物業(yè)管理服務初步展示
萬事開頭難
良好的第一印象
物業(yè)管理的基本環(huán)節(jié)
策劃階段、前期準備階段 (前期準備)
啟動階段(物業(yè)交付使用初期)
日常運作階段(正常運作期)
策劃階段 1、早期介入
1.1檢討設計方案
(對日后管理不利因素作出改善建議)
1.2參與有關承建商會議,檢討進度;
1.3協(xié)助列出遺漏工程供發(fā)展商跟進;
2、制定物業(yè)管理服務方案:
1.1確定管理檔次
1.2確定服務標準
1.3財務收支預算
3、選聘/組建物業(yè)管理機構(gòu): 前期準備階段 1、機構(gòu)的設置/人員編制
2、人員選聘/培訓
3、編制公共公約/守則;
4、草擬工作細則;
5、設立財務制度;
6、物業(yè)租售的代理
啟動階段 1、物業(yè)的接管驗收
2、用戶入住
2.1宣傳物業(yè)管理
2.2協(xié)助用戶入住(衛(wèi)生、協(xié)助搬遷、協(xié)調(diào)交通)
2.3搬遷期間的安全
2.4裝修管理
3、產(chǎn)權(quán)備案/檔案資料的建立
4、首次業(yè)主大會的召開和業(yè)主委員會的正式成立
日常運作階段
日常管理/維護(房屋管理、設施管理等)
綜合服務(安全、環(huán)境、便民服務等)
配套設施的完善
系統(tǒng)的協(xié)調(diào)(內(nèi)/外)
房地產(chǎn)開發(fā)的一般過程 前期階段之重點管理
——從使用者可持續(xù)發(fā)展參與規(guī)劃
外部
配套設施:道路、商業(yè)、活動場所、垃圾處理等、
能源:水、電、氣、備用、發(fā)展
保安、消防: 車場、住宅、設備
人文環(huán)境:
篇2：物業(yè)知識教材：物業(yè)管理投標工作程序
物業(yè)管理招標投標在我國目前尚處于起步階段，迄今為止，國內(nèi)也僅有北京、廣州、南京等地進行了初步嘗試，而參與投標的物業(yè)管理公司更是寥寥可數(shù)。應當說，在這一行業(yè)中投標活動的成功經(jīng)驗暫且乏善可陳。然而，投標的公平性與競爭性又決定了它必將取代現(xiàn)有的開發(fā)商“包辦制”，成為業(yè)主選擇“管家”的主要形式。對于物業(yè)管理公司而言，要想在競爭越來越激烈的物業(yè)管理行業(yè)中站穩(wěn)腳跟，乃至成為行業(yè)主導，就必須要盡快做好準備，加入到投標競爭的行列之中，在競爭中發(fā)展壯大。因此，了解物業(yè)管理投標的程序與技巧，了解投標中可能發(fā)生的爭議及其解決途徑，對于提高物業(yè)管理公司的投標競爭力以及保障其自身權(quán)益，都是非常現(xiàn)實和迫切的。
雖然，由于投標對象--物業(yè)管理服務的無形性與其他工程項目的實物性的差異，物業(yè)管理投標具有許多區(qū)別于其他項目投標的獨特之處，但同樣作為投標，其必經(jīng)程序仍與其他項目投標有著諸多相似之處，仍要經(jīng)歷前期準備、購買標書、可行性分析、編寫及封送標書等步驟。
一、投標前期工作
(一)取得從業(yè)資格
正如所有合法經(jīng)營的企業(yè)法人一樣，從業(yè)資格是物業(yè)管理公司從事正常營業(yè)活動所必須具備的首要條件，這自然也成為物業(yè)管理公司參與投標前必須首先考慮的基本因素。按照國際與國內(nèi)的不同管理規(guī)定，物業(yè)管理公司要取得投標資格所需履行的手續(xù)也有所不同。
1.從事國內(nèi)投標的資格要求
物業(yè)管理公司在國內(nèi)從事投標業(yè)務，必須取得《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》和政府頒發(fā)的《物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)證書》。
首先，按照我國《公司法》規(guī)定，作為獨立經(jīng)營、獨立核算的法人機構(gòu)，物業(yè)管理公司(或其所屬集團公司)必須擁有有關工商行政管理局所頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照，以證明其合法經(jīng)營資格。
其次，物業(yè)管理企業(yè)應具備經(jīng)有關部門核準頒發(fā)的資質(zhì)證書。
鑒于我國物業(yè)管理行業(yè)起步較晚，隊伍良莠不齊，管理混亂的現(xiàn)狀，建設部已于1999年頒布了《物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)管理試行辦法》(以下簡稱《試行辦法》)，規(guī)定物業(yè)管理企業(yè)的資質(zhì)管理實行分級審批制度。該《試行辦法》已于2000年1月1日起正式實施，其目的是要通過資質(zhì)審查，嚴格控制物業(yè)管理隊伍質(zhì)量，提高服務水平，而對于從事物業(yè)管理投標的物業(yè)管理公司，審查更加嚴格。
在該《試行辦法》出臺并正式實施之前，各級地方政府均是根據(jù)本地情況制訂并實施地區(qū)物業(yè)管理公司資質(zhì)等級管理辦法。如上海市根據(jù)《上海市物業(yè)管理公司資質(zhì)等級管理暫行辦法》，將物業(yè)管理公司劃分為以下三個等級:
①一級物業(yè)管理公司的資質(zhì)標準
規(guī)模要求:公司所管理物業(yè)規(guī)模一般在50萬平方米以上，或者管理涉外物業(yè)在20萬平方米以上。
類型要求:公司所管理物業(yè)的類型在3種以上，或管理涉外物業(yè)在2種以上；并且所管理物業(yè)應有2個以上為優(yōu)秀小區(qū)或者大廈，達標面積超過50%。
人員素質(zhì)要求:企業(yè)經(jīng)理或常務副經(jīng)理須從事專業(yè)物業(yè)管理工作3年以上；并且公司應具有經(jīng)濟類、工程類中級職稱管理人員10人以上。
經(jīng)營實力要求:企業(yè)經(jīng)營年限須在3年以上；且注冊資本應在100萬元以上(含100萬元)。
②二級物業(yè)管理公司的資質(zhì)標準
規(guī)模要求:公司所管理物業(yè)規(guī)模一般在20萬~50萬平方米以上，或者管理涉外物業(yè)在5萬~20萬平方米以上。
類型要求:公司所管理物業(yè)的類型在2種以上，或管理物業(yè)中含有涉外物業(yè)；且所管理的物業(yè)需有1個以上為優(yōu)秀小區(qū)或者大廈，達標面積超過30%。
人員素質(zhì)要求:具有經(jīng)濟類、工程類中級職稱管理人員6人以上。
經(jīng)營實力要求:企業(yè)經(jīng)營年限須在2年以上；且注冊資本應在50萬元以上(含50萬元)。
③三級物業(yè)管理公司的資質(zhì)標準
規(guī)模要求:公司管理物業(yè)規(guī)模一般在3萬~20萬平方米以上，或者管理涉外物業(yè)在1萬~5萬平方米以上。
人員素質(zhì)要求:具有經(jīng)濟類、工程類中級職稱管理人員3人以上。
經(jīng)營實力要求:企業(yè)注冊資本10萬元以上(含10萬元)。
再如，天津市為規(guī)范行業(yè)秩序，推動該市物業(yè)管理健康發(fā)展，也相應出臺《天津市物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)等級評定辦法》、《天津市物業(yè)管理招標投標規(guī)則》，全面引入市場機制，實行招標投標選聘物業(yè)管理企業(yè)。該規(guī)則規(guī)定，天津市建筑面積在5萬平方米以上的住宅小區(qū)的物業(yè)管理，應以招標投標方式選聘物業(yè)管理企業(yè)；建筑面積20萬平方米以上的住宅小區(qū)的物業(yè)管理工作必須以招標投標選聘物業(yè)管理企業(yè)。此外，該規(guī)則還對招標投標的程序和方法做出了相應規(guī)定。
