1.成立招標機構:
招標人在招標之前要成立物業(yè)管理項目招標機構。招標機構可聘請有關部門人員和物業(yè)管理專家組成。 主要任務是:負責招標的整個活動;編制招標文件;組織開標、評標、決標和商務談判;與中標企業(yè)簽訂物業(yè)服務合同
2.編制招標文件:
招標文件包括《招標公告》或《招標邀請書》、《招標書》、《投標單》、《投標企業(yè)資格審查表》、《投標須知》、《招標章程》、《招標項目說明書》、《物業(yè)服務合同》等。
3.發(fā)布招標消息:
招標單位可以根椐招標方式的不同,采用不同的途徑發(fā)布招標消息,如召開招標新聞發(fā)布會、公布招標公告(廣告)或函寄招標邀請書等。采取公開招標方式的,應當在公共媒體上公布招標公告。
4.招標單位的資格預審:
公開招標的招標人,可以根椐招標文件的規(guī)定對投標申請人進行資格預審,但招標人應當在招標公告或者投標邀請書中載明資格預審條件和獲取資格預審文件的方法。在資格預審合格的投標申請人過多時,可以由招標人從中選擇不少于3家資格預審合格的招標申請人。資格預審的主要內容通常有:企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質等級證書、質量認證證書、財務狀況、社會信譽、人員結構、技術裝備、有無投票保證書;管理規(guī)模;以住業(yè)績,已承擔的項目,主要負責人的經歷和企業(yè)背景情況等證明材料。經資格預審后,公開始標的招標人應當向資格預審合格的投標人發(fā)出資格預審合格通知書,并告知獲得招標文件的時間、地點和方法。
5.發(fā)售招標文件及有關設計圖紙、技術資料等:
招標人應在招標公告規(guī)定的時間內,向符合條件的物業(yè)管理投標單位發(fā)售標書,并根椐實際情況,向他們提供有關設計圖紙,技術資料等,以利于投標單位在規(guī)定的期限內編制出符合本物業(yè)區(qū)域管理具體情況的投標書。
6.組織投標單位現(xiàn)場勘察答疑。
投標單位在準備投標文件時,可能會向招標單位提出一些問題,要求招標單位給以澄清或解釋。招標單位應根椐具體情況,盡快安排有關工作人員,在指定的時間和地點召開投標前會議,或安排投標單位實地勘察物業(yè)現(xiàn)場,由招標單位負責對投標單位提出的問是給予解答或澄清,解答或澄清必須以書面形式發(fā)送給所有的招標文件收受人,招標人對發(fā)出的招標文件進行必要的澄清或修改的,應當在招標文件要求提交投標文件截止時間至少15日前,澄清或修改文件為招標文件的組成部分。
7.接收和收存投標書 。
招標人要按招標文件規(guī)定的時間(公開招標的物業(yè)管理項目,自招標文件發(fā)出之日起至投標人提交投標文件截止之日止,最短不得少于20日)、地點接受投標單位的投標文件。經審查,如認為收到的文件各項手續(xù)齊全或符合招標文件規(guī)定,應向投標人出具標明簽收人和簽收日期的憑證,并妥善收存投標文件,對于在規(guī)定的時間之外送來的投標文件和沒有按招標文件中的要求辦理的(如沒有提交投標保證金),為無效的投標文件,招標人應該拒收,并原封不動地退回投標單位。
8.組織開標。
招標人應按招標文件中明確規(guī)定的時間和地點組織開標,開標時間由招標人主持,邀請所有投標人參加,招標人在招標文件中要求提交投標文件的截止時間前收到的所有投標文件都應在檢查密封后當眾給予拆封,并宣讀投標人名稱、投標價格和投標文件的其他主要內容,整個過程也可由招標人委托的公正機構進行檢查并公正。公開召開的物業(yè)管理招標、開標答辯會,邀請業(yè)主代表、物業(yè)管理主管部門、公證機構參加
9.評價和確定中標單位。
評標由招標人依法組建的評標委員會負責,在保密的情況下進行(除現(xiàn)在答辯部分外),評標委員會由招標人代表和物業(yè)管理方面的專家組成,成員為5人以上單數(shù),其中。。。。
篇2：前期物業(yè)管理招標投標管理暫行辦法(2003)
前期物業(yè)管理招標投標管理暫行辦法(20**)
