小型公司資質(zhì)證照管理制度

2024-06-20 4527

　　小型公司資質(zhì)證照管理制度

　　第一節(jié) 總則

　　第一條為加強(qiáng)公司的證照資質(zhì)的管理，確保證照在企業(yè)經(jīng)營管理活動中安全、有效、合法的使用，特制訂本制度。

　　第二條公司的證照管理本著“及時辦理、及時年檢、統(tǒng)一保管”原則，保證證照管理的效率和安全性。行政部負(fù)責(zé)辦理、監(jiān)督檢查工作。

　　第二節(jié) 資質(zhì)證照的種類

　　第三條種類

　　一、資質(zhì)證照種類包括基礎(chǔ)證照、專業(yè)證照及獲獎證照三類：

　　(一)基礎(chǔ)證照是指公司的營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本、稅務(wù)登記證正副本、銀行開戶許可證等企業(yè)合法經(jīng)營所需要的各種證照;

　　(二)專業(yè)證照是指經(jīng)營中取得的專業(yè)類證照：如電力工程施工總承包三級資質(zhì)、機(jī)電設(shè)備安裝工程專業(yè)承包三級資質(zhì)、環(huán)保工程專業(yè)承包三級資質(zhì)、安全生產(chǎn)許可證、社保登記證、建造師證、安全員證、崗位資格證、技術(shù)人員學(xué)歷證、個人的職稱證等。

　　(三)獲獎證照是指公司經(jīng)營中獲得的各項榮譽(yù)證書、專利證書等。

　　第三節(jié) 資質(zhì)證照的辦理部門

　　第四條辦理部門

　　(一)公司的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證均由行政部統(tǒng)籌辦理;

　　(二)公司稅務(wù)登記證、銀行開戶許可證均由財務(wù)部統(tǒng)籌辦理;

　　(三)公司專業(yè)證照、專利及獲獎證照均由行政部統(tǒng)籌辦理;

　　第五條證照除正常的年檢和換證外，凡涉及變更或注銷的，必須由董事會批準(zhǔn)后方可辦理。

　　第六條證照的辦理必須在規(guī)定期限內(nèi)完成，如因個人原因超過規(guī)定期限未辦理以致證照過期的，將追究證照經(jīng)辦人員責(zé)任。如被罰款的，所罰款項全部由經(jīng)辦人承擔(dān)。

　　第七條所有證照辦理完畢后，必須將原件備案至相應(yīng)保管部門。

　　第八條證照辦理過程中產(chǎn)生的費(fèi)用由經(jīng)辦人員憑票據(jù)辦理報銷手續(xù)。

　　第四節(jié) 證照保管及使用

　　第九條行政部負(fù)責(zé)公司證照的統(tǒng)一管理。所有證照原件由行政部專人負(fù)責(zé)保管，并負(fù)責(zé)登記、備案并保留掃描件。

　　第十條行政部應(yīng)妥善保管印章和證照，存放于專門的、干燥的文件柜里，不用時注意上鎖，未經(jīng)許可不得啟用、濫用、復(fù)印、外借等，證照類的還應(yīng)備掃描件歸檔和留存復(fù)印件以備急用。保管期間，公司及部門印章、證照管理員為管理責(zé)任人。

　　第十一條行政部應(yīng)在政府有關(guān)部門規(guī)定的時間內(nèi)，組織完成各種證照的年度檢審，確保證照的有效性。

　　第十二條為保證公司的合法經(jīng)營，公司以個人名義出資辦理的職稱證、資質(zhì)證、資格證等各種證件的產(chǎn)權(quán)屬于公司，由行政部統(tǒng)一保管，任何人不得據(jù)為己有。證照檢審時，相關(guān)部門和人員有責(zé)任予以協(xié)助，并提供所需的材料。

　　第十三條公司各部門或外單位需要使用公司證照復(fù)印件，須填寫《資質(zhì)文件使用登記表》(若部門主管領(lǐng)導(dǎo)未能簽署，須上一級領(lǐng)導(dǎo)簽署，部門主管領(lǐng)導(dǎo)及時補(bǔ)簽)。掃描件需要傳送時，須有水印“此掃描件僅作為辦理××用”，需要復(fù)印的，由行政部統(tǒng)一復(fù)印并加蓋“再次復(fù)印無效”印章，必要時加注“復(fù)印件僅用于辦理××用”。

　　第十四條公司證照原件(正本或副本)帶出和借用，行政用證須經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)，項目用證須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后的《證照外出使用審批單》，不得擅自用于他事，期間要妥善保管，攜帶人應(yīng)防止丟失，用完后應(yīng)立即歸還還原保管部門。并在登記表上注銷。

　　第十五條印章證照保管員為第一責(zé)任人。帶出和借用期間，攜帶人為第一責(zé)任人，審批人為第二責(zé)任人。

　　第十六條當(dāng)印章和證照管理人員發(fā)生人事變動或離職，應(yīng)向交接人移交印章、證照及其他相關(guān)工作，同時填寫《證照交接單》，常務(wù)副總為監(jiān)交人。

　　第十七條證照遺失必須馬上告知行政部，由行政部證照保管人登報聲明證照作廢，并按主管部門的要求重新補(bǔ)辦新證照。

　　第十八條如因個人疏忽引起證照遺失的，由遺失人承擔(dān)全部責(zé)任，所發(fā)生的費(fèi)用全部由遺失人承擔(dān)。

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