以上這些規(guī)章制度僅僅是針對某些地區(qū)的個別特征而設置的，并不具有行業(yè)共性，而現(xiàn)行的《試行辦法》卻是在全國范圍內(nèi)建立起了行業(yè)的統(tǒng)一標準。根據(jù)該《試行辦法》規(guī)定，物業(yè)管理企業(yè)被劃分為一級、二級、三級3個資質(zhì)等級和臨時資質(zhì)。一級企業(yè)可參加全國范圍內(nèi)物業(yè)管理項目的投標、議標；二級企業(yè)只限于參加全國范圍內(nèi)30萬平方米以下物業(yè)管理項目的投標、議標；三級企業(yè)只限于參加本省(自治區(qū)、直轄市)區(qū)域內(nèi)15萬平方米以下物業(yè)管理項目的投標、議標。
物業(yè)管理企業(yè)應當按照《試行辦法》規(guī)定申請企業(yè)資質(zhì)等級評定。未經(jīng)主管部門進行資質(zhì)評定并取得資質(zhì)證書的，不得從事物業(yè)管理業(yè)務。《試行辦法》還規(guī)定，物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)等級實行動態(tài)管理，每兩年核定一次。對于不符合原定資質(zhì)等級標準的企業(yè)，由資質(zhì)等級評定初審部門提出降級或吊銷資質(zhì)證書的意見，報審批部門批準后執(zhí)行。資質(zhì)等級的升級應依次逐級上升，不得越級上升。
政府對物業(yè)管理公司進行這樣的劃分，并要求其按等級參與招標投標，無疑在競爭機制上為物業(yè)管理企業(yè)參與投標把好了關，同時也從體制上為維護招標投標競爭秩序，提高企業(yè)競爭水平提供了有力保障。應當說，這一舉措不僅將在物業(yè)管理行業(yè)中建立起公正、公平的市場競爭機制，實現(xiàn)優(yōu)勝劣汰，而且還將推動全國物業(yè)管理招標投標的迅速發(fā)展。
2.參與國際投標應履行的手續(xù)
物業(yè)管理公司參與國際投標，應根據(jù)招標物業(yè)所在國規(guī)定，履行必要的手續(xù)。
(1)注冊
在招標物業(yè)所在國注冊，使其具有獨立經(jīng)營的法人資格，這對于進行國際投標的物業(yè)管理公司而言是一道必經(jīng)程序。注冊后經(jīng)該國政府核準頒發(fā)營業(yè)執(zhí)照，公司即可正式營業(yè)，參與有關投標工作。
由于不同國家法律法規(guī)的差異，他們對異國進入的物業(yè)管理公司在注冊與遞交投標書的先后次序上的規(guī)定也有所不同。但無論注冊手續(xù)在先在后，物業(yè)管理公司在申請時都必須按規(guī)定提交文件。由于不同國家所要求提交的文件種類不同，本書僅列舉說明一些必須提交的主要文件:
①公司章程。物業(yè)管理公司注冊提交的公司章程必須對本公司的治理結(jié)構(gòu)與經(jīng)營體制做出充分說明，其主要內(nèi)容包括:公司性質(zhì)、宗旨、注冊資本、營業(yè)范圍、組織機構(gòu)、經(jīng)營管理、總管理機構(gòu)所在地等。值得注意的是，由于我國實行《公司法》時間較短，加之獨特的經(jīng)濟體制，我國公司成立時報批的組建文件往往與國際慣例有較大差別。因此，國內(nèi)物業(yè)管理公司對外投標時通常需另行準備一份對外適用的公司章程。
②營業(yè)執(zhí)照。國內(nèi)投標公司提交營業(yè)執(zhí)照副本審查，凡在國內(nèi)已有營業(yè)執(zhí)照的物業(yè)管理公司通常可直接向招標物業(yè)所在國提供營業(yè)執(zhí)照，辦理申請注冊手續(xù)。
③關于分公司的證明。分公司的證明文件應由物業(yè)管理總公司開出，說明該分公司的組織、章程；文件由選定的公證機關公證后生效。
④資產(chǎn)負債表及損益表。這兩份報表從財務的角度反映出物業(yè)管理公司的財力、財務狀況及經(jīng)營管理水平。
⑤曾接管物業(yè)的名稱、規(guī)模、地點及服務質(zhì)量等。
⑥辦事處人員名單和任職證書。即由辦事處負責人簽署委任的駐招標物業(yè)所在地工作人員名單以及他們的任職證明。
以上文件絕大多數(shù)都必須順序經(jīng)由省(市)公證處、國內(nèi)外事部門及駐招標物業(yè)所在國的中國大使館或領事館公證，以表明文件的簽名、印章屬實，文件的副本、節(jié)本、影印本與原本相符。公證之后，諸文件便可生效。
(2)選擇代理人
物業(yè)管理公司如果在國外從事投標，必將面臨異域文化所帶來的種種障礙，而房地產(chǎn)項目的固定性以及物業(yè)管理服務的無形性，又要求他們必須承擔較之于其他工程承包項目投標更大的風險。此時，聘用代理人承辦注冊、咨詢等自己所不熟悉的當?shù)貥I(yè)務，不僅可節(jié)約費用，還可利用代理人對當?shù)匚飿I(yè)的熟悉程度，增加其投標成功的可能性。
當然，代理的這些優(yōu)勢必須建立在代理人優(yōu)秀的前提之上，因此如何選擇合適的代理人也將成為投標公司必須認真對待的一個重要問題。通常，代理人的作用主要表現(xiàn)在以下幾點:
①業(yè)務咨詢。代理人應當利用其在當?shù)貜V泛的社會關系與以往經(jīng)驗向投標公司提供相關的重要信息，包括重大項目的招標信息；開發(fā)商情況；當?shù)胤伞⒔?jīng)濟情況；社會風俗習慣；勞務雇用管理等。為物業(yè)管理公司熟悉國外物業(yè)管理規(guī)定及服務要求提供幫助，這是代理人應提供的基本服務之一。
②業(yè)務代理。代理人還可為物業(yè)管理公司的日常業(yè)務運作提供服務，這些工作包括代辦各種例行手續(xù)，代為尋找當?shù)睾献骰锇椋峁┩稑怂鑶蝺r、費率等。這些服務可以提高投標者工作效率，降低其交易成本。
③矛盾協(xié)調(diào)。物業(yè)管理公司在異地從事投標，與當?shù)貥I(yè)主必然會在文化、風俗等方面存在差異，加之服務行業(yè)本身與個人滿足程度密切相關的特性，雙方之間出現(xiàn)摩擦和爭議在所難免。此時，代理人則可在其中充分發(fā)揮“潤滑劑”的作用，妥善協(xié)調(diào)解決矛盾。
物業(yè)管理公司在考慮了自身業(yè)務需要與代理成本之后，便可在當?shù)氐闹薪榉展局猩髦剡x擇滿足條件的代理人。選擇代理人時，投標公司應從自身的弱勢及代理人可提供的互補優(yōu)勢出發(fā)，根據(jù)成本效益原則，綜合評價做出決策。
代理人作為中介咨詢公司是以其技術與智力提供服務，因此衡量其能力應首先考慮技術條件，其他因素次之。投標公司選擇代理人時應以代理公司的技術勝任能力、管理能力、資源可用性、業(yè)務獨立性、取費結(jié)構(gòu)及執(zhí)業(yè)素質(zhì)作為基礎。
①技術勝任能力。即中介咨詢公司有能力為業(yè)主提供一個經(jīng)過專業(yè)教育與訓練、具有實際經(jīng)驗的組織團體來承擔被委托的任務。投標公司的判斷可根據(jù)以下資料分析作出:
a.察看公司以往在合同任務實施過程中所采用的方法及技術處理手段的說明材料。
b.調(diào)查該公司及其工作人員曾經(jīng)在類似地區(qū)承擔類似物業(yè)項目情況。
c.審查將要從事該項目的所有工作人員的經(jīng)驗和資歷。
d.了解該公司以前顧客對其工作成績的評價。
