項目管理中心資料管理作業規程

　　1目的

　　規范業主檔案資料、工程技術資料等重要資料的存檔等管理、分類、借閱等工作。

　　2適用范圍

　　適用于管理中心業主檔案資料、工程技術資料等重要資料的管理。

　　3職責

　　3.1各部門資料管理人員負責對相關重要資料的收集、整理、存檔、出借、保管等工作。

　　3.2主管負責監督各類資料管理情況，借閱資料的審核等工作。

　　3.3經理負責監督各類資料的管理、借閱情況，出借資料的審核工作。

　　4作業流程

　　4.1資料管理人員負責對開發商提供的工程技術資料（產權資料、竣工圖資料、技術資料等重要資料）按工程號及物業號歸檔，按要求進行資料的整理、保存，并在資料柜上進行標識，使文檔方便檢閱。

　　4.2對于經常性使用的工程技術資料，可由工程人員復印一套自行存檔，方便日常工作所需。

　　4.3資料管理人員按物業號對業戶入住后的入住文件（包括業戶姓名、出生日、性別、身份證復印件、電話等基本資料）、裝修資料及日常管理工作等形成的資料進行整理，由客服主管審核后及時歸檔；建立每戶業主檔案，永久保存。

　　4.4公司內部人員如需查閱資料需經相關主管同意后方可查閱，并辦理借閱手續，填寫《資料借閱登記表》，在資料管理人員指定地點查閱。

　　4.5外單位人員查閱資料，需有單位介紹信和個人證件經管理中心經理審核并同意后，資料管理人員方可讓其辦理查閱登記手續，并在指定的地點查閱。

　　4.6一般情況下，資料不得出借，若需出借或出借當日無法歸還的，需經管理中心經理批準同意。

　　4.7借閱人未及時歸還資料的，需及時向其催還資料或辦理續借手續。

　　4.8資料歸還后歸檔，在《資料出借登記表》上注明歸還日期及簽收人。

　　4.9建立規范的檔案資料室，配備相應的滅火器材；每周對資料室進行打掃，及時更換干燥劑，如發現發霉的資料文件，用干布及時擦拭。

　　5相關記錄

　　l《資料借閱/出借登記表》

篇2：物業公司質量體系文件和資料管理標準作業規程

　　物業公司質量體系文件和資料管理標準作業規程

　　1.0目的

　　規范質量體系文件和資料的管理，確保質量體系文件和資料使用的有效性。

　　2.0適用范圍

　　適用與質量體系文件、相關外來文件的管理。

　　3.0職責

　　品質拓展部負責質量體系文件和資料的管理。

　　4.0要點和實施

　　4.1質量體系文件的編寫、審核、批準、發布、發放按《質量體系文件編制標準作業規程》執行。

　　4.2質量體系文件的使用。

　　4.2.1品質/拓展部應確保凡授權范圍內的人員均能及時得到有效版本的文件。

　　4.2.2各部門及所有工作人員應確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

　　4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉借、復印或作非授權的涂改。

　　4.3質量體系文件的保管。

　　4.3.1文件的保管環境應適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

　　4.3.2文件保管方法應便于存取查閱。

　　4.3.3應保持文件夾的完整、齊全。

　　4.3.4文件的持有部門或持有人員應持有經批準的帶現行更改狀況的有效文件的清單，以便于了解文件變動的情況和檢索。

　　4.4質量體系文件更改的控制。

　　4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負責填寫相關表格，經文件原審核人和批準人審核、批準后方可進行更改。若原審核人、批準人發生變動，則應由其職務的接任人負責審核、批準。文件更改的內容由文件原編寫部門擬定。

　　4.4.2文件更改應由品質/拓展部通知的形式發布，以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內容和更改后的標識。

　　4.4.3通知僅下達給公司持有該文件受控文本的部門和人員進行更改，但程序文件和質量手冊換版時，則應將換版后的文件送達第三方認證機構。

　　4.4.4問更改的方式。

　　文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規定，并且由品質/拓展部進行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進行，但劃改時，應能辨認更改前的內容。

　　4.4.5文件更改的標識和記錄

　　文件更改后應在文件的版本標識、修改狀態標識上予以識別，在文件更改記錄上及時予以記錄，以便核對、識別。

　　4.4.6文件的換版。下列情況之一，文件應予以換版：

　　（1）同一文件多次更改（如同一文件已更改5次以上）時；

　　（2）同一文件一次更改內容較多時。

　　4.5作廢/失效質量體系文件處置。

　　4.5.1品質/拓展部應在更換新頁或新版的同時，撤回舊頁或舊版本文件。

　　4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件，品質/拓展部資料管理員應在《作廢/失效文件清單》上予以記錄，并在每頁上加蓋藍色“作廢”或“失效”印章。

