州蘇大學黨辦電子公文辦理程序及規(guī)范

　　一、電子公文類型及適用范圍

　　電子公文辦理是指通過蘇州大學網絡辦公系統(tǒng)進行的公文辦理。

　　“學校發(fā)文”主要用于起草學校的“紅頭文件”，只有機關部門的各用戶才有權起草，如果院系、直屬單位要起草有關學校文件，需向職能部門提出申請，由職能部門起草。

　　“校內行文”主要用于各院系、各部門、各直屬單位向學校行文報告、請示各類事情。

　　“院系部門行文”主要用于各院系、各部門、各直屬單位之間的公文(無須報告、請示學校的)流轉，每個單位都有一個存檔庫，可以自行編號。

　　“校外來文”主要用于各類非涉密校外文件的流轉。

　　“通知公告”主要用于公布各院系、各部門、各直屬單位的有關通知，該通知起草的權限是：各單位的領導以及秘書(每單位僅限一人)。

　　二、主要電子公文辦理程序

　　(一)學校發(fā)文辦文程序

　　學校發(fā)文包括上行文和下行文。

　　辦文程序一般包括擬稿--核稿--編號--套紅頭--審核--審簽--校對--用印--發(fā)送--存檔等環(huán)節(jié)。

　　1、擬稿

　　委系統(tǒng)的發(fā)文種類一般為通知、請示、報告、批復、決議、決定、指示、條例、規(guī)定、會議紀要等，擬稿人員應按領導要求和文件內容加以選定。

　　(1)選擇公文類型、公文種類、緊急程度、文件類型。

　　(2)擬文要素

　　①擬文單位。

　　②標題：公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容。

　　③主送單位和抄送單位。

　　④正文：正文內容每自然段左空2個全角字符，回行頂格。數字、年份不能回行。三號仿宋GB2312字體，段落1.5倍行距。

　　⑤附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。多個附件：用阿拉伯數字標注順序號 (如“附件：1.×××××”)。

　　⑥行文機關名稱、成文日期。發(fā)文時間與發(fā)文機關署名分二行置于正文右下方，發(fā)文機關署名在上，發(fā)文時間在下。單一機關行文時，在行文日期之上，以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名;聯合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。發(fā)文日期一般署會議通過或者領導人簽發(fā)的日期;聯合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準。發(fā)文日期應當用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”。

　　(3)草擬公文內容具體要求：

　　①符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。

　　②情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

　　③公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

　　④擬制緊急公文，應電話聯系發(fā)文單位，說明緊急原因，并根據實際需要確定緊急程度。

　　⑤人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

　　⑥結構層次序數和字體。文中結構層次次序數依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注;一級標題用黑體字，二級用楷體字，三級和四季用仿宋字體標注。

　　⑦應當使用國家法定計量單位。

　　⑧文內使用規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

　　⑨公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

　　(4)擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文。

　　(5)擬制公文必須經擬稿部門負責人核稿、并在承辦核稿欄簽名后方可進入網絡辦公系統(tǒng)流轉。

　　2、核稿

　　黨委辦公室秘書收到文件后，要對文稿內容和發(fā)文名義進行初步審核，再發(fā)給黨辦主任進行審核。

　　(1)核稿內容：

　　①是否確需行文;

　　②報批程序是否符合規(guī)定;

　　③內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現發(fā)文機關的意圖，并同現行有關文件精神相銜接;

　　④涉及有關部門業(yè)務的事項是否經過協調并取得一致意見;

　　⑤所提措施和辦法是否切實可行;

　　⑥人名、地名、時間、數字、引文和文字表述、密級、印發(fā)傳達范圍、主題詞是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數字的用法及文種使用、公文格式是否規(guī)范。

　　(2)確定發(fā)文名義：

　　①黨委的工作計劃、學習安排、中層黨務領導干部的任命、校黨委對下屬單位請示的批復、校黨委向上級機關的請示和報告、轉發(fā)上級黨的領導機關的文件均應以黨委名義發(fā)文。

　　②一般事務性通知，轉發(fā)黨委其他職能部門的具體事務性安排、對同級對口單位的函件應以黨委辦公室名義發(fā)文。

　　③印發(fā)學校長時期發(fā)展計劃、年度工作要點等重大事項或重要改革舉措的通知以學校黨委和行政名義聯合發(fā)文。

　　(3)對于不符合辦文內容、程序和格式要求的文稿，黨委辦公室應退還擬文部門修改或重擬。

　　3、編號：將擬文發(fā)送黨辦秘書，在公文系統(tǒng)里編文號，具體文號擬定如下：

　　(1)以學校黨委和行政名義聯合發(fā)布的文件、學校中長期發(fā)展規(guī)劃、學校年度工作計劃及要點、部分非常設機構的設立及調整、校黨委對下屬單位請示的批復、校黨委向上級機關的請示和報告、轉發(fā)上級黨的領導機關的文件等編號為：蘇大委【】號。