建設部關于印發(fā)《前期物業(yè)管理招標投標管理暫行辦法》的通知
建住房〔20**〕130號
各省、自治區(qū)建設廳，直轄市房地產管理局，新疆生產建設兵團建設局：
為了規(guī)范物業(yè)管理招標投標活動，保護招標投標當事人的合法權益，促進物業(yè)管理市場的公平競爭，我部制定了《前期物業(yè)管理招標投標管理暫行辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請貫徹執(zhí)行。執(zhí)行中的情況，請及時告我部住宅與房地產業(yè)司。
建設部
二○○三年六月二十六日
前期物業(yè)管理招標投標管理暫行辦法
第一章 總則
第一條 為了規(guī)范前期物業(yè)管理招標投標活動，保護招標投標當事人的合法權益，促進物業(yè)管理市場的公平競爭，制定本辦法。
第二條 前期物業(yè)管理，是指在業(yè)主、業(yè)主大會選聘物業(yè)管理企業(yè)之前，由建設單位選聘物業(yè)管理企業(yè)實施的物業(yè)管理。
建設單位通過招投標的方式選聘具有相應資質的物業(yè)管理企業(yè)和行政主管部門對物業(yè)管理招投標活動實施監(jiān)督管理，適用本辦法。
第三條 住宅及同一物業(yè)管理區(qū)域內非住宅的建設單位,應當通過招投標的方式選聘具有相應資質的物業(yè)管理企業(yè)；投標人少于3個或者住宅規(guī)模較小的，經物業(yè)所在地的區(qū)、縣人民政府房地產行政主管部門批準，可以采用協(xié)議方式選聘具有相應資質的物業(yè)管理企業(yè)。
國家提倡其他物業(yè)的建設單位通過招投標的方式，選聘具有相應資質的物業(yè)管理企業(yè)。
第四條 前期物業(yè)管理招標投標應當遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則。
第五條 國務院建設行政主管部門負責全國物業(yè)管理招標投標活動的監(jiān)督管理。
省、自治區(qū)人民政府建設行政主管部門負責本行政區(qū)域內物業(yè)管理招標投標活動的監(jiān)督管理。
直轄市、市、縣人民政府房地產行政主管部門負責本行政區(qū)域內物業(yè)管理招標投標活動的監(jiān)督管理。
第六條 任何單位和個人不得違反法律、行政法規(guī)規(guī)定，限制或者排斥具備投標資格的物業(yè)管理企業(yè)參加投標，不得以任何方式非法干涉物業(yè)管理招標投標活動。
第二章 招標
第七條 本辦法所稱招標人是指依法進行前期物業(yè)管理招標的物業(yè)建設單位。
前期物業(yè)管理招標由招標人依法組織實施。招標人不得以不合理條件限制或者排斥潛在投標人，不得對潛在投標人實行歧視待遇，不得對潛在投標人提出與招標物業(yè)管理項目實際要求不符的過高的資格等要求。
第八條 前期物業(yè)管理招標分為公開招標和邀請招標。
招標人采取公開招標方式的，應當在公共媒介上發(fā)布招標公告，并同時在中國住宅與房地產信息網和中國物業(yè)管理協(xié)會網上發(fā)布免費招標公告。
招標公告應當載明招標人的名稱和地址，招標項目的基本情況以及獲取招標文件的辦法等事項。
招標人采取邀請招標方式的，應當向3個以上物業(yè)管理企業(yè)發(fā)出投標邀請書，投標邀請書應當包含前款規(guī)定的事項。
第九條 招標人可以委托招標代理機構辦理招標事宜；有能力組織和實施招標活動的，也可以自行組織實施招標活動。
物業(yè)管理招標代理機構應當在招標人委托的范圍內辦理招標事宜，并遵守本辦法對招標人的有關規(guī)定。
第十條 招標人應當根據(jù)物業(yè)管理項目的特點和需要，在招標前完成招標文件的編制。
招標文件應包括以下內容：
(一)招標人及招標項目簡介，包括招標人名稱、地址、聯(lián)系方式、項目基本情況、物業(yè)管理用房的配備情況等；
(二)物業(yè)管理服務內容及要求，包括服務內容、服務標準等；
