培訓(xùn)：物業(yè)管理招標(biāo)程序

2024-06-21 5805

　　培訓(xùn)：物業(yè)管理招標(biāo)程序

　　一、招標(biāo)準(zhǔn)備階段

　　招標(biāo)準(zhǔn)備階段是指從開發(fā)商或業(yè)主決定進(jìn)行物業(yè)管理招標(biāo)到正式對外招標(biāo)即發(fā)布招標(biāo)公告之前的這一階段所做的一系列準(zhǔn)備工作。根據(jù)國際慣例，這一階段的主要工作有：成立招標(biāo)機(jī)構(gòu);編制招標(biāo)文件;確定標(biāo)底。

　　(一)成立招標(biāo)機(jī)構(gòu)

　　任何一項(xiàng)物業(yè)管理招標(biāo)，無論是開發(fā)商還是業(yè)主委員會，都需要成立一個專門的招標(biāo)機(jī)構(gòu)，并由該機(jī)構(gòu)全權(quán)負(fù)責(zé)整個招標(biāo)活動。招標(biāo)機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)是：擬定招標(biāo)章程和招標(biāo)文件;組織投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo);組織簽訂合同。可見招標(biāo)機(jī)構(gòu)一旦成立，其職責(zé)將貫穿整個招標(biāo)投標(biāo)過程。

　　成立招標(biāo)機(jī)構(gòu)主要有兩種途徑。一種是開發(fā)商或業(yè)主自行成立招標(biāo)機(jī)構(gòu)，自行組織招標(biāo)投標(biāo)工作;另一種是開發(fā)商或業(yè)主委員會委托專門的物業(yè)管理招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)。兩種途徑都符合我國《招標(biāo)投標(biāo)法》的規(guī)定，并各有特點(diǎn)。

　　對于開發(fā)商或業(yè)主委員會自行成立招標(biāo)機(jī)構(gòu)，我國《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定：“招標(biāo)人具有編制招標(biāo)文件和組織評標(biāo)能力的，可以自行辦理招標(biāo)事宜。任何單位和個人不得強(qiáng)制其委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)辦理招標(biāo)事宜”。考慮到招標(biāo)是一項(xiàng)較為復(fù)雜和繁瑣的工作，其中在編制招標(biāo)文件和組織評標(biāo)方面有較強(qiáng)的專業(yè)性，對招標(biāo)人能力的要求也較高，因此，招標(biāo)人應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況，量力而行。如招標(biāo)人為實(shí)力雄厚的大型開發(fā)商或聯(lián)合開發(fā)機(jī)構(gòu)，有能力從物業(yè)的設(shè)計、施工監(jiān)理到驗(yàn)收，整個開發(fā)的過程都統(tǒng)一自行成立招標(biāo)機(jī)構(gòu)，包攬其“一條龍”的招標(biāo)工作，這時該物業(yè)管理招標(biāo)也理應(yīng)由開發(fā)商自行成立的招標(biāo)機(jī)構(gòu)來完成。再如，對于采用小范圍邀請招標(biāo)或議標(biāo)方式的小規(guī)模物業(yè)管理項(xiàng)目，由于招標(biāo)工作量不大，專業(yè)性不強(qiáng)，開發(fā)商一般都能夠自行編制招標(biāo)文件和組織評標(biāo)，這時，招標(biāo)人自行成立招標(biāo)機(jī)構(gòu)招標(biāo)也較為適宜。自行招標(biāo)的開發(fā)商或業(yè)主應(yīng)按照慣例在開發(fā)商所在單位或業(yè)主委員會下設(shè)“招標(biāo)工作委員會”或“招標(biāo)工作組”等非常設(shè)的招標(biāo)機(jī)構(gòu)。其具體的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置本書第1章已作詳細(xì)介紹，在此不再贅述。

　　對于招標(biāo)人委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)，我國《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定：“招標(biāo)人有權(quán)自行選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，委托其辦理招標(biāo)事宜。任何單位和個人不得以任何方式為招標(biāo)人指定招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)”。采用委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)的最大優(yōu)點(diǎn)在于招標(biāo)機(jī)構(gòu)與投標(biāo)人之間做到信息充分對稱，使得在招標(biāo)項(xiàng)目專業(yè)性較強(qiáng)或開發(fā)商和業(yè)主信息不充分的情況下，招標(biāo)得以順利完成。要做到這一點(diǎn)，開發(fā)商或業(yè)主在選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)時應(yīng)注意以下問題：