②管理能力。中介咨詢公司必須具有與物業(yè)項目規(guī)模與類型相匹配的管理技能，必須適當安排人力資源、合理調(diào)整工作規(guī)劃。在提供服務全過程中，代理者還必須要善于與承包商、供應商、貸款機構(gòu)及政府機構(gòu)打交道，同時向委托方報告工作進展，以使其能及時和準確地作出決定。對于這一指標評價所采用的方法主要有:
a.考查咨詢總工程師以往業(yè)績成就記錄。
b.考查被提名的項目經(jīng)理以往業(yè)績成就紀錄。
c.詢問咨詢工程師對該物業(yè)項目管理的意見。
d.判斷自己與咨詢工程師在原則問題上是否具有協(xié)商基礎。
③資源可靠性。即公司是否具備足夠的咨詢能力和人員來提供服務，以保證必要的技術標準和時間。資源可靠性的評價可參照以下標準:
a.考查被提名參加該項目工作班子的技術與管理人員的能力。
b.詢問代理公司在提供服務過程中對各參加者職責委派所作出的安排，及其對自己應承擔義務的了解。
c.調(diào)查該公司的聲譽及財力狀況。
④職業(yè)獨立性。中介咨詢服務作為一種獨立業(yè)務，應當符合FIDIC合同條款中有關職業(yè)道德規(guī)范、職業(yè)身份、權(quán)限及職業(yè)獨立性等諸項規(guī)定。投標公司可通過詢問調(diào)查等方式去了解咨詢工程師是否與可能影響其職業(yè)判斷的商業(yè)、制造業(yè)或承包活動有直接或間接的利益關系，能否客觀完成被委派的任務，并且通過應用合理的技術與經(jīng)濟原理使委托方獲得最佳效益。
⑤取費合理性。投標公司判斷中介公司取費標準是否合理，應遵循國家有關部門的相應規(guī)定，有時還可參考FIDIC合同條款建議的取費標準。
⑥執(zhí)業(yè)誠實性。投標公司與代理公司必須建立起一種相互信任的關系。委托方不應過多干預代理公司的工作，而代理公司更不得串通第三人蒙蔽委托方。因此物業(yè)管理公司必須通過調(diào)查其以前客戶或合作伙伴衡量中介咨詢公司是否具有執(zhí)業(yè)誠實性。
在考察了以上條件之后，投標公司則可根據(jù)物業(yè)項目的規(guī)模、服務內(nèi)容的復雜性與重要性來確定代理公司。通常這一決策可經(jīng)歷以下幾個步驟:
①確定選擇范圍。投標公司應當預測該招標物業(yè)服務所需的人力資源及其對人力資源的要求，并將可能需要的服務內(nèi)容進行分類。例如:要求的專業(yè)知識領域和服務類型，對該物業(yè)服務要求的詳細說明，地區(qū)特征因素(如地理位置、交通條件)，將要簽訂的合同類型等。
②資格預審。將具備接受委托資格的中介咨詢公司按條件優(yōu)劣順序排隊。
③分析預選。物業(yè)管理公司可根據(jù)中介咨詢公司的經(jīng)驗資歷、人力資源可靠性、財力狀況、以往履約情況、主要經(jīng)營活動區(qū)域、與同行關系、政治社會和環(huán)境敏感性、要求的擔保標準等條件進行逐一分析，選出3~5家候選公司。
④條件商議。接下來物業(yè)管理公司則應分別與候選公司商議合作條件，并要求各候選公司就以下幾點提出建議書:工作內(nèi)容說明；與該合同有關的證明單據(jù)和資料；資料說明；附有詳細說明的其他替代方案；培訓計劃；過去在性質(zhì)類似項目中的經(jīng)驗；資金控制的詳細情況；工作人員的規(guī)模與職責；為實施該合同任務而提出的組織與管理的模式；對當?shù)貤l件的了解；地區(qū)的資源；用于該服務項目的技術手段；資源的可利用性。
⑤審核排序。投標公司應詳細審議中介咨詢公司所提交建議書中的所有細節(jié)，實地考察該咨詢公司以前和目前正在提供的代理服務，獲取更多的資料，并按這些公司的條件優(yōu)劣順序?qū)⒔ㄗh書進行排列。
⑥接洽談判。投標公司可先邀請排名第一位的中介咨詢公司討論合同款項及取費標準，談判應盡可能詳細地對合同主要條款及法律要求等做出規(guī)定。如果與第一家談判失敗，投標公司必須通過書面形式告知該公司，然后再與第二家進行談判，直至達成滿意的協(xié)議為止。
一旦選定，物業(yè)管理公司便可與該代理公司簽訂一份正式的代理協(xié)議，以作為界定雙方權(quán)利義務的法律依據(jù)。通常代理協(xié)議包括以下內(nèi)容:
a.協(xié)議雙方注冊的法人名稱、公司地址、法人代表姓名和職務。
b.簽訂協(xié)議的目的與性質(zhì)。
c.代理范圍，包括代理的業(yè)務范圍和時間范圍。
d.代理物業(yè)名稱及代理期限。
e.代理雙方的義務和職責。這應當是合同的主要部分。
代理人可能承擔的義務主要有:向委托人提供信息及有關法律法規(guī)資料；協(xié)助委托人參與競標；推薦可靠的投標合作者；協(xié)調(diào)委托人與當?shù)赜嘘P部門及業(yè)主三方之間的關系；其他代理工作。
委托人可能應履行的職責主要有:向代理人支付代理費；履行協(xié)議條款；支持代理人開展代理業(yè)務的工作，必要時提供代理人所需資料。
f.代理費及其支付辦法。
按某些國家規(guī)定，代理協(xié)議應呈報政府有關部門登記注冊，如有必要，還需由公證部門予以公證。
(二)籌措資金
物業(yè)管理公司的財力狀況也是衡量其實力的重要因素，它必須要能滿足公司投標全過程及中標后的管理需要。因此投標公司應根據(jù)自身財務狀況及招標物業(yè)管理所需資金，做好資金籌措準備，以使自己有足夠資金通過投標資格預審。
投標企業(yè)可以考慮的資金來源渠道主要有自有資金積累和銀行貸款。其中自有資金積累取決于物業(yè)管理公司的經(jīng)營與盈利狀況，而銀行貸款則取決于公司的融資政策與信用狀況。投標公司可根據(jù)招標物業(yè)規(guī)模、自身收益情況及成本分析決定資金來源結(jié)構(gòu)。
如物業(yè)管理企業(yè)需向銀行申請貸款，則應遵照以下程序進行:
(1)遞交文件，提出申請。公司所提交的文件包括申請書、財務報表、物業(yè)項目情況說明、資金用途計劃等。
(2)接受資信審查。
(3)取得貸款擔保。
(4)簽訂貸款合同。合同主要內(nèi)容包括貸款期限、貸款利率、用款計劃與還款計劃等。
(三)收集招標物業(yè)相關資料
招標物業(yè)的相關資料是物業(yè)管理公司進行投標可行性研究必不可少的重要因素。因此，物業(yè)管理公司在投標初期應多渠道多方位全面搜尋第一、二手資料。這些資料的范圍不僅包括招標公司和招標物業(yè)的具體情況，還應包括投標競爭對手的情況。
公司可能的資料來源大致有以下幾個方面:
(1)報章雜志。報紙或相關雜志歷來是各種招標信息公開發(fā)布的傳統(tǒng)渠道，而且許多物業(yè)及物業(yè)管理公司的有關情況也會在各種雜志上有介紹。有意識地留意這些地方，往往會使物業(yè)管理公司獲得意想不到的有用信息。
(2)網(wǎng)絡傳輸。在時間就是速度的信息時代，隨著網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，愈來愈多的信息交流可通過因特網(wǎng)迅速通暢地完成。為適應電子商務的發(fā)展趨勢，許多招標投標公司紛紛建起了自己的網(wǎng)站，各種招標信息也開始在網(wǎng)上進行發(fā)布，如中國招標投標網(wǎng)就已開通了網(wǎng)上招標投標及投標代理業(yè)務。可以預見，網(wǎng)上招標投標必將成為招標投標未來發(fā)展的主流。網(wǎng)絡自然也為投標者搜集信息提供了一種全新快捷的工具。
(3)同行業(yè)公司。當存在物業(yè)管理分包時，公司通常可通過同行業(yè)的總包人獲取招標相關信息；此外，公司還可在與其他公司進行一般業(yè)務交流時，得到競爭對手的一些資料。