(三)對投標人及投標書的要求，包括投標人的資格、投標書的格式、主要內容等；
(四)評標標準和評標方法；
(五)招標活動方案，包括招標組織機構、開標時間及地點等；
(六)物業(yè)服務合同的簽訂說明；
(七)其他事項的說明及法律法規(guī)規(guī)定的其他內容。
第十一條 招標人應當在發(fā)布招標公告或者發(fā)出投標邀請書的10日前，提交以下材料報物業(yè)項目所在地的縣級以上地方人民政府房地產行政主管部門備案：
(一)與物業(yè)管理有關的物業(yè)項目開發(fā)建設的政府批件；
(二)招標公告或者招標邀請書；
(三)招標文件；
(四)法律、法規(guī)規(guī)定的其他材料。
房地產行政主管部門發(fā)現(xiàn)招標有違反法律、法規(guī)規(guī)定的，應當及時責令招標人改正。
第十二條 公開招標的招標人可以根據(jù)招標文件的規(guī)定，對投標申請人進行資格預審。
實行投標資格預審的物業(yè)管理項目，招標人應當在招標公告或者投標邀請書中載明資格預審的條件和獲取資格預審文件的辦法。
資格預審文件一般應當包括資格預審申請書格式、申請人須知，以及需要投標申請人提供的企業(yè)資格文件、業(yè)績、技術裝備、財務狀況和擬派出的項目負責人與主要管理人員的簡歷、業(yè)績等證明材料。
第十三條 經資格預審后，公開招標的招標人應當向資格預審合格的投標申請人發(fā)出資格預審合格通知書，告知獲取招標文件的時間、地點和方法，并同時向資格不合格的投標申請人告知資格預審結果。
在資格預審合格的投標申請人過多時，可以由招標人從中選擇不少于5家資格預審合格的投標申請人。
第十四條 招標人應當確定投標人編制投標文件所需要的合理時間。公開招標的物業(yè)管理項目，自招標文件發(fā)出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不得少于20日。
第十五條 招標人對已發(fā)出的招標文件進行必要的澄清或者修改的，應當在招標文件要求提交投標文件截止時間至少15日前，以書面形式通知所有的招標文件收受人。該澄清或者修改的內容為招標文件的組成部分。
第十六條 招標人根據(jù)物業(yè)管理項目的具體情況，可以組織潛在的投標申請人踏勘物業(yè)項目現(xiàn)場，并提供隱蔽工程圖紙等詳細資料。對投標申請人提出的疑問應當予以澄清并以書面形式發(fā)送給所有的招標文件收受人。
第十七條 招標人不得向他人透露已獲取招標文件的潛在投標人的名稱、數(shù)量以及可能影響公平競爭的有關招標投標的其他情況。
招標人設有標底的，標底必須保密。
第十八條 在確定中標人前，招標人不得與投標人就投標價格、投標方案等實質內容進行談判。
第十九條 通過招標投標方式選擇物業(yè)管理企業(yè)的，招標人應當按照以下規(guī)定時限完成物業(yè)管理招標投標工作：
(一)新建現(xiàn)售商品房項目應當在現(xiàn)售前30日完成；
(二)預售商品房項目應當在取得《商品房預售許可證》之前完成；
(三)非出售的新建物業(yè)項目應當在交付使用前90日完成。
第三章 投標
第二十條 本辦法所稱投標人是指響應前期物業(yè)管理招標、參與投標競爭的物業(yè)管理企業(yè)。
投標人應當具有相應的物業(yè)管理企業(yè)資質和招標文件要求的其他條件。
第二十一條 投標人對招標文件有疑問需要澄清的，應當以書面形式向招標人提出。
第二十二條 投標人應當按照招標文件的內容和要求編制投標文件，投標文件應當對招標文件提出的實質性要求和條件作出響應。
投標文件應當包括以下內容：
(一)投標函；
(二)投標報價；
(三)物業(yè)管理方案；
(四)招標文件要求提供的其他材料。
第二十三條 投標人應當在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，將投標文件密封送達投標地點。招標人收到投標文件后，應當向投標人出具標明簽收人和簽收時間的憑證，并妥善保存投標文件。在開標前，任何單位和個人均不得開啟投標文件。在招標文件要求提交投標文件的截止時間后送達的投標文件，為無效的投標文件，招標人應當拒收。