　　(2)中層黨務領導干部的任命、校黨委對各黨委(總支)、工委換屆工作事宜的有關批復，以及黨委組織部下發(fā)的一些規(guī)章制度等編號為：蘇大委組【】號。

　　(3)黨委宣傳部表彰決定，學習計劃等編號為：蘇大委宣【】號。

　　(4)黨委人武部的軍訓有關文件等編號為：蘇大委武【】號。

　　(5)以黨辦名義專項上報或下發(fā)的文件編號為：蘇大委辦【】號。

　　(6)全委會決議、常委(擴大)會議紀要編號為：蘇大委辦紀【】號。

　　(7)全委會決議、常委(擴大)會、黨政聯席會議紀要涉及職能部門需要抄送的內容編號為：蘇大委辦函【】號。

　　(8)提交黨委常委會審議通過的保密相關管理制度及辦法編號為:蘇大委密【】號。

　　(9)其他不用提交黨委常委會審議通過的保密日常管理制度及辦法編號為：蘇大委密辦【】號。

　　4、套紅頭：除蘇大委辦、蘇大委辦函和蘇大委辦密文號為*蘇州大學委員會辦公室紅頭，其他均為*蘇州大學委員會紅頭。下行文發(fā)文字號右側無需簽發(fā)人，上行文則發(fā)文字號居左空一字，右側保留簽發(fā)人。

　　5、審核：發(fā)送黨辦主任，進行擬文審核。

　　6、審簽

　　(1)以黨委名義上報或下發(fā)的文件由黨委書記或主管副書記簽發(fā)。

　　(2)以黨委和行政名義聯合上報或下發(fā)的文件由黨委書記和校長聯合簽發(fā)。

　　(3)以黨委辦公室名義發(fā)出的上報文件材料，由分管黨辦工作的書記或副書記簽發(fā);黨委辦公室名義發(fā)出的下發(fā)文件，由黨委辦公室主任簽發(fā)。

　　上行文在校領導審簽后可添加簽發(fā)人，簽發(fā)人在發(fā)文字號右側居右空一字，簽發(fā)人姓名用3號楷體。遇多個簽發(fā)人，按發(fā)文機關順序排列。

　　7、校對

　　已經領導人審簽過的文稿，在發(fā)送之前應交由擬文部門校對。經校對如需對文稿內容作實質性修改，須報原審批領導人復審。

　　8、用印

　　印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，頂端上距正文(或附件說明)一行之內。

　　9、發(fā)送

　　選擇發(fā)文方式：根據公文性質、內容選擇普發(fā)或點發(fā)。

　　(1)普發(fā)：直接發(fā)布校園網學校發(fā)文。

　　(2)點發(fā)：根據文件或會議紀要的內容分送領導和有關職能部門。

　　上行文一般將紙質稿打印后加蓋學校黨委或黨委、行政印章，寄送主送、抄送單位，并給擬稿部門留存一份。

　　10、存檔

　　(1)打印底稿，加蓋黨委辦公室印章后以備紙質存檔。

　　(2)電子公文發(fā)送后存檔。

　　(二)校外來文辦文程序

　　非涉密校外來文可在電子公文系統(tǒng)辦理。校辦來文途徑主要有：

　　1、江蘇省電子政務平臺。

　　2、蘇州市電子公文交換系統(tǒng)。

　　3、來信來函。

　　4、兩辦傳真。

　　5、蘇州市教育局。

　　6、蘇州市文件交換站。

　　7、校領導開會帶回文件。

　　8、部門郵件來文辦理。

　　校外來文辦文程序一般包括：核對--錄入--發(fā)送--批辦--流轉--催辦--辦結--存檔等環(huán)節(jié)。

　　1、核對：根據來文途徑核對來文是否需要辦理。主要查閱來文抬頭、發(fā)文機構以及文件內容，確定是否需要辦理或周知。在確定辦理后，按來文的輕重緩急，分黨委和行政兩類辦理。