可是，要在浩如煙海的信息中尋找篩選出恰當相關的資料，其收集工作的繁瑣是可以想見的，更為重要的工作還在于收集之后的整理、分析。情報工作人員應按資料的重要性、類別進行分門別類，以便于投標工作人員使用，由此得出的最有價值的信息將為投標公司下一步的可行性研究提供分析基礎。
(四)進行投標可行性分析
一項物業(yè)管理投標從購買招標文件到送出投標書，涉及大量的人力物力支出，一旦投標失敗，其所有的前期投入都將付之東流，損失甚為可觀。這必然要求物業(yè)管理投標公司在確定是否進行競標時務必要小心謹慎，在提出投標申請前做出必要的可行性研究，不可貿(mào)然行事。
1.招標物業(yè)條件分析
(1)物業(yè)性質(zhì)。了解區(qū)分招標物業(yè)的性質(zhì)非常重要。因為不同性質(zhì)的物業(yè)所要求的服務內(nèi)容不同，所需的技術力量不同，物業(yè)管理公司的相對優(yōu)劣勢也差異明顯。
例如，對于住宅小區(qū)的物業(yè)管理，其目的是要為居民提供一個安全、舒適、和諧、優(yōu)美的生活空間，不僅應有助于人的身心健康，還需對整個城市風貌產(chǎn)生積極影響。因此，在管理上就要求能增強住宅功能，搞好小區(qū)設施配套，營造出優(yōu)美的生活環(huán)境。其物業(yè)管理具體內(nèi)容也應圍繞這一目標安排。
與之相對應，服務型公寓則更注重一對一的服務特色。它既要為住戶提供酒店式服務，又要營造出溫馨的家庭氣氛，其服務內(nèi)容也就更加具體化、個性化，除了日常清潔、綠化服務外，還應提供各種商務、醫(yī)療服務等。
而對于寫字樓，其管理重點則放在了“安全、舒適、快捷”上。故其管理內(nèi)容應側(cè)重于加強閉路監(jiān)控系統(tǒng)以確保人身安全，增設保安及防盜系統(tǒng)以保證財產(chǎn)安全，開辟商場、酒家、娛樂設施及生活服務設施以方便用戶生活，完善通訊系統(tǒng)建設以加強用戶同外部聯(lián)系等方面。
這些不同的管理內(nèi)容必然對物業(yè)管理公司提出不同的服務要求和技術要求，而具有類似物業(yè)管理經(jīng)驗的投標公司無疑可憑借其以往接管的物業(yè)在投標中占有一定的技術和人力資源優(yōu)勢。
(2)特殊服務要求。有些物業(yè)可能會由于其特殊的地理環(huán)境和某些特殊功用，需要一些特殊服務。這些特殊服務很可能成為某些投標公司的優(yōu)勢，甚至可能導致競標過程中的“黑馬”出現(xiàn)，物業(yè)管理公司必須認真對待，在分析中趨利避害。他們可考慮這些特殊服務的支出費用及自身的技術力量或可尋找的分包伙伴，從而形成優(yōu)化的投標方案；反之，則應放棄競標。
(3)物業(yè)招標背景。這是對招標文件的留意。有時招標文件會由于招標者的利益趨向而呈現(xiàn)出某種明顯偏向，這對于其他投標公司而言是極為不利的。因此在閱讀標書時，物業(yè)管理公司應特別注意招標公告中一些特殊要求，這有利于物業(yè)管理公司做出優(yōu)劣勢判斷。
如公告中寫明“歡迎××物業(yè)管理公司參加投標”，此時則可能出現(xiàn)當其他公司與××公司的標價和服務質(zhì)量相同時，開發(fā)商會優(yōu)先選擇后者的情況。再如，××物業(yè)的物業(yè)管理招標書上寫明必須提供某項服務，而本地又僅有一家專業(yè)服務公司可提供該項服務，則投標公司應注意開發(fā)商與該專業(yè)服務公司是否關系密切，以及其他物業(yè)管理公司與該專業(yè)服務公司是否有合作關系等。
這些細枝末節(jié)看似無關緊要，可一旦忽略，則有可能導致投標失敗，不僅投標者的大量準備工作徒勞無功，而且還會影響公司聲譽。
(4)物業(yè)開發(fā)商狀況。這一層面的分析包括開發(fā)商的技術力量、信譽度等。因為物業(yè)的質(zhì)量取決于開發(fā)商的設計、施工質(zhì)量，而有些質(zhì)量問題只有在物業(yè)管理公司接管后才會出現(xiàn)，這必然會增大物業(yè)管理公司的維護費用和與開發(fā)商交涉的其他支出，甚至還有可能會影響物業(yè)管理公司的信譽。因此，物業(yè)管理公司通過對開發(fā)商以往所承建物業(yè)質(zhì)量的調(diào)查，以及有關物業(yè)管理公司與之合作的情況，分析判斷招標物業(yè)開發(fā)商的可靠性，并盡量選擇信譽較好、易于協(xié)調(diào)的開發(fā)商所開發(fā)的物業(yè)，盡可能在物業(yè)開發(fā)的前期介入，這樣既可保證物業(yè)質(zhì)量，也便于其日后管理。
2.本公司投標條件分析
(1)以往類似的物業(yè)管理經(jīng)驗。已接管物業(yè)往往可使公司具有優(yōu)于其他物業(yè)管理公司的管理或合作經(jīng)驗，這在競標中極易引起開發(fā)商注意。而且從成本角度考慮，以往的類似管理也可在現(xiàn)成的管理人員、設備或固定的業(yè)務聯(lián)系方面節(jié)約許多開支。故投標者應針對招標物業(yè)的情況，分析本公司以往類似經(jīng)驗，確定公司的競爭優(yōu)勢。
(2)人力資源優(yōu)勢。公司是否在以往接管物業(yè)中培訓人員，是否具有熟練和經(jīng)驗豐富的管理人員，是否與其他在該物業(yè)管理方面有豐富經(jīng)驗的專業(yè)服務公司有密切合作關系。
(3)技術優(yōu)勢。即能否利用高新技術提供高品質(zhì)服務或特殊服務，如智能大廈等先進的信息管理技術，綠色工程以及高科技防盜安全設施等。
(4)財務管理優(yōu)勢。公司在財務分析方面是否有完善的核算制度和先進的分析方法，是否擁有優(yōu)秀的財務管理人才資源，是否能多渠道籌集資金，并合理開支。
(5)劣勢分析。這主要體現(xiàn)在競爭者的優(yōu)勢上，詳見下面的分析。
3.競爭者分析
(1)潛在競爭者。有時在競標中可能會出現(xiàn)某些剛具有物業(yè)管理資質(zhì)的物業(yè)管理公司參與競標的情況。他們可能幾乎沒有類似成熟的管理經(jīng)驗，但在某一方面(如特殊技術、服務等)卻具有絕對或壟斷優(yōu)勢。由于他們進入物業(yè)管理行業(yè)不久，許多情況尚未能為人所知，他們雖然默默無聞，容易被人所忽略，卻很有可能成為競標中的“黑馬”，這樣的競爭對手不僅隱蔽而且威脅巨大。對于這些陌生的競爭者，投標公司不可掉以輕心，必須認真對待。這實際上又從另一方面強調(diào)了物業(yè)管理公司全面搜集資料工作的重要性。
(2)同類物業(yè)管理公司的規(guī)模及其現(xiàn)接管物業(yè)的數(shù)量與質(zhì)量。通常大規(guī)模的物業(yè)管理公司就意味著成熟的經(jīng)驗、先進的技術和優(yōu)秀的品質(zhì)，就是在以其規(guī)模向人們展示其雄厚的實力，尤其在我國現(xiàn)階段大多數(shù)物業(yè)管理公司還屬于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)，專業(yè)性服務公司尚不成氣候的情況下，規(guī)模大小在很大程度上將影響招標者的選擇判斷。此外，公司現(xiàn)有的正在接管的物業(yè)數(shù)量、所提供服務的質(zhì)量則可從另一方面更為真實地反映出其實力大小。
(3)當?shù)馗偁幷叩牡赜騼?yōu)勢。物業(yè)管理提供的是服務，其質(zhì)量的判定在很大程度上取決于業(yè)主的滿足程度。當?shù)氐奈飿I(yè)管理公司可以利用其對當?shù)匚幕L俗的熟悉提供令業(yè)主滿足的服務。較之異地進入的物業(yè)管理公司，他們一來可減少進入障礙，二來可利用以往業(yè)務所形成的與當?shù)貙I(yè)性服務公司的密切往來，分包物業(yè)管理，從而具有成本優(yōu)勢，同時他們還可能由于與當?shù)赜嘘P部門的特殊聯(lián)系而具有某些關系優(yōu)勢。