第二十四條 投標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，可以補充、修改或者撤回已提交的投標文件，并書面通知招標人。補充、修改的內容為投標文件的組成部分，并應當按照本辦法第二十三條的規(guī)定送達、簽收和保管。在招標文件要求提交投標文件的截止時間后送達的補充或者修改的內容無效。
第二十五條 投標人不得以他人名義投標或者以其他方式弄虛作假，騙取中標。
投標人不得相互串通投標，不得排擠其他投標人的公平競爭，不得損害招標人或者其他投標人的合法權益。
投標人不得與招標人串通投標，損害國家利益、社會公共利益或者他人的合法權益。
禁止投標人以向招標人或者評標委員會成員行賄等不正當手段謀取中標。
第四章 開標、評標和中標
第二十六條 開標應當在招標文件確定的提交投標文件截止時間的同一時間公開進行；開標地點應當為招標文件中預先確定的地點。
第二十七條 開標由招標人主持，邀請所有投標人參加。開標應當按照下列規(guī)定進行：
由投標人或者其推選的代表檢查投標文件的密封情況，也可以由招標人委托的公證機構進行檢查并公證。經確認無誤后，由工作人員當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標價格和投標文件的其他主要內容。
招標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前收到的所有投標文件，開標時都應當當眾予以拆封。
開標過程應當記錄，并由招標人存檔備查。
第二十八條 評標由招標人依法組建的評標委員會負責。
評標委員會由招標人代表和物業(yè)管理方面的專家組成，成員為5人以上單數(shù)，其中招標人代表以外的物業(yè)管理方面的專家不得少于成員總數(shù)的2/3。
評標委員會的專家成員，應當由招標人從房地產行政主管部門建立的專家名冊中采取隨機抽取的方式確定。
與投標人有利害關系的人不得進入相關項目的評標委員會。
第二十九條 房地產行政主管部門應當建立評標的專家名冊。省、自治區(qū)、直轄市人民政府房地產行政主管部門可以將專家數(shù)量少的城市的專家名冊予以合并或者實行專家名冊計算機聯(lián)網。
房地產行政主管部門應當對進入專家名冊的專家進行有關法律和業(yè)務培訓，對其評標能力、廉潔公正等進行綜合考評，及時取消不稱職或者違法違規(guī)人員的評標專家資格。被取消評標專家資格的人員，不得再參加任何評標活動。
第三十條 評標委員會成員應當認真、公正、誠實、廉潔地履行職責。
評標委員會成員不得與任何投標人或者與招標結果有利害關系的人進行私下接觸，不得收受投標人、中介人、其他利害關系人的財物或者其他好處。
評標委員會成員和與評標活動有關的工作人員不得透露對投標文件的評審和比較、中標候選人的推薦情況以及與評標有關的其他情況。
前款所稱與評標活動有關的工作人員，是指評標委員會成員以外的因參與評標監(jiān)督工作或者事務性工作而知悉有關評標情況的所有人員。
第三十一條 評標委員會可以用書面形式要求投標人對投標文件中含義不明確的內容作必要的澄清或者說明。投標人應當采用書面形式進行澄清或者說明，其澄清或者說明不得超出投標文件的范圍或者改變投標文件的實質性內容。
第三十二條 在評標過程中召開現(xiàn)場答辯會的，應當事先在招標文件中說明，并注明所占的評分比重。
評標委員會應當按照招標文件的評標要求，根據(jù)標書評分、現(xiàn)場答辯等情況進行綜合評標。
除了現(xiàn)場答辯部分外，評標應當在保密的情況下進行。
第三十三條 評標委員會應當按照招標文件確定的評標標準和方法，對投標文件進行評審和比較，并對評標結果簽字確認。
第三十四條 評標委員會經評審，認為所有投標文件都不符合招標文件要求的，可以否決所有投標。
依法必須進行招標的物業(yè)管理項目的所有投標被否決的，招標人應當重新招標。
