品牌顧問公司文件管理辦法

　　第一節(jié) 公文、合同、客戶檔案管理

　　第五條 公司的檔案管理工作遵循規(guī)范化、制度化、科學(xué)化;

　　第六條 合同、客戶付款憑證等重要文件需及時交于公司負(fù)責(zé)人處統(tǒng)一保管，員工不得擅自留存、更不得擅自復(fù)印、掃描和其他任何形式的備份;

　　第七條 每個項目收尾時，必須將項目文件、客戶資料等所有資料交于專人處統(tǒng)一保管，要安全保密，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失，如出現(xiàn)問題視情況追究有關(guān)人員責(zé)任。

　　第二節(jié) 公司外發(fā)資料管理辦法

　　第一條 公司外發(fā)資料指印刷版本的公司資料和電子版本的公司介紹、項目建議書、報價等;

　　第二條 公司資料的使用規(guī)定

　　1)公司會對所有能夠外發(fā)的文件進行不定期的更新，項目人員需按公司統(tǒng)一要求對外發(fā)送最新文件，不得外發(fā)任何其他版本和格式的資料;

　　2)外發(fā)資料須經(jīng)過公司審批，任何人不得隨意發(fā)送任何公司資料。

　　第三條 我方在對外提供資料時，須遵循以下流程：

　　第一步：初步接洽的客戶，首先由前臺登記對方單位、人名、職務(wù)及聯(lián)系方式;

　　第二步：前臺核實確認(rèn)身份后，將《客戶信息登記表.pdf》或《醫(yī)院導(dǎo)向系統(tǒng)應(yīng)用導(dǎo)入前實施環(huán)境調(diào)查表.pdf》以傳真或郵件形式發(fā)給對方，請對方自行打印、填寫，并發(fā)回傳真;

　　**我方接洽人員在發(fā)送傳真時需登記發(fā)送《客戶信息登記表》紀(jì)錄;

　　第四步：前臺收到對方發(fā)回的傳真后，根據(jù)項目類別和所屬區(qū)域轉(zhuǎn)交相應(yīng)項目人員;

　　第五步：項目人員通過《企業(yè)醫(yī)院數(shù)據(jù)庫》檢索是否有交集并跟進聯(lián)系，根據(jù)需要發(fā)送相關(guān)公司資料。

　　第四條 報價方案的使用規(guī)定

　　1)目前公司對外公開報價有《醫(yī)院VI設(shè)計套餐報價單-北京企業(yè))》、《醫(yī)院標(biāo)識系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計報價單-北京企業(yè))》、《醫(yī)院VI成品印刷報價單-北京企業(yè))》等三個文件;其中《醫(yī)院VI成品印刷報價單-北京企業(yè)》僅發(fā)給老客戶;

　　2)若客戶在收到套餐報價后，需定制個性化報價方案，項目負(fù)責(zé)人需填寫《醫(yī)院VI定制價格與內(nèi)容明細(xì)-北京企業(yè).e*.》，在公司統(tǒng)一報價完畢后，再外發(fā)給客戶;

　　3)未經(jīng)公司允許，任何人不得擅自報價。

　　第五條 資料的發(fā)送

　　1)公司資料或者報價必須由指定的項目負(fù)責(zé)人通過公司指定郵箱發(fā)送，同時抄送至***@m.dewk.cn，且保存在郵件服務(wù)器上，具體規(guī)定見第五節(jié) 《電子郵件管理制度》;禁用qq或msn發(fā)送報價及任何項目方案;

　　2)公司資料、報價方案、項目方案、合同等文件的外發(fā)格式一律為.pdf格式，任何人不得外發(fā)任何其他格式的文件;

　　3)郵件(傳真)發(fā)送成功后，項目負(fù)責(zé)人須于當(dāng)日內(nèi)以電話或短信形式告知對方。

　　第三節(jié) 電腦中文件的管理制度

　　第一條 所有公司的重要文檔保存在本地硬盤的D、E分區(qū)上;

　　第二條 保持機器內(nèi)部文件的整齊有序，員工個人必須建立清晰明確的文件管理系統(tǒng)，按照大項類別、客戶名稱、項目名稱、文件類型等進行清晰的分類;

　　第三條 每月必須整理文件夾，及時清理不需要的過期文件和垃圾文件，保持文件的時效性;