(4)經(jīng)營方式差異。現(xiàn)有物業(yè)管理公司的組織形式有兩種:一是實體性，內(nèi)部分為兩個層次，即管理層和作業(yè)層，管理層由有經(jīng)營頭腦的人組成，作業(yè)層由與服務內(nèi)容相關的操作人員組成；二是純由管理人員組成，無作業(yè)層，他們通常不帶工人隊伍，而是通過合同形式與社會上各類專業(yè)服務企業(yè)形成松散的聯(lián)合，以合同方式將物業(yè)管理內(nèi)容發(fā)包給相關的服務企業(yè)。這兩種不同組織形式?jīng)Q定了他們不同的經(jīng)營方式，前者通常具有較強的統(tǒng)一協(xié)調(diào)性，但管理成本較高；后者則相對靈活，管理成本低，但需要有優(yōu)秀的專業(yè)性服務公司與之配合，因而他們的投標積極性與報價也相應呈現(xiàn)差異。投標公司可針對招標物業(yè)所在地具體情況對其區(qū)別對待，權(quán)宜從事。
4.風險分析
在國內(nèi)從事物業(yè)管理投標，通常可能面臨的風險有:
(1)通貨膨脹風險。主要是指由于通貨膨脹引起的設備、人工等價格上升，導致其中標后實際運行成本費用大大超過預算，甚至出現(xiàn)虧損。
(2)經(jīng)營風險。即物業(yè)管理公司由于自身管理不善，或缺乏對當?shù)匚幕牧私猓荒芴峁└哔|(zhì)量服務，導致虧損甚至遭業(yè)主辭退。
(3)自然條件。如水災、地震等自然災害發(fā)生而又不能構(gòu)成合同規(guī)定的“不可抗力”條款時，物業(yè)管理公司將承擔的部分損失。
(4)其他風險。如分包公司不能履行合同規(guī)定義務，而使物業(yè)管理公司遭受經(jīng)濟乃至信譽損失等。
此外，當物業(yè)管理公司從事國際投標時，還可能面臨政治風險。
這些因素都可能導致物業(yè)管理公司即使競標成功也會發(fā)生虧損，但這也絕非不可避免。物業(yè)管理公司必須在決定投標之前認真考慮這些風險因素，并從自身條件出發(fā)，制訂出最佳方案規(guī)避風險，將其可能發(fā)生的概率或造成的損失盡量減少到最小。
二、投標實施步驟
在通過資格預審之后，物業(yè)管理公司便可按以下步驟實施投標
(一)購買閱讀招標文件
物業(yè)管理公司要想取得招標文件必須向業(yè)主購買，而取得招標文件之后，如何閱讀成為關系到投標成敗的重要環(huán)節(jié)。
首先，招標文件可能會由于篇幅較長而出現(xiàn)前后文不一致、某些內(nèi)容不清晰的情況。這些錯誤雖是由于招標業(yè)主的原因，但若投標企業(yè)在投標前不加重視，甚至不能發(fā)現(xiàn)，將可能影響投標標價的制定，以至影響投標的成功，甚至還可能影響中標后合同的履行。因此，投標企業(yè)在這一階段，應本著仔細謹慎的原則，閱讀并盡可能找出錯誤，再按其不同性質(zhì)與重要性，將這些錯誤與遺漏劃分為“招標前由業(yè)主明確答復”和“計人索賠項目”兩類。
其次，從事國際投標的公司還應注意招標文件的翻譯。不同的翻譯可能會導致招標文件內(nèi)容面目全非，而由精通外語的計價員直接閱讀招標文件則是解決這一問題的理想辦法。
此外，招標公司還應注意要對招標文件中的各項規(guī)定，如開標時間、定標時間、投標保證書等，尤其是圖紙、設計說明書和管理服務標準、要求和范圍予以足夠重視，作出仔細研究。
(二)考察現(xiàn)場
通常，開發(fā)商或業(yè)主委員會將根據(jù)需要組織參與投標的物業(yè)管理公司統(tǒng)一參觀現(xiàn)場，并向他們做出相關的必要介紹，其目的在于幫助投標公司充分了解物業(yè)情況，以合理計算標價。在考察過程中，投標人還將就投標公司代表所提出的有關投標的各種疑問做出口頭回答，但這種口頭答疑并不具備法律效力。只有在投標者以書面形式提出問題并由招標人做出書面答復時，才能產(chǎn)生法律約束力。
根據(jù)慣例，投標人應對現(xiàn)場條件考察結(jié)果自行負責，開發(fā)商將認為投標者已掌握了現(xiàn)場情況，明確了現(xiàn)場物業(yè)與投標報價有關的外在風險條件。投標人不得在接管后對物業(yè)外在的質(zhì)量問題提出異議，申明條件不利而要求索賠(當然，其內(nèi)在且不能從外部發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題除外)。因此，投標公司對這一步驟不得掉以輕心，必須就以下方面進行細致了解:
(1)若物業(yè)管理在物業(yè)竣工前期介入，則應現(xiàn)場查看工程土建構(gòu)造，內(nèi)外安裝的合理性，尤其是消防安全設備、自動化設備、安全監(jiān)控設備、電力交通通訊設備等，必要時做好日后養(yǎng)護、維護要點記錄，圖紙更改要點記錄，交與開發(fā)商商議。前期介入的優(yōu)點在于物業(yè)管理公司可與業(yè)主更好地協(xié)調(diào)，有利于其接管后的管理。物業(yè)管理公司應盡量利用這一機會，認真準備、仔細查看，參與業(yè)主的設計開發(fā)，甚至可以就業(yè)主設計的不合理之處提出修改意見，或提出更好的設計建議。
(2)若物業(yè)已經(jīng)竣工，則物業(yè)管理公司應按以下標準視察項目:
①工程項目施工是否符合合同規(guī)定與設計圖紙要求；
②技術經(jīng)檢驗達到國家規(guī)定的質(zhì)量標準，能滿足使用要求；
③竣工工程達到窗明、地凈、水通、電亮及采暖通風設備運轉(zhuǎn)正常；
④設備調(diào)試、試運轉(zhuǎn)達到設計要求；
⑤確保外在質(zhì)量無重大問題；
⑥周圍公用設施分布情況。
(3)主要業(yè)主情況，包括收入層次、主要服務要求與所需特殊服務等。這些情況可由投標公司自行安排人員與時間進行調(diào)查。
(4)當?shù)氐臍夂颉⒌刭|(zhì)、地理條件。這些條件與接管后的服務密切相關。例如，上海的氣候四季分明，晝夜溫差較大，春夏之交還有黃梅季節(jié)，因此這里的物業(yè)注重朝向、通風與綠化，相應其物業(yè)管理也更應注意加強環(huán)境維護與季節(jié)更替時的服務。再如素有“山城”之稱的重慶，其特點在于春秋兩季不分明，濕度大，夏季氣候悶熱，且由于地勢起伏大，交通甚為不便，因此這里的物業(yè)管理則應突出交通便利服務與夏季的防暑工作。由此可見，這些地理與氣候的差異必然導致具體服務內(nèi)容的差異，只有當物業(yè)管理公司了解這些差異時，其服務才會有的放矢，事半功倍。
(三)制定管理服務方法及工作量
通常投標公司可根據(jù)招標文件中的物業(yè)情況和管理服務范圍、要求，詳細列出完成所要求管理服務任務的方法及工作量。
住宅小區(qū)的特點在于規(guī)劃集中，功能多樣，產(chǎn)權(quán)多元，管理復雜。為突出其居住、服務、經(jīng)濟功能，物業(yè)管理內(nèi)容應包括房屋的維護與修繕管理、環(huán)境的維護管理、市政公用設施的維護管理及綠化、治安管理等，其管理重點應是日常維護、修繕。
對于寫字樓，其管理側(cè)重于為該樓宇中的工作人員提供一個舒適的工作環(huán)境，服務內(nèi)容應包括裝修圖紙審批、維修服務、保安服務、清潔服務、咨詢服務、公關服務等，其重點應突出清潔、安全保衛(wèi)工作。
商業(yè)樓宇管理的重點則在于建立良好的商業(yè)形象，以吸引更多消費者，故其日常管理工作包括安全保衛(wèi)工作、消防工作、設備管理、清潔衛(wèi)生工作、車輛管理工作等，其重點應是保安、清潔工作。
