　4、聲像、微縮、電子檔案。

　　第九條 工程檔案編制質(zhì)量要求：

　　(一)歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

　　(二)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

　　(三)工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。

　　(四)工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料(如碳素墨水、藍(lán)黑墨水)。

　　(五)工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　(六)工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm);圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

　　(七)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張;圖紙采用計(jì)算機(jī)出圖，出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)所出圖紙的復(fù)印件。

　　(八)所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

　　(九)利用施工圖改繪的竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù);凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。

　　(十)不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊稱A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。

　　(十一)工程檔案的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明準(zhǔn)確。

　　第十條工程檔案的組卷要求：

　　(一)組卷原則

　　1、工程準(zhǔn)備階段文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷。

　　2、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

　　3、施工文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

　　4、竣工圖按單位工程、專業(yè)等組卷。

　　5、竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。

　　(二)組卷的原則、要求和卷內(nèi)排列、編目、目錄編制、封面等按《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第十一條 工程檔案的保存價(jià)值、鑒定和保管期限確定，銷毀失去保存價(jià)值的檔案，必須依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》確定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法進(jìn)行。

　　第十二條 工程檔案的借閱實(shí)行審批登記制。借閱人(公司內(nèi)部業(yè)務(wù)部門)在借閱前到檔案管理部門填寫檔案借閱審批單(注明借閱原因、借閱期限、是否復(fù)印等)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，檔案管理人員進(jìn)行借閱登記后，方可借閱。公司外部人員借閱工程檔案的，由公司業(yè)務(wù)部門填寫檔案借閱審批單，按上述程序辦理，但審批單必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽批。

　　第十三條 借閱檔案由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)限期收回。

　　第十四條 對違反本規(guī)定，在檔案管理過程中弄虛作假、失職瀆職等行為，一經(jīng)查證屬實(shí)，對責(zé)任人一律解聘或除名。給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由責(zé)任人依法賠償。構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。

　　第十五條 本辦法(暫行)由河南**鐵路有限責(zé)任公司負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起試行。

篇3：房地產(chǎn)公司工程檔案管理員職位說明書

　　房地產(chǎn)開發(fā)公司工程檔案管理員職位說明書

　　崗位名稱：工程檔案管理員

　　崗位職責(zé)：

　　1、負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位工程文件形成、積累和立卷工作。

　　2、按照規(guī)范收集和匯總工程前期和勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的檔案資料，并負(fù)責(zé)辦理移交手續(xù)。

　　3、收集施工全過程中形成的其他技術(shù)文件并進(jìn)行立卷歸檔。

　　4、科學(xué)分類、合理編目、整理所有歸檔工程技術(shù)檔案資料。

　　5、工程部、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位之間的工作聯(lián)系單、簽證等工程技術(shù)信息的傳遞工作。

　　6、準(zhǔn)確、快捷提供工程檔案資料，滿足各方面對工程檔案資料的利用需求。

　　7、工程竣工驗(yàn)收前，聯(lián)系城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。工程竣工后，將所有工程檔案、資料移交相關(guān)部門存檔。

　　8、工程部內(nèi)文件的編寫、打印、復(fù)印及管理工作。

　　9、上級交辦的其他工作

　　任職條件：

　　1、專業(yè)知識與技能：建筑、土建專業(yè)，有2年以上專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)。

　　2、教育水平：大學(xué)本科及以上

　　3、年齡要求：不限

　　4、個(gè)人素質(zhì)：有一定分析能力和創(chuàng)新能力，具有較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)奉獻(xiàn)精神。

　　5、具有較強(qiáng)的語言表達(dá)能力和資料規(guī)整分類能力，能夠熟練掌握和運(yùn)用電腦完成日常工作。