　　2、錄入：所有來文均按PDF或WORD格式錄入公文系統(tǒng)校外來文，錄入內容包括：

　　(1)收文編號：按黨委、行政(DW、*Z)分別按次序編號。

　　(2)來文編號：來文的文號。

　　(3)來文標題：來文的文件名。

　　(4)來文日期：接收來文的日期。

　　(5)來文單位：來文成文機構單位。

　　(6)頁數：一般是來文的正文頁數。

　　(7)緊急類型：按文件的輕重緩急選擇：普通、緊急、特急。

　　(8)備注：對來文正文中的重要信息加以備注。

　　(9)上傳正文及附件，若有多個附件按順序上傳。附件名一般是文件標題名+來文文號。

　　3、發(fā)送：按文件類型發(fā)送黨辦秘書或校辦秘書。

　　4、批辦：黨辦主任或校辦主任擬定批辦意見。

　　5、流轉：兩辦秘書按領導批示流轉來文。

　　6、催辦：在文件流轉中按領導批示意見和文件要求進行催辦。

　　7、辦結：確認文件流轉完畢后辦結。

　　8、歸檔：根據文件類型、內容、辦理情況初定歸檔單位。打印來文和文件辦理單，并將電子公文發(fā)送歸檔單位后存檔。

　　(三)“校內行文”：各院系、各部門、各直屬單位涉及黨委方面需要向學校行文報告、請示各類事情。

　　校內行文程序一般包括：擬文單位主要負責人簽署意見后由單位秘書發(fā)送黨辦秘書，黨辦秘書將行文發(fā)送黨辦主任擬辦，黨辦秘書按擬辦意見流轉校領導或相關部門、單位，根據辦理需要黨辦秘書可再次流轉給黨辦主任批辦后進一步呈校領導閱示。流程結束后發(fā)送至擬文單位和涉及部門閱知。

　　(四)“通知公告”：黨委辦公室直接擬定的通知或其他部門擬定需黨委辦公室發(fā)布的通知。

　　通知公告的發(fā)布程序一般包括：擬稿--錄入--核稿--發(fā)送--發(fā)布。

　　核稿：根據工作需要擬稿，經校領導或黨辦主要負責人審核后確需發(fā)布的通知;涉及其他部門擬定需黨辦發(fā)布的通知，起草部門主要負責人和黨辦負責人審核后，需發(fā)布的通知。

　　錄入：擬稿人將通知內容錄入公文系統(tǒng)，包括標題，即通知的題名，類型選擇公告通知，將調整后通知正文格式(正文格式與發(fā)文正式格式一致)選擇優(yōu)化模式粘貼，填寫擬文單位，聯合發(fā)布按順序并列排列。

　　核稿：預覽，校對通知發(fā)布內容和格式。

　　發(fā)送：擬稿人發(fā)送至黨辦秘書。

　　發(fā)布：黨辦秘書預覽通知，核對無誤后發(fā)布。

篇2：后勤集團公文辦理規(guī)定

　　大學后勤集團公文辦理規(guī)定

　　為加強公文管理，規(guī)范公文辦理行為，保證公文及時有效地得到辦理，依據《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》和《北京z大學公文管理制度》，結合集團公文管理狀況，特制訂本規(guī)定。

　　一、公文辦理的責任單位及職責

　　1.集團黨政辦公室是集團公文辦理的管理單位，代表集團辦理公文并指導集團所屬單位的公文辦理工作。

　　2.各職能部門和各單位辦公室在集團黨政辦指導下負責本單位公文辦理工作。

　　3.公文辦理應做到堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到準確、及時、安全、保密。

　　二、公文辦理的基本程序

　　1.普通公文的辦理程序

　　⑴ 辦公室(部門)主任負責對公文的審閱、批辦以及其他必要的處理，或指定本室(部)文秘人員對文書進行具體處理。

　　⑵ 如果遇到重要或異常事項，應及時請示集團分管領導或本部門、本單位聯系領導，按照領導批示辦理。

　　⑶ 對有關聯的事項，應與相關部門或單位協調后方可進行處置。

　　⑷ 學校及校外公文的辦理。辦公室文秘人員應交辦公室主任簽署擬辦意見，文秘人員需按主任擬辦意見送聯系領導審批或轉交有關部門辦理，辦理結束需收回存檔;需回復的應在規(guī)定的時間內及時回復;如需上報數據、材料等重要信息，應由聯系領導審核簽字、并蓋集團公章方可上報。

　　⑸ 下級部門上報的公文。由機關各部門按職能進行審核，部門主任簽署擬辦意見，文秘人員按主任擬辦意見辦理，辦理完成需及時返回上報單位，并進行存檔。

　　(6) 收到信訪文件。信訪聯絡員應填寫《來信/來電/來訪記錄與處理單》，由黨政辦公室主任批示，信訪聯絡員按照批示內容發(fā)至辦理單位，原則上三日內將回復交回黨政辦;信訪回復經黨政辦公室主任審核后由信訪聯絡員及時反饋于信訪人;如信訪辦轉發(fā)的應將信訪文件與回復一并退回信訪辦，并復印存檔。