工業(yè)廠房與倉庫的管理因關系到產(chǎn)品質(zhì)量與丟失損壞等問題，其服務項目主要是做好各項保障事務，如材料、物資、設備、工具的供應保障；工作生活設施及工作條件的保障；優(yōu)美環(huán)境和娛樂的保障等，其重點應放在材料、物資及工作條件的安全保障之上。
投標物業(yè)可根據(jù)招標物業(yè)性質(zhì)及所要求服務的內(nèi)容，制定和規(guī)劃管理服務內(nèi)容及工作量。這里，以最常見的住宅公寓為例，制定管理服務內(nèi)容及工作量。
(四)制定資金計劃
資金計劃應當在確定了管理服務內(nèi)容及工作量的基礎上制定。制定資金計劃目的主要有二:一是復核投標可行性研究結(jié)果；二是做好議標階段向開發(fā)商或業(yè)主作承包答辯的準備。資金計劃應以資金流量為根據(jù)進行測算，一般說來，資金流入應當大于流出，這樣的資金計劃安排對評標委員會才具有說服力。通常物業(yè)管理公司經(jīng)營中主要的現(xiàn)金流入和流出項目為:
(1)標書規(guī)定的預付款、保證金等。
(2)接管期間費用支出。
(3)接管期間收入。
(4)其他資金來源。
(五)標價試算
以上工作完成后，投標者便可進行標價試算。試算前，投標者應確保做到以下幾點:
(1)明確領會了招標文件中的各項服務要求、經(jīng)濟條件；
(2)計算或復核過服務工作量；
(3)掌握了物業(yè)現(xiàn)場基礎信息；
(4)掌握了標價計算所需的各種單價、費率、費用；
(5)擁有分析所需的、適合當?shù)貤l件的經(jīng)驗數(shù)據(jù)。
通常，在確定了工作量之后，即可用服務單價乘以工作量，得出管理服務費用。但對于單價的確定，不可套用統(tǒng)一收費標準(國家規(guī)定了管理服務單價的除外)，因為不同物業(yè)情況不同，必須具體問題具體分析。同時，確定單價時還必須根據(jù)競爭對手的狀況，從戰(zhàn)略戰(zhàn)術上予以研究分析。
(六)標價評估與調(diào)整
對于上述試算結(jié)果，投標者必須經(jīng)過進一步評估才能最后確定標價，這主要是因為:
(1)試算所用基礎數(shù)據(jù)可能部分是預測性的，部分為經(jīng)驗性的，不夠精確可靠，估價人員應當對預測和經(jīng)驗數(shù)據(jù)的適用基礎進行審查，必要時予以調(diào)整。
(2)風險等不可預見費用是主觀設定的，應在計算結(jié)束后予以復核，綜合各渠道所得信息分析做出報價決策。
(3)可能由于估價人員比較保守，致使估價偏高，對此可參考幾個估價人員的估價結(jié)果，取平均值確定最終報價。
現(xiàn)行標價的評估內(nèi)容大致包括兩方面:一是價格類比；二是競爭形勢分析。分析之后便可進行標價調(diào)整。
通過這一步驟，投標公司便可以確定出最終標價。
(七)辦理投標保函
由于投標者一旦中標就必須履行受標的義務，為防止投標單位違約給招標單位帶來經(jīng)濟上的損失，在投遞物業(yè)管理投標書時，招標單位通常要求投標單位出具一定金額和期限的保證文件，以確保在投標單位中標后不能履約時，招標單位可通過出具保函的銀行，用保證金額的全部或部分為投標單位賠償經(jīng)濟損失。投標保函通常由投標單位開戶銀行或其主管部門出具。
投標保函所承擔的主要擔保責任有:
(1)投標人在投標有效期內(nèi)不得撤回標書及投標保函。
(2)投標人被通知中標后必須按通知書規(guī)定的時間前往物業(yè)所在地簽約。
(3)在簽約后的一定時間內(nèi)，投標人必須提供履約保函或履約保證金。
如果投標人違反上述任何一條規(guī)定，招標人就有權(quán)沒收投標保函，并向銀行索賠其擔保金額。若投標人沒有中標或沒有任何違約行為，招標人就應在通知投標無效或未中標或投標單位履約之后，及時將投標保函退還給投標人，并相應解除銀行的擔保責任。
通常辦理投標保函應經(jīng)過以下程序:
(1)向銀行提交標書中的有關資料，包括投標人須知，保函條款、格式及法律條款等。
(2)填寫《要求開具保函申請書》及其他申請所要求填寫的表格，按銀行提供的格式一式三份。
(3)提交詳細材料，說明物業(yè)管理服務量及預定合同期限。
投標保函的主要內(nèi)容包括:擔保人、被擔保人、受益人、擔保事由、擔保金額、擔保貨幣、擔保責任、索償條件等。保函的有效期限通常在投標人須知中有規(guī)定，超過保函規(guī)定的有效期限，或在有效期內(nèi)招標人因故宣布本次招標作廢，投標保函自動失效。有效期滿后，投標人應將投標保函退還銀行注銷。
除辦理投標保函外，投標方還可以保證金的形式提供違約擔保。此時，投標方保證金將作為投標文件的組成部分之一。
投標方應將保證金于投標截止之日前交至招標機構(gòu)指定處。投標保證金可以銀行支票或現(xiàn)金形式提交，保證金額依據(jù)招標文件的規(guī)定確定。未按規(guī)定提交投標保證金的投標，將被視為無效投標。
中標的投標方的保證金，在中標方簽訂合同并履約后5日內(nèi)予以退還；未中標的投標方的保證金，在定標后5日內(nèi)予以退還，均不用支付利息。
(八)封送標書、保函
投標文件全部編制好以后，投標人就可派專人或通過郵寄將標書投送給招標人。
封送標書的一般慣例是，投標人應將所有投標文件按照招標文件的要求，準備正本和副本(通常正本1份，副本2份)。標書的正本及每一份副本應分別包裝，而且都必須用內(nèi)外兩層封套分別包裝與密封，密封后打上“正本”或“副本”的印記(一旦正本和副本有差異，以正本為準)，兩層封套上均應按投標邀請書的規(guī)定寫明投遞地址及收件人，并注明投標文件的編號、物業(yè)名稱、“在某日某時(指開標日期)之前不要啟封”等。內(nèi)層封套是用于原封退還投標文件的，因此應寫明投標人的地址和名稱，若是外層信封上未按上述規(guī)定密封及做標記，則招標方的工作人員等對于把投標文件放錯地方或過早啟封概不負責。由于上述原因被過早啟封的標書，招標人將予拒絕并退還投標人。
所有投標文件都必須按招標人在投標邀請書中規(guī)定的投標截止時間之前送至招標人。投標文件從投標截止之時起，有效期為30天。招標人將拒絕在投標截止時間后收到的投標文件。
三、定標后的工作
(一)中標后的合同簽訂與履行
經(jīng)過評標與定標之后，招標方將及時發(fā)函通知中標公司。中標公司則可自接到通知之時做好準備，進入合同的簽訂階段。
通常，物業(yè)委托管理合同的簽訂需經(jīng)過簽訂前談判、簽訂諒解備忘錄、發(fā)送中標函、簽訂合同協(xié)議書幾個步驟。由于在合同簽訂前雙方還將就具體問題進行談判，中標公司應在準備期間對自己的優(yōu)劣勢、技術資源條件以及業(yè)主狀況進行充分分析，并盡量熟悉合同條款，以便在談判過程中把握主動，避免在合同簽訂過程中利益受損。同時，物業(yè)管理公司還應著手組建物業(yè)管理專案小組，制訂工作規(guī)劃，以便合同簽訂后及時進駐物業(yè)。
物業(yè)委托管理合同自簽訂之日起生效，業(yè)主與物業(yè)管理公司均應依照合同規(guī)定行使權(quán)利、履行義務。
(二)未中標的總結(jié)
競標失利不僅意味著前期工作白白浪費，而且還將對公司聲譽產(chǎn)生不利影響，因此，未中標公司應在收到通知后及時對本次失利的原因做出分析，避免重蹈覆轍。分析可從以下幾方面考慮:
(1)準備工作不充分。投標公司在前期收集的資料是否不夠充分，致使公司對招標物業(yè)的主要情況或競爭者了解不夠，因而采取了某些不當?shù)牟呗裕瑢е率Ю?/p>
(2)估價不準。投標公司還可分析報價與中標標價之間的差異，并找出存在差異的根源，是工作量測算得不準，還是服務單價確定得偏高，或是計算方法不對。
(3)報價策略失誤。這里包含的原因很多，投標公司應具體情況具體分析。
