崗位描述書培訓(xùn)問答及討論總結(jié)

2024-06-20 6698

　　崗位描述書培訓(xùn)問答及討論總結(jié)

　　11月20日及21日，顧問組主持了4場(chǎng)如何填寫崗位描述書的培訓(xùn)，共有約200人參加。以下就現(xiàn)場(chǎng)提出的主要問題以及顧問組及人力資源部同事的解答作出總結(jié)。貴方可考慮將此文總結(jié)成“FAQ”放在CIS 網(wǎng)上。

　　主要問答

　　1.描述書是否專為崗位評(píng)估服務(wù)?

　　不是。它是崗位評(píng)估的重要根據(jù)，但同時(shí)它為其他人力資源管理做鋪墊。就象我們?cè)谂嘤?xùn)時(shí)講到的，企業(yè)招聘，晉升，培訓(xùn)等等各個(gè)環(huán)節(jié)都建立在完整的崗位信息基礎(chǔ)之上。人力資源部及電腦中心目前合作制作的“崗位描述書提交系統(tǒng)”就是建立完整崗位信息平臺(tái)的開端。

　　2.為什么崗位描述書有任職者代表填寫，而不是由主管填寫?如何保證描述書填寫的內(nèi)容真實(shí)?

　　首先，在一個(gè)企業(yè)為建立崗位分析及評(píng)估系統(tǒng)而收集崗位信息時(shí)，市場(chǎng)的普遍作法都是從任職者那里獲取最原始資料，之后由主管審核。在這樣的過程中，上下級(jí)之間可以檢討是否在崗位職責(zé)方面有任何誤解，主管對(duì)員工的要求是否得到員工清晰的領(lǐng)會(huì)。同時(shí)這樣的作法也避免了有很多下屬的主管花費(fèi)太多時(shí)間來(lái)填寫描述書。在系統(tǒng)建立起來(lái)之后，修正描述書或撰寫新崗位的描述書的工作通常由主管及人力資源部共同負(fù)責(zé)。

　　其次，任職者代表參加培訓(xùn)，了解項(xiàng)目目的及描述書的填寫方法，這本身是一個(gè)非常好的溝通和培訓(xùn)的過程，是現(xiàn)代企業(yè)管理所推崇的。事實(shí)也證明，越多員工響應(yīng)，企業(yè)改革和進(jìn)取的過程就越順利。

　　關(guān)于如何保證任職者起草的崗位描述書內(nèi)容的準(zhǔn)確性，我們可以回顧一下項(xiàng)目的流程。任職者填寫之后，需與主管討論，共同修正。之后所有描述書由人力資源部核實(shí)，如下級(jí)的崗位數(shù)及任職條件的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等。然后顧問組根據(jù)描述書草案與主管進(jìn)行面談，詳細(xì)了解每個(gè)基準(zhǔn)崗位的內(nèi)容，從專業(yè)及客觀的角度就描述書內(nèi)容進(jìn)行檢查，之后將描述書以標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行整理。在這項(xiàng)工作之后，顧問組還要和評(píng)估小組一起展開討論，就每一個(gè)基準(zhǔn)崗位的內(nèi)容再次進(jìn)行驗(yàn)證，含糊不清的會(huì)再與有關(guān)主管聯(lián)系。整理完成的描述書最終由部長(zhǎng)批準(zhǔn)。所以經(jīng)過這樣一個(gè)反復(fù)論證的過程，顧問公司根據(jù)他們的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為描述書的準(zhǔn)確性是可以保證的。

　　3.描述書收集的是“正在做的”，還是“應(yīng)該做的”?

　　描述書收集的是“應(yīng)該做的”。這也是我們?cè)谂嘤?xùn)中強(qiáng)調(diào)的“寫崗位，不寫人”。任職者在填寫時(shí)要謹(jǐn)記這個(gè)原則，主管也要用這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)去審核。在之后的各層級(jí)審核過程中，這一項(xiàng)都會(huì)得到進(jìn)一步核實(shí)及修正。

　　4.目前組織結(jié)構(gòu)還沒最終確定，如何填寫組織關(guān)系?

　　在此階段，請(qǐng)按照現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)來(lái)填寫上下級(jí)關(guān)系。公司會(huì)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并做必要的集體修正。

　　5.如果副職沒有組織關(guān)系上的下級(jí)，但其實(shí)協(xié)助正職管理所有正職的下屬，這樣的情況如何填寫上下級(jí)關(guān)系?