　　首先，招標(biāo)人應(yīng)根據(jù)自己的意愿和自身情況選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，任何個人和單位都無權(quán)強(qiáng)行指定招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)給招標(biāo)人。而且，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)與招標(biāo)人之間僅限于委托代理的關(guān)系，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)無權(quán)將招標(biāo)結(jié)果強(qiáng)加于招標(biāo)人，招標(biāo)人應(yīng)是是否中標(biāo)的最終決定者。特別是國有房地產(chǎn)開發(fā)商在委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)時，應(yīng)避免選擇與自己有上級關(guān)系的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。

　　其次，招標(biāo)人應(yīng)根據(jù)自己標(biāo)的的規(guī)模大小，選擇不同等級的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)。我國《招標(biāo)投標(biāo)法》對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的資格和等級劃分，主要依據(jù)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)所具備的兩個條件：一是代理招標(biāo)經(jīng)歷達(dá)到一定的年限，且連續(xù)幾年招標(biāo)金額達(dá)到一定等級;二是編制招標(biāo)文件和組織評標(biāo)的專業(yè)能力和技術(shù)力量，也就是配備的專家人才庫的規(guī)模大小和專家素質(zhì)的高低。招標(biāo)人應(yīng)根據(jù)自身對物業(yè)管理的要求及標(biāo)的的規(guī)模大小選擇相稱的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，在委托價格合理的情況下，應(yīng)選取具有較高等級的代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)。

　　招標(biāo)人委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)的方式常用于公開招標(biāo)和一部分大范圍邀請招標(biāo)。事實(shí)上，對于一些大型的項(xiàng)目，開發(fā)商往往委托一家招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)包攬該項(xiàng)目所有的招標(biāo)工作;另外，業(yè)主委員會進(jìn)行物業(yè)管理招標(biāo)時，通常也采用委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)的方式。

　　(二)編制招標(biāo)文件

　　編制招標(biāo)文件是招標(biāo)準(zhǔn)備階段招標(biāo)人最重要的工作內(nèi)容。招標(biāo)文件是招標(biāo)機(jī)構(gòu)向投標(biāo)者提供的為進(jìn)行招標(biāo)工作所必需的文件。招標(biāo)文件的作用在于：告知投標(biāo)人遞交投標(biāo)書的程序;闡明所需招標(biāo)的標(biāo)的情況;告知投標(biāo)評定準(zhǔn)則以及訂立合同的條件等。招標(biāo)文件既是投標(biāo)人編制投標(biāo)文件的依據(jù)，又是招標(biāo)人與中標(biāo)人商定合同的基礎(chǔ)，因此它是對招標(biāo)機(jī)構(gòu)與投標(biāo)人雙方，以及招標(biāo)人(開發(fā)商或業(yè)主)與中標(biāo)人雙方都具有約束力的重要文件。招標(biāo)人應(yīng)十分重視編制招標(biāo)文件的工作，并務(wù)必做到條款嚴(yán)密、周到，內(nèi)容明確，合理合法。

　　物業(yè)管理招標(biāo)文件的內(nèi)容格式根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需要而有所不同，但任何招標(biāo)文件都應(yīng)當(dāng)依據(jù)法規(guī)和慣例編寫其基本的內(nèi)容。我國《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定：“招標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)包括招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、對投標(biāo)人資格審查的標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)報價要求和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等所有實(shí)質(zhì)性要求和條件以及擬簽訂合同的主要條款”。根據(jù)這一規(guī)定和國際慣例，物業(yè)管理招標(biāo)文件的基本內(nèi)容可概括為三大部分：

　　1.投標(biāo)人須知

　　投標(biāo)人須知是招標(biāo)文件的重要組成部分，它是業(yè)主或招標(biāo)機(jī)構(gòu)對投標(biāo)人如何投標(biāo)的指導(dǎo)性文件，其內(nèi)容包括投標(biāo)的條件、有關(guān)要求及手續(xù)。