對于以上分析得出的結(jié)果，投標公司應整理并歸檔，以備下次投標借鑒參考。
(三)資料整理與歸檔
無論投標公司是否中標，在競標結(jié)束后都應將投標過程中的一些重要文件進行分類歸檔保存，以備查核。這樣一來可為中標公司在合同履行中解決爭議提供原始依據(jù)，二來也可為競標失利的公司分析失敗原因提供資料。通常這些文檔資料主要包括:①招標文件；②招標文件附件及圖紙；③對招標文件進行澄清和修改的會議記錄和書面文件；④投標文件及標書；⑤同招標方的來往信件；⑥其他重要文件資料。
篇3：物業(yè)知識教材：物業(yè)管理招標工作程序
物業(yè)知識教材：物業(yè)管理招標工作程序
一、招標準備階段
招標準備階段是指從開發(fā)商或業(yè)主決定進行物業(yè)管理招標到正式對外招標即發(fā)布招標公告之前的這一階段所做的一系列準備工作。根據(jù)國際慣例，這一階段的主要工作有:成立招標機構(gòu)；編制招標文件；確定標底。
(一)成立招標機構(gòu)
任何一項物業(yè)管理招標，無論是開發(fā)商還是業(yè)主委員會，都需要成立一個專門的招標機構(gòu)，并由該機構(gòu)全權(quán)負責整個招標活動。招標機構(gòu)的主要職責是:擬定招標章程和招標文件；組織投標、開標、評標和定標；組織簽訂合同。可見招標機構(gòu)一旦成立，其職責將貫穿整個招標投標過程。
成立招標機構(gòu)主要有兩種途徑。一種是開發(fā)商或業(yè)主自行成立招標機構(gòu)，自行組織招標投標工作；另一種是開發(fā)商或業(yè)主委員會委托專門的物業(yè)管理招標代理機構(gòu)招標。兩種途徑都符合我國《招標投標法》的規(guī)定，并各有特點。
對于開發(fā)商或業(yè)主委員會自行成立招標機構(gòu)，我國《招標投標法》規(guī)定:“招標人具有編制招標文件和組織評標能力的，可以自行辦理招標事宜。任何單位和個人不得強制其委托招標代理機構(gòu)辦理招標事宜”。考慮到招標是一項較為復雜和繁瑣的工作，其中在編制招標文件和組織評標方面有較強的專業(yè)性，對招標人能力的要求也較高，因此，招標人應根據(jù)自己的實際情況，量力而行。如招標人為實力雄厚的大型開發(fā)商或聯(lián)合開發(fā)機構(gòu)，有能力從物業(yè)的設計、施工監(jiān)理到驗收，整個開發(fā)的過程都統(tǒng)一自行成立招標機構(gòu)，包攬其“一條龍”的招標工作，這時該物業(yè)管理招標也理應由開發(fā)商自行成立的招標機構(gòu)來完成。再如，對于采用小范圍邀請招標或議標方式的小規(guī)模物業(yè)管理項目，由于招標工作量不大，專業(yè)性不強，開發(fā)商一般都能夠自行編制招標文件和組織評標，這時，招標人自行成立招標機構(gòu)招標也較為適宜。自行招標的開發(fā)商或業(yè)主應按照慣例在開發(fā)商所在單位或業(yè)主委員會下設“招標工作委員會”或“招標工作組”等非常設的招標機構(gòu)。其具體的組織機構(gòu)設置本書第1章已作詳細介紹，在此不再贅述。
對于招標人委托招標代理機構(gòu)招標，我國《招標投標法》規(guī)定:“招標人有權(quán)自行選擇招標代理機構(gòu)，委托其辦理招標事宜。任何單位和個人不得以任何方式為招標人指定招標代理機構(gòu)”。采用委托招標代理機構(gòu)招標的最大優(yōu)點在于招標機構(gòu)與投標人之間做到信息充分對稱，使得在招標項目專業(yè)性較強或開發(fā)商和業(yè)主信息不充分的情況下，招標得以順利完成。要做到這一點，開發(fā)商或業(yè)主在選擇招標代理機構(gòu)時應注意以下問題:
首先，招標人應根據(jù)自己的意愿和自身情況選擇招標代理機構(gòu)，任何個人和單位都無權(quán)強行指定招標代理機構(gòu)給招標人。而且，招標代理機構(gòu)與招標人之間僅限于委托代理的關系，招標代理機構(gòu)無權(quán)將招標結(jié)果強加于招標人，招標人應是是否中標的最終決定者。特別是國有房地產(chǎn)開發(fā)商在委托招標代理機構(gòu)招標時，應避免選擇與自己有上級關系的招標代理機構(gòu)。
其次，招標人應根據(jù)自己標的的規(guī)模大小，選擇不同等級的招標代理機構(gòu)進行招標。我國《招標投標法》對招標代理機構(gòu)的資格和等級劃分，主要依據(jù)招標代理機構(gòu)所具備的兩個條件:一是代理招標經(jīng)歷達到一定的年限，且連續(xù)幾年招標金額達到一定等級；二是編制招標文件和組織評標的專業(yè)能力和技術力量，也就是配備的專家人才庫的規(guī)模大小和專家素質(zhì)的高低。招標人應根據(jù)自身對物業(yè)管理的要求及標的的規(guī)模大小選擇相稱的招標代理機構(gòu)，在委托價格合理的情況下，應選取具有較高等級的代理機構(gòu)進行招標。
招標人委托招標代理機構(gòu)進行招標的方式常用于公開招標和一部分大范圍邀請招標。事實上，對于一些大型的項目，開發(fā)商往往委托一家招標代理機構(gòu)包攬該項目所有的招標工作；另外，業(yè)主委員會進行物業(yè)管理招標時，通常也采用委托招標代理機構(gòu)招標的方式。
(二)編制招標文件
編制招標文件是招標準備階段招標人最重要的工作內(nèi)容。招標文件是招標機構(gòu)向投標者提供的為進行招標工作所必需的文件。招標文件的作用在于:告知投標人遞交投標書的程序；闡明所需招標的標的情況；告知投標評定準則以及訂立合同的條件等。招標文件既是投標人編制投標文件的依據(jù)，又是招標人與中標人商定合同的基礎，因此它是對招標機構(gòu)與投標人雙方，以及招標人(開發(fā)商或業(yè)主)與中標人雙方都具有約束力的重要文件。招標人應十分重視編制招標文件的工作，并務必做到條款嚴密、周到，內(nèi)容明確，合理合法。
物業(yè)管理招標文件的內(nèi)容格式根據(jù)招標項目的特點和需要而有所不同，但任何招標文件都應當依據(jù)法規(guī)和慣例編寫其基本的內(nèi)容。我國《招標投標法》規(guī)定:“招標文件應當包括招標項目的技術要求、對投標人資格審查的標準、投標報價要求和評標標準等所有實質(zhì)性要求和條件以及擬簽訂合同的主要條款”。根據(jù)這一規(guī)定和國際慣例，物業(yè)管理招標文件的基本內(nèi)容可概括為三大部分:
1.投標人須知
投標人須知是招標文件的重要組成部分，它是業(yè)主或招標機構(gòu)對投標人如何投標的指導性文件，其內(nèi)容包括投標的條件、有關要求及手續(xù)。
(1)投標的條件
招標文件所以要對投標的條件進行說明和規(guī)定，其目的是為了保證投標人的合格性和投標的真實性。為了保證投標人的合格性，招標機構(gòu)有必要對潛在的投標人進行投標資格預審，招標文件在這一部分規(guī)定參加資格預審的投標人須遞交的證明資料及其格式，以便統(tǒng)一進行審查。為了保證投標的真實性，招標人往往還要求投標人必須交納投標保證金，招標文件中規(guī)定了投標保證金的比例、交納方式以及保證書的格式等。
(2)對投標文件的要求
如果說投標的條件側(cè)重于對投標人的要求，則該部分側(cè)重于對投標文件的要求。由于招標機構(gòu)在接受投標書時，通常會檢查投標書的制作和封送是否合乎程序，招標文件必須在這一部分中寫明對投標文件編寫的統(tǒng)一要求(通常提供統(tǒng)一的投標文件格式)以及對投標文件封存和遞交的規(guī)定，以便于開標和評標工作。
(3)對招標程序的說明