第三十五條 評標委員會完成評標后，應當向招標人提出書面評標報告，闡明評標委員會對各投標文件的評審和比較意見，并按照招標文件規(guī)定的評標標準和評標方法，推薦不超過3名有排序的合格的中標候選人。
招標人應當按照中標候選人的排序確定中標人。當確定中標的中標候選人放棄中標或者因不可抗力提出不能履行合同的，招標人可以依序確定其他中標候選人為中標人。
第三十六條 招標人應當在投標有效期截止時限30日前確定中標人。投標有效期應當在招標文件中載明。
第三十七條 招標人應當向中標人發(fā)出中標通知書，同時將中標結果通知所有未中標的投標人，并應當返還其投標書。
招標人應當自確定中標人之日起15日內，向物業(yè)項目所在地的縣級以上地方人民政府房地產行政主管部門備案。備案資料應當包括開標評標過程、確定中標人的方式及理由、評標委員會的評標報告、中標人的投標文件等資料。委托代理招標的，還應當附招標代理委托合同。
第三十八條 招標人和中標人應當自中標通知書發(fā)出之日起30日內，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同；招標人和中標人不得再行訂立背離合同實質性內容的其他協(xié)議。
第三十九條 招標人無正當理由不與中標人簽訂合同，給中標人造成損失的，招標人應當給予賠償。
第五章 附則
第四十條 投標人和其他利害關系人認為招標投標活動不符合本辦法有關規(guī)定的，有權向招標人提出異議，或者依法向有關部門投訴。
第四十一條 招標文件或者投標文件使用兩種以上語言文字的，必須有一種是中文；如對不同文本的解釋發(fā)生異議的，以中文文本為準。用文字表示的數(shù)額與數(shù)字表示的金額不一致的，以文字表示的金額為準。
第四十二條 本辦法第三條規(guī)定住宅規(guī)模較小的，經物業(yè)所在地的區(qū)、縣人民政府房地產行政主管部門批準，可以采用協(xié)議方式選聘物業(yè)管理企業(yè)的，其規(guī)模標準由省、自治區(qū)、直轄市人民政府房地產行政主管部門確定。
第四十三條 業(yè)主和業(yè)主大會通過招投標的方式選聘具有相應資質的物業(yè)管理企業(yè)的，參照本辦法執(zhí)行。
第四十四 條本辦法自20**年9月1日起施行。
篇3：物業(yè)知識教材：物業(yè)管理招標工作程序
物業(yè)知識教材：物業(yè)管理招標工作程序
一、招標準備階段
招標準備階段是指從開發(fā)商或業(yè)主決定進行物業(yè)管理招標到正式對外招標即發(fā)布招標公告之前的這一階段所做的一系列準備工作。根據(jù)國際慣例，這一階段的主要工作有:成立招標機構；編制招標文件；確定標底。
(一)成立招標機構
任何一項物業(yè)管理招標，無論是開發(fā)商還是業(yè)主委員會，都需要成立一個專門的招標機構，并由該機構全權負責整個招標活動。招標機構的主要職責是:擬定招標章程和招標文件；組織投標、開標、評標和定標；組織簽訂合同。可見招標機構一旦成立，其職責將貫穿整個招標投標過程。
成立招標機構主要有兩種途徑。一種是開發(fā)商或業(yè)主自行成立招標機構，自行組織招標投標工作；另一種是開發(fā)商或業(yè)主委員會委托專門的物業(yè)管理招標代理機構招標。兩種途徑都符合我國《招標投標法》的規(guī)定，并各有特點。
對于開發(fā)商或業(yè)主委員會自行成立招標機構，我國《招標投標法》規(guī)定:“招標人具有編制招標文件和組織評標能力的，可以自行辦理招標事宜。任何單位和個人不得強制其委托招標代理機構辦理招標事宜”。考慮到招標是一項較為復雜和繁瑣的工作，其中在編制招標文件和組織評標方面有較強的專業(yè)性，對招標人能力的要求也較高，因此，招標人應根據(jù)自己的實際情況，量力而行。如招標人為實力雄厚的大型開發(fā)商或聯(lián)合開發(fā)機構，有能力從物業(yè)的設計、施工監(jiān)理到驗收，整個開發(fā)的過程都統(tǒng)一自行成立招標機構，包攬其“一條龍”的招標工作，這時該物業(yè)管理招標也理應由開發(fā)商自行成立的招標機構來完成。再如，對于采用小范圍邀請招標或議標方式的小規(guī)模物業(yè)管理項目，由于招標工作量不大，專業(yè)性不強，開發(fā)商一般都能夠自行編制招標文件和組織評標，這時，招標人自行成立招標機構招標也較為適宜。自行招標的開發(fā)商或業(yè)主應按照慣例在開發(fā)商所在單位或業(yè)主委員會下設“招標工作委員會”或“招標工作組”等非常設的招標機構。其具體的組織機構設置本書第1章已作詳細介紹，在此不再贅述。