　　(1)投標(biāo)的條件

　　招標(biāo)文件所以要對投標(biāo)的條件進(jìn)行說明和規(guī)定，其目的是為了保證投標(biāo)人的合格性和投標(biāo)的真實(shí)性。為了保證投標(biāo)人的合格性，招標(biāo)機(jī)構(gòu)有必要對潛在的投標(biāo)人進(jìn)行投標(biāo)資格預(yù)審，招標(biāo)文件在這一部分規(guī)定參加資格預(yù)審的投標(biāo)人須遞交的證明資料及其格式，以便統(tǒng)一進(jìn)行審查。為了保證投標(biāo)的真實(shí)性，招標(biāo)人往往還要求投標(biāo)人必須交納投標(biāo)保證金，招標(biāo)文件中規(guī)定了投標(biāo)保證金的比例、交納方式以及保證書的格式等。

　　(2)對投標(biāo)文件的要求

　　如果說投標(biāo)的條件側(cè)重于對投標(biāo)人的要求，則該部分側(cè)重于對投標(biāo)文件的要求。由于招標(biāo)機(jī)構(gòu)在接受投標(biāo)書時，通常會檢查投標(biāo)書的制作和封送是否合乎程序，招標(biāo)文件必須在這一部分中寫明對投標(biāo)文件編寫的統(tǒng)一要求(通常提供統(tǒng)一的投標(biāo)文件格式)以及對投標(biāo)文件封存和遞交的規(guī)定，以便于開標(biāo)和評標(biāo)工作。

　　(3)對招標(biāo)程序的說明

　　由于整個招標(biāo)過程應(yīng)體現(xiàn)出公平、公正、合理的原則，而要體現(xiàn)公平、公正原則，重要的一條便是招標(biāo)程序的公開化，以增加招標(biāo)活動的透明度。招標(biāo)文件這一部分的內(nèi)容便是通過將開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)的規(guī)劃等招標(biāo)過程的關(guān)鍵內(nèi)容予以公開，從而體現(xiàn)了整個招標(biāo)工作的公正透明。

　　2.合同條款

　　合同條款的目的在于將中標(biāo)后所要簽訂的合同的內(nèi)容規(guī)范化和公開化，這也是招標(biāo)公平、公正原則的具體表現(xiàn)。合同的條款分為一般性條款和特殊性條款。前者通常是物業(yè)管理招標(biāo)的行業(yè)性的約定俗成，對于不同的物業(yè)管理項(xiàng)目均具有一般性，通常由技術(shù)條款、商務(wù)條款和法律條款組成;后者則是針對每個具體不同的物業(yè)管理項(xiàng)目自身的特點(diǎn)而度身定造的個性化條款。按照個性包括共性的道理，在合同條款中，特殊性條款也就優(yōu)于一般性條款，在兩者發(fā)生不一致時，合同應(yīng)以特殊性條款為準(zhǔn)。

　　3.技術(shù)規(guī)范

　　技術(shù)規(guī)范是詳細(xì)說明招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求(如物業(yè)管理項(xiàng)目的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、具體工作量等)的文件，當(dāng)屬招標(biāo)文件的重點(diǎn)之一。技術(shù)規(guī)范通常是以技術(shù)規(guī)格一覽表的形式進(jìn)行說明，另外還需附上項(xiàng)目的工程圖紙等作為投標(biāo)人計算標(biāo)價時的依據(jù)。

　　考慮到招標(biāo)文件的編制對整個招標(biāo)活動的影響舉足輕重，下一章將專門就招標(biāo)文件的編制進(jìn)行詳細(xì)介紹，在此不再贅述。

　　最后談一談制定招標(biāo)文件的時間。何時制定招標(biāo)文件是由物業(yè)開發(fā)建設(shè)程序決定的，我國目前大多數(shù)物業(yè)管理招標(biāo)均是在物業(yè)開發(fā)建設(shè)的后期。然而，隨著開發(fā)商對物業(yè)管理的要求不斷提高，物業(yè)管理“超前招標(biāo)”已屢見不鮮。“超前招標(biāo)”在我國即為在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，用地申請得到批準(zhǔn)后即可進(jìn)行物業(yè)管理招標(biāo)工作、制定招標(biāo)文件。超前實(shí)行物業(yè)管理招標(biāo)確實(shí)有其優(yōu)點(diǎn)，然而過早地制定招標(biāo)文件，加之此時存在大量的不確定因素會使得招標(biāo)文件編制難度加大，可靠性降低。因此，應(yīng)注意把握招標(biāo)文件制定的時間，使編制出的招標(biāo)文件內(nèi)容既嚴(yán)密明確，又不失前瞻性。