　　2.機密文書的辦理要求

　　⑴ 機密文書的處理應按照權限管理處置，嚴格控制處理范圍。

　　⑵ 指名文書原則上應由指名人開啟，其他人不得擅自啟封。

　　⑶ 未經批準機密文書不得翻印或復制。經批準翻印或復制的機密文書必須進行登記，注明復制部門、日期、份數及印發(fā)范圍等，并加蓋復制部門印章。

　　⑷ 機密文書應按照學校保密工作規(guī)定存檔保管。

　　3.公文傳閱的基本流程

　　⑴ 需傳閱的公文，由辦公室(部門)主任根據公文內容確定傳閱范圍;辦公室文秘人員應填寫由集團黨政辦公室統(tǒng)一印制的m.dewk.cn《文件傳閱單》。

　　⑵ 傳閱人在閱覽后必須簽字，表示已經閱覽完畢。如有必要，可在公文空白處簽署意見。

　　⑶ 辦公室(部門)主任應根據閱覽人簽署的意見進行處理。

　　⑷ 傳閱公文應同《文件傳閱單》一同存檔保管。

　　三、公文辦理工作要求

　　⑴ 黨政辦公室、各職能部門收到下級單位上報的需辦理的公文后應當進行審核。審核的重點：確認是否由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，內容是否符合本單位工作實際。

　　⑵ 對審核后的公文，黨政辦公室、各職能部門應當填寫《文件批辦單》，提出擬辦意見送集團聯系或主管領導審批或轉交相關部門辦理。

　　需要兩個部門辦理的應當明確主管部門。

　　緊急公文辦理時限一般不得超過三天。

　　⑷ 承辦單位收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。

　　對不屬于本部門或本單位職權范圍或者不宜由本部門或本單位辦理的，應當及時退回交辦部門并說明理由。

　　⑸ 在公文辦理過程中遇有涉及其他部門或單位職權的，主辦部門或單位應主動與有關部門或單位協商。

　　⑹ 需給予交辦部門或單位答復的公文，承辦單位在辦理后應以書面報告回復交辦部門或單位。

　　四、本規(guī)定由后勤集團黨政辦公室負責解釋。

　　五、本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

篇3：綠航房地產公司公文辦理細則

　　綠航房地產公司公文辦理細則

　　為進一步規(guī)范公文辦理程序，提高辦文效率和質量，“明按照確分工、各負其責、加強協作、統(tǒng)一管理”的原則，對公司的收發(fā)文進行規(guī)范管理。

　　一、收文辦理：

　　1、凡是收文，一律由綜合部登記，并根據文件內容，由綜合部簽批擬辦意見，分別呈送各級領導閱示及有關部門辦理，急件及時送辦；

　　2、承辦部門應按文件時限要求抓緊辦理不得延誤、推諉，對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理，應當迅速退回綜合部并說明理由；總經理簽批由具體部門或個人負責辦理，則必須按總經理要求辦結；

　　3、對已辦結的公文，各部門均應及時送交綜合部歸檔。密級公文辦完后立即送交，業(yè)務指導性公文需留用的，可采取復印件的辦法備用；

　　4、簽收登記后批辦的文件，由綜合部負責催辦。領導批示限期辦理的文件，重點催辦并及時反饋辦理結果；

　　5、未按辦文程序直接送總經理的公文有關部門在接到總經理交辦的公文時應到綜合部進行補辦登記、簽收手續(xù)。

　　二、發(fā)文辦理：

　　1、根據本規(guī)章制度確定的部門職責，各部門在職責范圍內需要對外發(fā)文的，由各部門擬定文稿，按公文格式抄寫在發(fā)文稿紙上，擬稿人、部門負責人簽字后送到綜合部核稿,由總經理簽發(fā)后發(fā)文。發(fā)文部門應在領導交辦的時間內,將文件呈送給主送部門和抄送部門；

　　2、簽發(fā)后的文稿由發(fā)文部門負責校對、打印，成文蓋章后統(tǒng)一發(fā)文，綜合部應將正文附件連同原稿留存存檔；

　　3、公司發(fā)文一律由綜合部秘書統(tǒng)一編排發(fā)文字號；

　　4、除各部門對外業(yè)務往來發(fā)文外，公司內部發(fā)文及代表公司的對外行政發(fā)文，均由綜合部擬稿，經總經理簽發(fā)后，方可發(fā)文。