對于招標人委托招標代理機構招標，我國《招標投標法》規(guī)定:“招標人有權自行選擇招標代理機構，委托其辦理招標事宜。任何單位和個人不得以任何方式為招標人指定招標代理機構”。采用委托招標代理機構招標的最大優(yōu)點在于招標機構與投標人之間做到信息充分對稱，使得在招標項目專業(yè)性較強或開發(fā)商和業(yè)主信息不充分的情況下，招標得以順利完成。要做到這一點，開發(fā)商或業(yè)主在選擇招標代理機構時應注意以下問題:
首先，招標人應根據(jù)自己的意愿和自身情況選擇招標代理機構，任何個人和單位都無權強行指定招標代理機構給招標人。而且，招標代理機構與招標人之間僅限于委托代理的關系，招標代理機構無權將招標結果強加于招標人，招標人應是是否中標的最終決定者。特別是國有房地產開發(fā)商在委托招標代理機構招標時，應避免選擇與自己有上級關系的招標代理機構。
其次，招標人應根據(jù)自己標的的規(guī)模大小，選擇不同等級的招標代理機構進行招標。我國《招標投標法》對招標代理機構的資格和等級劃分，主要依據(jù)招標代理機構所具備的兩個條件:一是代理招標經歷達到一定的年限，且連續(xù)幾年招標金額達到一定等級；二是編制招標文件和組織評標的專業(yè)能力和技術力量，也就是配備的專家人才庫的規(guī)模大小和專家素質的高低。招標人應根據(jù)自身對物業(yè)管理的要求及標的的規(guī)模大小選擇相稱的招標代理機構，在委托價格合理的情況下，應選取具有較高等級的代理機構進行招標。
招標人委托招標代理機構進行招標的方式常用于公開招標和一部分大范圍邀請招標。事實上，對于一些大型的項目，開發(fā)商往往委托一家招標代理機構包攬該項目所有的招標工作；另外，業(yè)主委員會進行物業(yè)管理招標時，通常也采用委托招標代理機構招標的方式。
(二)編制招標文件
編制招標文件是招標準備階段招標人最重要的工作內容。招標文件是招標機構向投標者提供的為進行招標工作所必需的文件。招標文件的作用在于:告知投標人遞交投標書的程序；闡明所需招標的標的情況；告知投標評定準則以及訂立合同的條件等。招標文件既是投標人編制投標文件的依據(jù)，又是招標人與中標人商定合同的基礎，因此它是對招標機構與投標人雙方，以及招標人(開發(fā)商或業(yè)主)與中標人雙方都具有約束力的重要文件。招標人應十分重視編制招標文件的工作，并務必做到條款嚴密、周到，內容明確，合理合法。
物業(yè)管理招標文件的內容格式根據(jù)招標項目的特點和需要而有所不同，但任何招標文件都應當依據(jù)法規(guī)和慣例編寫其基本的內容。我國《招標投標法》規(guī)定:“招標文件應當包括招標項目的技術要求、對投標人資格審查的標準、投標報價要求和評標標準等所有實質性要求和條件以及擬簽訂合同的主要條款”。根據(jù)這一規(guī)定和國際慣例，物業(yè)管理招標文件的基本內容可概括為三大部分:
1.投標人須知
投標人須知是招標文件的重要組成部分，它是業(yè)主或招標機構對投標人如何投標的指導性文件，其內容包括投標的條件、有關要求及手續(xù)。
(1)投標的條件
招標文件所以要對投標的條件進行說明和規(guī)定，其目的是為了保證投標人的合格性和投標的真實性。為了保證投標人的合格性，招標機構有必要對潛在的投標人進行投標資格預審，招標文件在這一部分規(guī)定參加資格預審的投標人須遞交的證明資料及其格式，以便統(tǒng)一進行審查。為了保證投標的真實性，招標人往往還要求投標人必須交納投標保證金，招標文件中規(guī)定了投標保證金的比例、交納方式以及保證書的格式等。