　　(三)制定標(biāo)底a

　　制定標(biāo)底是招標(biāo)的一項(xiàng)重要的準(zhǔn)備工作。按照國際慣例，在正式招標(biāo)前，招標(biāo)人應(yīng)對招標(biāo)項(xiàng)目制定出標(biāo)底。標(biāo)底是招標(biāo)人為準(zhǔn)備招標(biāo)的內(nèi)容計算出的一個合理的基本價格，即一種預(yù)算價格，它的主要作用是作為招標(biāo)人審核報價、評標(biāo)和確定中標(biāo)人的重要依據(jù)。因此，標(biāo)底是招標(biāo)單位的“絕密”資料，不能向任何無關(guān)人員泄露。特別是我國國內(nèi)大部分項(xiàng)目招標(biāo)評標(biāo)時，均以標(biāo)底上下的一個區(qū)間作為判斷投標(biāo)是否合格的條件，標(biāo)底保密的重要性就更加明顯了。

　　由于標(biāo)底是衡量投標(biāo)報價競爭力的一把尺子，標(biāo)底制定的好壞，直接影響到招標(biāo)工作的有效性。標(biāo)底定的過高，進(jìn)入合格范圍內(nèi)的投標(biāo)人數(shù)量太多，就會使評價的工作量和難度大大增加;標(biāo)底定得過低，又容易使所有的投標(biāo)人都落空，從而導(dǎo)致招標(biāo)失敗。因此，標(biāo)底制定得好，可以說是招標(biāo)工作成功的一半，而編制一個先進(jìn)、準(zhǔn)確、合理、可行的標(biāo)底需要認(rèn)真細(xì)致，實(shí)事求是。首先，標(biāo)底的制定與招標(biāo)文件的編制有著密不可分的關(guān)系。標(biāo)底制定得是否正確很大程度上取決于招標(biāo)文件中對項(xiàng)目工作量的說明是否正確，因此招標(biāo)文件對項(xiàng)目的工作量進(jìn)行說明時應(yīng)盡量減少漏項(xiàng)，同時將工作量盡可能算準(zhǔn)確，力爭將招標(biāo)文件中計算出的工作量與實(shí)際量的誤差控制在5%以內(nèi)。其次，標(biāo)底的制定應(yīng)建立在一個比較先進(jìn)的物業(yè)管理方案基礎(chǔ)上，這樣編制出的標(biāo)底才切合實(shí)際。如果開發(fā)商或業(yè)主屬自行招標(biāo)，則可參照相關(guān)物業(yè)近年來國內(nèi)外先進(jìn)的物業(yè)管理方法，或者開發(fā)商或業(yè)主可以委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)制定標(biāo)底。

　　二、招標(biāo)實(shí)施階段

　　招標(biāo)實(shí)施階段是整個招標(biāo)過程的實(shí)質(zhì)性階段。招標(biāo)的實(shí)施主要包括以下幾個具體步驟：發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書;組織資格預(yù)審;召開標(biāo)前會議;開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)。

　　(一)發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書

　　我國《招標(biāo)投標(biāo)法》和國際慣例都規(guī)定，招標(biāo)人采用公開招標(biāo)方式招標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)發(fā)布招標(biāo)公告;招標(biāo)人采用邀請招標(biāo)方式的，應(yīng)當(dāng)向三個以上具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目的能力、資信良好的特定的法人或其他組織發(fā)出投標(biāo)邀請書。無論是招標(biāo)公告還是投標(biāo)邀請書，其目的是一致的，都是為了向盡可能多的潛在投標(biāo)者提供均等機(jī)會，讓其了解招標(biāo)項(xiàng)目的情況，并對是否參加該項(xiàng)目投標(biāo)進(jìn)行考慮和有所準(zhǔn)備。兩者的區(qū)別在于對公開招標(biāo)公告的要求更為嚴(yán)格。以下對發(fā)布招標(biāo)公告的渠道和時間安排、招標(biāo)公告的內(nèi)容和格式等進(jìn)行詳細(xì)介紹。

　　1.發(fā)布招標(biāo)公告的渠道

　　發(fā)布招標(biāo)公告應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)和自身特點(diǎn)選擇適當(dāng)?shù)那馈H慣例中常見的招標(biāo)公告發(fā)布渠道有：指定的招標(biāo)公報、官方公報、本國報紙、技術(shù)性或?qū)I(yè)性期刊以及信息網(wǎng)絡(luò)等其他媒體。