　　只要組織關(guān)系中不是上下級(jí)關(guān)系，在描述書中就不應(yīng)該以上下級(jí)關(guān)系填寫。該副職的此類工作職責(zé)應(yīng)該在“主要崗位職責(zé)”以及“上下級(jí)關(guān)系”中關(guān)于團(tuán)隊(duì)的督導(dǎo)中體現(xiàn)。

　　6.如果沒有下級(jí)，但經(jīng)常要組織一些組隊(duì)一起工作并做領(lǐng)頭人，這種情況算不算有下級(jí)?

　　不算。這里收集的是正式的組織關(guān)系上的上下級(jí)。對(duì)于以臨時(shí)團(tuán)隊(duì)形式工作的情況，應(yīng)該在描述書中“上下級(jí)關(guān)系”一項(xiàng)下面的空格中填寫。

　　7.督導(dǎo)員工數(shù)會(huì)不會(huì)作為崗位評(píng)估時(shí)考慮的因素?

　　不會(huì)。

　　8.我們有很多現(xiàn)有的程序，有些詳細(xì)到崗，可不可以抄過來(lái)?

　　這些“程序”如果仍適用，都可以作為崗位描述書的參考，而且是很好的參考。但是由于崗位描述書收集信息的格式和目的與其他“程序”不同，所以仍要嚴(yán)格按照描述書的要求來(lái)填寫。

　　9.如果有些崗目前在做幾個(gè)崗的工作，如何填寫?

　　原則上來(lái)講，每一個(gè)崗都獨(dú)立存在，臨時(shí)性的崗位職責(zé)不應(yīng)包括在描述書的內(nèi)容中。如遇到一崗多職而難以分辨時(shí)，請(qǐng)與您的上級(jí)主管討論。

　　10.為什么“主要崗位職責(zé)”的每一條一定要寫“目的”?

　　崗位價(jià)值中一個(gè)重要的體現(xiàn)就是崗位責(zé)任，即責(zé)任的性質(zhì)及范圍。所以崗位所承擔(dān)的每一項(xiàng)任務(wù)都有它的責(zé)任，清晰了解這些責(zé)任和工作目的是合理評(píng)估崗位的基礎(chǔ)。另外，崗位信息的收集要為今后其他人力資源的系統(tǒng)和流程服務(wù)，崗位職責(zé)中的“目的”是設(shè)定績(jī)效指標(biāo)的重要參考。最后，員工在填寫職責(zé)和目的時(shí)的思考過程可以有效幫助本人整理自身工作過程及明確各項(xiàng)職責(zé)的重要性，也可將各職責(zé)的目的匯總后，檢討“崗位設(shè)置目的”是否全面準(zhǔn)確。

　　11.如何填寫“主要崗位職責(zé)”中的“時(shí)間分配”?它與各項(xiàng)崗位職責(zé)的次序有什么關(guān)系?開會(huì)時(shí)間如何在“時(shí)間分配”中體現(xiàn)?

　　首先，非常關(guān)鍵的一點(diǎn)，這里收集的是“職責(zé)”，而不是“工作方式”，開會(huì)及處理電子郵件等是”工作方式“。其次，職責(zé)各項(xiàng)的排列順序應(yīng)該是按照您認(rèn)為的職責(zé)重要性來(lái)排，而“時(shí)間分配”應(yīng)在列出各項(xiàng)職責(zé)之后用100個(gè)百分點(diǎn)按時(shí)間的花費(fèi)給各項(xiàng)職責(zé)分配一個(gè)比例?？倲?shù)應(yīng)該是100%。

　　12.填寫“崗位設(shè)置目的”及“主要崗位職責(zé)”時(shí)是否一定要使用“通過......以實(shí)現(xiàn)......”的格式?

　　不一定。這個(gè)格式只是給大家舉個(gè)例子，只要填寫的內(nèi)容反映了“手段”和“目的”就可以了。

　　請(qǐng)注意，“手段”和“目的”要寫清楚，清楚到非本崗位的任職者看到描述內(nèi)容都可以明白的程度。

　　13.如果2年以后崗位職責(zé)發(fā)生變化，描述書不適用了怎么辦?

　　崗位描述書應(yīng)該是定期更新的。如果崗位職責(zé)發(fā)生重大變化時(shí)，有必要重新書寫。所以描述書不是一成不變的。

　　14.為什么不在崗位職責(zé)中加入量化的衡量目標(biāo)值?

　　主要崗位職責(zé)為今后的績(jī)效管理奠定基礎(chǔ)，但崗位描述書是靜態(tài)的，即如果崗位不變，描述書就不變;而考核的量化目標(biāo)值是動(dòng)態(tài)的，即根據(jù)企業(yè)不同階段的業(yè)務(wù)目標(biāo)的變化而變化，應(yīng)在績(jī)效管理體系中體現(xiàn)。

　　15.如果崗位負(fù)責(zé)一些一次性的系統(tǒng)的開發(fā)，如何寫在崗位職責(zé)中?