由于整個招標過程應體現(xiàn)出公平、公正、合理的原則，而要體現(xiàn)公平、公正原則，重要的一條便是招標程序的公開化，以增加招標活動的透明度。招標文件這一部分的內(nèi)容便是通過將開標、評標和定標的規(guī)劃等招標過程的關鍵內(nèi)容予以公開，從而體現(xiàn)了整個招標工作的公正透明。
2.合同條款
合同條款的目的在于將中標后所要簽訂的合同的內(nèi)容規(guī)范化和公開化，這也是招標公平、公正原則的具體表現(xiàn)。合同的條款分為一般性條款和特殊性條款。前者通常是物業(yè)管理招標的行業(yè)性的約定俗成，對于不同的物業(yè)管理項目均具有一般性，通常由技術條款、商務條款和法律條款組成；后者則是針對每個具體不同的物業(yè)管理項目自身的特點而度身定造的個性化條款。按照個性包括共性的道理，在合同條款中，特殊性條款也就優(yōu)于一般性條款，在兩者發(fā)生不一致時，合同應以特殊性條款為準。
3.技術規(guī)范
技術規(guī)范是詳細說明招標項目的技術要求(如物業(yè)管理項目的服務標準、具體工作量等)的文件，當屬招標文件的重點之一。技術規(guī)范通常是以技術規(guī)格一覽表的形式進行說明，另外還需附上項目的工程圖紙等作為投標人計算標價時的依據(jù)。
考慮到招標文件的編制對整個招標活動的影響舉足輕重，下一章將專門就招標文件的編制進行詳細介紹，在此不再贅述。
最后談一談制定招標文件的時間。何時制定招標文件是由物業(yè)開發(fā)建設程序決定的，我國目前大多數(shù)物業(yè)管理招標均是在物業(yè)開發(fā)建設的后期。然而，隨著開發(fā)商對物業(yè)管理的要求不斷提高，物業(yè)管理“超前招標”已屢見不鮮。“超前招標”在我國即為在項目立項階段，用地申請得到批準后即可進行物業(yè)管理招標工作、制定招標文件。超前實行物業(yè)管理招標確實有其優(yōu)點，然而過早地制定招標文件，加之此時存在大量的不確定因素會使得招標文件編制難度加大，可靠性降低。因此，應注意把握招標文件制定的時間，使編制出的招標文件內(nèi)容既嚴密明確，又不失前瞻性。
(三)制定標底
制定標底是招標的一項重要的準備工作。按照國際慣例，在正式招標前，招標人應對招標項目制定出標底。標底是招標人為準備招標的內(nèi)容計算出的一個合理的基本價格，即一種預算價格，它的主要作用是作為招標人審核報價、評標和確定中標人的重要依據(jù)。因此，標底是招標單位的“絕密”資料，不能向任何無關人員泄露。特別是我國國內(nèi)大部分項目招標評標時，均以標底上下的一個區(qū)間作為判斷投標是否合格的條件，標底保密的重要性就更加明顯了。
由于標底是衡量投標報價競爭力的一把尺子，標底制定的好壞，直接影響到招標工作的有效性。標底定的過高，進入合格范圍內(nèi)的投標人數(shù)量太多，就會使評價的工作量和難度大大增加；標底定得過低，又容易使所有的投標人都落空，從而導致招標失敗。因此，標底制定得好，可以說是招標工作成功的一半，而編制一個先進、準確、合理、可行的標底需要認真細致，實事求是。首先，標底的制定與招標文件的編制有著密不可分的關系。標底制定得是否正確很大程度上取決于招標文件中對項目工作量的說明是否正確，因此招標文件對項目的工作量進行說明時應盡量減少漏項，同時將工作量盡可能算準確，力爭將招標文件中計算出的工作量與實際量的誤差控制在5%以內(nèi)。其次，標底的制定應建立在一個比較先進的物業(yè)管理方案基礎上，這樣編制出的標底才切合實際。如果開發(fā)商或業(yè)主屬自行招標，則可參照相關物業(yè)近年來國內(nèi)外先進的物業(yè)管理方法，或者開發(fā)商或業(yè)主可以委托招標代理機構(gòu)制定標底。
二、招標實施階段
招標實施階段是整個招標過程的實質(zhì)性階段。招標的實施主要包括以下幾個具體步驟:發(fā)布招標公告或投標邀請書；組織資格預審；召開標前會議；開標、評標和定標。
(一)發(fā)布招標公告或投標邀請書
我國《招標投標法》和國際慣例都規(guī)定，招標人采用公開招標方式招標的，應當發(fā)布招標公告；招標人采用邀請招標方式的，應當向三個以上具備承擔招標項目的能力、資信良好的特定的法人或其他組織發(fā)出投標邀請書。無論是招標公告還是投標邀請書，其目的是一致的，都是為了向盡可能多的潛在投標者提供均等機會，讓其了解招標項目的情況，并對是否參加該項目投標進行考慮和有所準備。兩者的區(qū)別在于對公開招標公告的要求更為嚴格。以下對發(fā)布招標公告的渠道和時間安排、招標公告的內(nèi)容和格式等進行詳細介紹。
1.發(fā)布招標公告的渠道
發(fā)布招標公告應根據(jù)項目的性質(zhì)和自身特點選擇適當?shù)那馈H慣例中常見的招標公告發(fā)布渠道有:指定的招標公報、官方公報、本國報紙、技術性或?qū)I(yè)性期刊以及信息網(wǎng)絡等其他媒體。
一般來說，一些必須招標的大型項目的招標公告都應在指定的刊物上刊登。如實行國際競爭招標的公告的指定發(fā)布刊物為聯(lián)合國出版的《發(fā)展商務報》(DevelopmentBusiness)；必須實行國內(nèi)公開招標的項目的招標公告指定必須在我國出版的《中國招標》期刊上刊登。除了必須在指定的刊物上刊登以外，此類項目還可以在官方公報上刊登招標公告，使投標具有廣泛性，如在我國還主要刊登在《人民日報》、《中國日報》上。
對于大多數(shù)中小規(guī)模的物業(yè)管理招標項目，其招標公告一般選擇在國內(nèi)廣泛發(fā)行的一種報紙上刊登。如果是實行地方性公開招標的項目，其招標公告應選擇在本地的官方公報或本地區(qū)廣泛發(fā)行的一種報紙上刊登。另外，還可以選擇在一些專業(yè)類期刊上刊登，如房地產(chǎn)、物業(yè)管理專業(yè)期刊等。
實際上，除了一些必須要在指定刊物刊登的招標項目外，國際慣例對招標公告的發(fā)布一般只要求符合信息廣泛性原則。因此通常情況下，一項招標項目往往同時通過幾種渠道發(fā)布其招標公告，而不拘泥于某一種渠道，比如在當今的信息網(wǎng)絡刊登招標公告。
2.發(fā)布招標公告的時間安排
為使?jié)撛诘耐稑巳藢φ袠隧椖渴欠裢稑诉M行考慮和有所準備，招標人在刊登招標公告時，在時間安排上應考慮兩個因素:
(1)刊登招標公告所需時間。各類刊物從接受廣告申請到刊出廣告需要一定時間，如果沒有充分地考慮，招標公告可能會在投標截止日期之后才能刊登出來。另外，如果要通過幾個渠道發(fā)布招標公告，要考慮到各類渠道的出版周期(如報刊的出版周期顯然要比網(wǎng)絡媒體長)，以便能讓招標公告基本在同一時間刊登出來。
(2)投標人準備投標所需時間。這一時間應從招標公告預計發(fā)布日期開始計算。投標人申請投標→得到招標文件→準備投標→遞交投標書需要有足夠的時間。按照國際慣例，從招標公告發(fā)布之日算起，應讓投標人至少有45天(通常有60~90天)來準備投標和遞交標書。
3.招標公告的內(nèi)容和格式
招標公告應以簡短、明了和完整為宗旨。通常情況下應包括以下內(nèi)容:
①招標單位(業(yè)主或開發(fā)商)名稱；
②項目名稱；
③項目地點；
④項目資金來源(物業(yè)管理資金來源，如業(yè)主分攤或開發(fā)商預付等)；
⑤招標目的(邀請資格預審還是邀請投標)；
⑥項目要求概述(項目性質(zhì)、規(guī)格及管理要求)；
⑦購買招標文件的時間、地點和價格；
⑧接受標書的最后日期和地點；
⑨開標日期、時間和地點；
⑩如果需要，規(guī)定資格預審的標準，以及提供資格預審文件的日期、份數(shù)和使用語言；
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