　　第四條 每次項目最終完成，設(shè)計師需按項目名稱將設(shè)計文件進行光盤刻錄予以備份，并交由設(shè)計總監(jiān)統(tǒng)一保管;保管時須按照序號整理光盤，時間、內(nèi)容、命名準(zhǔn)確清晰;

　　第五條 公司將派專人不定期對員工電腦中文件管理情況進行檢查，經(jīng)提醒兩次以上不合格者酌情每次處于50元罰款。

　　第四節(jié) 文件的格式說明

　　第一條 文件頁面設(shè)置。統(tǒng)一規(guī)定為：“頁邊距”上下左右各為2厘米;行間距為單倍行距;頁腳采用公司統(tǒng)一規(guī)定(如下示意)，不可自行添加或修改。

　　第二條 字體、大小。中文：宋體10號;英文：Arial10號。

　　第三條 規(guī)范頁腳。

　　對外：

　　第四條 文件名稱的定義。

　　1.文件名由5部分組成：客戶名稱+項目名稱+文件內(nèi)容+創(chuàng)建時間+創(chuàng)建人姓名;

　　2.所有名稱、姓名也可以用統(tǒng)一規(guī)定的縮略名代替;

　　3.公司內(nèi)部文件需加“創(chuàng)建人姓名”，外發(fā)文件則不加;對內(nèi)文件命名示意：《北大醫(yī)院VI項目總結(jié)20**.6.1-Lisa》，對外文件命名示意：《北大醫(yī)院VI設(shè)計方案初稿20**.6.1》;

　　第五條 公司外發(fā)的每類項目方案均有統(tǒng)一的文件模版，每次編寫文檔在模版中進行。格式不得任意變更。

　　第五節(jié) 電子郵件管理制度

　　第一條 公司內(nèi)部管理制度、文件傳送、日常聯(lián)系采用電子郵件方式，提倡無紙辦公;

　　第二條 定期刪除垃圾郵件，保存郵件到您的電腦上;(網(wǎng)管需要定期清理服務(wù)器數(shù)據(jù)，所以建議您使用OUTLOOK等軟件把郵件接收到本地電腦上);

　　第三條 發(fā)送電子郵件，發(fā)件人在主題和附言中應(yīng)簡單明了寫清內(nèi)容，留下發(fā)件人的姓名、單位，使用附件時應(yīng)加以提醒;使用群發(fā)時注意稱謂和內(nèi)容的恰當(dāng)?shù)皿w;

　　第四條 郵件主題規(guī)范：

　　1.外發(fā)郵件主題由4部分組成，客戶名稱+項目名稱+郵件目的+“來自北京企業(yè)”;如：“吉林省中醫(yī)院畫冊設(shè)計項目中文文字請確認(rèn)-來自北京企業(yè)”;

　　2.內(nèi)發(fā)郵件主題由2部分組成，郵件目的+發(fā)件人姓名;如：“赴吉林省中醫(yī)院差旅報銷申請Lisa”;

　　第五條 發(fā)送合同、報價等保密郵件時，發(fā)件人必須帶簽名模板，務(wù)必在個人簽名模板之下增加保密條 款;

　　第六條 郵件簽名規(guī)范模板示意如下

　　第七條 員工收到電子郵件后要在一個工作日內(nèi)處理并回復(fù)，如遇到特殊問題不能給發(fā)件人準(zhǔn)確地答復(fù)，也必須告知對方已收到郵件，并盡快答復(fù);

　　第八條 如員工姓名在“收件人”一欄，必須回復(fù)發(fā)件人;如員工姓名在“抄送人”一欄，不必一定回復(fù)，可依據(jù)實際情況和信件內(nèi)容酌情而定。

篇2：某客運公司文件管理辦法

　　客運公司文件管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為適應(yīng)公司規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本辦法。

　　第二條 公司文件是傳達(dá)方針、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗、申報計劃、方案的重要工具，各部室及下屬公司必須認(rèn)真做好文件管理工作。

　　第三條 文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時、簡便。

　　第四條 文件管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保公司機密。

　　第二章 文件主要種類

　　第五條 公司文件種類主要有：

　　(一)決定、決議、通告、通知、通報、報告、請示、函、批復(fù)、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)等。

　　(二)公司合同、協(xié)議、采購計劃、報告、方案。

　　(三)其它需要領(lǐng)導(dǎo)批示的書面材料。

　　第三章 文件格式

　　第六條 公文格式：公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送機關(guān)、附注等部分組成。