　　一般來說，一些必須招標(biāo)的大型項(xiàng)目的招標(biāo)公告都應(yīng)在指定的刊物上刊登。如實(shí)行國際競爭招標(biāo)的公告的指定發(fā)布刊物為聯(lián)合國出版的《發(fā)展商務(wù)報》(DevelopmentBusiness);必須實(shí)行國內(nèi)公開招標(biāo)的項(xiàng)目的招標(biāo)公告指定必須在我國出版的《中國招標(biāo)》期刊上刊登。除了必須在指定的刊物上刊登以外，此類項(xiàng)目還可以在官方公報上刊登招標(biāo)公告，使投標(biāo)具有廣泛性，如在我國還主要刊登在《人民日報》、《中國日報》上。

　　對于大多數(shù)中小規(guī)模的物業(yè)管理招標(biāo)項(xiàng)目，其招標(biāo)公告一般選擇在國內(nèi)廣泛發(fā)行的一種報紙上刊登。如果是實(shí)行地方性公開招標(biāo)的項(xiàng)目，其招標(biāo)公告應(yīng)選擇在本地的官方公報或本地區(qū)廣泛發(fā)行的一種報紙上刊登。另外，還可以選擇在一些專業(yè)類期刊上刊登，如房地產(chǎn)、物業(yè)管理專業(yè)期刊等。

　　實(shí)際上，除了一些必須要在指定刊物刊登的招標(biāo)項(xiàng)目外，國際慣例對招標(biāo)公告的發(fā)布一般只要求符合信息廣泛性原則。因此通常情況下，一項(xiàng)招標(biāo)項(xiàng)目往往同時通過幾種渠道發(fā)布其招標(biāo)公告，而不拘泥于某一種渠道，比如在當(dāng)今的信息網(wǎng)絡(luò)刊登招標(biāo)公告。

　　2.發(fā)布招標(biāo)公告的時間安排

　　為使?jié)撛诘耐稑?biāo)人對招標(biāo)項(xiàng)目是否投標(biāo)進(jìn)行考慮和有所準(zhǔn)備，招標(biāo)人在刊登招標(biāo)公告時，在時間安排上應(yīng)考慮兩個因素：

　　(1)刊登招標(biāo)公告所需時間。各類刊物從接受廣告申請到刊出廣告需要一定時間，如果沒有充分地考慮，招標(biāo)公告可能會在投標(biāo)截止日期之后才能刊登出來。另外，如果要通過幾個渠道發(fā)布招標(biāo)公告，要考慮到各類渠道的出版周期(如報刊的出版周期顯然要比網(wǎng)絡(luò)媒體長)，以便能讓招標(biāo)公告基本在同一時間刊登出來。

　　(2)投標(biāo)人準(zhǔn)備投標(biāo)所需時間。這一時間應(yīng)從招標(biāo)公告預(yù)計發(fā)布日期開始計算。投標(biāo)人申請投標(biāo)→得到招標(biāo)文件→準(zhǔn)備投標(biāo)→遞交投標(biāo)書需要有足夠的時間。按照國際慣例，從招標(biāo)公告發(fā)布之日算起，應(yīng)讓投標(biāo)人至少有45天(通常有60～90天)來準(zhǔn)備投標(biāo)和遞交標(biāo)書。

　　3.招標(biāo)公告的內(nèi)容和格式

　　招標(biāo)公告應(yīng)以簡短、明了和完整為宗旨。通常情況下應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　①招標(biāo)單位(業(yè)主或開發(fā)商)名稱;

　　②項(xiàng)目名稱;

　　③項(xiàng)目地點(diǎn);

　　④項(xiàng)目資金來源(物業(yè)管理資金來源，如業(yè)主分?jǐn)偦蜷_發(fā)商預(yù)付等);

　　⑤招標(biāo)目的(邀請資格預(yù)審還是邀請投標(biāo));

　　⑥項(xiàng)目要求概述(項(xiàng)目性質(zhì)、規(guī)格及管理要求);

　　⑦購買招標(biāo)文件的時間、地點(diǎn)和價格;

　　⑧接受標(biāo)書的最后日期和地點(diǎn);

　　⑨開標(biāo)日期、時間和地點(diǎn);

　　⑩如果需要，規(guī)定資格預(yù)審的標(biāo)準(zhǔn)，以及提供資格預(yù)審文件的日期、份數(shù)和使用語言;

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培訓(xùn)：物業(yè)管理招標(biāo)程序