　　4.5.3作廢/失效文件在適當的時間（如一年）集中銷毀的方式應考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

　　4.5.4留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件，應經管理者代表同意，并在其每頁上加蓋藍色“參考”印章。

　　4.6外來文件的管理。

　　4.6.1外來文件包括：

　　（1）本行業強制執行的法律、法規、條例；

　　（2）本公司選定執行的國家或行業標準；

　　（3）業主或其他單位提供的有關物業管理的來文、來函。

　　4.6.2屬于本程序前條的第1、2項的外來文件一律應處于受控狀態，既在其封面或首頁上加蓋藍色“受控文件”的印章。需分發的，還應編號并辦理發放簽收。

　　4.6.3對于外來文件，品質/拓展部資料管理員應建立收/發臺帳，以便追溯其來源和分布。

　　4.7文件的歸檔。

　　4.7.1質量體系文件和外來文件一律應歸檔。

　　4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態標識和編號（外來文件除外）。

　　4.7.3文件的發布、更改、處理的相關表格應隨正本一起歸檔。

　　4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。

　　4.7.5品質/拓展部應按本規程文件更改條款規定，對歸檔文件實施更改。但原歸檔文件不撤出，僅加蓋“作廢”或“參考”藍色印章。

　　4.8文件的補發按《質量體系文件編制標準作業規程》的相關規定執行。

　　4.9質量體系文件的借閱。

　　4.9.1公司外部人員需借閱文件時應符合下列條件之一：

　　（1）是公司的服務對象；

　　（2）是公司的主管上級；

　　（3）是公司的承包方；

　　（4）按法律、法規或合同規定提供借閱的需方。

　　4.9.2公司可以借閱的文件應不涉及公司人事、商業

和技術機密，但上款第4項的除外。

　　4.10人員離開公司或工作崗位發生變化時，品質/拓展部負責回收所發文件，并在文件發放簽收-記錄中注明回收原因和時間。

　　4.11公開文件的控制。

　　4.11.1凡公開的文件如向業主或住戶提交或發布的程序、手冊、規定、收費標準等均屬受控文件范圍。

　　4.11.2凡公開的文件均應注明文件編碼、版本號、生效日期。

　　4.11.3負責實施公開文件的部門應指定專業人員負責此項工作。

　　4.11.4凡公開的文件夾發生更改時，應以原公開的形式，在原發放或公布的范圍內今年性更改，以便更改的內容為業主或住戶所了解。

　　4.11.5凡張貼于公司內部的程序文件、作業指導書，包括公開張貼文件其中的部分（外來文件除外），均應標明文件編碼、版本號并加蓋“受控文件”印章。

　　4.12品質/拓展部負責保存文件和資料管理形成的全套記錄，各部門或文件持有人負責保存持有的記錄，保存期為3年。

　　5.0記錄

　　5.1《文件銷毀申請表》文件編碼：

　　6.0相關支持文件。

篇3：物業客戶資料管理規程

　　1.0目的:加強客戶資料的管理,建立準確、詳實的客戶檔案。

　　2.0范圍:物業管理處內部

　　3.0定義:客戶資料變更包括客戶所屬物業發生產權轉讓,導致客戶資料變更,客戶家庭人員的自然增減;客戶將所屬物業轉租他人,而導致資料檔案的增加。

　　4.0方法和過程控制:

　　4.1客戶所屬物業的產權轉讓;

　　4.1.1合同雙方需到公司辦理相關手續;

　　4.1.2提供產權轉讓合同原件及復印件,公證書原件及復印件;

　　4.1.3原客戶退還相關資料及物品:

　　4.1.3.1《業主公約》、《房屋使用說明書》、《房屋質量保證書》;

　　4.1.3.2已辦理的全部住戶智能卡、車輛出入IC卡;

　　4.1.3.3繳清有關水、(m.dewk.cn)電、氣及管理服務費;

　　4.1.3.4檔案資料存檔或銷毀;

　　4.1.3.5購買車位的客戶應退還車位,并結清相關費用。

　　4.1.4現物業所有權人按《客戶入伙作業指導書》辦理入伙手續。

　　4.2客戶家庭人員的自然增減,按正常申報程序到管理處辦理。

　　4.3客戶將其所屬物業轉租:

　　4.3.1租賃雙方到管理處辦理相關手續;

　　4.3.2提供租賃合同原件及復印件;

　　4.3.3明確管理服務費、水、電、煤氣費的承擔方;

　　4.3.4租戶按《客戶入(退)伙作業指導書》填寫有關資料,繳納有關費用;

　　4.3.5申請住戶卡按住戶智能卡相關程序辦理。

　　5.0參考資料:辦理入伙手續所需各類表格。