　　(一)公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括文件的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)和文件種類，除批轉(zhuǎn)規(guī)章制度外，一般不加書名號。

　　(二)發(fā)文字號，包括機關(guān)代字、年份、順序號。

　　1、公司本部的發(fā)文字號

　　(1)公司文件，分為4種：

　　張環(huán)客：用于向市、區(qū)政府、有關(guān)職能部門、各股東方、董事會等請求指示、批準(zhǔn)，報告工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)詢問等事項;

　　張環(huán)客發(fā)：用于傳達(dá)貫徹上級單位的方針、政策、指示，部署全局性工作，發(fā)布重要決定，批轉(zhuǎn)有關(guān)部門的涉及全局、有指導(dǎo)意義的文件，以及必須以公司名義發(fā)布的事項;

　　張環(huán)客人：用于涉及公司人事任免等事項;

　　張環(huán)客函：用于與景區(qū)內(nèi)、外不相隸屬或者平行的單位、部門商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)等事項。

　　(2)公司安委會文件：張環(huán)客安發(fā);

　　(3)公司黨總支文件：張環(huán)客黨發(fā);

　　(4)公司團總支文件：張環(huán)客團發(fā);

　　(5)公司工會文件：張環(huán)客工發(fā);

　　(6)公司總經(jīng)理辦公室文件，分為2種：張環(huán)客辦發(fā)、張環(huán)客辦函。

　　2、下屬公司的發(fā)文字號要求

　　下屬公司不得使用“易程天下”字樣的發(fā)文字號。湖南易程國旅公司可用“易程國旅”字樣作為發(fā)文字號，高速事業(yè)部可用“易程高速”字樣作為發(fā)文字號，易程天下信息技術(shù)有限公司可用“易程信息”字樣作為發(fā)文字號。

　　3、年份、序號

　　年份應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注全稱，用六角括號;序號不編虛位，不加“第”字。

　　(三)文件一律加蓋印章，上報的文件應(yīng)注明簽發(fā)人。

　　(四)秘密文件應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密”。

　　(五)緊急文件分別標(biāo)明“特急”、“急”。

　　(六)請示一般只寫一個主送部門，如需同時送其他部門，應(yīng)用抄報形式。

　　(七)文件如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。

　　(八)發(fā)文部門寫全稱或規(guī)范化簡稱，公司規(guī)范化簡稱為“環(huán)保客運公司”。公司內(nèi)各部門的對內(nèi)規(guī)范化簡稱為“公司各部室、分部、中心，信息技術(shù)公司、國旅公司、高速客運事業(yè)部”。

　　(九)會議通過的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前注明會議名稱和通過日期。

　　(十)文字從左至右橫寫，橫排。

　　第七條 文件用紙統(tǒng)一用A4型，左側(cè)裝訂。“通告”、“通知”用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

　　第八條 合同、協(xié)議的起草和簽訂應(yīng)符合《合同法》的有關(guān)要求。

　　第九條 采購計劃、報告、方案及其它需要領(lǐng)導(dǎo)批示的書面材料須按規(guī)范的格式起草，如采購計劃，必須注明事由、數(shù)量、品名、型號、單價等。

　　第四章 文件辦理

　　第十條 公司文件由各有關(guān)部門起草，并經(jīng)部門第一負(fù)責(zé)人核稿后送總經(jīng)理辦公室按程序上報。

　　第十一條 凡需辦理的文件，由總經(jīng)理辦公室根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)統(tǒng)一送公司總經(jīng)理、其他分管領(lǐng)導(dǎo)審批，或交有關(guān)部門辦理，并提出辦理時限。其他部門或人員不得擅自傳遞公司文件，不得擅自以部門名義對外發(fā)文。

　　第十二條 已送公司總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，應(yīng)在兩日內(nèi)批辦，緊急文件應(yīng)當(dāng)日批辦，交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的文件，總經(jīng)理辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時限檢查催辦，防止漏辦和延誤。凡逾期延誤或漏辦者，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任。

　　第十三條 公司發(fā)出的文件由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的其他分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);公司安委會文件由安委會主任簽發(fā);公司黨總支文件由黨總支書記簽發(fā);公司團總支文件由團總支書記簽發(fā);公司工會文件由工會主席簽發(fā);總經(jīng)理辦公室發(fā)出的文件，由行政分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理辦公室主任簽發(fā)。