(2)對投標文件的要求
如果說投標的條件側重于對投標人的要求，則該部分側重于對投標文件的要求。由于招標機構在接受投標書時，通常會檢查投標書的制作和封送是否合乎程序，招標文件必須在這一部分中寫明對投標文件編寫的統(tǒng)一要求(通常提供統(tǒng)一的投標文件格式)以及對投標文件封存和遞交的規(guī)定，以便于開標和評標工作。
(3)對招標程序的說明
由于整個招標過程應體現(xiàn)出公平、公正、合理的原則，而要體現(xiàn)公平、公正原則，重要的一條便是招標程序的公開化，以增加招標活動的透明度。招標文件這一部分的內容便是通過將開標、評標和定標的規(guī)劃等招標過程的關鍵內容予以公開，從而體現(xiàn)了整個招標工作的公正透明。
2.合同條款
合同條款的目的在于將中標后所要簽訂的合同的內容規(guī)范化和公開化，這也是招標公平、公正原則的具體表現(xiàn)。合同的條款分為一般性條款和特殊性條款。前者通常是物業(yè)管理招標的行業(yè)性的約定俗成，對于不同的物業(yè)管理項目均具有一般性，通常由技術條款、商務條款和法律條款組成；后者則是針對每個具體不同的物業(yè)管理項目自身的特點而度身定造的個性化條款。按照個性包括共性的道理，在合同條款中，特殊性條款也就優(yōu)于一般性條款，在兩者發(fā)生不一致時，合同應以特殊性條款為準。
3.技術規(guī)范
技術規(guī)范是詳細說明招標項目的技術要求(如物業(yè)管理項目的服務標準、具體工作量等)的文件，當屬招標文件的重點之一。技術規(guī)范通常是以技術規(guī)格一覽表的形式進行說明，另外還需附上項目的工程圖紙等作為投標人計算標價時的依據(jù)。
考慮到招標文件的編制對整個招標活動的影響舉足輕重，下一章將專門就招標文件的編制進行詳細介紹，在此不再贅述。
最后談一談制定招標文件的時間。何時制定招標文件是由物業(yè)開發(fā)建設程序決定的，我國目前大多數(shù)物業(yè)管理招標均是在物業(yè)開發(fā)建設的后期。然而，隨著開發(fā)商對物業(yè)管理的要求不斷提高，物業(yè)管理“超前招標”已屢見不鮮。“超前招標”在我國即為在項目立項階段，用地申請得到批準后即可進行物業(yè)管理招標工作、制定招標文件。超前實行物業(yè)管理招標確實有其優(yōu)點，然而過早地制定招標文件，加之此時存在大量的不確定因素會使得招標文件編制難度加大，可靠性降低。因此，應注意把握招標文件制定的時間，使編制出的招標文件內容既嚴密明確，又不失前瞻性。
(三)制定標底
制定標底是招標的一項重要的準備工作。按照國際慣例，在正式招標前，招標人應對招標項目制定出標底。標底是招標人為準備招標的內容計算出的一個合理的基本價格，即一種預算價格，它的主要作用是作為招標人審核報價、評標和確定中標人的重要依據(jù)。因此，標底是招標單位的“絕密”資料，不能向任何無關人員泄露。特別是我國國內大部分項目招標評標時，均以標底上下的一個區(qū)間作為判斷投標是否合格的條件，標底保密的重要性就更加明顯了。
由于標底是衡量投標報價競爭力的一把尺子，標底制定的好壞，直接影響到招標工作的有效性。標底定的過高，進入合格范圍內的投標人數(shù)量太多，就會使評價的工作量和難度大大增加；標底定得過低，又容易使所有的投標人都落空，從而導致招標失敗。因此，標底制定得好，可以說是招標工作成功的一半，而編制一個先進、準確、合理、可行的標底需要認真細致，實事求是。首先，標底的制定與招標文件的編制有著密不可分的關系。標底制定得是否正確很大程度上取決于招標文件中對項目工作量的說明是否正確，因此招標文件對項目的工作量進行說明時應盡量減少漏項，同時將工作量盡可能算準確，力爭將招標文件中計算出的工作量與實際量的誤差控制在5%以內。其次，標底的制定應建立在一個比較先進的物業(yè)管理方案基礎上，這樣編制出的標底才切合實際。如果開發(fā)商或業(yè)主屬自行招標，則可參照相關物業(yè)近年來國內外先進的物業(yè)管理方法，或者開發(fā)商或業(yè)主可以委托招標代理機構制定標底。