　　如果崗位負(fù)責(zé)不斷開發(fā)新項(xiàng)目，而每個(gè)項(xiàng)目日后的運(yùn)行/維護(hù)/更新是其他崗位做的，那么該崗此項(xiàng)職責(zé)的重點(diǎn)就是要“不斷開發(fā)新項(xiàng)目”;如果該崗開發(fā)某項(xiàng)目之后要負(fù)責(zé)運(yùn)行/維護(hù)/更新，那么該崗此項(xiàng)職責(zé)的重點(diǎn)是“開發(fā)及運(yùn)行/維護(hù)/更新...系統(tǒng)”

　　16.一些委員會(huì)的運(yùn)作算不算“臨時(shí)團(tuán)隊(duì)”?

　　在此階段請(qǐng)先填寫，顧問組會(huì)在核實(shí)具體內(nèi)容后統(tǒng)一處理。

　　17.為什么描述書中不包括“工作環(huán)境”?

　　標(biāo)準(zhǔn)的及市場(chǎng)上普遍的描述書中都不包含“工作環(huán)境”一項(xiàng)。如果某些崗位需要處在惡劣的環(huán)境中工作，而這是該崗的難點(diǎn)之一，可以在“該崗位的工作難點(diǎn)”一項(xiàng)中說(shuō)明。

　　在作練習(xí)過程中發(fā)現(xiàn)的需要再次提醒的地方：

　　1.在使用專有名詞時(shí)，請(qǐng)用全稱及中文填寫，可用括號(hào)將中/英文簡(jiǎn)寫括起。

　　2.在填寫主要職責(zé)時(shí)，切記要使用最恰當(dāng)?shù)膭?dòng)詞，“負(fù)責(zé)維修工作”這樣的表達(dá)不合格。一定要寫明是什么樣的“負(fù)責(zé)”，如“策劃”、“指揮”、“提供技術(shù)支持”、“實(shí)施”或“定期檢查”等?！熬S修工作”也太籠統(tǒng)，可以明確什么范圍的什么性質(zhì)的維修工作等。另外，動(dòng)詞的選用也要考慮是否夸大或減小了該崗位的職責(zé)，如是“制定”還是“協(xié)助上級(jí)制定”等。

　　3.在考慮職責(zé)時(shí)也可以參考崗位下一層的各個(gè)組隊(duì)或職能的工作，如生產(chǎn)部下面有5個(gè)處，負(fù)責(zé)生產(chǎn)的5個(gè)方面，那么生產(chǎn)部長(zhǎng)的主要職責(zé)可以是圍繞這5個(gè)方面展開的。

　　4.“權(quán)限范圍”可參考公司一些現(xiàn)有的分級(jí)授權(quán)制度中的內(nèi)容，如校對(duì)、復(fù)核及批準(zhǔn)某些程序或工作等。

　　5.“任職條件”中的“其他專業(yè)知識(shí)”是指該崗由于工作需要必須要掌握的跨部門/組隊(duì)/科處工作的知識(shí)，它不是單純指其他部門/組隊(duì)/科處的專業(yè)知識(shí)，它更強(qiáng)調(diào)的是相互運(yùn)作關(guān)系的知識(shí)，如分工是什么，為什么這樣分才是最優(yōu)的等。比如說(shuō)負(fù)責(zé)企業(yè)管理系統(tǒng)開發(fā)的崗要了解企業(yè)中主要部門之間的運(yùn)作關(guān)系及流程才可以設(shè)計(jì)最有效最優(yōu)的的管理系統(tǒng)。但該崗不需要了解財(cái)務(wù)、采購(gòu)或生產(chǎn)的專業(yè)知識(shí)。又如，運(yùn)行處處長(zhǎng)需要深入了解生產(chǎn)部下其他各處與自身的運(yùn)作關(guān)系及流程。該崗一定對(duì)其他處的專業(yè)有部分了解，但這些了解不能取代它所需的對(duì)各處間的運(yùn)作及流程方面的知識(shí)?？梢哉f(shuō)，此項(xiàng)是了解崗位在管理方面所需的知識(shí)的不同程度。

　　至于這個(gè)名詞“其他專業(yè)知識(shí)”如果容易引起混淆，顧問組可考慮用更好的說(shuō)法替換。

　　崗位描述書的審核人員可參考以下主要審核點(diǎn)：

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