　　第十四條 公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門審批文件要認(rèn)真負(fù)責(zé)、及時，文件主批人應(yīng)簽署自己明確具體的意見、姓名和時間，不得無故壓文件。總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對文件的會簽進行督促。

　　第十五條 草擬和簽批文件，應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。

　　第十七條 總經(jīng)理辦公室在將文件送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)認(rèn)真做好審核工作，審核的重點為：是否需要行文，文件內(nèi)容，文字表達(dá)，文種使用，格式等是否符合國家、省、市及本辦法有關(guān)規(guī)定。然后上報公司有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理簽批。文件的擬辦由總經(jīng)理辦公室主任或其授權(quán)的其他人員簽署，其他部門或人員不得隨意簽署擬辦意見。

　　第十八條 秘密文件不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā)，傳遞秘密文件時，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。

　　第十九條 收文的處理。公司收文歸口總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)文件的擬辦、送審、督辦，總經(jīng)理辦公室要嚴(yán)格做好收文登記備查和督促辦理工作，其他各部門應(yīng)及時對所收到的文件送總經(jīng)理辦公室按程序處理。

　　第二十條 各部室起草的對外文件，由起草文件的相關(guān)部室負(fù)責(zé)對外報送;公司內(nèi)部管理文件，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)下發(fā)到各部室。

　　第五章 文件立卷和銷毀

　　第二十一條 文件辦完后，應(yīng)及時將文件正本和有關(guān)材料按照檔案管理有關(guān)規(guī)定進行歸檔。

　　第二十二條 公司文件歸口總經(jīng)理辦公室歸檔，其它部門原則上不得保留文件，對技術(shù)性較強或為方便日常管理而需由本部門臨時保管的文件，負(fù)責(zé)保管部門應(yīng)定期(兩年一次)轉(zhuǎn)交公司檔案室統(tǒng)一存檔。

　　第二十三條 沒有存檔價值和存查必要的文件經(jīng)過鑒別并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期銷毀，銷毀秘密文件要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。

　　第六章 附 則

　　第二十四條 本辦法修改、解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公室。

　　第二十五條 本辦法從發(fā)文之日起施行。

　　zz客運有限公司

篇3：健生房地產(chǎn)資料文件管理辦法

　　1.人員安排

　　指定專人負(fù)責(zé)資料文件管理工作,負(fù)責(zé)公司下達(dá)的文件命令、指示,并督促經(jīng)辦人員執(zhí)行。

　　2.文件收發(fā)基本要求

　　A、建立收發(fā)文登記簿,收發(fā)文時填寫"文件日期"、"文件編號"、"文件內(nèi)容"、"收發(fā)文單位"。

　　B、發(fā)文必須及時準(zhǔn)確,并要求收文人簽收。

　　C、發(fā)出文件必須留底,分類存檔。

　　D、收到文件后,要做好登記,并及時轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)人員。需要傳閱的,采用發(fā)給甲--收回--再發(fā)給乙--......的方法,并要求閱后簽名。

　　E、所有收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復(fù)印件存檔。

　　3.資料文件保管要求

　　做到資料齊全,便于查詢。

　　A、文件的分類:

　　資料分類的目的是為了便于使用。不同時期不同的工作重點,相應(yīng)文件的分類也會有所變化。基本分類原則如下:

　　⑴公司內(nèi)部:

　　①公司文件;

　　②地產(chǎn)部內(nèi)部文件;

　　③公司各部門往來文件;

　　⑵往來文件:

　　①與物業(yè)公司往來文件;

　　②與業(yè)主或客戶往來文件;

　　③其他往來文件。

　　⑶樓宇資料:

　　①基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件;

　　②有關(guān)設(shè)計文件;

　　③報建批文文件;

　　④銷售有關(guān)文件;

　　⑤市場調(diào)查文件;

　　⑥其他文件。

　　B、根據(jù)以上分類標(biāo)準(zhǔn)將文件分門別類,隨時編制目錄。

　　C、按時間分類將資料文件裝訂成冊,統(tǒng)一制作封面、目錄,進行妥善保管。

　　4.資料查詢

　　A、非本部門人員要查閱有關(guān)資料,必須獲得本部門經(jīng)理許可后方可查閱。

　　B、查閱人僅限查閱許可的資料。

　　C、借閱文件資料時,需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn),登記后方可借閱,時間不得超過7天。

　　D、如需復(fù)印,應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理許可,并由資料管理人員復(fù)印并進行登記。