二、招標實施階段
招標實施階段是整個招標過程的實質性階段。招標的實施主要包括以下幾個具體步驟:發(fā)布招標公告或投標邀請書；組織資格預審；召開標前會議；開標、評標和定標。
(一)發(fā)布招標公告或投標邀請書
我國《招標投標法》和國際慣例都規(guī)定，招標人采用公開招標方式招標的，應當發(fā)布招標公告；招標人采用邀請招標方式的，應當向三個以上具備承擔招標項目的能力、資信良好的特定的法人或其他組織發(fā)出投標邀請書。無論是招標公告還是投標邀請書，其目的是一致的，都是為了向盡可能多的潛在投標者提供均等機會，讓其了解招標項目的情況，并對是否參加該項目投標進行考慮和有所準備。兩者的區(qū)別在于對公開招標公告的要求更為嚴格。以下對發(fā)布招標公告的渠道和時間安排、招標公告的內容和格式等進行詳細介紹。
1.發(fā)布招標公告的渠道
發(fā)布招標公告應根據(jù)項目的性質和自身特點選擇適當?shù)那馈H慣例中常見的招標公告發(fā)布渠道有:指定的招標公報、官方公報、本國報紙、技術性或專業(yè)性期刊以及信息網絡等其他媒體。
一般來說，一些必須招標的大型項目的招標公告都應在指定的刊物上刊登。如實行國際競爭招標的公告的指定發(fā)布刊物為聯(lián)合國出版的《發(fā)展商務報》(DevelopmentBusiness)；必須實行國內公開招標的項目的招標公告指定必須在我國出版的《中國招標》期刊上刊登。除了必須在指定的刊物上刊登以外，此類項目還可以在官方公報上刊登招標公告，使投標具有廣泛性，如在我國還主要刊登在《人民日報》、《中國日報》上。
對于大多數(shù)中小規(guī)模的物業(yè)管理招標項目，其招標公告一般選擇在國內廣泛發(fā)行的一種報紙上刊登。如果是實行地方性公開招標的項目，其招標公告應選擇在本地的官方公報或本地區(qū)廣泛發(fā)行的一種報紙上刊登。另外，還可以選擇在一些專業(yè)類期刊上刊登，如房地產、物業(yè)管理專業(yè)期刊等。
實際上，除了一些必須要在指定刊物刊登的招標項目外，國際慣例對招標公告的發(fā)布一般只要求符合信息廣泛性原則。因此通常情況下，一項招標項目往往同時通過幾種渠道發(fā)布其招標公告，而不拘泥于某一種渠道，比如在當今的信息網絡刊登招標公告。
2.發(fā)布招標公告的時間安排
為使?jié)撛诘耐稑巳藢φ袠隧椖渴欠裢稑诉M行考慮和有所準備，招標人在刊登招標公告時，在時間安排上應考慮兩個因素:
(1)刊登招標公告所需時間。各類刊物從接受廣告申請到刊出廣告需要一定時間，如果沒有充分地考慮，招標公告可能會在投標截止日期之后才能刊登出來。另外，如果要通過幾個渠道發(fā)布招標公告，要考慮到各類渠道的出版周期(如報刊的出版周期顯然要比網絡媒體長)，以便能讓招標公告基本在同一時間刊登出來。
(2)投標人準備投標所需時間。這一時間應從招標公告預計發(fā)布日期開始計算。投標人申請投標→得到招標文件→準備投標→遞交投標書需要有足夠的時間。按照國際慣例，從招標公告發(fā)布之日算起，應讓投標人至少有45天(通常有60~90天)來準備投標和遞交標書。
3.招標公告的內容和格式
招標公告應以簡短、明了和完整為宗旨。通常情況下應包括以下內容:
①招標單位(業(yè)主或開發(fā)商)名稱；
②項目名稱；
③項目地點；
④項目資金來源(物業(yè)管理資金來源，如業(yè)主分攤或開發(fā)商預付等)；
⑤招標目的(邀請資格預審還是邀請投標)；
⑥項目要求概述(項目性質、規(guī)格及管理要求)；
⑦購買招標文件的時間、地點和價格；
⑧接受標書的最后日期和地點；
⑨開標日期、時間和地點；
⑩如果需要，規(guī)定資格預審的標準，以及提供資格預審文件的日期、份數(shù)和使用語言；
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